فهم دور الاجتماعات الفعالة - صناعة القرار في الأعمال - ثاني ثانوي

الدرس 4 الفصل 8 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa فهم دور الاجتماعات الفعّالة 1-4 فهم دور الاجتماعات Understand the role of meetings هو تشكل الاجتماعات مكوّنا شائعًا في معظم المنظمات. حيث يحضر الموظفون والمديرون عادةً عدة اجتماعات أسبوعيًا، فيما يقضي كبار المديرين التنفيذيين أكثر من نصف ساعات عملهم في حضور الاجتماعات Meetings .والمؤتمرات. هناك أسباب عدة وراء عقد الاجتماعات كما موضح في الجدول 8-3" تنظم الاجتماعات حيث يمكن للمشاركين التحدث وجهًا لوجه، لكن تسمح الاتصالات الإلكترونية بعقد اجتماعات افتراضية مع أفراد في أماكن مختلفة. في كلتا الحالتين، تعزّز الاجتماعات التواصل البنّاء مع الآخرين وتتيح لك مراقبة الدلالات اللفظية وغير اللفظية للمشاركين. تعریف الاجتماعات Meetings : لقاء ثلاثة أفراد أو أكثر في وقت واحد لمناقشة المشكلات المتعلقة بهدف المنظمة والمباحثة وصنع القرارات والتخطيط لحلّها. الجدول 8-3 : الحالات التي تستدعي عقد اجتماعات السيناريو حضر أعضاء الفريق مؤتمرًا حول أحدث تقنيات الويب ويريدون مشاركة ما تعلموه. لقد راجعت المواقع الإلكترونية الخاصة بشركات السفر الأخرى وتريد إبلاغ الآخرين بما وجدته. أعد أحد أعضاء الفريق مخطّطا أوليا للموقع الجديد ويريد تغذية راجعة حوله. أعلن مديرك عن سياسة جديدة لاستخدام الإنترنت، وتريد مناقشة كيفية تأثيرها على الفريق. اختار بعض أعضاء الفريق تصميمين محتملين للموقع المحدث ويريدون الحصول على إجماع من الفريق بأكمله حولهما. البرنامج الذي يستخدمه الفريق لإنشاء صفحات الويب صعب للغاية، ما يسبب حدوث تأخيرات. يريد قائد الفريق دعوة الأعضاء لحضور اجتماع الفريق. تحتاج إلى إخبار الجميع في فريقك بتأجيل الاجتماع. يحتاج أعضاء الفريق لمراجعة تفاصيل الخطة. يريد قائد الفريق تذكير الجميع بمواعيد الاستحقاقات التي اتفقوا على الالتزام بها. عقد اجتماع إرسال رسائل مكتوبة ✓ ✓ ✓ وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446 الفصل 8 262

تعقد الفرق اجتماعات للأسباب التالية: 1 مشاركة المعلومات Sharing information قد تعقد الفرق اجتماعات لتبادل المعلومات، إذ تشكل الاجتماعات الإعلامية فرصة لطرح الأسئلة والإجابة عنها ، وجمع المعلومات، والحرص على اطلاع الجميع بالأخبار نفسها. يمكنك مثلًا عقد اجتماع لتعريف الفريق على عضو جديد ، أو الإعلان عن نجاح الفريق، أو الإبلاغ عن آخر مستجدات المشروع، أو لغرض التدريب. يمكن عقد الاجتماعات الإعلامية عند الضرورة فقط أو جدولتها بشكل دوري. 2. حل المشكلات Solving problems قد يعقد الفريق اجتماعًا لمناقشة مشكلة معقدة تواجهه بهدف وضع الحلول اللازمة. وقد يدعو قادة الفريق إلى اجتماع لمعالجة المشكلات بمجرد رصد مشكلة ما. لهذا السبب، قد لا يضع القادة جدول أعمال مسبقًا أو يوزعون معلومات داعمة أثناء الاجتماع. في بعض الحالات، يكون الاجتماع بمثابة أداة لتعريف المشاركين على المشكلة. عادةً ما يقيّم الفريق نطاق وتأثير المشكلة، ثم تعمل المجموعة على تحديد الحلول الممكنة. 3. التخطيط Planning غالبًا ما تلجأ الفرق للاجتماعات لوضع الخطط وتنسيق نشاطات الفريق ومهامه. على عكس اجتماعات حلّ المشكلات، يجب على قادة الفرق تنظيم اجتماعات التخطيط مسبقًا وتوزيع المواد على أعضاء الفريق قبل الاجتماع حتى يكون الجميع مستعدا للمشاركة. لمحة سريعة 4. الاطلاع بالتحديثات تسمى اجتماعات الاطلاع بالتحديثات أيضًا اجتماعات الحالة أو اجتماعات القسم. Providing updates غالبًا ما تلجأ الفرق للاجتماعات الدورية لإبقاء جميع الأعضاء على اطلاع دائم بالتقدم الذي يحرزه الفريق. عادةً ، يجتمع الفريق مرة واحدة على الأقل في الأسبوع بشكل غير رسمي لتشجيع التواصل المفتوح. ويتّخذ بعض هذه الاجتماعات شكل اجتماعات التغذية الراجعة Feedback meetings ، حيث تُتاح للمشاركين فرصة الإبلاغ عن تقدمهم في المهام المعيّنة. يمكنهم أيضًا مناقشة المشكلات وطلب اقتراحات لحلّها. كذلك يمكن اتخاذ هذه الاجتماعات شكل الاجتماعات التطلعية Feedforward ، حيث يتطلّع المشاركون نحو المستقبل بدلا من معاينة الماضي، وفيها يناقشون الجداول الزمنية الخاصة بالمستقبل القريب وينظمون النشاطات. 3 التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 263 Ministry of Education 2024-1446

264 5 صنع القرارات Making decisions تتضمن قد تلجأ الفرق أحيانًا إلى الاجتماع حتى تتمكّن من العمل بشكل تعاوني على صنع قرار ما. أمثلة هذه الاجتماعات مراجعة الطلبات لتعيين موظف أو تحديد الأهداف للمرحلة التالية من المشروع أو تقييم العطاءات من المقاولين المحتملين في مختلف الأحوال، يكون الهدف من الاجتماع هو صنع القرارات. جرب بنفسك تأكد الفصل 8 من فهمك دور الاجتماعات في المنظمات. أكمل الخطوات التالية 1. إقرأ النص التالي: وكالة السفر والسياحة بصدد تحديث دليل سياستها للموظفين شكلت هدى فريقًا بقيادة ياسر لتحديث الدليل، حيث يجتمع الفريق كلّ أسبوع من الساعة 9:30 إلى 10:30 صباحًا في غرفة الاجتماعات الغربية. وحدد الاجتماع القادم في 15 أكتوبر 2024. بعد إدلاء هدى بملحوظاتها الافتتاحية، سيتحدث سالم عن دليل الوكالة الحالي. وسيحدد أثناء المناقشة نقاط القوة في الدليل الحالي والأقسام المطلوب تغييرها. وخصص لهذا الجزء من الاجتماع 15 دقيقة. بعد ذلك، سيناقش حمد سياسات الإجازة لمدة 17 دقيقة ويختم بتصويت. سيناقش بعدها الفريق ككلّ مجال السياسة المراد دراستها للأسبوع المقبل، ومراجعة المواعيد النهائية، وتعيين المهام والمسؤوليات، على أن يستغرق ذلك حوالي 7 دقائق. سيأخذ سالم بضع دقائق لتحديث خطة العمل، ثم ستعطي مريم الفريق في آخر 10 دقائق من الاجتماع الفرصة للمناقشة. كما هي الحال دائمًا ، سيناقشون النجاحات والمشكلات خلال هذه المدة. .2. في دفترك، أكتب عناصر الاجتماع الموضحة في السابق والتي تناسب الأغراض التالية: مشاركة المعلومات حلّ مشكلة التخطيط تقديم التحديثات صنع القرارات وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

2-4- تخطيط الاجتماعات الفعّالة Planning effective meetings تتميز الاجتماعات الفعّالة باستخدامها القيم لوقت المشاركين، وذلك على عكس الاجتماعات غير الفعّالة التي تكون غير منتجة ومحبطة. غالبًا ما يرجع الاختلاف بين الاثنين إلى التخطيط الذي يسبق الاجتماع لإدارة اجتماع فعّال لا بد من التخطيط لعدد الحضور والمواضيع التي ستناقش، ومراعاة ما يلي: .1 ابدأ بتحديد الهدف من الاجتماع Start with the objective على الرغم من تعدد أسباب عقد الاجتماعات، إلا أن لكلّ منها هدف أساسي. لذلك لا بد من البدء بتحديد الغرض من الاجتماع وتلخيصه في بضع كلمات. لا تبدأ في التخطيط للاجتماع حتى يكون لديك فكرة واضحة عن هدفه. 2. تأكد من حاجتك إلى الاجتماع Make sure you need a meeting تفضل بعض المنظمات الاجتماعات على أنواع التواصل الأخرى، وتعقدها بشكل متكرر. ضع في اعتبارك ارتفاع تكلفة الاجتماع بسبب استغراقه وقتًا من جميع المشاركين، لا سيما إذا اضطر فرد ما إلى السفر للمشاركة في الاجتماع، ففي هذه الحالة ستزداد التكاليف أكثر. في بعض الأحيان، يمكنك تحقيق هدفك دون الحاجة إلى عقد اجتماع. لذلك، اسأل نفسك، هل يمكن لرسالة إلكترونية أو اجتماع إلكتروني أو مذكرة الإيفاء بالغرض ؟ إذا كان الأمر كذلك، فحاول استخدام أحد أشكال التواصل هذه قبل عقد الاجتماع. لمحة سريعة .3 حدّد المشاركين الرئيسين اتصل بالحضور شخصيًّا إذا Identify key participants إذا خلصت إلى اعتبار الاجتماع الطريقة الأنسب لتحقيق هدفك ، فلا بد أن تحدد من يجب أردت التأكد من أن يشارك فيه. اسأل نفسك من هم الأفراد الذين سيكون حضورهم عاملا أساسيا لإنجاح حضورهم. الاجتماع. غالبًا ما يكون الغرض من الاجتماع نقطة الانطلاق لتحديد عدد الأفراد المراد دعوتهم. راجع الشكل "8-9" . إذا كان بعض المشاركين سيقدمون معلومات أساسية وهامة أو يلعبون دورًا فعّالاً في الاجتماع، فامنحهم الوقت للاستعداد. إذا كان الآخرون سيستفيدون بشكل مباشر من الحضور، فأضفهم إلى قائمة دعوتك. التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 265 ليد Ministry of Education 2024-1446

الشكل "8-9" : الحد الأقصى لعدد المشاركين في الاجتماع 50 أو أكثر العدد الأقصى للمشاركين تحفيز المشاركين عرض المعلومات تحديد المشكلات حل المشكلات وصنع ومراجعتها القرارات المهمة أغراض الاجتماع لمحة سريعة .4 وزّع جدول الأعمال والمعلومات مسبقًا لا تضف سوى 60 >50 40 30 20 10 0 30 مشاركًا كحد أقصى 10 مشاركين كحد أقصى 5 مشاركين كحد أقصى Distribute an agenda and information in advance البنود المناسبة أرسل جدول الأعمال Agenda قبل يومين على الأقل من الاجتماع يوضح الشكل "8-10" مثالاً إلى جدول الأعمال. على ذلك. أرفق معلومات أخرى مثل التقارير التي يجب على المشاركين قراءتها قبل الاجتماع، وتفادى بدء الاجتماع بتوزيع مواد مثل: نسخ المستندات أو شرائح العرض التقديمي، كونها أحد عوامل تشتيت الانتباه أثناء الاجتماع. كما لا بد من منح الأفراد وقتًا كافيًا للاستعداد وحضور الاجتماع جاهزين للعمل. يمكنك - أيضًا - الطلب من الأفراد ذكر النقاط التي يريدون مناقشتها ومن ثم إضافة هذه النقاط إلى جدول الأعمال. أسند بعض المهام لفريق العمل قبل الاجتماع لتحفيزهم للمشاركة في الاجتماع والاهتمام بنتائج الاجتماع. تعريف لل جدول الأعمال Agenda: مخطّط أو قائمة بالمواضيع التي ستناقش خلال الاجتماع. 266 الفصل 8 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

الشكل "8-10 : مخطّط جدول أعمال الاجتماع جدول الأعمال عنوان الاجتماع التاريخ 2022-12-20 مناقشة التقارير السنوية وقت البدء: 10 ص وقت الانتهاء: 12 المستدعون إلى الاجتماع من قبل رئيس القسم الأستاذ نايف: ريم ياسر نواف الرجاء قراءة: الرجاء إحضار: 10 ص - 10:30 ص 30 : 10 ص - 11:15 ص 15 : 11 ص - 12 م التقارير المرسلة سابقًا تقارير الإنجاز مراجعة التقرير الأول عنصر 1 | مقدم العرض ريم مراجعة التقرير الثاني عنصر 2 | مقدم العرض: ياسر مراجعة التقرير الثالث عنصر 3 | مقدم العرض: نواف مكتب الاجتماعات مكتب الاجتماعات مكتب الاجتماعات إرشادات إضافية : لا يوجد لمحة سريعة حاول تحديد 5. اختر المكان والزمان المناسبين مكان الاجتماع بالقرب من أكبر Choose an appropriate setting عدد ممكن من حدد الزمان والمكان المناسبين لمعظم الحاضرين ، وحاول فهم التزاماتهم الأخرى وتضارب الأفراد وليس المكان المناسب لك فحسب. المواعيد عند تحديد وقت الاجتماع. التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 267 ليد Ministry of Education 2024-1446

جرب بنفسك تدرب على التخطيط للاجتماعات الفعّالة أكمل الخطوات التالية. .1. تستعد مها لاجتماع فريق السياسات في وكالة السفر وتريد عقد اجتماع فعال. اقرأ القائمة التالية لنشاطات الاجتماع. الوصف 1. صل متأخرًا بعدة دقائق بعد وصول الآخرين بهدف منحهم فرصة للتعارف .2. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد، حتى لولم يصل بعض المشاركين. .3. وزّع جدول الأعمال أثناء الاجتماع، لكن أخبر الجميع عن إمكانية التحدث عن أي موضوع يطرح. .4. تحدث معظم الوقت أثناء الاجتماع لألّا يقع على الآخرين عبء إنجاز المهام. 5 أضف في جدول الاجتماعات أكثر من متحدث أو مقدم. 6. انتظر ليستقر الحضور، ثم ابدأ الاجتماع بعد حوالي 10 دقائق من الوقت المحدد. .7 زُر غرفة الاجتماعات مسبقًا، ورتِّب المقاعد، واضبط الإضاءة ودرجة الحرارة حتى يشعر الجميع بالراحة. 8 وزّع جدول الأعمال قبل أيام قليلة من الاجتماع، وعُد إليه أثناء الاجتماع لإلزام الجميع بالوقت المحدد. هل هذا أسلوب فعّال لإدارة الاجتماع؟ .2 دوّن القائمة السابقة في دفترك واكتب نعم أو لا مقابل كلّ رقم لتحديد ما إذا كانت كل نقطة من النقاط المذكورة سابقًا وسيلة فعّالة لإدارة الاجتماع. اشرح إجاباتك. 268 الفصل 8 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

أسئلة مراجعة اختر الإجابة الصحيحة : أ. .1. أي من المواقف التالية لا تستدعي عقد اجتماع؟ يريد أعضاء الفريق إطلاع الآخرين على ما تعلموه. ب. يحتاج أعضاء الفريق إلى مراجعة تفاصيل الخطة. ج. تريد مناقشة سياسة جديدة مع الفريق. يسعى أعضاء الفريق إلى الحصول على إجماع حول قرار ما . .2. أي من النقاط التالية ليس هدفًا لعقد اجتماع؟ .أ. مناقشة ومعالجة المشكلات المتعلقة بهدف المنظمة. ب. لقاء الزملاء وجهًا لوجه. ج. تمكين التواصل ومراقبة الدلالات اللفظية وغير اللفظية المستخدمة د. تذكير الجميع بالمواعيد النهائية المتفق عليها. 3. قبل يومين على الأقل من الاجتماع، يجب على قائد الاجتماع إرسال: أ. خطة العمل. ب وثيقة المحضر. ج. البرنامج. د. جدول الأعمال. 4 كم عدد الأفراد الذين يمكنك دعوتهم إلى اجتماع تحفيزي؟ أ. ما يصل إلى 5. ب. ما يصل إلى 10. ج. .30 د. 50 أو أكثر. التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 269 اليد Ministry of Education 2024-1446