ماهية السكرتارية - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الأول ماهية السكرتارية الأهداف . أعرف مفهوم السكرتارية. أحدد أهداف السكرتارية أناقش أهمية السكرتارية. . أصنف أنواع السكرتارية. عضاهم الدرس السكرتارية Socottall www.em.edu.sa تؤدي السكرتارية دورا مهما، وحبوبا في المنظمات على اختلاف أحجامها ونشاطاتها وتسهم في مساعدة المديرين والرؤساء على أداء أعمالهم بكفاءة وفاعلية، ويحرص أصحاب العمل على استقطاب أفضل الموظفين في أعمال السكرتارية. لماهيتهم الفعالة في تحقيق جودة العمل وفي تحسين صورة المنظمة. مفهوم السكرتاريه يطلق مصطلح سكرتارية على الوحدة الإدارية التابعة للإدارات في المنظمات وتقدم لهم الخدمات الفنية أو المكتبية، يقدمها فريق من الموظفين الذين يُنجزون كافة الأعمال المكتبية المتمثلة في تحرير المراسلات وإعداد التقارير ومعالجة البريد الوارد والصادر، وتنظيم أرشيف المكتب 4 السكرتارية السعيدية. هي ذلك الجهاز من العاملين لتنظيم العمل الإداري في مكاتب المديرين، والرؤساء، ومساعدتهم في أداء أعمالهم، وإنجازها، وهي من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري للمنظمات. مفهوم الكرتر كلمة سكرتير مشتقة من كلمة (secretaries) التي تعني حرفيا كاتم الأسرار. ومن هنا جاءت هذه التسمية نظرا لطبيعة عمله الذي يتضمن معرفته لكثير من البيانات والمعلومات التي قد لا تتاح لغيره من موظفي المنظمة، وتتطلب أن يكون مؤتمنا عليها، وحافظا لها. وزارة الاصلية

10 نشاط 1 بأسلوبك الخاص اذكر مفهوما آخر للسكرتارية ويعرف السكرتير بأنه الموظف الذي يتولى أداء مهام الأعمال المكتبية، والإدارية المساندة للرئيس: كحفظ الملفات والمعلومات، وأر شمتها وترتي المواعيد والاجتماعات وتنظيم القريات، واستقبال الزوار والمراجعين. ومعالجة الاتصالات وأعمال المراسلات والتقارير. ويتمتع بثقة الرئيس (المدير). ويحفظ أسرار العمل". أهداف السكرتارية تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات المنية والمكتبية 2. نقل المعلومات والبيانات، وتبادلها بين إدارات المنظمة والمنظمات الأخرى. 3 يوفر للإدارة العليا، والوسطى المعلومات المساعدة في اتخاذ القرارات. .. مساعدة إدارات المنظمة على إنجاز أعمالها إنجازا منظما.. 5 توفير الخدمات التي تساعد المديرين في بيئة العمل. 6 تنظيم الأعمال الإدارية وحفظ كافة المعلومات السرية الخاصة بالعمل أو الشخصية للعاملين. 7 التنسيق بين الإدارات لإنجاز الأعمال 8 متابعة دورة الوثائق الإدارية والإشراف على جميع الأعمال الإدارية. و تسهيل تدفق المعاملات وانجاز العمل في الوقت المطلوب. الثراء تعرف على مهام السكرتير الأساسية عن طريق الرجوع إلى دليل التصنيف المهني السعودي. وزارة التعليم

أهمية السكرتارية: تساعد القيادات وأصحاب القرار في المنظمات على أداء مهامهم لكفاءة وفاعلية. تساهم بفعالية في تحسين صورة المنظمة للمستفيدين. تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ة حساسية عملها لاطلاعها على جميع الوثائق والقرارات قبل أن تنشر. . يعد السكرتير مركزا للمعلومات ومصدرا لها فلديه ملفات المنظمة أو الوحدة الإدارية، ويتولى إدارتها. لاط 2 أبحث في مصادر التعلم عن المزيد من الأعمال التي تبين أهمية السكرتارية للمنظمات والمؤسسات الخاصة والحكومية. أصدرت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في عام (1443هـ ) قرارا وزاريا يقضي بقصر العمل على السعوديين في مهن السكرتارية والترجمة، وأمناء المخرون، وإدخال البيانات في كافة مناطق المملكة. يمكنك الإطلاع على الدليل الإجرائي لقرار توطين المهن الإدارية المساندة على الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية الرابط الآتي: مارادا 13

12 أنواء السكرتارية يختلف تصنيف السكرتارية وفقا لطبيعة عملها وارتباطها التنظيمي، وللسكرتارية أنواع كثيرة ، وأسماء مختلفة وحديثة منها: السكرتير مدير المكتب فريق الدعم والمساندة المساعد الإداري، المنسق الإداري، وغيرها من الأسماء التي تؤدي الأحداف العامة نفسها لوظيفة السكرتارية. ولقد قسمت وفق معايير محددة كالتالي: 01 معيار أهمية العمل سكرتير السيادي سكرتير هند سكرتير علة ب 02 خيار الجيد 03 شكل (1): معايير تقسيم أنواع السكرتارية. محبان الزمن أنواع السكرتارية وفق معيار أهمية العمل: السكرتير التنفيذي يودي سلسلة متكاملة من مهام السكرتارية التنقيدية في مكاتب المديرين والرؤساء التنفيذيين. سكرتير الفئة (أ): يمارس القائم بها نطاقا غير محدود من مهام السكرتارية المسؤول واحد، أو أكثر من مسؤولي الإدارة الوسطى. سكرتير الفئة (ب): يمارس نطاقا محدودا من مهام السكرتارية في المنظمات الصغيرة، أو لدى مشرف في منظمة كبيرة. أنواع السكرتارية وفق معيار الجهة السكرتارية العامة: وهي إدارة أو قسم مهم إلي أي منظمة أو منشأة تتولى إنجاز كافة الأعمال المكتبية على مستوى المنظمة مثل: أعمال البريد والشيخ والتصوير والمحفوظات، والاستعلامات وترتيب المكاتب وتأثيثها، ومراقبة الحصور والانصراف، ومتابعة أعمال صيانة الآلات المكتبية وإصلاحها، ووضع اللافتات الإرشادية في أماكنها الضرورية وزارة التعليم

السكرتارية الخاصة: الخدمات التي تقدم المكاتب المديرين أو الرؤساء التيسير أداء مهامهم. وإنجاز أعمالهم كتحرير المراسلات وإعداد التقارير والاتصلات الهائمية. والكتابة والنسخ والتصوير واستقبال الزائرين وتنظيم الاجتماعات وتلخيص المقالات والتقارير المطولة وتنظيم سفريات الرئيس وأخيرا أداء ما يكلفه به الرئيس من أعمال أخرى تتعلق بصلب عمل المنظمة. السكرتارية المتخصصة، ويطلق عليها السكرتارية المنية، وهي مكونة من المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكانب كبار المسؤولين لتقديم الاستشارات الفنية المتخصصة ودراستها على اختلاف أنواعها مثل السكرتارية القانونية والاقتصادية والطبية والهندسية والاعلامية، وغيرها من مختلف المجالات الفنية ويتولى هذه الوظائف غالبا خيرات من ذوي المؤهلات العليا. أنواع السكرتارية وفق معيار الزمن سكرتارية دائمة: وهي وحدة إدارية موجودة في الهيكل التنظيمي للمنظمة، وتتولى أداء المهام المكتبية المساندة للإدارات الأخرى. سكرتارية مؤقتة وهي وحدة إدارية نشا، أو شخص يكلف بمهام عمل السكرتارية المشروع محدد، وتنتهي مهامها بانتهاء المشروع. تقاط 3 قم بزيارة أحد مكاتب السكرتارية ودون الأعمال التي يؤديها مكتب السكرتارية. ثم صنفها من حيث النوع. اثراء السكرتير هو الامتداد الحقيقي لعمل المدير لأنه الساعد الأيمن للمدير أو الرئيس، وهو مصدر المعلومات الدقيقة، والحافظ الأمين للمعاملات، والملفات، والمتابع الجيد لتنفيذ الأوامر والتعليمات " 13

التقويم 1. علل: يشترط في السكرتير أن يحفظ الأسرار. 2 وضح أوجه الاختلاف بين أنواع السكرتارية وفقا للزمن. مع طرح أمثلة توضيحية. 3. البحث في مصادر التعلم عن الفرق بين السكرتير الخاص والسكرتير التنفيذي. ثم دونه بأسلوبك الخاص. 4. اكتب المفهوم المناسب لما يأتي: ست من العيام القلية الي تبيل الصـ على الأرودا يسلم على اداة المـ ها اما الحية التي أن ليلة في مجال الأعمال اليد 14 ر الاة اللي وزارة التعليم