تنظيم المواعيد والزيارات - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الرابع تنظيم المواعيد والزيارات الأهداف احدد مفهوم تنظيم المواعيد. عضاهم الدرس أعلل أهمية تنظيم المواعيد. www.lem.edu.sa الخص مهام السكرتير في : المواعيد والزيارات أحدد الطرق المناسبة لتنظيم مقابلات الزائرين. استنتج خطوات تنظيم الزيارات. أنظم جدول المواعيد. تنظيم المواعيد Organizing appointments). ه مسكرة المواعيد Appointmena moteboo. تقوم الأعمال على سلسلة من المواعيد والمقابلات والزيارات مما يحتاج إلى جدولة وتنظيم وترتيب، ويعد هذا من صميم عمل السكرتير ومن مهامه الأساسية التي تعكس حسن الإدارة والتنظيم. مفهوم تنظيم المواتس تنظيم المواعيد هي عملية تهدف إلى لتنظيم وقت المدير في المنظمة؛ وذلك لأداء النشاطات والأعمال اليومية المتمثلة في استقبال الزائرين والاجتماعات والمقابلات بصفة عامة والسفريات، وغيرها من المهام. أهمية تنظيم المواعيد وتأثير ذلك على وقت المدير: استثمار الوقت المتاج للمدير بفاعلية. أداء مزيد من النشاطات للمدير وللمنظمة الإدارية. التخطيط والتنظيم الأعمال ونشاطات المدير والمنظمة بكفاءة. . تقديم انطباع ،حسن، وصورة جيدة من الإدارة وعلاقتها مع المستفيدين منها. مهام تنسيق المواعيد والزيارات تعد مهمة تنسيق المواعيد والزيارات من المهام الصعبة التي يقوم بها السكرتير. فالزائرون مختلفون ولكل منهم طريقة معينة سواء في الاستقبال أم عند إنهاء المقابلة، والإجابة على تساؤلات المراجعين، أو المتصلين هاتفيا. مشكلاتهم، وتتضمن مهام تنسق المواعيد ما يأتي: د تحديد جدول أعمال المدير لجميع الأيام والتنسيق معه على كيفية عرضها عليه يوميا أو أسبوعيا أو غير ذلك. قراره الصلة 53

54 ه تحديد المواعيد المقابلة المدير أو المسؤول وكذلك مواعيد الاجتماعات استقبال الزوار الحاصلين على مواعيد مسقة، وترتيب دخولهم إلى المدير بانتظام. حل مشكلات المراجعين والزوار وإحالتهم إلى جهات الاختصاص. ه استقبال الضيوف الرسميين من داخل وخارج المنظمة، والزوار الحاصلين على مواعيد مسبقة وترتب دخولهم بانتظام ومرافقتهم. ولإنجاح هذه المهمة يجب مراعاة ما يأتي ه تدوين المواعيد في نماذج مخصصة، أو على برنامج خاص بذللك على الحاد الآلي وعدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد والمزيارات عدم السماح للزائر بالدخول على المدير قبل إبلاغه بذلك. معرفة أماكن وجود المدير الإمكانية تذكيره بالمواعيد. العناية بالنظافة وترتيب المكتب، وتوفير المقاعد للانتظار. وبعض الكتيبات. المواعيد: قبل البدء بتسجيل المواعيد لابد من التنسيق مع المدير للإجانة على عدد من التساؤلات لتحديد المواعيد المناسبة، وهي: ه في أي وقت من اليوم يبدأ بجدولة المواعيد؟ ومتى تسهي؟ - ما المدة الزمنية المقترحة التي يجب تخصيصها لكل موعد. . ما المواعيد التي يجب إعطاؤها الأولوية. . ما الذي يجب قوله لرقص إعطاء موعد لشخص يصر على الحصول على موعد كيف يبلغ المدير عن وصول زائر. ما الإجراءات التي سوف تتبع عند تقديم الرائي أو المدير. كيف يمكن إنهاء المقابلة التي تمتد أكثر من الوقت المخصص لها. . ما الإجراءات التي سوف تشيع : عند تقديم الضيافة اللزائر. تحديد المواعيد عند تحديد أي موعد لمقابلة المدير لابد أن يكون لدى السكرتير البيانات والمعلومات الآتية: معرفة اسم صاحب الموعد والمنظمة التي يعمل بها واسفة الوظيفي. وزارة التعليم

. تاريخ الزيارة أو المقابلة ووقتهما ومكانهما (المكتب أو قاعة اجتماع). . الغرض من الزيارة ة المستندات والوثائق المطلوب تجهيزها للمدير قبل المقابلة إن وجدت. بعد الانتهاء من المقابلة أو الزيارة مع المدير: فإنه يتعين على السكرتير الآتي: اصطحاب المزائر عند المغادرة، وتقديم الشكر له وتوديعه ة تحديد موعد جديد إذا تطلب الأمر ذلك. تسحيل نتائج المقابلة بالتشيق مع المدير. ونسخها. حفظ نتائج المقابلة في ملف الموضوع إذا لزم الأمر ذلك. 1 صمم نموذجا لتسجيل مواعيد المقابلات متضمناً ما تراه مناسبًا من بيانات مع كتابة عدة أمثلة مختلفة فيه. مفكرة المواعيد اليومية للمدير: يمكن للسكرتير أحد توصيات من المدير والتأكد من إمكانية إنجاز كافة الأعمال المجدولة لهذا اليوم، أو أن يعدل المدير بعض المواعيد والاجتماعات. وتظهر أهمية عرض جدول العمل اليومي على المدير في الآتي: ة ينبح القرصة للمدير لتحطيط وقته خلال اليوم. . يساعد السكرتير على معرفة مدى إمكانية الوفاء بالتزامات المكتب من المقابلات أو الاعتذار لمن سبق إعطاؤهم مواعيد قبل حضورهم إلى المكتب؛ الأمر الذي يحفظ لهم وقتهم، وكذلك يقلل من الإحراج الذي قد يقع فيه السكرتير. . يساعد المدير في تذكر الأعمال المطلوب إنجازها والإعداد لها، . يساعد السكرتير في تحديد نوعية المعلومات المطلوبة للمدير, خاصة إذا كان لديه موعد اجتماع أن لقاء يتطلب ذللك ورارة الجاية 13 55

56 2 ما الفوائد المرجوة من وجود مفكرة لمواعيد المدير لدى السكرتير ؟ تنظيم مقابلات الزائرين في بداية عمل السكرتير يفضل أن يعرف تفضيلات المدير فيما يخص زوار المكتب لأن كثيرا من الزوار قد يكون لديهم علاقات خاصة وسابقة، ولهم أسلوب خاص في التعامل معهم مثل مدير عام المنظمة أو أي مدير أعلى مستوى وظيفي من المدير الذي يعمل معه)، وبعض المراجعين والعملاء المهمين. ولن يستطيع السكرتير تحديد ذلك؛ ولهذا يفضل أن يحدد ذلك من خلال سياسة عمل يقرها المدير في بداية عمل السكرتير معه ولمعرفة تفضيلات المدير يمكن المسكرتير توجيه الأسئلة الآتية للمدير الذي يعمل معه: هل لديك قائمة بأسماء الأشخاص الذين تريد أن تراهم حال وصولهم بعض النظر عن مدى انشغالك وقت الحضور؟ و هل هناك وقت محدد أو معين تخصصه المقابلة الأشخاص؟ . كيف تتعامل مع الزوار الذين لم تقابلهم بعد؟ . هل يفصل أن يقولى السكرتير تقديم المدير للزوار ؟ أم يقدم المدير نصه إليهم ؟ . فالإجابة عن هذه الأسئلة سوف تساعد السكرتير على إعطاء صورة أفصل عن المنظمة التي يعمل بها، وتمنع وقوع السكرتير في أي حرج مع أي زائر للمكتب. . إن الاحتفاظ بسجل رواد المكتب طريقة مجربة للحصول على المعلومات المطلوبة من الزوار، تلقائيا يطلب من كل زائر أن يسجل المعلومات المرورية في هذا السحل، وقد يرفع هذا السجل الحرج عن موظفي المكتب من سؤال الزائرين عن المعلومات المطلوبة. وزارة التعليم

. كما أن هناك طريقة أخرى مناسبة تساعد في الحصول على المعلومات المطلوبة وهي طلب كرت الشخص الذي بتصمن اسمه ووظيفته، والمنظمة التي يعمل بها وأرقام الاتصال به، وتوفر هذه الطريقة كافة المعلومات الضرورية التي يحتاجها السكرتير أو مدير المكتب للتعرف على شخصية الزائر. 3 العد مهمة تنظيم الزيارات واستقبال الزائرين من المهام الصعبة التي يمارسها السكرتير، ناقش ذلك مع محموعتك وحددوا سبب | الصعوبة، وكيف يمكن تجاوزها ؟ خطوات تنظيم الزيارات الإعداد للمقابلة بعد السكرتير نفسه للمقابلة بتجهيز البيانات والمعلومات المطلوبة وبتذكير المدير بالزيارة بحسب نشاطات المدير اليومية. استقبال الزائر يستقبل الزائر قبل دخوله إلى المدير بترحاب يظهر مدى الاهتمام به وبزيارته إلى المنظمة والإدارة كي يخلق انطباعا حسنا لدى الزائرين ويكون علاقات طيبة معهم. ويحسن سمعة المنظمة. تقديم الزائر يصطحب السكرتير الزائر إلى غرفة المدير، ويقدمه إلى المدير . تسجيل الزيارة: يُسجل محاضر الزيارة بعد الانتهاء منها، وذلك بتدوين ملخص للمعلومات التي توصل إليها في المقابلة للرجوع إليها وقت الحاجة، ويكون ذلك وفق نمودج معد خصيصا لوقائع الزيارات. نموذج سجل الاتصالات والزوار والبريد الشبكي (email) اليومي والاراج اسم الزائر المتصل علم الله ورقم الموسوح الرقم التكي عالقة صراط

التقويم 1. ضع علامة صح (۷) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (X) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي: أ. تنظيم وقت المدير هو في الحقيقة تنظيم لوقت السكرتير نفسه. ب. يهتم السكرتير بتحضير معلومات عن موضوع الموعد إذا طلب السدير منه ذلك. ج من مهام السكرتير تلكير المدير بمواعيده كل نهاية أسبوع. . يتم الاعتدار لصاحب الموعد عن إلغاء الموعد إذا حضر 2. ضع دائرة حول الإجابة الصحيحة فيما يأتي: للمكتب. يطلب السكرتير البيانات الأساسية لتحديد موعد مع المدير ما عدا ) ( ) .j اسم صاحب الزيارة . با صورة بطاقة الهوية الوطنية. ج. الهدف من الزيارة. هم تاريخ الزيارة. .3 من وجهة نظرك من المسؤول الأول عن وضع سياسة تحديد المواعيد والزيارات المدير؟ أم السكرتير ؟ مع التعليل. 4. بين أهم الجوان التي تظهر أهمية تنظيم مواعيد المدير، مع توضيح أهم ما يمكن للسكرتير الناجح القيام به: (قبل الموعد أثناء الموعد بعد الموعد). تقمص دور السكرتير ووضح التصرف الذي سنقوم به في كل حالة من الحالات الآتية: اتصل شخص لطلب موعد مع المدير. 1 التصرف: حضر شخص وطلب مقابلة المدير هورا. 2 التصرف حصر شخص لا يرعب المدير بمقابلته. 3 التصرف: 58 وزارة التعليم