تنظيم الإدارة المكتبية - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الأول تنظيم الإدارة المكتبية الأهداف www.len.edu sa ابین مفهوم الإدارة المكتبية. استنتج مفهوم تنظيم المكتب. أصنف مراحل تنظيم المكتنا. مفاهيم الدرس الإدارة المكتية (offloe administration). احدث خصائص المكتب المنظم أستنتج المعايير الخاصة بتنظيم تنظيم المكتب (office organtannian) مكتب أمير بين مكتب السكرتير المنظم وغير المنظم. يعتمد نجاح المنظمات مكافة أشكالها على حى تنظيم أعمالها المكتبية سواء التنظيمية أو الكتابية وحيث أن تنظيم الإدارة السكنية من صميم أعمال السكرتير ومهامه الأساسية سيتم التركيز على أهم المهام التنظيمة والكتابية التي يحتاجها السكرتير فهما وعلما وممارسة: مما يستوجب أن يكون ملما بها مع المعرفة بالمنظمة والقوامير ذات العلاقة بهذه الأعمال. مفهوم الإدارة المكتبة إنجاز المهام المكتبية بما تشمله من تنظيم سير الأعمال وإجراءاته. يطرق ميسرة وواضحة وسلسة بأقل جهد ووقت وتكلفة مفهوم تعظيم الك هو العمل على إنجاز الأعمال من خلال الترتيب الذي يساعد على سير العمل بسلاسة ودقة وجودة عالية. 31

32 خصائص مكتب السكرتارية المنظم: التنظيم المكتب عدد من الخصائص منها: المرونة قدرة التنظيم المكتبي على التكيف ومواجهة المشكلات المختلفة والقدرة على إيجاد الحلول المناسبة ومواجهة الاحتياجات المتغيرة للعمل في ظل التغيرات الإدارية والتقنيات الحديثة. الدقة: القدرة على الحصول على المعلومات الحديثة والدقيقة من مصادرها الموثقة وتزويد المديرين. أبي المستفيدين منها في الإدارات الأخرى بالقدر والوقت المناسبين وكذلك الحرص على دقة اختيار قنوات تدفق المراسلات وتوزيعها، وحفظ الوثائق وتداولها. السرعة تنظيم العمل في مكتب السكرتارية بما يحقق السرعة في تسلم الوثائق والمعلومات والبيانات، وتسليمها للمدير. أو للإدارات المعنية في الوقت المناسب، وسرعة إنجاز المعاملات، وإنهاء إجراءاتها. المعايير الأساسية في تنظيم المكتب: تعد المكاتب وإدارتها عنوانا لمن يعملون بها فتستطيع أن تحكم على تنظيم السكرتير من خلال إلقاء نظرة على الشكل العام لمكتبه وهناك معايير أساسية تسهم في تنظيم وتهيئة بيئة المكتب المادية لتكون جاذبة وآمنة منها: نظافة المكتب وترتيبه، مناسبة الإضاءة وبوفيتها، والهدوء وقلة الضوضاء، ومستوى تكييف الهواء، ونظام الألوان المستعملة مع أهمية وجود عناصر جمالية في المكتب مثل النباتات واللوحات الجدارية. وجود وسائل السلامة مثل طفاية الحريق. . موقع المكتب: فقد تجد بعض مكاتب السكرتارية تأخذ راوية بعيدة عن المدخل ويصعب الوصول لها - التجهيزات المكتبية التي لابد من وجودها في أماكن محددة حتى لا تعيق الحركة وتكون قريبة من السكرتير لكي يؤدي عمله بالسرعة والمرونة المطلوبتين، فقد نجد بعض التجهيزات كالطابعات أو آلة التصوير. أو سماعة الهاتف العيدة عن مكتب السكرتير مما يضطره للنهوض من مكتبه كثيرا، وهذا يضيع وقته ويفقده الرد وزارة التعليم

. يجب وضع جهاز الاتصال الهاتف) على الجهة اليسرى للمتضل (للسكرتير)؛ حتى يتمكن من مسك السماعة بنده الميسرى. ويستعمل يده اليمنى في تدوين بعض ملحوظات الاتصال أو البحث عن معلومة. وغير ذللك ولكن قد يكون السكرتير أعسر ( يستحدام اليد اليسرى بندل اليسي): فلايد له أن يغير مكان الهاتف إلى الجهة الأخرى: ليتسنى له استعمال يده اليسرى في كتابة الملحوظات، وغيرها أثناء الحديث مع المتصل. المعايير الخاصة باختيار الأثاث المناسب لعمل السكرتير: الأثات المكتبي يختلف من مكتب لآخر، ولكن توجد معايير محددة تناسب جميع أعمال المكاتب منها: ه تناسب حجم الأثات مع المساحة المتوفرة العمل السكرتير سواء في مكتب مخصص أم في مساحة مفتوحة، ومراعاة الفراغات المناسبة. و تناسب شكل الأثاث والمكاتب والكراسي ومراعاة انسجام الألوان. . تناسب الأثاث مع المكانة الأدبية للمدير. والسكرتير والموظفين مع مراعاة عدد الزائرين, ونوعيتهم عند أماكن استقبالهم في مكتب السكرتارية . الأثاث المستعمل قابل للتحريك وتغيير التصميم المناسب في ضوء نمو حجم العمل، أو تغيير أسلوبه، أو عند استبدال الأثاث. ه الكراسي صحية للوقاية من الام الظهر، ومناسبة لطبيعة عمل السكرتارية. ه الدوالي مصنوعة ضد الحريق والرطوبة ويكون لها أقفال لحفظ الأوراق والملفات بها نظرا لطبيعة عمل السكرتارية التي تتطلب حفظ الملمات والمستندات وأو ثمنها التي تتميز كذلك . بالسرية. - بصمم ترتيب المكاتب للموظفين بما يتناسق مع تدفق حركة المعاملات داخل مكتب السكرتارية الخاصة إذا مكتب السكرتارية يعمل فيه أكثر من موظف تتناسق أحجام الأثات وارتفاعها وأنواع أرضيات المكتب أو أغطية الأرض المستعملة والسجاد. استعمال أدراج المكاتب والدواليب للأفراص المخصصة فعليا لها. - توفير وسائل السلامة في المكتب التجنب الحوادث والإقلال منها مثل توفير طفايات الحريق، وحقيبة الإسعافات الأولية وغيرها. وزارة الصلية 13 33

34 المكتب السكرتارية مواصفات خاصة تختلف من مكتب الآخر وفق طبيعة العمل. اكتب مقالا لا يقل عن خمسة أسطر عن مواصفات مكتب السكرتارية أفكار تنظيمية يمكنك استعمال بعض الأفكار التنظيمية للتركيز على العمل الأساسي مما يزيد من الإنتاج، التنظيم المكتب يساعد على التركيز وتجنب التشئت ومنها: اجمل الأشياء التي نستخدمها يوميا قريبة منك كمفكرة المهام والأقلام، وغيرها. تخلص من أي عنصر لاتحتاجه. وضع كل عنصر حولك في مكانه شكل مرتـ ليسهل عليك استرجاعه وقت الحاجة . نظم الأدراج واجمع الأشياء المتشابهة مع بعضها، واستعمل منظمات الأدراج للأشياء الصغيرة: كمشابك الورق، ولا تنس أن تخصص درجا لأشيائك الشخصية. تنظيم سطح مكتب جهاز الحاسب (Computer) الخاص بك. في نهاية كل أسبوع من خلال فرز الملفات وتصنيفها في مجلدات وفق التاريخ، أو الموضوع. . احرص على وصنع سلة مهملات بالقرب من مكتبك أو أسفله، وكذلك مصرمة الورق لكيلا تتراكم الموصى على مكتبك. حدد أولويات الإنجاز لديك، لتنظيم وقتك، وإنجاز الأعمال في ضوء الأولوية وزارة التعليم

باط 2 قارن بين المكتب المنظم وغير المنظم من حيث الشكل وجودة أداء السكرتير. السحلم المحب لميس البـ 13 35

التقويم 1. ابحث في مصادر التعلم من أهم الأعمال المكتبية التي يقوم بها السكرتير. 2 بين من خلال المعايير الآتية أهم ما ينبغي مراعاته عند تصميم المكاتب وتوزيعها في المنظمة 36 تسلسل الأعمال في اتجاه واحد مرونة التصميم سهولة الإشراف اطالة عل وزارة التعليم