إعداد المكاتبات الإدارية - المهارات الإدارية - ثالث ثانوي

8-5 إعداد المكاتبات الإدارية الفكرة المحورية التعرف على خطوات إعداد الخطابات والتقارير المفاهيم الرئيسة الخطابات - التقارير. الأهداف يتوقع بعد نهاية الموضوع أن يكون الطلبة قادرين على: 1. تطبيق خطوات إعداد الخطابات. 2 تطبيق خطوات إعداد التقارير. 3. التعرف على المهارات الحديثة في إعداد المكاتبات. رابط الدرس الر www.ien.edu.sa تعد الخطابات والتقارير من أنواع المكاتبات الإدارية التي لها أهمية خاصة للمنظمة، ولها مهارات خاصة تتطلب جمع المعلومات، وتلخيصها، وعرضها عرضًا مناسبًا. لذا أُفرد هذا الموضوع للتعرف على مهارات إعداد الخطابات والتقارير ، وأهم الموضوعات المتعلقة بها. الهدف الأول أن يكون الطلبة قادرين على تطبيق خطوات إعداد الخطابات. يُعد السكرتير المكاتبات ذات الطابع الرسمي والمهمة، ويحررها، ويتطلب هذا منه معرفة تامة بسياسات المنظمة وإجراءاتها. والخطاب الإداري الرسمي هو عرضُ معلوماتي بمواصفات معينة يتسق مع الهدف من تلك الرسالة أو الخطاب. مكونات الخطاب الإداري الرسمي منها: تتكون الخطابات الرسمية من عدد من العناصر الأساسية التي لابد من وجودها في الخطاب عند كتابته من قبل السكرتير؛ 1. البسملة وهي جزء مهم في الخطابات الإدارية في المجتمع المسلم، فهي المدخل المناسب لبداية أي عمل، فهي مناسبة لكافة المكاتبات. 192 وزارة التعليم 2024-1446 tion

السكرتارية 2 الجهة المصدرة للخطاب هي الجهة التي حررت الخطاب، وتتضح من خلال الجزء العلوي من النماذج المطبوعة والجاهزة لدى الجهة (وهي ما يعرف بالترويسة الذي يتضح فيه اسم الجهة سواء كانت وزارة أم مؤسسة خاصة، وكذلك الشعار الخاص بها. 3. الموضوع: هو عدد محدود من الكلمات (نصف سطر تقريبا) تصف باختصار فحوى الخطاب؛ بحيث يستطيع قارئها معرفة المضمون العام للرسالة، ويقع تحت الترويسة مباشرة. .4 الجهة المرسل إليها الخطاب : ينبغي أن يُستخدم اللقب الوظيفي لممثل تلك الجهة وليس الاسم الشخصي لصاحب المنصب الوظيفي، وتختلف المصطلحات المستخدمة لمخاطبة الجهات بحسبها؛ فمثلا إذا كانت الشخصية المخاطبة بمرتبة وزير يستخدم مصطلح "معالي صاحب المعالي، أما إذا كانت الشخصية بمرتبة مدير إدارة فيستخدم مصطلح "سعادة/ مدير"، أما إذا كانت المخاطبة موجهة لشخص بعينه، فيستخدم مصطلح "المكرم"، وهكذا. 5. تحية الافتتاح من أفضل التحايا قول: "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"، وهي التحية المستخدمة. 6 متن الخطاب وهو العرض التفصيلي لمحتوى الخطاب ومكوناته الموضوعية، ومتن الخطاب يختلف من خطاب لأخ من حيث طوله، وهدفه، وطريقة عرض معلوماته وفقًا لظروف كل خطاب. 7. تحية الختام هي جملة تنم عن التقدير والاحترام للجهة التي سيرسل لها الخطاب ،وهذه التحية تختلف من جهة لأخرى؛ فبعض الجهات تستخدم جملة "وتقبلوا خالص التقدير والاحترام"، والبعض الأخر يستخدم جملة "وتفضلوا بقبول وافر التقدير والاحترام"، وينبغي أن تكون تحية الختام معتدلة لا مبالغة فيها؛ بل تكون في حدود ما سبق ذكره. 8. اللقب الوظيفي لمسؤول المنظمة (المدير) مرسلة الخطاب؛ مثل مدير عام" أو "المشرف العام"، أو "رئيس قسم"، وهكذا. 9. توقيع مسؤول الجهة مرسلة الخطاب؛ لأن التوقيع مهم، ويضفي قدرًا من الرسمية على المادة المكتوبة، فتصبح أكثر إلزامية في التعامل معها. 10. الاسم الشخصي؛ لمسؤول الجهة مرسلة الخطاب. 11 رقم الخطاب هو رقم تسلسلي يعطى للمعاملات والمكاتبات الإدارية التي ترسل إلى الجهات المختلفة داخليًا، أو خارجيًا. 12. تاريخ الرسالة أو الخطاب : هو تاريخ فعلي للمكاتبات الإدارية فيما بين الجهات المختلفة. 13. المرفقات: هي كل ما يمكن أن يرفق مع الخطاب المرسل إلى جهة معينة، وهذه المرفقات قد تكون أوراقًا إضافية، أو ملفًا أو مواد أخرى. 14 عنوان الجهة المرسلة للخطاب : يشمل المدينة التي توجد بها منظمة إنشاء الرسالة أو الخطاب، وكذلك الصندوق البريدي لها، وأرقام الهواتف وأرقام الفاكس ، والبريد الإلكتروني، وموقع الجهة في الإنترنت، ويكون عادة في تذييل الصفحة. 193 وزارة التعليم

النشاط التطبيقي بافتراض أنك سكرتير لإحدى الشركات اكتب خطابًا رسميًا لإحدى الجهات الحكومية، مستعينًا بمكونات الخطاب الرسمي. الهدف الثاني أن يكون الطلبة قادرين على تطبيق خطوات إعداد التقارير. هناك تعريفات عديدة للتقرير؛ نذكر بعضًا منها على النحو الآتي: - التقرير عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة، ويتضمن تحليلا، واقتراحات وتوصيات تتماشى مع نتائج التحليل. التقرير هو عرض معلوماتي (مكتوب أو شفوي) حول موضوع ما (ظاهرة أو مشكلة بطريقة مبسطة يهدف إلى إيجاد تفسير مناسب؛ يؤدي إلى تقديم أفكار وتوصيات مناسبة تجاه تلك الظواهر أو المشكلات. مكونات التقرير 194 مقدمة التقرير وتشمل: موضوع التقرير. هدف التقرير. الجهة كاتبة التقرير. ملخص التقرير. جسم التقرير ويحوي . عرض للمعلومات والبيانات. نهاية التقرير وتتضمن: التوصيات والاقتراحات مراجع. - تحليل للمعلومات والبيانات. ملاحق. وزارة التعليم

خطوات إعداد التقارير وكتابتها التحضير لكتابة التقرير. - إعداد التقرير أو وضع خطة التقرير. البدء في كتابة التقرير. مراجعة التقرير. وتفاصيلها على النحو الآتي: 1 2 3 4 حدد أهداف التقرير. التحضير لكتابة التقرير. حدد قارئ التقرير. حدد المعلومات. اختر المعلومات الضرورية إعداد خطة التقرير. نسق بين المعلومات التي اخترتها وحدد طريقة عرضها. رتب المعلومات في سياقها وتبويبها المنطقي. حدد الهيكل العام للعناصر والعناوين الرئيسة. المقدمة الموضوع، الخاتمة. البدء في كتابة التقرير. تكوين الجمل والعبارات. اللهجة والأسلوب. ترابط الفقرات وتكاملها. القراءة الأولى. مراجعة التقرير عناصر التقرير وشكله الذي يُعرض به. المراجعة النهائية. 195 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

النشاط التطبيقي بعد أن تعرفت على خطوات إعداد التقارير أعد تقريرا توضح فيها أبرز الأعمال التطوعية التي قمت بها خلال دراستك في المرحلة الثانوية، ثم استعرضه أمام معلمك وزملائك في الفصل. الهدف الثالث - أن يكون الطلبة قادرين على التعرف على المهارات الحديثة في إعداد المكاتبات. هناك مجموعة من المهارات الحديثة التي تتطلبها مختلف أنواع الوظائف ومنها السكرتارية؛ نذكر منها الآتي: 1. مهارات تشغيل الأنظمة الحاسوبية Operating Systems) نظام التشغيل هو البرنامج الذي يدعم الوظائف الأساسية للكمبيوتر. 2 مهارات البرمجيات المكتبية (Office Software): تضم مجموعة (Office) عددًا من البرمجيات المختلفة التي تستخدم في الوظائف المكتبية؛ مثل Microsoft Word) و (Outlook) و (Excel). .3 معالجة النصوص ؛ مثل Microsoft Word, Word Perfect, Mac Write). هي من أكثر البرمجيات المستخدمة لإنشاء المستندات والخطابات في العمل المكتبي للشركات والمؤسسات. 4. مهارات العروض التقديمية Presentation skills): يعد إتقان العمل على برامج العروض التقديمية من أكثر المهارات أهمية في مختلف المجالات الوظيفية، فهي الطريقة الأكثر شيوعًا لعرض وترتيب الأفكار ، ومن أشهر برمجيات العروض التقديمية البرامج استخدامًا، بالإضافة إلى العديد من التطبيقات والبرامج الموجودة على شبكة الإنترنت. وهو أكثر 99 (PowerPoint) 5 مهارات التعامل مع جداول البيانات Spreadsheets جداول البيانات هي تطبيقات تستخدم لتنظيم البيانات والمعلومات الأخرى في الجداول، وحساب الأرقام بسرعة كما يمكن أيضًا- استخدامها في عملية تحليل البيانات المتقدمة؛ ومن أهمها برنامج Microsoft Excel). 196 وزارة التعليم

6. مهارات التعامل مع برمجيات التواصل (Communication Tools) تستخدم العديد من المؤسسات البرمجيات المختلفة في عملية التواصل بين موظفي المؤسسة فيما بينهم، أو بينهم وبين العملاء الخارجيين، وتختلف هذه البرامج، وتتعدد؛ فمنهم من يكتفي بالتواصل عبر البريد الإلكتروني، في حين يفضّل البعض استخدام برامج مثل Google meet, zoom, Teams) وغيرها من البرامج المتجددة التي تحتاج من السكرتير متابعتها، وإتقان ما يخدم عمله، ويسهله. 7. معالجة البريد وترتيب المواعيد تستخدم في إدارة البريد الالكتروني، وإدارة المواعيد وتنظيمها ومن هذه التطبيقات .(Google Calendar, Microsoft outlook) النشاط التطبيقي ه من خلال ما تعلمته عن المهارات الحاسوبية في العمل المكتبي، أعد تقريرًا لأحد الأنشطة المدرسية باستخدام أحد البرامج الإلكترونية. نشاطات مقترحة من خلال البحث في مصادر المعلومات عن تقارير لجهات مختلفة، ومن خلال ما تعلمته؛ قم بنقد تلك التقارير، ثم دون ملحوظاتك على تلك التقارير، وأعرضها على زملائك. 197 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

التقويم أجب عن الأسئلة الآتية: اذكر خمسة من مكونات الخطابات الرسمية. 198 عدد خطوات كتابة التقرير. ضع علامة ( √ ) أمام الجملة الصحيحة وعلامة (( أمام الجملة غير الصحيحة لما يأتي: من الأمثلة على تحية الافتتاح: "وتقبلوا خالص التقدير والاحترام"، و" تفضلوا بقبول وافر التقدير والاحترام". - من مكونات التقرير الجسم، ومن مكوناته هدف التقرير. من تعريفات التقرير: عرض شفوي لمجموعة من الحقائق الخاصة بموضوع معين، أو مشكلة معينة. ) ( ) وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

المشروع الأول: عنوان المشروع كن سكرتيراً. هدف المشروع ممارسة أعمال السكرتير. الفكرة المشروع الثاني: المشروعات اطلب من مدير المدرسة بأن تقوم بمهام السكرتير في مدرستك ، ثم اطلب التوجيهات وفرص التطوير التي تحتاجها. عنوان المشروع مهارات السكرتير هدف المشروع الاطلاع على نماذج عملية. الفكرة قم بزيارة ثلاث منظمات وقيم مهارات السكرتير (الشخصية - العلمية - العملية) ثم قدم تقريرا لمعلمك. 199 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

المشروع الثالث: عنوان المشروع المكاتبات الإدارية 200 هدف المشروع تطبيق المكاتبات الإدارية. الفكرة اكتب نموذج لكل نوع من أنواع المكاتبات الإدارية الرسائل الخارجية - المذكرة الداخلية - التعاميم - النماذج ثم اعرضها أمام زملائك. وزارة التعليم