السكرتارية المفهوم الأهمية - المهارات الإدارية - ثالث ثانوي

8-1 رابط الدرس الـ السكرتارية المفهوم، الأهمية) الفكرة المحورية التعرف مفهوم السكرتارية، وأهميتها. المفاهيم الرئيسة السكرتارية - أهمية السكرتارية - أنواع السكرتارية. الأهداف يتوقع بعد نهاية الموضوع أن يكون الطلبة قادرين على: 1. التعرف على مفهوم السكرتارية. .2 توضيح أهمية السكرتارية. 3. تعداد أنواع السكرتارية. تعد أعمال السكرتارية من المهن الفنية والإدارية وتعد الجهاز المنظم لمكاتبات الإدارة الصادرة منها والواردة إليها، وهي بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤولين في إنجاز وأداء أعمالهم، كما أنها تمد كافة الإدارات والأقسام بالخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية؛ حتى يتمكنوا من إنجاز أعمالهم بيسر في أقل وقت وأدنى تكلفة، بالإضافة إلى القيام ببعض الأعمال الروتينية بهدف تخفيف الأعباء عنها ، وسنتعرف في هذا الموضوع على مفهوم السكرتارية، وأهميتها وأنواعها، وما صفات السكرتير الناجح؟ الهدف الأول أن يكون الطلبة قادرين على التعرف على مفهوم السكرتارية. مفهوم السكرتارية www.ien.edu.sa وردت كلمة سكرتارية في كثير من المراجع العربية تعريفا للكلمة الإنجليزية Secretarial) ومعناها "أمانة الأسرار" أو "حفظ الأسرار"، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة سكرتير (Secretary) أمين أسرار "، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي (السكرتارية)، وتعرف على أنها: مجموعة الأعمال المساندة لإدارات المنظمة في مجال الأعمال المكتبية، ومعالجة الاتصالات، واستقبال الزائرين، وتنظيم الاجتماعات. 170 وزارة التعليم 2024-1446 tion

السكرتارية وتتطلب هذه الوظيفة الإلمام بالعلم والفن معًا، وكونها علم لأنها تحتاج من السكرتير الإلمام التام بالإجراءات والأسس التي ترتكز عليها هذه الوظيفة خصوصًا التنظيم والقواعد المعمول بها في جهة العمل، أما وصفها بالفن لوجوب تحلّي السكرتير بالذكاء وسرعة البديهة واللباقة في التعامل مع الآخرين، وتحليه بالأخلاق وحسن التصرف في المواضيع المهمة والعاجلة. من تعريفات السكرتير التي تبيّن مهام من يقوم بهذه الوظيفة: الموظف الذي يتولى القيام بمهام الأعمال المكتبية والإدارية المساندة للرئيس؛ مثل حفظ الملفات والمعلومات وأرشفتها، وترتيب المواعيد والاجتماعات واستقبال الزوار والمراجعين، ومعالجة الاتصالات وأعمال المكاتبات. مساعد إداري يتمتع بصفات شخصية مميزة، وإتقان مهارات إدارية متخصصة تُظهر قدرته على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر ، ولديه القدرة على حسن التصرف والمبادرة لاتخاذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له. النشاط التطبيقي من خلال مفهوم السكرتير في اللغة العربية أمينًا للأسرار، وتعريفات مفهوم السكرتير والسكرتارية ومهامها، بالتعاون مع زملائك بين مدى ارتباط سرية الأعمال بالأدوار التي يقوم بها السكرتير وتجعله محل ثقة مديره في العمل. الهدف الثاني أهمية السكرتارية أن يكون الطلبة قادرين على توضيح أهمية السكرتارية. شهدت أعمال السكرتارية مع ازدهار عصر تقنيات المعلومات تطوّرًا كبيرًا سواء من حيث التعامل مع الملفات، أو من حيث النشاطات المتعلقة بالاتصال والتواصل التي واكبت تغيّرات العمل الإداري الحديث ومتطلباته، وأصبحت ركيزة أساسية في هياكل التنظيم الإداري يصعب الاستغناء عنها، وقد ازدادت أهمية السكرتارية لما للعمل المكتبي من دور مهم في أعمال المنظمات بمختلف نشاطاتها. 171 وزارة التعليم

تتمثل هذه الأهمية في الآتي: 1 3 2 رفع الأعباء عن الرؤساء بأداء الأعمال المكتبية. إمداد الرؤساء بالمعلومات والبيانات التي تساعدهم على اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. تأمين كافة الاتصالات للجهات المعنية داخل المؤسسة وخارجها. 4 العمل على انسياب العمل المكتبي وتدفقه. النشاط التطبيقي بالنقاش مع زملائك، ما أهمية الأدوار والأعمال التي يقوم بها السكرتير في مدرستك؟ الهدف الثالث - أن يكون الطلبة قادرين على تعداد أنواع السكرتارية. أنواع السكرتارية: يمكن تقسيم أنواع السكرتارية وفق الجهة التي تُقدم لها هذه الوظيفة إلى أربعة أنواع هي: 172 1 السكرتارية العامة. 2 3 4 السكرتارية الخاصة. السكرتارية المتخصصة. السكرتارية التنفيذية وزارة التعليم

أولا: السكرتارية العامة: هي الإدارة التي تختص بتقديم الخدمات باستمرار؛ مثل تنظيم الاتصالات الكتابية، وحفظها واسترجاعها ، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والتصوير والنسخ. ثانيًا: السكرتارية الخاصة تتمثل العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين؛ مثل تلخيص المقالات، وتنظيم المقابلات، واستقبال الزائرين والإعداد للاجتماعات. ثالثًا: السكرتارية المتخصصة: تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يطلبها المديرون في المجالات المتخصصة التي تحتاج إلى تحليل ودراسات معينة؛ كالنواحي الهندسية والطبية والقانونية رابعًا: السكرتارية التنفيذية هي ذلك الجهاز من العاملين لتنظيم العمل الإداري في مكاتب المديرين والرؤساء، ومساعدتهم في إنجاز وأداء أعمالهم، وهي من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري للمنظمات. النشاط التطبيقي من خلال البحث في مصادر المعلومات عن الهياكل التنظيمية لإحدى المنظمات ما الوحدة الإدارية التي تقوم بمهام السكرتارية المتخصصة. 173 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

نشاطات مقترحة زر سكرتيرا في إحدى المنظمات، وحدد نوع السكرتارية والمهام التي يقوم بها، ثم قدم ما توصلت إليه في عرض تقديمي وأعرضه على زملائك. التقويم أجب عن الأسئلة الآتية: هل السكرتارية مهمة؟ وضح ذلك. 174 اذكر أنواع السكرتارية. ضع علامة ( ) أمام الجملة الصحيحة وعلامة (X) أمام الجملة غير الصحيحة لما يأتي: السكرتارية المتخصصة تتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين. من المهارات العملية للسكرتير هي التحصيل العلمي في مجال السكرتارية. - تسهل السكرتارية العمل على الرؤساء، وتساعدهم على أداء أعمالهم والقيام بمهام العمل المختلفة. ( وزارة التعليم