قضايا التوريد والخدمات اللوجستية للفعالية - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

| عرض سيرك "دو" "سوليه احتفاء باليوم الوطني في استاد الملك فهد الدولي في الرياض. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها دروس الفصل 1.8 2.8 قضايا التوريد والخدمات اللوجستية للفعالية 3.8 الإغلاق والتقييم والأثر عمليات الفعالية

مع اقتراب موعد الفعالية المخطط لها ، يزداد عبء العمل على مدير الفعالية، فيقدم طلبات للحصول على المعدات والتسهيلات والموارد والخدمات. وتمثل الخدمات اللوجستية التي تضمن وصول جميع هذه العناصر في الوقت المناسب إلى الفعالية الفعالية. جهدًا كبيرًا من مدير ا بالإضافة إلى ذلك، يلزم مدير الفعالية التأكد من وجود عدد كاف من الموظفين المستعدين للعمل، ومراعاة . جميع وظائف الدعم الضرورية ، ووضع الخطط للتخفيف من أي مخاطر. وتُعد كل هذه العوامل حاسمة لنجاح فعالية ما، وينبغي أن تمثل تتويجًا لعدة أشهر ( على الأقل من التخطيط الدقيق. لماذا من المهم الاستعداد بعناية لعمليات الفعالية؟

414 1.8 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa قضايا التوريد والخدمات اللوجستية للفعالية أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على 1.1.8 شرح معنى الخدمات اللوجستية والتتابع الزمني للفعالية. أهمية المرافق والموارد التقنية المختلفة المطلوبة لنجاح الأماكن 2.1.8 توضيح والفعاليات العصرية. 3.1.8 توضيح أهمية تطابق خدمات تقديم الطعام والضيافة مع متطلبات مختلف أنواع الفعاليات. 4.1.8 مناقشة تأثير الخدمات اللوجستية والتتابع الزمني عند إدارة التوريد والنقل والتوزيع في الفعاليات. المصطلحات الرئيسة بنية تحتية لفعالية سلسلة التوريد جدول إنتاج فعالية تتابع زمني خلفية إدارة الفعاليات Event Infrastructure Supply Chain Event Production Schedule Sequencing Backdrop

هدف التعلم 1.1.8 الخدمات اللوجستية والتتابع الزمني Logistics and Sequencing كما شُرح في الفصل 4 تشير الخدمات اللوجستية إلى عملية التخطيط والتنظيم للتأكد من تسكين الموارد في أماكن الحاجة إليها في الوقت المناسب. فتتطلب الحصول على الموارد وتخزينها ونقلها إلى وجهتها النهائية، وتمثل الخدمات اللوجستية جانبًا مهما من جوانب إدارة الفعاليات. فمثلًا لا يحب الناس عادةً الانتظار، لذلك يمكن أن تؤثر الخدمات اللوجستية السيئة مباشرةً على إرضاء الزوار والضيوف في أي فعالية. لذا يتعين وضع العوامل البسيطة مثل توافر دورات المياه في الاعتبار: إذ يؤثر عدد الضيوف المتوقع مباشرةً على عدد دورات المياه المطلوبة. على الرغم من استعداد الضيوف للانتظار لدقائق ، إلا أن قدرتهم الحقيقية على الانتظار تُقاس من خلال صبرهم الذي قد ينفذ خلال فترات الانتظار الأطول، الأمر الذي يؤثر مباشرةً على مستويات رضا الزوار، والذي ربما يكون له تأثير مباشر أو غير مباشر على ملحوظات الزائرين. ورغم أن الملحوظات المباشرة الواردة في شكل استقصاءات أو استبيانات مهمة، إلا أن الملحوظات غير المباشرة على وسائل التواصل الاجتماعي تؤثر تأثيرًا سلبيًّا على صورة الفعالية ومستقبلها. لماذا من المهم طلب العدد المناسب من المقاعد في التخطيط الصحيح لمؤتمر أو منتدى أعمال؟ المتحدثون في منتدى مسك العالمي في الرياض. 415

416 إن قضية السعة اللوجستية مهمة جدًّا خاصة في الفعاليات العالمية واسعة النطاق، مثل منتدى مسك العالمي في الرياض؛ الذي هو فعالية رائدة بقيادة الشباب تنظمها مؤسسة مسك غير الربحية التابعة لسمو الأمير محمد بن سلمان. والهدف من تلك المؤسسة هو جمع ) القادة والمبدعين والمفكرين الشباب مع مبتكرين من جميع ا أنحاء العالم ذوي خبرات عالية وذلك لإجراء محادثات ثرية يمكن للحاضرين مشاهدتها والمشاركة فيها ، ويسجل حوالي 40,000 شخص لحضور هذه الفعالية كل عام. من المرجح أن تتطلب فعالية بهذا الحجم بنية تحتية هائلة كي تتكلل مجرياتها بالنجاح. وتشمل البنية التحتية للفعالية Event Infrastructure المعدات والهياكل الأساسية المطلوبة لعمل فعالية أو مؤسسة. وتتضمن المتطلبات الأسوار ومسارح العرض ومرافق تقديم الطعام وتوفير مياه الشرب وكابلات البيانات والكابلات الكهربائية، وينبغي أخذ كل هذه الأمور في الاعتبار خلال مرحلة الإعداد وتثبيتها قبل افتتاح الفعالية مباشرةً. تختلف الخدمات اللوجستية والبنية التحتية باختلاف الفعالية وأنواعها، وتتطلب الفعالية المنظمة في حديقة تخطيطًا أكثر تفصيلًا للموقع حيث يلزم إنشاء خدمات عديدة (مثل خيمة الإسعافات الأولية، وأكشاك الاستعلامات، وأكشاك التذاكر، ومنطقة الكواليس، ومكتب (الموقع) ، وهذا كله ينطوي على إنشاء مرافق مؤقتة. الخدمات اللوجستية Logistics تمثل الخدمات اللوجستية أهمية بالنسبة للفعاليات بسبب الحاجة إلى ضمان توفير الموارد المناسبة لموقع معين في وقت محدد . وبدون التخطيط الدقيق لهذا النشاط لا تصل الإمدادات اللازمة لإقامة الفعالية بطريقة صحيحة. وبالتالي، فإن إدارة شبكة الأفراد والشركات المشتركين في إنشاء منتجات وخدمات وتقديمها، والتي تُعرف باسم سلسلة التوريد Supply chain ، تعد مهارة حيوية لمدير الفعالية. كلما اقترب الموعد النهائي لإقامة الفعالية تضاءلت القدرة على إجراء تغييرات كبيرة دون الحاجة إلى إنفاق كميات هائلة من المال والجهد. وأحد التحديات التي يواجهها منسقو الفعاليات إذا لم تصل المواد أو الإمدادات أو الموارد على نحوٍ صحيح للفعالية، هو ندرة وجود وقت كاف لإعادة ترتيبها أو استبدالها. التتابع الزمني Sequencing تعتمد فاعلية مرحلة التنفيذ على عدة عوامل مترابطة منها وجود نظام واضح ومنظم وتواصل جيد؛ وهذا للتأكد من فهم جميع المعنيين لدورهم وكيفية التناسب إدارة الفعاليات

مع الصورة الأكبر، ويرتبط بذلك الترتيب الذي تُنفذ كافة خطوات العملية وفقًا له. ويشير جدول إنتاج الفعالية Event Production Scheduler إلى مخطط العمل المزمع تنفيذه بترتيب زمني لضمان التحضير الملائم للفعالية، ويمثل الجدول أداة مفيدة لمديري الفعاليات للمساعدة على تحقيق التتابع الزمني Sequencing؛ مما يعني إدماج عناصر في ترتيب معين. تضم الخدمات اللوجستية للتتابع الزمني المبين في الشكل 8-1 العناصر المختلفة التي ورد ذكرها سابقا أو التي سترد لاحقًا في هذا الكتاب في تتابع زمني واحد يتبع خطًا زمنيًّا. الخطوة 1 الأهداف الخطوة 2 التخطيط الخطوة 3 التنظيم والإعداد أنشطة التطوير الإعداد والمواعيد النهائية الجداول الزمنية / جداول التحضير الخطوة 4 البحث عن المكان ترتيبات تحضير المكان طلبات الترخيص والتصاريح / الحجز وجهات الاتصال تحليل المخاطر إعداد إجراءات الطوارئ الخطوة 5 وظائف الخدمات اللوجستية والتوريد إمدادات الطاقة والمرافق الخاصة عناصر التوريد المتخصص / تأجير المعدات / طلب الطعام والشراب / تأجير المفروشات والزي الرسمي / اللافتات / المتطلبات السمعية والبصرية / الخلفية والإعداد المسرحي / الأمن / لوازم الديكور/ غرف الملابس / المرافق العامة وطاقم العمل تنفيذ الفعالية الخطوة 6 العمليات والتحكم والعمل الاتصالات وحل المشكلات على مدار اليوم التصفية / الآثار الخطوة 7 الإغلاق: التقييم والتعليقات والتسجيل الرفض التخلص من المعدات والخدمات التنظيف / تجديد إبراء ذمة العقود والمدفوعات تسليم الموقع تشمل الخطوات الأربع الأولى في هذا التتابع الزمني التخطيط والإعداد الضروريين قبل تجهيز الفعالية بما في ذلك من حرص على كتابة جميع العقود وتسليمها وتوقيعها، الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها الشكل 8-1 الخدمات اللوجستية للتتابع الزمني في فعالية 417

418 والحصول على جميع التصاريح الضرورية والقيام بالإجراءات اللازمة للتمكن من إقامة فعالية آمنة وناجحة. أما الخطوتان التاليتان فتدوران حول الفعالية ذاتها فليس التخطيط للفعالية وحجز وظائف الدعم المختلفة اللازمة هما العنصران المهمان الوحيدان لنجاح الفعالية، فإدارة العناصر المختلفة وتسليمها وتركيبها قبل تنفيذ الفعالية عناصر لها القدر نفسه من الأهمية. تتناول المرحلة النهائية مرحلة الإغلاق الفعال للفعالية، والغاية منها هي ضمان تأمين الأثر الإيجابي الذي تتركه الفعالية. بالإضافة إلى ذلك، توفر هذه المرحلة فرصة لتقييم العناصر التي بالإمكان تحسينها خلال إقامة الفعالية نفسها بنسخة جديدة في المستقبل، وكيفية تعامل أعضاء فريق العمل مع أي مشكلات غير متوقعة صادفوها . نقطة تحقق لماذا تعد المعرفة والفهم اللوجستي أمرًا حيويًّا لمدير الفعالية؟ ☑ هدف التعلم 2.1.8 التسهيلات والموارد التقنية المطلوبة للفعاليات العصرية Technical Facilities and Resources Required for Modern-Day Events حقق التطور التقني تقدمًا سريعًا في ترفيه الجمهور. منذ 30 عامًا كان أعلى مستوى من التقنية هو جهاز عرض فيلم، واليوم تُستخدم مجموعة كاملة من طرائق العرض تتراوح من جهاز عرض ليزر إلى شاشة كمبيوتر محمول وسيكشف هذا القسم الموارد التقنية المختلفة المطلوبة للفعاليات العصرية. الموارد التقنية Technical Resources العرض والعروض التقديمية Display and Presentations أصبحت الموارد التقنية التي يُتوقع أن يوفرها منسقو الفعاليات والأماكن أكثر تطورا إلى الحد الذي جعل منسقي الفعالية يستعينون بمصادر خارجية، مثل شركات الإنتاج أو شركات الوسائط المتعددة لتلبية احتياجات العملاء عالية التقنية. إدارة الفعاليات

وكلما كانت الفعالية أكبر وأكثر أهمية، زادت احتمالية الحاجة إلى المتخصصين، خاصةً وأن مديري الفعاليات ليس لديهم معرفة كافية بأحدث التطورات التقنية في المجال. تشمل الوسائط المتعددة الفيديو، والنصوص والرسومات المنشأة بواسطة الكمبيوتر ، ونقل الصور من المصادر الرقمية، وإدخال الصوت أو الفيديو في العروض التقديمية. عمليات الاتصال Communications شهدت التطورات السريعة في الاتصالات استخدامًا متزايدًا لمؤتمرات الفيديو في الفعاليات واسعة النطاق، وذلك باستخدام أدوات مؤتمرات الفيديو الافتراضية التي تسمح للمتحدثين بالتحدث وبتقديم عروضهم المرئية من أماكنهم وبشكل افتراضي باستخدام تطبيقات الاتصال المرئي الافتراضية ولضمان عمل شبكة ومرافق الاتصالات، بما فيها شبكات الهاتف المحمول و شبكة Wi-Fi آمنة و متاحة للجميع، فهناك حاجة لإشراف خبراء مختصين في الاتصالات. إذا كانت الفعالية ضخمة وتُعقد في مكان يشبه ساحة، فربما تكون هناك حاجة للسماح بالاتصال بين الفنيين والمنسقين. ويجب على مسئول الخدمات اللوجستية إعداد قائمة جهات الاتصال لكل منها على المستوى الداخلي والخارجي عند التخطيط لتوفير الاتصالات. ويكون هذا نوعًا من دليل الهاتف" للفعالية لتتبع المعلومات من مصادر مختلفة عديدة، وينبغي إنشاؤه أثناء إقامة الفعالية. ما أنواع الوسائط المتعددة المتوقع مشاهدتها في فعالية معاصرة؟ 419

الصوت Sound على عكس الحال في الفعاليات الصغيرة، فإن الحاجة إلى أنظمة الصوت حاجة ملحة في الفعاليات الكبيرة . وتشمل معدات أنظمة الصوت الميكروفونات ومكبرات الصوت وصولًا إلى مضخمات الصوت، وهي وحدها غير كافية للفعاليات التي تُقام حاليا. والحاجة إلى أنظمة الصوت ليست من أجل تمكين الجمهور من السماع فحسب، بل هناك حاجة إليها من أجل حل مشكلات تتعلق باحتياجات نظام الصوت، مثل: المزامنة والتواصل مع الأدوات المرئية وعروض الوسائط المتعددة، ومجموعة الأدوات المصاحبة، وتوفير الأجواء، وتوفير مجموعة كاملة من التحفيز السمعي للجمهور في الفعالية. رغم أن الأماكن الكبرى عادةً ما تكون مجهزة بمعدات صوت حديثة، إلا أن جميع الأماكن الأصغر ليست مجهزة تجهيزا جيدًا. ويتعين على المنظمين الراغبين في توفير صوت عالي الجودة استئجار المعدات للحصول على ذلك. وتستطيع الشركات التي تقدم المعدات توفير حزم المعدات التي لا تشمل أنظمة العناوين العامة (PA) فحسب، ولكن أنظمة الموسيقى الكاملة أيضًا. ونظرًا لتعقيد هذه التقنية، يكون من الضروري توفير حزمة تتضمن استئجار فني صوت. ويلزم توفير الوقت الكافي للأطقم من أجل إعداد الأنظمة (عند إقامة فعالية كبيرة) والحصول على ترددات للاتصالات اللاسلكية للفعالية إذا لزم الأمر. وفيما يتعلق بالموسيقى التصويرية، هناك مسائل متعلقة بحقوق النشر للموسيقى والفيديو؛ وأخرى تتعلق بالموقع، كما ينبغي مراعاة جودة المرافق والصوتيات الخاصة بالمكان. الإضاءة Lighting يجب أن تحقق إضاءة أماكن إقامة الفعاليات أهدافًا عديدة حسب المكان الذي تُقام فيه الفعالية، وذلك كما يلي: • • في قاعات الفعاليات، تتمثل الأهداف الرئيسة في توفير الإضاءة المحيطة، وتسليط الضوء على الفنانين أو المتكلمين، وإضاءة الخلفيات وتحسين الجو. في مناطق الاجتماعات الثانوية، يلزم أن يقدم نظام الإضاءة إضاءة خلفية مناسبة في كافة المناطق العامة وأماكن الدعم، بالإضافة إلى بعض الإضاءة الديكورية خاصة في غرف كبار الشخصيات ومناطق تناول الطعام والردهات. في المناطق الخارجية، لا سيما في مواقف السيارات وحول نقاط دخول وخروج المبنى، ينبغي توفير إضاءة جيدة لضمان شعور الزوار بالأمان. إدارة الفعاليات 420

. يتوجب أن تكون الممرات ودورات المياه والردهات، ومناطق الاستقبال جيدة الإضاءة، على أن تكون الإضاءة معتدلة، ويُعد هذا ضروريا لتمكين التشغيل السليم لهذه المناطق، وضمان السلامة والأمان والحفاظ على أجواء • عامة ممتعة. يتمثل الغرض النهائي من الإضاءة في توفير السلامة ومساعدة الناس على الشعور بالأمان، لا سيما فيما يتعلق بالمخارج وطرق المرور داخل وحول المكان أو الموقع، وهو أمر ضروري ومطلب قانوني. توفير الإضاءة مطلوب في جميع أنحاء الموقع، بدءًا من الأماكن العامة المختلفة وحتى مكان الخروج النهائي. الخلفيات وإعداد المسرح Backdrops and Staging تحتاج الفعاليات المعاصرة إلى الموارد الثلاثة العروض التقديمية و ة، وأنظمة الصوت، والإضاءة لإنشاء خلفية Backdrop ، والتي تشير إلى خلفية أو إعداد يؤثر على المحيط. ونتيجة لذلك، كان هناك اعتماد كبير لتقنيات بناء المشهد المسرحي الرقمي من أجل توفير خلفيات للفعاليات والتي تتطلب عادةً شركات إنتاج مسرحي أو فعاليات متخصصة. ويجب أن نأخذ بالاعتبار مقدار الأموال أو التمويل الذي يمكن توجيهه نحو إعدادات المسرح ومستويات الخبرة والمعدات والإمدادات المطلوبة. الإعداد Setup في كثير من الأحيان يتحمل أعضاء مختلفون من الطاقم الفني مسئوليات عن أجزاء مختلفة من الإعداد، على سبيل المثال، يتحمل بعض الأشخاص مسئولية الإضاءة والتأثيرات، بينما يتحمل البعض الآخر مسئولية الصوت والمسرح، بالإضافة إلى كافة الأشخاص الذين شاركوا في أعمال إعداد المسرح والتجهيز، والنجارة، والأعمال الكهربائية، وما إلى ذلك. ومن خلال الإنتاج واسع النطاق، كثيرًا ما يُفاجأ غير ذوي الخبرة من الأشخاص بالوقت الذي تستغرقه عملية إعداد المسرح ( وتفكيكه) ، والتي تستمر يومين أو ثلاثة أيام لفعالية رئيسة وأسابيع أو أشهرًا لفعالية ضخمة. تمثل الخلفية أو إعداد المسرح مصدر قلق أساسيًّا ، فهو لا يوفر فقط موقع الفعالية الرئيس ولكنه أيضًا المكان الذي تظهر فيه صورة الشركة أو الراعي بوضوح، ومن أمثلة التقنيات الأخرى التي يمكن توظيفها في الفعاليات عروض الليزر والألعاب النارية. نقطة تحقق لماذا تعتبر العناصر التقنية شرطًا أساسيا للفعاليات العصرية؟ الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 421

هدف التعلم 3.1.8 ما نوع الطعام الذي تتوقع وجوده في فعالية مثل الفعالية المعروضة؟ متطلبات تقديم الطعام والضيافة في المناسبات Catering and Event Hospitality Requirements لا يقتصر تأثير اختيار المكان المناسب على آراء الزوار حول تجربتهم ولكن أيضًا على جودة الطعام والشراب المقدم. ويتعين على منسقي الفعالية وضع ذلك في الاعتبار وضمان وجود وقت ومساحة كافيين للفعالية من أجل تقديم الطعام إذا أرادوا تقديمه. على سبيل المثال، تستمر العروض والأنشطة المقدمة والتي تمثل جزءًا من احتفالات اليوم الوطني في المملكة العربية السعودية ساعات عدة. ونتيجة لذلك، ينبغي توفير خدمات تقديم الطعام المناسبة لهذه الفعاليات حتى يتمكن الحضور من الاستمتاع الكامل بتجربة حضورها. وإذا كان الجمهور يحضرون عرضًا موسيقيا يستمر ساعات متواصلة لا يُسمح لهم خلالها بمغادرة مكان الفعالية حتى خلال فترات الاستراحة، فيجب توفير خدمات لهم كأماكن بيع الطعام والشراب في حال رغبوا في تناولهما أوقات الاستراحة. 422 عرض خلال اليوم الوطني، مركز الملك فهد الثقافي، الرياض

أنواع الخدمة Service Types يختلف تنظيم تقديم الطعام كثيرًا ، فهناك بشكل عام خيار القيام بالأنشطة داخل الشركة كما تمارسها إدارات الولائم في أماكن مثل الفنادق، وهناك التعهد بتقديم الطعام خارجيًا كما تمارسه أنواع أخرى من الأماكن بدءًا من القاعات العامة إلى الملاعب الرياضية والمساحات الخارجية. لكل طريقة مزايا وعيوب وربما يكون للطريقة التي توفرها الأماكن للتعامل مع تقديم الطعام علاقة كبيرة بتجاربها السابقة على مستوى الربحية والمرونة والملاءمة متطلبات الضيافة Hospitality Requirements بعد أن يتم الاتفاق على كيفية تقديم الطعام، بين ، يجب النظر في الأمور التالية وتحديدها : • عدد الأشخاص. ، أوقات تقديم المرطبات. الميزانية. الزوار أنفسهم. أحد أمثلة أوجه القصور الرئيسة لتقديم الطعام في الفعاليات هو عدم معرفة أنواع الأشخاص الحاضرين. وهناك اتجاه نحو استخدام قوائم موحدة وعامة والتي تكون غير مناسبة لأنواع معينة من الزوار على الرغم من أنها مناسبة للمطابخ ومنسقي المبيعات. الجمهور الذي يحضر الفعاليات اليوم يتمتع بثقافة طعام وشراب أكثر من أي جمهور في وقت مضى. وتتمحور الخدمات المعروضة اليوم بتقديم الطعام للحضور باستمرار طوال الفعالية بدلا من التقديم التقليدي لوجبات الإفطار والغداء والعشاء. تخطيط خدمات تقديم الطعام Layout of Catering Services توريد الطعام المستمر يعني أن المرافق المخصصة لذلك كمنافذ تقديم الطعام في الموقع أو خيم تقديم الطعام أو المرافق المتنقلة كعربات الطعام والأكشاك المؤقتة، يجب أن تعمل طوال اليوم، وقد يكون افتتاح هذه المرافق أو إغلاقها متدرجًا أو مجدولًا وفقًا للحاجة وأوقات الذروة. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 423

الشكل 8-2 أمثلة لتخطيطات مناطق الجلوس مع رسمي، عند حضور عدد كبير من الأشخاص إحدى الفعاليات، يمكن تقليل الطوابير في منافذ تقديم الطعام بوجود منافذ أصغر تتعامل فقط المشروبات والوجبات السريعة للمساعدة على تقديم الطلب بعيدًا عن بوفيهات تقديم الطعام الرئيسة. ومن المهم التفكير مليا في عدد الأشخاص الذين يمكن لكل منفذ التعامل معهم في وقت واحد ، ويمكن أن تؤدي إضافة المزيد من البوفيهات أو المنافذ إلى تخفيف حدة الزحام وزيادة الإيرادات. عندما تحتوي الفعاليات على عنصر تقديم طعام معين، مثل عشاء يتوجب على المنظمين التأكد من تأمين عدد مناسب من موظفي الخدمة بالإضافة إلى اختيار تخطيط للجلوس في الفعالية يناسب العميل. وتخطيط الجلوس يرتبط بعوامل عدة مختلفة، انطلاقًا من العوامل المادية القاعة وشكلها، وموقع نقاط استمداد الطاقة الكهربائية، إلى العوامل غير المادية مثل ما إذا كانت مجريات الفعالية تتضمن وجود متحدث أساسي أو نقطة تركيز أحادية أو ما إذا كانت مجريات الفعالية تشجع على المناقشة أو تتطلبها. يوضح الشكل -- أمثلة على تخطيطات مناطق الجلوس لأنواع عدة مثل حجم مختلفة من الفعاليات نمط المسرح نمط المأدبة نمط المناقشة يُستخدم للمحاضرات أو المجموعات الكبرى يُستخدم للعشاء والمناقشات التي لا تتطلب توفير مساحة للكتابة الجماعية الصغيرة نمط المربع المجوف الفصل الدراسي 424 ...... • • .. يُستخدم في المؤتمرات والاجتماعات متوسطة الحجم يُستخدم للمحاضرات وبعض الاجتماعات الرسمية إدارة الفعاليات • يُستخدم في المؤتمرات والاجتماعات متوسطة الحجم

يُستخدم تخطيط الجلوس على مدرج المسرح لدى وجود متحدث رئيس يلقي محاضرة، إذ يُتوقع أن يكون عدد الحضور كبيرًا ولكنهم لا يحتاجون إلى تدوين الملاحظات. وهذا التخطيط مفيد نظرًا لارتفاع سعر المساحة وصعوبة توفرها. غالبًا ما يُستخدم تخطيط الجلوس في غرفة الفصل الدراسي للفعاليات التي يحتاج الحضور فيها إلى تركيز انتباههم على متحدث واحد . يتميز هذا التخطيط بتوفر طاولات كي يتمكن الحضور من تدوين الملاحظات. ت إذا لزم الأمر. أما المأدبات فلا تتطلب وجود متحدث رئيس، ويُتوقع من الضيوف أن يختلطوا اجتماعيًا في مجموعات صغيرة. يحفز هذا التخطيط أعلى قدر ممكن من التواصل وإجراء المحادثات الودية. أسئلة التخطيط الهامة Important Planning Questions هناك عدة عناصر مختلفة على المنظم وضعها في الاعتبار عند التخطيط لتقديم الطعام. . هل تقدمت بطلب للحصول على تراخيص بيع المواد الغذائية واستلامها (من الأكشاك مثلا )؟ هل توجد مساحة كافية لتخزين وإعداد وتقديم خدمة الطعام والشراب؟ وأي معدات ضرورية؟ هل يمكن الوصول إلى هذه المناطق بسهولة ؟ هل لديهم الخدمات اللازمة ويلتزمون بلوائح النظافة الصادرة عن هيئة الغذاء والدواء السعودية؟ ما أوقات الإعداد والافتتاح، والإغلاق، والمغادرة؟ ما ترتيبات التنظيف والإزالة الموجودة؟ هل توجد معايير اختيار لمجموعة من مقدمي خدمات تقديم الطعام؟ ما الترتيبات المتاحة لهم للدفع مقابل وضع أكشاك الطعام؟ تكوين قائمة الطعام Menu Composition إن تكوين قائمة الطعام ونطاق الطعام المقدم مهمان ليس فقط من حيث القائمة نفسها ولكن من حيث مناسبتها لإمكانات المكان أيضًا. على سبيل المثال، قد يتم اقتراح مجموعة من الأطباق ذات الأسعار الفردية على المنظم، الذي يختار بعد ذلك مجموعة تناسب ملف تعريف الزائر المحتمل بناءً على فهمه للأسلوب وما يحبه الجمهور وما لا يحبه. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 425

| وقد لا يدرك جميع المنظمين التفضيلات، ربما بسبب نقص البحث، وغالبًا ما يختار المنظمون الأطباق التي يحبونها ليجدوا أن الزوار ينتقدون سوء تقديرهم. وبالتالي، فإن تكوين القائمة ليس مجرد مسألة فنية، ولكنه أيضًا سؤال جاد يتعين على المنظمين طرحه على أنفسهم. العوامل التي تحدد خيارات المرطبات Factors Determining Refreshment Choices كثيرًا ما يكون للتوفير الناجح للمرطبات المقدمة تأثير مباشر على الفعالية كما هو مذكور أعلاه. ولهذا السبب، من المهم لمقدمي الفعاليات والمنظمين فهم ما يأتي: . • • عدد الزوار الحاضرين والمتوقع أن يشتروا المرطبات، وعدد فرص تقديم المرطبات خلال زيارة الفعالية. عدد الموظفين أو الطاقم الذين يجب توفير الطعام لهم، وفي أي وقت. تفاصيل حول مجموعة الزوار نفسها، مثل: - من هم الزوار؟ - الاهتمامات الغذائية العادية وأنماط تناول الطعام. - الفئة العمرية. - التوازن بين الجنسين. - الاحتياجات الغذائية الخاصة (مثل النباتيين). . وجود ميزانية للمرطبات، أو إذا كانت التذكرة لا تشمل الطعام. الخبرة والقدرة اللتان يتمتع بهما طاقم تقديم الطعام. • نوع مرافق تقديم الطعام وسعة التخزين والمعدات المتوفرة في المكان. • إمكانية إحضار الطعام والشراب من الخارج من عدمه، وكيف يتم إحضاره. ما المرافق والخدمات الرئيسة المتوفرة في الموقع. • 426 نقطة تحقق لماذا يعتبر الطعام عاملا مهما في معظم الفعاليات؟ إدارة الفعاليات

هدف التعلم 4.1.8 إدارة التوريد والنقل والتوزيع Managing Supply, Transportation and Distribution تشمل الخدمات اللوجستية في سياق الفعاليات أنشطة مثل توريد المواد والخدمات والمعدات والمؤن، ووصول الزوار ومغادرتهم، وإصدار التذاكر والاستفسارات، وتدفق الأشخاص، والفنانين وطاقم العمل في المكان وحوله. التحضير Preparation يعتمد التحضير للفعالية وافتتاحها وتشغيلها على إيصال جميع العناصر إلى المكان المناسب في الوقت الملائم ضمن مجموعة من المواعيد النهائية. وعند إقامة الفعاليات من قبل شركات إدارة محترفة، ستحتفظ هذه المنظمات بقاعدة بيانات إلكترونية تحتوي على القوائم العامة للإمدادات والموردين المستخدمين في الفعاليات السابقة، والتي يمكن تكييفها بسهولة وفقًا للاحتياجات الخاصة للفعالية التي يتم إعدادها حاليًّا. ويمكن طلب الإمدادات وفحص عمليات التسليم عادةً في نقطة وصول مركزية ومن ثم تُوزع الإمدادات حسب الحاجة إلى أجزاء الموقع التي تحتاج إليها. ستشارك شركات متعددة في الفعاليات الرئيسة أو الضخمة وسيكون تكامل العملية بأكملها مهمة كبيرة. وربما يضم المعرض التجاري 20 أو 30 شركة توفر خدمات تقديم الطعام للزوار أو أجنحة للضيافة والتي ينبغي إعدادها وتزويدها بانتظام ومن ثم تفكيكها في نهاية الفعالية. التخطيط Planning يستغرق التخطيط المسبق أشهرًا أو سنوات في حالة الفعاليات الضخمة، مثل كأس العالم لكرة القدم (FIFA) ؛ وفي هذه المرحلة من الضروري أن يبدأ التخطيط والترتيب بالتفصيل. ومع اقتراب بداية الفعالية، هناك حاجة إلى وقت لإعداد الموقع للقيام بمهامه، مثل إقامة الأجنحة أو الملاعب وتوفير المنافع، فضلًا عن تنظيم مرافق النقل. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 427

ما القضايا اللوجستية التي من المحتمل أن تكون متضمنة في تخطيط احتفالات يوم التأسيس ) اسيس وتنفيذها ؟ 428 احتفالات يوم التأسيس – الرياض. التوزيع Distribution من الضروري التأكد خلال الفعالية من سلاسة عملية توزيع السلع والخدمات، ويتعين أن يكون لدى مسئول الخدمات اللوجستية قائمة تفصيلية بمن ينبغي للمورد الاتصال به في حالة وصول العناصر الخاطئة عند التسليم. ويجب أن يكون لدى مسئول الخدمات اللوجستية قائمة بالموردين البديلة في المنطقة المحلية في حالة حدوث مشكلات خطيرة، مثل عمليات التسليم الفاشلة أو ظهور عدد . أكبر من الزائرين أو الطلب المتوقع. يستلزم مراعاة الخدمات اللوجستية لإعادة الإمداد طرح عدة أسئلة من قبيل: ما مقدار المخزون الذي يحتفظ به كل كشك أو مطعم ؟ كم مرة تحتاج مرافق تقديم الطعام إلى إعادة التخزين ؟ ومتى يلزم إعادة تخزينها؟ إذ لا يود الضيوف الانتظار نقاط تقديم الطعام الخالية، ولا يريدون حتى التفكير في أنهم سيضطرون لتفادي شاحنات إعادة الإمداد في منطقة للمشاة. تعد الاعتبارات المتعلقة بالتوزيع أمرًا حاسمًا عندما يتعلق بالفعاليات واسعة النطاق، مثل احتفالات يوم التأسيس الذي تقرّر أن يكون يوم إجازة رسمية في المملكة العربية السعودية في العام 2022 . ويتوافد الحضور بالملايين إلى فعاليات أسيس في مدن مختلفة في أنحاء المملكة. وسيتعين على منظمي الفعاليات التأكد من بقاء مرافق تقديم الطعام مملوءة بشكل آمن في الأوقات كلها. يوم

الإغلاق Close-down يُعد إغلاق الفعالية مهمة لوجستية رئيسة فربما يكون من الضروري إزالة البضائع والمعدات وتخزين العناصر القابلة لإعادة الاستخدام أو إعادة تدوير العناصر التي لا يمكن الاحتفاظ بها. وتماشيًا مع أفضل الممارسات المستدامة، فمن الضروري أيضًا تنظيف الموقع وإعادته إلى حالته الأصلية في كثيرٍ من الأحيان، وينبغي أن يتم كل ذلك وفقًا لجدول زمني منظم بعناية. نقطة تحقق لماذا من المهم التفكير في الخدمات اللوجستية عند إغلاق الفعالية؟ مهارات إدارة الفعاليات العمليات والخدمات اللوجستية للفعالية معرض ريستاتكس العقاري هو فعالية متكررة تُعقد في مركز الرياض الدولي للمؤتمرات والمعارض كل فصل ربيع ( في شهر مارس) ويهدف إلى جمع كافة الأشخاص المهتمين بالعقارات، بما في ذلك المطورون والمسوقون والممولون والمستثمرون والمشترون تحت سقف واحد. فضلا عن إبراز دور القطاع العقاري في الجهود المبذولة لتنويع مصادر الاستثمار كأحد أهم أهداف رؤية السعودية 2030 ، فهو مكان يمكن للعائلات والمواطنين أن يجدوا فيه الحلول التمويلية التي تمكنهم من شراء المنازل الخاصة. تعد الفعالية عنصرًا أساسيًا في التقويم الإعلامي، إذ يتوقع حضور 35,000 شخص لهذه الفعالية التي تستمر أربعة أيام والتي ترعاها أكثر من 25 مؤسسة فردية. طور مهاراتك اشرح مشكلات الخدمات اللوجستية والإمدادات الرئيسة التي يواجهها منظم الفعالية عند التخطيط للضيافة لهذه الفعالية. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 429

430 1.8 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. أي مما يلي لا يتعلق بالخدمات اللوجستية للفعالية؟ .j توريد المواد والخدمات. ب. التخلص من المعدات والمخصصات الفائضة. ج. وصول الزائرين ومغادرتهم. د. تسعير التذاكر والمواد الاستهلاكية. 2. أي مما يأتي ليس مثالاً عن الأسئلة الأساسية ونقاط البداية لتحديد متطلبات الضيافة؟ أ. عدد الزائرين. ب. الميزانيات المتاحة. ج نوع الزائر المتوقع. د. أذواق منظم الفعالية. التفكير الناقد 3. لماذا من المهم التأكد من مراعاة التتابع الزمني لعناصر الفعالية بعناية؟ 4. كيف يؤثر اختيار أصناف طعام لا تتوافق وطبيعة جمهور الفعالية على سمعة الفعالية؟ وكيف يمكن أن يؤثر ذلك على نجاح الفعالية على المدى الطويل؟ إدارة الفعاليات