عمليات الفعالية - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

粥 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa عمليات الفعالية 2.8 أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على 1.2.8 مناقشة أهمية إدارة المخاطر والتخطيط الطارئ للفعاليات. 2.2.8 تحديد احتياجات التوظيف بما يتماشى مع المتطلبات والأهداف والغايات التنظيمية. 3.2.8 شرح القضايا التي تتضمنها إدارة عمليات فعالية ستبدأ أو بدأت. المصطلحات الرئيسة خطر محتمل موظف السلامة تخطيط لحالات الطوارئ تخطيط السيناريو تصريح ترخيص تشريع Hazard Safety Officer Contingency Planning Scenario Planning Permit License Legislation إجراءات بروتوكولات إدارة بالتجول تمهيد قبيل البدء معايير الأداء Procedures Protocols Management by Walking Around Bump-in Performance Standards الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 431

432 هدف التعلم 1.2.8 إدارة المخاطر والتخطيط لحالات الطوارئ Risk Management and Contingency Planning تتضمن إدارة المخاطر التنبؤ بالمخاطر وتقييمها واتخاذ الإجراءات لتقليل تأثيرها ؛ فهي العملية التي يتم من خلالها توقع المخاطر المعقولة" ومعالجتها، وتُعد أمرًا مهما لكلِّ من تطوير مفهوم الفعالية والتخطيط لها. لماذا يؤدي تغيير عنصر عندما يقترب موعد افتتاح الفعالية إلى زيادة خطر الفشل ؟

المخاطر هي احتمال حدوث ضرر ناشئ عن خطر محتمل، والخطر المحتمل Hazard هو أي مصادر محتملة للجروح أو الأمراض أو الضرر أو الأذى للناس أو الممتلكات أو البيئة. تنقسم المخاطر إلى أربع مجموعات تقريبًا، كما يوضّح الشكل 8-3. المخاطر الاقتصادية ( مثل الخسائر المالية أو عدم وجود تمويل أو منح دعم) مخاطر السمعة ( كأن يكون للموقع أو المكان أو لفعالية سابقة مشابهة سمعة سيئة ) المخاطر مخاطر الأداء ( مثل فشل فعالية بسبب عدم حضور الفنانين المتفق معهم أو منافسيهم) المخاطر المادية خطر على الجمهور أو المشاركين؛ أو مشكلات الصحة والسلامة؛ أو الأزمات والجرائم والصعوبات الأمنية) الشكل 8-3 المجموعات الأربع الرئيسة للمخاطر إدارة المخاطر Risk Management تتضمن إدارة المخاطر تحديد وتحليل احتمالية المخاطر المتوقعة وعواقبها مثل التهديدات على صحة وسلامة الموظفين والحاضرين، أو عدم مساهمة المتطوعين بالوقت المتوقع، أو قرار الراعي بالانسحاب في اللحظة الأخيرة. نهج إدارة المخاطر هو الأساس ليس لإدارة السلامة فقط بل لإدارة أي خطر يمكن أن يؤثر على استكمال الخطة بحلول تاريخ الاستحقاق. ويتعلق أحد أهم المخاطر بالالتزام بالقانون، إذ يمكن إغلاق فعالية أو تغريمها إذا كانت تنتهك القوانين واللوائح في مجالات مثل إدارة النفايات. وقد يخفف التواصل الفعال مع المجالس والهيئات الحكومية وخدمات الطوارئ من هذا النوع من المخاطر؛ مما يعني أنهم سيحاولون التقليل من مستوى أو مدى الخطر. عملية تقييم المخاطر The Risk Assessment Process إدارة المخاطر هي . عملية من خمس خطوات كما هو موضح في الشكل 8-4. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 433

الوعي بالمخاطر تحليل المخاطر تقييم المخاطر إدارة المخاطر الشاملة آليات التحكم بالمخاطر الشكل 8-4 عملية إدارة المخاطر الشكل 8-5 مصفوفة القرار للاستجابة للمخاطر 434 يمكن تقسيم هذه الخطوات على النحو التالي: • • • الوعي بالمخاطر: تحديد السياق ومحاولة توقع أنواع المخاطر التي يمكن أن تظهر. تحليل المخاطر: تحديد النتائج المحتملة لعامل الخطر. تقييم المخاطر: تحديد شدة المخاطر، أي ما إذا كانت أولية أو ثانوية. إدارة المخاطر الشاملة تحديد المسئول عن إدارة المخاطر في كل مرحلة والتأكد من أن لديه خطة عمل مناسبة سيتبعها. . آليات التحكم بالمخاطر وضع سياسات وإجراءات لإدارة المخاطر التي حددت وتخفيف تداعياتها. تتيح هذه العملية للمدير تحديد المخاطر وتصنيفها بحسب أولوياتها، واتخاذ خطوات لمنع حدوث المشكلات ووضع خطط للطوارئ في . حالة . حدوث مشكلات. الاستجابة للمخاطر Responding to Risk ما إن تُحدّد شدة المخاطر واحتمالية حدوثها ، يمكن اتخاذ أحد الإجراءات الأربعة الموضحة في الشكل 58 0 التحويل الاحتفاظ شدة الخطورة 10 0 التقليل 10 الاحتمالية السيطرة • فيما يتعلق بالمخاطر ذات العواقب الوخيمة، هناك خياران يمكن تحويل التعامل مع المخاطر إلى كيان آخر من خلال بوليصة تأمين. ذلك هناك اعتباران يلزم مراعاتهما مقدار تكاليف التأمين والعواقب المترتبة على ذلك، مثل فقدان السمعة. ومع إدارة الفعاليات

يمكن تقليل المخاطر من خلال إزالة النشاط المحفوف بالمخاطر تماما أو استبداله بنشاط آخر تكون له نتائج مماثلة ولكن عواقبه أقل خطورة. بالنسبة للمخاطر ذات الخطورة الأقل، هناك خياران: يمكن الاحتفاظ بالنشاط الذي يتضمن عنصر مخاطرة، لأن التخلص من المخاطر قد يؤدي أحيانًا إلى عواقب أسوأ بكثير. يمكن السيطرة على المخاطر من خلال عمليات إضافية، مثل زيادة مستويات الأمان والتي تقلل من التمتع بالنشاط الأساسي ولكنها تسمح باستمراره. السيطرة على المخاطر Controlling Risk للسيطرة على المخاطر، من المهم تحديد المخاطر المحتملة واتخاذ خطوات لتقليلها أو التخفيف منها وهناك خياران متاحان لهذا. نماذج تقييم المخاطر Risk Assessment Forms تساعد نماذج تقييم المخاطر على عرض مستوى المخاطر بموضوعية (انظر الشكل 8-6) . الشكل 8-6 مثال عن نموذج تقييم المخاطر الفعالية البطولات الإقليمية الشرقية لتحليق الطائرات الورقية الموقع: ملعب كرة قدم محلي تاريخ هذا التقييم: 20 مارس 2023 1 2 3 4 5 تاريخ الفعالية: 10 و 11 يونيو 2023 تصنيفات المخاطر الأشخاص المعرضون للخطر أ - النتيجة الأسوأ ب - الاحتمالية التصنيف الخطر الموظفون المقاولون الآخرون الجمهور طفيف كبير خطير نادر محتمل ممکن ألاب 3 2 1 3 2 1 إصابة المشاهد بالكرة 2 إصابة لاعب كرة 2 قدم بطائرة ورقية إصابة مشاهد 4 بطائرة ورقية ازدحام ساحة 1 ہے الفعالية ازدحام خيمة 2 تقديم الطعام الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 435

436 تقييم المخاطر عملية مستمرة ، فعند شعور أي شخص بالخطر أثناء حدوث النشاط، يجب أن يكون قادرًا على الإبلاغ عن هذا الخطر والتعامل معه على الفور. مصفوفة تحليل المخاطر Risk Analysis Matrix نقطة البداية لإعداد خطط وإجراءات الطوارئ، هي استخدام مصفوفة تحليل المخاطر لتحديد مستوى المخاطر للخيار المحدد ( انظر الشكل 8-7) . الشكل 8-7 مصفوفة تحليل مصفوفة تحليل المخاطر النتيجة الاحتمالية المخاطر 1 غير مهم 2 طفيف 3 متوسط 4 كبير 5 كارثي أ شبه مؤكد H ب محتمل ج ممکن د غير محتمل E E E H E E H H M E E M M L L H M L L H H L L L هـ نادر مفتاح ( مستويات الخطر ) L = منخفض M = متوسط H = مرتفع E = شدید يمكن استخدام مصفوفة تحليل المخاطر لتحديد ما إذا كان مستوى المخاطرة المرتبط بالخيار منخفضًا أو متوسطًا أو مرتفعًا أو شديدًا. • إذا كان مستوى الخطر منخفضًا ، فهذا يدل على أن احتمالية الفشل وعواقبه منخفضة وقد لا تحتاج إلى تخطيط كثير لحالات الطوارئ. . إذا كان مستوى الخطر شديدًا، تكون احتمالية الفشل وعواقبه عالية ويجب اتخاذ قرارات بشأن ما إذا كان الخيار المحدد أمرًا حيويًّا ، كما ينبغي التحكم في المخاطر وتقدير ما إذا كان الأفضل إلغاء الخيار وتحديد خيار بديل. لهذا السبب، يتعين أن يكون لجميع الفعاليات موظف سلامة Safety Officer يكون من اتباع بروتوكولات الصحة والسلامة وهو موظف لديه السلطة مسئولا عن ا التأكد. لإيقاف نشاط في مكان تنفيذه أو طلب موارد ضرورية لحل مشكلة تتعلق بالسلامة، ولديه قوائم جهات اتصال فريق الفعاليات وخدمات الطوارئ وخدمات الدعم. إدارة الفعاليات

التخطيط لحالات الطوارئ Contingency Planning التخطيط لحالات الطوارئ Contingency planning أداة إدارية تستخدم لتحليل تأثير المخاطر المحتملة على الفعاليات، لوضع ترتيبات كافية ومناسبة مسبقًا للاستجابة في الوقت المناسب وبطريقة فعالة وملائمة لاحتياجات الفعالية. وتُستخدم خطة الطوارئ لتوقع المشكلات التي تنشأ عادةً أثناء الفعاليات واستباقها وحلها. إن تنظيم فعاليات كبرى كاليوم الوطني للمملكة العربية السعودية أمر يحتاج للتخطيط بشكل جيد نظرًا لأهمية الحدث، إذ يحضر الفعالية في استاد الملك فهد في الرياض، على سبيل المثال، حوالي 40,000 شخص يتواجدون في مكان واحد، الأمر الذي يجعل تصميم خطة طوارئ وخدمات لوجستية للتحكم في المخاطر أمرًا بالغ الأهمية. إن التخطيط لحالات الطوارئ يشبه التأمين، حيث تُدفع تكلفة أولية صغيرة نسبيًّا لضمان تقليل الضرر، سواء كان ماليًّا أو معنويًّا متعلقا بالسمعة في حالة وقوع كارثة. وخلال الفعاليات المثالية ، لا تُطبق عادة أي خطة من خطط الطوارئ إذ يجب أن يعمل كل شيء وفقًا للخطة الأصلية. تعتمد خطة الطوارئ على أربعة مجالات رئيسة الإعداد والتحليل والتخطيط للاستجابة والاستعداد للتنفيذ. الإعداد Preparation يتوجب إجراء تحليل لخطط وإجراءات الفعاليات الحالية وسجلات ومراجعات الفعاليات الماضية، حيث يسلط هذا الضوء على الدروس المستفادة من التقارير وتقييمات الفعاليات. التحليل Analysis يجب أن تستند خطة الطوارئ إلى تحليل سليم للمخاطر في فعالية معينة؛ وبالتالي فإنها ستعكس طبيعة المخاطر المحتملة أو التهديدات، وكذلك نقاط الضعف وقدرات الاستجابة لفعالية معينة. هنا يأتي دور عمل ما يعرف بتخطيط السيناريو Scenario Planning والذي يمكننا من التنبؤ بما قد يحدث مستقبلا ووضع خطط لمواجهة التغيير المفاجئ، ويساعد السيناريو أيضًا على تحديد كافة المخاطر المتوقعة وترتيبها من الأشد إلى الأقل خطورة ويتيح التعامل مع كل منها حسب . شدتها. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 437

| كيف يمكن استخدام السيناريو والتخطيط لحالات الطوارئ لتقليل المخاطر في فعالية جماهيرية كبيرة، مثل احتفالات اليوم الوطني؟ استعراض الإبل خلال احتفالات اليوم الوطني في استاد الملك فهد في الرياض. 438

التخطيط للاستجابة Response Planning بناءً على الأدوار والمسئوليات المتفق عليها ، من المهم لأصحاب المصلحة في عملية التخطيط لحالات الطوارئ تحديد أهداف وإستراتيجيات الطوارئ بالتفصيل. ومن خلال تطوير هذه الخطط، يمكن تحديد الثغرات التي يلزم معالجتها وكذلك اعتماد إستراتيجيات التخفيف من المخاطر. الاستعداد للتنفيذ Implementation Preparedness يجب اختبار خطط الطوارئ من قبل الأفراد ومجموعات أصحاب المصلحة الذين سيستخدمونها لتحديد مدى التطبيق العملي للخطة ولتحديد الأخطاء أو أوجه القصور وإصلاحها. وقد يساعد هذا الاختبار على تحديد التدريب المطلوب وكذلك التأكد من أن الجميع يفهم الخطة ولن يصاب بالذعر. نقطة تحقق ما أهمية التخطيط لحالات الطوارئ؟ أمور تخطيطية إدارة المخاطر تتضمن المهرجانات الضخمة مكونات مختلفة عديدة ، وقد تنطوي أي فعالية على مخاطر وأخطار محتملة تتطلب وجود موظفي سلامة الفعالية وخطط الطوارئ. ينبغي أن يراعي تقييم إدارة المخاطر ما يأتي: • المتطلبات واللوائح القانونية . صورة العلامة التجارية والوعي بها. عوامل التكلفة. • • متطلبات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. ماذا تعتقد ؟ كيف يهدف تخطيطك لمثل هذه الفعالية إلى معالجة النقاط الأربع المذكورة أعلاه؟ وما الذي قد يؤثر على الأهمية النسبية للمخاطر المحتملة؟ الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 439

440 هدف التعلم 2.2.8 احتياجات التوظيف التنظيمي Organizational Staffing Needs كثيرا ما تكون القوى العاملة في الفعالية معقدة، كما تمثل إدارة الأشخاص تحديا ولكنها مهمة لنجاح برنامج الفعالية الشامل. تم تحديث ممارسات التوظيف التقليدية لتشمل البحث عن المرشحين والتفاعل معهم باستخدام منصات احترافية عبر الإنترنت مثل لينكد إن. ويعتبر تعيين مدير فعالية ماهر أساسيا لضمان نجاح الفعالية. صفات مدير الفعاليات الماهر Qualities of a Skilled Event Manager يجب أن يتمتع مدير الفعالية الماهر بصفات عديدة حتى يكون ناجحا؛ إذ يتعين على مدير الفعالية أن يكون في المقام الأول قادرًا على حل المشكلات بصورة متميزة، وأن يتمتع بمهارات اتصال ممتازة، ويكون قادرًا على اتخاذ القرارات وتفويض المهام إلى المرؤوسين المناسبين، وقادرًا على تحديد المشكلات المحتملة والتعامل معها قبل أن تصبح مشكلات في بيئة متغيرة باستمرار. وستساعده هذه المهارات على تنسيق مجموعة واسعة من الأنشطة. ويتطلب هذا نهجا استباقيًّا، حيث يتم التحكم في المواقف بدلا من مجرد الاستجابة لها بعد الفعالية، ونوقشت مجموعات المهارات الخاصة بإدارة الفعاليات بمزيد من التفصيل في الدرس 3.2.8. مهارات وسمات موظفي الفعالية Skills and Attributes of Event Staff هناك مهارات وسمات عديدة يمكن للموظف أن يضيفها إلى إدارة الفعالية بما في ذلك المهارات الشخصية مثل إدارة الوقت والمهارات الصعبة مثل الخبرة الفنية. ويعتمد التوظيف على نوع الوظيفة أو المرشح المطلوب إلى جانب المهارات والسمات الخاصة بالفعالية مثل تلك الموضحة في الشكل -- التي تحظى بتقدير كبير، بالإضافة إلى المهارات الأكثر عمومية مثل التواصل وحل المشكلات والقدرة على التكيف. إدارة الفعاليات

الشكل 8-8 المهارات والسمات المعرفة بالقوانين واللوائح فهم احتياجات الصناعة المطلوبة من موظفي الفعالية إدارة الجماهير المهارات والسمات فهم احتياجات العملاء خدمة العملاء إدارة الموردين لكل فعالية متطلبات محددة وربما لا تحتاج إلى خبراء في كل مجال من هذه المجالات. وعادةً ما يكون للفعاليات الرئيسة والضخمة خبراء في كل هذه المواقف، لأن خطر الفشل كبير ، ولأن الدعاية السلبية للفعالية قد تلحق أضراراً بالغةً بالعلامة التجارية والفعالية. تحديد احتياجات الموظفين Identifying Staffing Needs الفعاليات المهنية Professional Events عادةً ما تتطلب الشركة أو المؤسسة التي ترغب في عقد فعالية، مثل فعالية إطلاق منتج ما ، شركة محترفة لإدارة الفعاليات تضم موظفين محترفين ومدربين رئيسين. ولذلك، تتوقع الفعالية المهنية أن يكون لديها فريق تنظيمي يتكون من موظفين دائمين يعملون مباشرةً مع فريق الفعالية ويتلقون أجورهم مباشرة. الفعاليات المجتمعية Community Events من المهم فهم الأساس المنطقي لأي فعالية على سبيل المثال، عادة ما يعمل متطوعون، من غير المحترفين في المجال ومن غير موظفي الفعالية، في فعاليات مجتمعية كمهرجانات الطعام. هذا النوع من الفعاليات قد لا يحتاج إلى متطوعين الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 441

442 الشكل 8-9 على مستوى عالٍ من التدريب و التعليم. إلا أنه بالنسبة لفعالية مجتمعية كبيرة، تكون هناك حاجة إلى وجود محترف لضمان التخطيط الجيد للفعالية. يمكن الاطلاع على إعلان وظيفة لمنسق مثال لإعلان يسلط الضوء على متطلبات المحترف في الشكل 8-9 فعالية منسق فعاليات البلدية مطلوب منسق فعالية على معرفة بخدمات الضيافة المؤسسية وإدارة الفعاليات للعمل لدى بلدية إحدى المناطق في المملكة من أجل إدارة مجموعة متنوعة من الفعاليات المجتمعية والبلدية وتحقيق منافع تجارية وثقافية. وتشمل الفعاليات الفعاليات الثقافية والرياضية والفنية، فضلا عن الحوافز والمؤتمرات المؤسسية. نبحث عن منسق مناسب ذي خبرة يتمتع بالصفات التالية: • خبرة سنتين على الأقل في مجال إدارة الفعاليات. ضرورة امتلاك سيارة خاصة؛ يجب أن تكون لديه • القدرة على تنفيذ فعاليات رائعة تتناسب مع ملخصات وميزانيات محددة. التحلي بالثقة والاعتماد على النفس والنضوج. الراتب 15,000 ريال سعودي، بالإضافة إلى مجموعة مزايا مغرية. رخصة قيادة. يُفضل من لديه معرفة بمتطلبات الصحة والسلامة الحالية. يتعين على منسق الفعالية المعين حديثًا في مثل هذه الحالة بناء فريق يتوافق مع متطلبات الفعالية التنظيمية. ورغم أن شركات إدارة الفعاليات الكبرى سيكون لديها مهنيون ذوو أدوار محددة بوضوح، فغالبًا ما يتوجب على الفعاليات المجتمعية الاعتماد على المتطوعين، الذين يتطوعون بوقتهم عن طيب خاطر ومن دون الحصول على أجر. وقد لا يمتلك هؤلاء المتطوعون جميع المهارات المطلوبة، مثل المهارات التنظيمية أو الاتصالات أو تقنية المعلومات العملية أو مهارات جمع الموارد؛ مما يعني أنك لن تحصل بالضرورة على المهارات والمواهب المطلوبة بالضبط و وستكون لديك على الأرجح مجموعة متباينة من الأشخاص الذين يرغبون في المشاركة والمتحمسين، ولكن قد يضطرون إلى القيام بمهام لم يسبق لهم القيام بها من قبل. ويحتاج منظم الفعالية إلى فهم المهارات أو المواهب المطلوبة ومن يمتلكها، خاصة عند اتخاذ قرار بشأن توظيف شخص محترف أو متطوع، أو اتخاذ قرار بشأن التوظيف في فعالية ما، وتحديد التفاصيل الأساسية للفعالية. إدارة الفعاليات

تحديد عدد ونوع الموظفين العاملين Determining the Number and Type of Staff Employed بعد تنظيم إطار الفعالية الأساسي تتعلق المرحلة التالية بقدرة مخططي الفعالية على تحديد نوع الموظفين وعدد الموظفين المطلوبين. تستند هذه العملية إلى الخبرة المكتسبة إما من الفعاليات السابقة أو منظم الفعالية أو اللجنة. وبدلا من ذلك، يمكن إنشاء قائمة بالمهام ( أو استخدام هيكل تقسيم العمل) لتقدير عدد الموظفين المطلوبين. التوظيف في الفعالية Event Staffing يجب على منظمي الفعالية إلقاء نظرة على الفعالية لتحديد مجموعة الوظائف والمهام التي يتوجب القيام بها والسعي إلى مطابقتها مع الموظفين أو المتطوعين المتاحين معهم. وتُعد هذه المطابقة جزءًا من عملية الاختيار، وليس بالضرورة أن يكون كل من يتقدم بطلبات ( حتى المتطوعين ) مطلوبًا أو مناسبًا؛ مما يؤدي إلى الحاجة إلى بعض الأشخاص أو عدم الرغبة في ضمهم. ويوضح الشكل 8-10 عدم مثالا على كيفية تخطيط التوظيف في فعالية ما. خطة الموظفين والميزانية يتم تحديد الموظفين المطلوبين من قبل رؤساء الأقسام أو عن طريق تحليل العمل الذي يتعين القيام به إعداد الوصف الوظيفي الشكل 8-10 التوظيف في الفعالية تعيين موظفين بأجر عن طريق الإعلان أو عبر الوكالات توظيف المتطوعين من خلال الكلام الشفهي والتواصل إجراءات الاختيار نماذج الطلبات والمقابلات والمراجع التعريف شروط العقد وأحكامه سجلات الموظفين البرنامج التعريفي: الصحة والسلامة العمل الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 443

بمجرد اختيار موظفي الفعالية، فمن المهم التأكد من حصول جميع الموظفين على تدريب توجيهي مناسب للسماح لهم بالعمل بأمان وتحقيق الأهداف التنظيمية. العوامل المؤثرة على عدد الموظفين ونوعهم Factors Influencing the Number and Type of Staff يجب إنشاء مخطط أساسي لخطة التوظيف، والذي يمكن بعد ذلك تطويره وإضافته إلى ميزانية التوظيف. وستؤثر عوامل مختلفة على عدد الموظفين اللازمين لإدارة الفعالية. حجم - ما الفعالية: أعداد الحضور والطلب المحتمل. حجم هذه الفعالية؟ كم عدد الموظفين المطلوب؟ - ما الطلب المحتمل؟ كم عدد الأشخاص الذين سيحضرون الفعالية؟ هل الفعالية مقيدة بسعة المكان الخاص بك؟ = ما العوامل المؤثرة على اختيار القوى العاملة لفعالية ما ؟ | 444

. التوازن بين أنواع الموظفين بأجر أو متطوع. - ما الخبرات والقدرات والمعرفة والتجربة المطلوبة؟ - هل هناك موارد مالية كافية لدفع الأدوار المطلوبة جميعها؟ - هل يمكن توظيف موظفين مؤقتين لموسم واحد ونقلهم من فعالية إلى أخرى ضمن منطقة جغرافية معينة ؟ فقد يوفر ذلك الوقت والمال الخاص بالتدريب، ويتطلب جهدًا إجماليا أقل للتوظيف المحلي. تخطيط الفعالية ومكوناتها. - كلما اتسعت المنطقة التي يتعين تغطيتها ، زاد عدد الموظفين الذين تكون هناك حاجة إليهم ، وزادت صعوبة التواصل معهم. - يمكن جعل مراكز الخدمة مركزية بحيث يمكن لعدد أقل من الموظفين تشغيل عدد أكبر من الأنشطة والإشراف عليها. • طريقة تقديم الخدمات. - سيؤدي التعاقد مع مقاول (مثل مورد (التموين إلى إعفاء المنظمين من الاضطرار إلى إدارة الموظفين في هذا القسم لأنهم موظفون من قبل آخرين. أنماط الطلب وجدولة الموظفين وعدد الموظفين لكل نشاط. - في أي فعالية، سيكون هناك مستوى ثابت من الموظفين لا يمكن التراجع عنه (على سبيل المثال، يجب أن يكون هناك شخص واحد دائما في مكتب الخدمة طوال الوقت ) . كلما زاد الطلب، زاد التوظيف. - من الضروري أن تكون على دراية بالوقت الذي تكون فيه الفعالية مزدحمة ومتى لا تكون كذلك. وخلال فترات ذروة الطلب من الضروري أن تكون على دراية بأي أجزاء من الفعالية ستكون أكثر ازدحامًا وتحتاج إلى أكبر عدد من الموظفين. نقطة تحقق لماذا تتطلب الفعاليات المختلفة أعدادًا وأنواعًا مختلفة من الموظفين؟ ✓ الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 445

446 هدف التعلم 3.2.8 إدارة عمليات الفعاليات Managing Event Operations الأذونات القانونية Legal Permissions من المهم فهم المصطلحات المختلفة المستخدمة عند إدارة إحدى الفعاليات. ورغم أن التصاريح والتراخيص والتشريعات كلها متطلبات قانونية، فإن تعريفاتها تسلط الضوء على الاختلافات بين المصطلحات الثلاثة. • • التصريح : Permit: مستند رسمي يمنح الإذن باستخدام أو تنفيذ شيء. إلا أنه صالح لفترة زمنية مقيدة (مثل فعالية غير متكررة أو احتفال لمرة واحدة) ، ويخضع لمراقبة منتظمة للتحقق من الامتثال ويكون له قيود عدة. الترخيص License يشبه الترخيص التصريح، فهو مستند رسمي يمنح الإذن باستخدام أو فعل شيء لفترة زمنية ممتدة (أو حتى بصورة دائمة) ولديه قيود ومراقبة أقل. وتشمل أمثلة التراخيص المؤهلات المهنية أو الأذونات لاستخدام قطعة أرض لغرض معين إلى أجل غير مسمى. التشريع Legislation قانون أو مجموعة قوانين تضعها مؤسسة حكومية الأشخاص باتباعها، وهي مصممة لحماية مجموعة واسعة من يلتزم جميع أصحاب المصلحة. التزود بالمعلومات Sourcing Information للحصول على المشورة القانونية المهنية، فعلى معظم مديري الفعاليات الاتصال بالجهات القانونية، أو الفريق القانوني الخاص بمنظمتهم. وتتمثل القضية الرئيسة للمديرين في صناعة الفعاليات في معرفة متى يطلبون المشورة القانونية المهنية. ينبغي لمديري الفعاليات الناجحين التأكد أنهم (أو فرقهم) يبحثون باستمرار، وهو أمر ضروري لتحديد نطاق الالتزام بالقانون المطلوب من خلال المراجعة المستمرة للسياسات والممارسات من أجل الاستجابة لأي تغيير. إدارة الفعاليات

نظرا لتغيّر القوانين والتشريعات باستمرار، فلا يكفي تذكر متطلبات العام الماضي وتكرارها لفعالية هذا العام. إذ إن هناك ضرورة للمراجعة والتحقق من عناصر الترخيص مثل متطلبات الصحة والسلامة والتأمين. ينبغي لمنظمي الفعالية تحديد المتطلبات القانونية المتعلقة بمسائل مثل التوظيف، والتصاريح، والتراخيص، وغيرها من المسائل التنظيمية. وهذه القضايا ذات صلة خاصة في حالة المنافسات الرياضية أو الفعالية المقامة في الهواء الطلق التي تكون لها متطلبات محددة للصحة والسلامة. لماذا يتعين على مديري الفعاليات التأكد من اتباع جميع التصاريح والتراخيص والتشريعات أو التقدم للحصول عليها ؟ مسابقة صيد سمك الحريد في جزر فرسان. 447

تُعد مسابقة صيد سمك الحريد في جزر فرسان أحد الأمثلة عن هذه الفعالية. يعود تاريخ هذا المهرجان إلى عقود حيث يتنافس الصيادون على صيد أكبر عدد من أسماك الببغاء خلال فترة زمنية محددة. ويصاحب مسابقة الصيد عزف الموسيقى الشعبية، وتجذب الفعالية كلا من السكان المحليين والسياح كل عام. من المرجح أن تكون الهيئة العامة للترفيه نقطة الاتصال الأولى لمعظم منظمي الفعاليات، فهي الهيئة التي توفر التراخيص للفعاليات العامة في المملكة العربية السعودية، فقد تصدر التراخيص في ثلاث فئات: أماكن الترفيه، والفعاليات الترفيهية، وخدمات الموردين أمثلة على التصاريح والتراخيص والتشريعات Examples of Permits, Licenses, and Legislation الشكل 8-11 أمثلة عن التصاريح والتراخيص والتشريعات التراخيص . يتم الحصول على العديد من التصاريح والتراخيص لتلبية المتطلبات القانونية. وبمجرد تحديد التشريعات ذات الصلة، يمكن التقدم بطلب للحصول على التصاريح والتراخيص إذا لزم الأمر. وسيكون من الضروري اتباع إجراءات Procedures معينة وهي طريقة رسمية خاصة أو مقبولة لإنجاز مهمة ، وبروتوكولات Protocols وهي مجموعة من القواعد والمبادئ الرسمية، وربما يكون لهما فترات زمنية أطول بين التطبيق والإصدار كما هو متوقع، هناك الكثير من التصاريح والتراخيص والتشريعات المختلفة التي يجب تقديم طلب للحصول عليها ، ويوضح الشكل 8-11 عددًا محدودًا من الخيارات الرئيسة المحتملة. رخصة مزاولة نشاط ترفيهي. تراخيص الموردين. . رخصة مدينة الملاهي . • . • • مثال عن تشريعات الفعاليات التصاريح الاستدامة. . تصريح العرض الترفيهي. إدارة النفايات. تشريعات العمل. اللوائح العامة. • • تصريح العرض المباشر. تصريح الفعالية. رخصة فنية وترفيهية شهادة إصدار تذاكر الترفيه تصاريح العمل. الآداب العامة. تصريح موقع الفعالية. إصدار رخصة العمل. حقوق الملكية الفكرية ترخيص تشغيل مرافق الفعاليات الترفيهية. 448 إدارة الفعاليات

التعاقد Contracting بغض النظر عن التصاريح والتراخيص، ستكون هناك حاجة إلى أنواع مختلفة من العقود للفنانين أو فنيي الألعاب النارية (متخصصي الألعاب النارية) أو المتحدثين الضيوف أو الشخصيات المشهورة، لضمان إجراء الترتيبات بطريقة صحيحة. وينبغي التعامل مع العقود من هذا النوع بعناية، مع الأخذ في الاعتبار وجوب إتمام الحجوزات للمتخصصين قبل فترة طويلة، وستتضمن شكلا من أشكال الدفع المسبق والترتيبات في حالة إلغاء العقد من قبل أي من الطرفين. عند احتمالية استخدام مثل هذا العقد، ينبغي أخذ المشورة القانونية، خاصةً إذا كان العقد خارجًا عن المألوف أو غير قياسي. مجموعات المهارات لإدارة الفعالية Event Management Skillsets على الرغم من الوقت والجهد المبذولين في التخطيط لفعالية ما، إلا أن تشغيلها في اليوم المحدد لانعقادها هو التحدي الحقيقي. وربما يكون تنسيق مجموعة واسعة من الأنشطة والمرافق والخدمات المتباينة وحتى غير العادية أمرًا مربكًا. هل تطلب كل أنواع الفعاليات توفير المجموعة نفسها من المهارات الإدراية؟ العملاء العالم مؤتمر ليب التقني لعام 2023 في الرياض. 449

يُقلل التخطيط التفصيلي والشامل التباين والتغيرات التي لا يمكن التنبؤ بحدوثها خلال الفعالية، ويسمح لمنسق الفعالية بتحديد أولويات تلك الأشياء التي تتطلب الاهتمام. ويكون التخطيط الشامل مهما على نحو خاص عند تنظيم الفعاليات على مستوى مؤتمر ليب التقني الذي يقام في المملكة العربية السعودية كل عام. حيث يحضر هذه الفعالية ما يصل إلى 100,000 شخص، بالإضافة إلى 700 عارض بما في ذلك شركات التقنية الرائدة عالميًّا والقادة العالميون، وأكثر من 1,500 من الشركات الناشئة الأكثر ابتكارًا في العالم، و500 متحدث دولي. يتطلب تنظيم مثل هذه الفعالية الطموحة وإدارتها أن يكون مدير الفعالية على دراية بكمية كبيرة من التفاصيل مع القدرة على التركيز على النظرة العامة للفعالية. كما سيحتاج إلى أن يكون ماهرًا في التفويض (لا) يمكن لشخص واحد بمفرده إدارة فعالية معقدة) ، وأن يكون مرنا واستباقيًا بما يكفي للاستجابة بسرعة لأي مشكلات غير متوقعة قد تطرأ . الحاجة إلى إدارة الفعالية الماهرة The Need for Skilled Event Management يُقصد بطبيعة عمل الفعاليات أن كل مناسبة فريدة من نوعها ، ونادرًا ما يمكن اعتماد نهج خط إنتاج ثابت إذ لا تحقق الأنشطة المقامة لتنفيذ فعالية واحدة بصورة فعالة الدور نفسه في الفعالية التالية على الرغم من وجود سمات مشتركة. ويكون تكرار الروتين في إطار العمل ضمن النهج والتنظيم والإدارة - وليس ضمن التنفيذ أو التشغيل. بصورة مبسطة، يمكن استخدام نفس نظام الترتيب بصورة موحدة لجميع الفعاليات، لكن عدد الأشخاص والتوقيت وعدد الإمدادات والمتطلبات سيكون فريدًا لكل فعالية. وبالتالي هناك حاجة إلى إدارة الفعالية الماهرة لتحديد الإطار الذي ، استخدامه وكيف يُستخدم. يجب المهام المشتركة لمدير الفعالية Common Event Management Tasks المراسلات والجداول الزمنية Correspondence and Schedules تتضمن الفعاليات تغييرات وطلبات ورسائل في اللحظة الأخيرة تتطلب اتخاذ إجراء بشأنها. وبمجرد التحقق من المراسلات، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الهاتفية واتخاذ إجراء بشأنها من الضروري التأكد من معرفة الأشخاص المعنيين بالجدول الزمني. ويمكن إجراء عمليات التحقق من الترتيبات بين المنسق والموظفين للتعامل مع أي طلبات نهائية أو تغييرات على التفاصيل المحجوزة. إدارة الفعاليات جميع 450

إدارة مهام الفعالية Management of Event Tasks غالبًا لا يعرف كبار مديري الفعاليات الضخمة تفاصيل إدارة الفعاليات، ويفوضون المهام، مثل استلام الإمدادات والمواد والنقل ومواقف السيارات إلى المديرين الصغار. إلا أن المسئولية العامة والتوجيه الإستراتيجي المطلوبين لإدارة الفعالية يبقيان من مسئولية كبار المديرين لضمان وجود تنسيق فعال لجميع المهام التي تتضمنها الفعالية، لا . بد أن يكون هناك مكتب للمنظم. وسيستخدم مدير الفعالية موقع التحكم هذا مقرا ، وكثيرًا ما يكون لديه مساعدون لتقليل التوتر والسماح للمدير بالتركيز على النظرة العامة الإستراتيجية للفعالية من المهم أن يكون لدى مدير الفعالية جدول زمني محدث للأنشطة ويبقى على اتصال منتظم مع الأطراف ذات الصلة لضمان اكتمال جميع وفي الوقت المحدد ويمكن تحقيق ذلك من خلال عملية تسمى "الإدارة بالتجول" Management by Walking Around وهي نشاط يمارسه كبار المديرين، يتمثل في التواجد المادي والمرئي في مواعيد عشوائية بدون تخطيط وذلك لتعزيز الروح المعنوية ولتحقيق الأغراض التنظيمية. الأنشطة التمهيد قبيل البدء Bump-in يشير التمهيد قبيل البدء Bump-in إلى العمليات الواجب تنفيذها مباشرة قبيل بدء فعالية ما، مثل إعداد المنصة أو المعدات والإطار الزمني المتاح لهذه العمليات. وربما يستغرق تأمين معدات شاملة أو إعداد منصة المسرح عدة أيام، ويجب توقع ذلك عند جدولة وحجز الأماكن. ويتعين على مدير الفعالية التأكد من قيام المنسق بوضع خطة أرضية وترك نسخة منها في مكان انعقاد الفعالية، كما وينبغي عليه التأكد من استمرار الأعمال إذا لم يكن المنظم حاضرًا أو تم إيقافه. وقد تكون هناك حاجة أيضًا إلى انتظار الشاحنات التي تجلب هذا النوع من المعدات أو شاحنات ومقطورات الدعم، خاصةً في أنواع معينة من المهرجانات والفعاليات الرياضية. إن تجهيز المسرح يقتضي تجهيز المعدات التقنية اللازمة كأجهزة الإضاءة والصوت و غيرها، ويُشار إلى هذا الجزء من الإعداد أحيانًا باسم التحميل. ويتوجب على مدير الفعالية الذي عنده خطط المسرح والتصاميم الواضحة لمنطقة الفعالية التأكد من أن الحصول على المعدات والأجهزة التقنية وتشغيلها يتم بسرعة وبكفاءة وفي الوقت المناسب؛ وذلك لاختبارها أو استخدامها في التدريب. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 451

452 الأمان Security تتطلب الفعاليات المختلفة مستويات متنوعة من الأمان، بدءًا من ضمان سير طوابير انتظار الدخول والخروج والمواقع بسلاسة إلى إنشاء وإدارة المناطق لكبار الشخصيات. وترغب الشرطة أو الأمن في التحقق فعليًّا من مكان الفعالية للتأكد من الالتزام باللوائح، وأن إجراءات الأمان تلبي الاحتياجات المطلوبة للفعالية. يمثل الأمن عاملا أساسيًّا، وربما تتطلب الفعالية خطة أمنية كاملة. ومع ذلك، فإن اعتبار الأمن قضية رئيسة يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية. وإذا كان التواجد الأمني واضحًا للغاية، فسوف يتساءل الناس عن سبب وجوده؛ مما قد يؤدي إلى زيادة خوفهم وليس قلته. وينبغي أن يكون مدير الفعالية قادرًا على تحقيق التوازن بين الأمان واحتياجات الزوار. التعامل مع وسائل الإعلام Media Handling تعتمد فعاليات عديدة على اهتمام وسائل الإعلام وتنظيم العروض الصحفية. وينبغي إجراء الأعمال الصحفية بكفاءة والتفكير مليا بها مسبقًا خاصةً فيما يتعلق بما يريده فريق الفعالية منهم. ويتعين أن يخطط مديرو الفعاليات لما سيتم عرضه وكيف يجب عرضه، وعليه أيضًا تحديد أماكن استراحة يجدد فيها الزوار نشاطهم ويتجهزون لطرح أسئلة متعلقة بجولتهم. من المهم أن تكون قادرًا على الحديث بإسهاب وبطريقة غير رسمية وهادئة حول الفعالية. وأن تأخذ بالاعتبار أن وسائل الإعلام يهمها ما يطلبه الجمهور (أو يريد قراءته) وليس ما تمليه عليهم ، لذا يجب مراعاة ما يظهر عند زيارة الموقع، بما في ذلك فلسفة الفعالية وأبرز الأحداث للجمهور، والصور الفوتوغرافية المناسبة أو فرص التصوير الفوتوغرافي، وخلفية الفعالية، ومن هم الأشخاص الرئيسين و/ أو الرعاة. ربما يكون ذلك في شكل ملف صحفي أو بيان صحفي يمكنك تقديمه. وبهذه الطريقة، تكون لديك فرصة أفضل لتقديم المعلومات بالطريقة التي تريدها بدلًا من الطريقة التي يعتقدها الصحفيون. البنية التحتية للفعالية Event Infrastructure تُنظَّم البنية التحتية للفعالية ومتعهديها في مراحل التخطيط للفعالية بحيث يمكن الحصول على عطاءات وعروض أسعار دقيقة من موردي المعدات والخدمات مع توضيح توقعات كلا الطرفين بالتفصيل. كما تُحدد متطلبات الترخيص والتصاريح ويتم استيفاؤها في مراحل التخطيط. إدارة الفعاليات

ينحصر دور مدير الفعالية في هذه المرحلة في إدارة الخدمات اللوجستيه في الفعالية، وفي نقل الموارد والأشخاص إلى المكان المناسب في الوقت الملائم، ولا ينبغي التقليل من مستوى الصعوبة المرتبط بإدارة فعالية خارجية في موقع مؤقت. بل يلزم مناقشة كافة عناصر البنية التحتية المقترحة مع المساهمين والموردين الرئيسين، علما بأن التنسيق الدقيق والمراقبة ضروريان، لا سيما خلال مرحلة التمهيد قبيل البدء، عندما يعمل الكثير من المتعاقدين في وقت واحد. المقاولون الذين يضيعون الوقت أثناء التمهيد قبيل البدء لن يستجيبوا للطلبات اللاحقة من مديري الفعاليات الذين لم يخططوا للخدمات اللوجستية الخاصة. لذا يجب التمهيد قبيل البدء بعناية كافية لضمان إجراء عملية فعالة. مراقبة البنية التحتية للفعاليات Monitoring Event Infrastructure صناعة يتعين على منظم الفعالية مراقبة مدى التقدم المحرز في إنشاء البنية التحتية في مرحلة التمهيد قبيل البدء. وتُخصص أوقات محددة لهذه العملية . في المعارض، ولا يُسمح للعارضين بالوصول إلى منصاتهم حتى اكتمال البناء لأسباب تتعلق بالسلامة ويُعد الاتصال المستمر مع المقاولين ضروريًا حتى يمكن تحديد الحاجة إلى إجراء تعديلات على البنية التحتية وتنظيم التغييرات المناسبة وتأكيدها كتابةً وتُسهّل هذه العملية من خلال جداول التمهيد قبيل البدء المعدة جيدًا ودليل ما البنية التحتية المهمة في مهرجان الطعام؟ مهرجان موسم رمضان الثقافي التقليدي في جدة التاريخية ( البلد ) في المملكة العربية السعودية. 453

454 العمليات التفصيلي. تُعد مشاركة المعلومات مع أصحاب المصلحة والمتعاقدين والموظفين الآخرين أمرًا ضروريًا، ويتسبب التأخير في منطقة واحدة في حدوث تأثير كبير غير مباشر على مناطق أخرى عديدة. السياسات والإجراءات ومعايير الأداء Policies, Procedures and Performance Standards " يجب تتطلب كل فعالية سياسات تصف المبادئ العامة وتقدم إرشادات بشأن "ما القيام به وتطور إجراءات تنفيذ السياسات بعد إعدادها؛ ويُقصد بالسياسة "ما يجب القيام به" على عكس الإجراء الذي يشير إلى "كيفية القيام به". إن السياسات مهمة حتى لأصغر الفعاليات، بما في ذلك الفعاليات التي قد لا تبدو معقدة للوهلة الأولى. فعلى سبيل المثال، قد يبدو مهرجان الطعام في البلد في جدة حيث يجتمع الناس للاحتفال بالإفطار خلال شهر رمضان، حدثًا بسيطًا نسبيًّا من حيث مزيج مكوناته وطبيعة المهرجان غير الرسمية. ومع ذلك، تتطلب الفعاليات العامة في مثل هذا المهرجان سياسات شاملة لمنع الحوادث وتجنب السرقة وإعطاء الأولوية لأطقم خدمات الطوارئ للوصول إلى الموقع. ويتخذ الإجراء شكل قائمة مهام أو قائمة تحقق. وبمجرد تطوير الإجراءات ودمجها عبر وظائف الفعالية، تبدأ جميع المهام في التوافق مع بعضها البعض. وفي بعض الأحيان يتعين تعديل توقيت الإجراء لتلبية احتياجات مجال وظيفي آخر، ومن خلال وضع جداول التفتيش ومعايير الأداء Performance Standards وهي التوقعات من أدوار ومسئوليات الموظف، يمكن ضمان النجاح التشغيلي للفعالية بصورة أكثر ثقة. تقييم النجاح Evaluation of Success يعمل استعراض الفعاليات وتقييمها على توفير المعلومات اللازمة التي تساعد على التخطيط للفعاليات والعمليات المستقبلية. وهناك مواقف عديدة تؤدي إلى الإخفاق في تحقيق الأهداف التشغيلية من حيث جودة الخدمة والكفاءة التشغيلية، منها: عدم وجود جمهور للفعالية على الرغم من انتشار الإعلان. التخطيط لفعالية على الشاطئ دون احتساب عوامل المد والجزر والطقس. عدم كفاية الطاقة المتوفرة لتشغيل جميع معدات الصوت والصورة. إشارة الصفوف الطويلة إلى تفويت الأشخاص جزءًا من الفعالية. أعداد غير متوقعة من الضيوف إلى فعالية وعدم وجود مرافق كافية لها. • • • حضور إدارة الفعاليات

. عدم وصول الفنانين لأن مواعيد النقل كانت ضيقة جدًّا، ويُترك الجمهور في الانتظار لأكثر من ساعة. عدم توفر الأطعمة والمشروبات في البوفيه أو عربات الطعام. مصادر الملحوظات Sources of Feedback هناك مصادر عديدة محتملة للمعلومات يمكن الاستفادة منها لتحسين العمليات المستقبلية تتمثل في الآتي: تحليل نماذج الإبلاغ عن الحوادث. . استطلاعات رأي الزائرين. • استخلاص المعلومات لأصحاب المصلحة. مجموعات التركيز الإدارية استعراض وثائق الفعالية. الأدلة الفوتوغرافية والمراقبة، مثل الدوائر التلفزيونية المغلقة. يمكن استخدام كل هذه المعلومات، سواء أكانت إيجابية أم حاسمة، من أجل تحليل الأداء في ضوء الملحوظات وفق معايير الأداء المحددة مسبقًا، والتي تؤثر بعد ذلك على الفعاليات المستقبلية. نقطة تحقق لماذا من المهم أن يكون لديك مدير فعالية كفء في فعالية ما؟ أمور تخطيطية إدارة المخاطر حان الوقت لبدء الفعالية. لقد خططت لجميع الأنشطة المنفصلة، وفهمت موعد وصول كل شيء وكيف تتفاعل جميع البنى التحتية مع بعضها. ولأنك مارست إدارة المشاريع من قبل، فأنت تدرك أنه لا توجد خطة تعمل بصورة مثالية وأنه سيُطلب وجودك طوال الفعالية. ماذا تعتقد ؟ . ما المسئوليات التي ستفوضها للآخرين ؟ ما الذي ستحتفظ به؟ ولماذا؟ • كيف ستنظم وقتك لتتأكد أنه أثناء تواجدك في مكان الفعالية يمكنك الاستجابة لكافة حالات الطوارئ؟ • ما التقنيات وبرامج تقنية المعلومات التي ستسهل مهمتك ؟ الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 455

456 2.8 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. أي من الفئات الآتية تقع ضمن الدعاية السلبية لمكان الفعالية؟ أ. المخاطر الاقتصادية. ب. مخاطر الأداء. ج. مخاطر السمعة. د. المخاطر المادية. 2. أي مما يأتي لا يعتبر مهمة شائعة لمدير الفعاليات؟ أ. المراسلات والجداول الزمنية. ب. التوقيع على شعارات الراعي. ج. التعامل مع وسائل الإعلام. الإشراف على التمهيد قبيل البدء. د. التفكير الناقد 3. اشرح السبب الأكثر أهمية لوجود عملية تخطيط لحالات طوارئ فعالة. 4. ما أهم صفات مدير الفعالية؟ إدارة الفعاليات