إيجاد مكان ملائم - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

230 5.4 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa إيجاد مكان ملائم أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.5.4 تعريف وشرح المحددات في اختيار المكان الملائم. 2.5.4 مناقشة أهمية الانطباعات الأولى. 3.5.4 مناقشة أهمية قائمة التحقق للعثور على المكان. المصطلحات الرئيسة جدولة المواعيد تعاقد خارجي قائمة مطولة قائمة مختصرة إدارة الفعاليات Schedule Contract Out Longlist Shortlist

هدف التعلم 1.5.4 المحددات في اختيار مكان ملائم Determinants in Selecting an Appropriate Venue العثور على مكان هو أهم جوانب مرحلة تطوير الفعالية. يمكن إقامة الفعاليات في أماكن متعددة، بما فيها الفنادق والملاعب ومراكز المعارض والمؤتمرات. أحيانًا يعرف منظم الفعالية بالضبط المكان الذي يختاره، وأحيانًا قد تكون خيارات المكان محدودة للغاية. تتسم الفعاليات الأصغر مثل المهرجانات المجتمعية بمحدودية الخيارات بسبب قيود الموقع والميزانية، أما الفعاليات الكبيرة فقد لا يكون لدى المنظمين أي فكرة سوى عن الأماكن المحتمل ملاءمتها. هناك عدة متغيرات قد تؤثر على اختيار المكان. بالنسبة لمعظم الفعاليات من النادر اختيار المكان بصفة نهائية في مراحل التخطيط المبكرة ستستكشف مراحل التخطيط المبكرة مسائل مثل تحديد المتطلبات الأساسية التي ستكون ضرورية للنجاح كما هو مبين في الشكل 4-15. الشكل 4-15 المتطلبات الرئيسة المحتملة الموقع الجغرافي التسهيلات السعر المتاحة المتطلبات الرئيسة سهولة الوصول نطاق الأماكن الفصل 4 التخطيط لفعالية 231

MISK Workflow Burden or Bonanza? Thriving In an Age of Flexible Working كثر؟ الازدهار في عصر العمل المرن ما الذي قد يكون مطلبًا رئيسًا للمكان لفعالية رئيسة مثل منتدى الأعمال العالمي؟ الجلسة الافتتاحية لمنتدى مسك العالمي – الرياض، 2019. 232 ام کنز ! ١٨٠ في عصر بمجرد تعريف المتطلبات الرئيسة تشمل مرحلة التحضير للعثور على مكان تقييما للعمليات اللوجستية لموردي المنتجات والخدمات وتدفق الزوار أو المشاركين وخدماتهم. الموقع الجغرافي Location يحدد نوع الفعالية في الأغلب الموقع الجغرافي. • يجب أن يكون مقر الفعالية المجتمعية في منطقة معينة. • سيحتاج حفل الزفاف إلى مكان للضيوف وتقديم الطعام والإقامة وكذلك إمكانية الإقامة في الفنادق سيتطلب إطلاق المنتج أماكن مفتوحة كبيرة أو أماكن يجلس فيها الجمهور بحيث يتمكن من مشاهدة شاشة كبيرة على منصة المسرح. يجب تعريف متطلبات المضيف بوضوح وفهمها كجزء من عملية الفرز. يجب على مدير الفعالية طرح • أسئلة مثل: من أين يحتمل أن يأتي الحضور؟ كم عدد الحضور الذي يمكن استيعابه مكان الفعالية؟ إدارة الفعاليات

• ما ميزانية المكان؟ • • ما التسهيلات الضرورية؟ هل هناك حاجة إلى موقف سيارات أو الإقامة؟ تضيق مثل هذه الأسئلة نطاق الخيارات المتاحة في حالة تعدد المواقع التي تلائم حاجات الفعالية، تنشئ اللجنة قائمة بالمتطلبات الثانوية التي ستساعد على تقليل عدد الخيارات بدرجة كبيرة. بدلا من ذلك قد تزور اللجنة جميع بدائل الأماكن وتقرر الأنسب. التوافر Availability تحدد مثال نموذجي على حتمية على الرغم من أن الموقع الجغرافي قد يلائم جميع حاجات مضيف الفعالية، إلا أنه قد لا يكون متوافرًا في تاريخ معين. حفلات الزفاف هي . تكييف عملية التخطيط لتلائم حاجات مضيفي الفعالية. تواريخ الزفاف غالبًا حسب توفر الموقع المفضل. حفلات الزفاف هي فعاليات خاصة لمرة واحدة؛ لذلك يكون لدى المضيفين فكرة عما يجب أن تكون عليه "الفعالية المثالية" وهذا يشمل المكان. تخصص بعض الأماكن في استضافة حفلات الزواج وتوفر كافة التسهيلات والخيارات اللازمة. وهذا يعني احتمالية غزارة الطلب على المكان المعني. قد يحجز الناس حفلات الزفاف قبل أشهر أو حتى سنوات لتأمين المكان المختار. لذلك تعد جدولة المواعيد Schedule (ترتيب حدوث فعالية أو نشاط في وقت محدد جزءًا رئيسًا من ضمان توافر الموقع. ما أنواع الفعاليات التي يمكن أن تكون تروجينا مناسبة لها؟ منظر لمنحدرات التزلج المخطط لها في تروجينا. 233

234 القيود المالية Financial Constraints قد تؤثر القيود المالية للفعالية أيضًا على اختيار المكان يرفع المكان ذو الطلب المرتفع الأسعار لتتناسب مع السعر الذي ترغب السوق في دفعه لهذا السبب؛ قد يكون أحد الخيارات في موقع جغرافي مثالي ولكن تكلفته قد تعني أنه خيار غير قابل للتطبيق. وظائف الدعم Support Functions قد تكون وظائف الدعم مثل الأغذية والمشروبات والترفيه والخدمات الفنية وأنشطة الفعاليات ذات الصلة شديدة التعقيد وذلك تبعًا لحجم الفعالية وأهميتها. تعقيد التحضيرات يظهر مدى أهمية الاستعدادات اللوجستية الدقيقة حتى في حفل زفاف عائلي متواضع. تحتاج الفعاليات من أنواع مختلفة إلى وظائف دعم مختلفة وقد يقدمها المنظمون بأنفسهم مباشرة أو عبر التعاقد الخارجي Contract Out (الاتفاق بموجب عقد على دفع مقابل إلى شخص خارج المؤسسة ليؤدي مهمة . عند الاستعانة بالتعاقد الخارجي لتنفيذ وظائف الدعم، يلزم الانتباه إلى المواصفات الدقيقة للخدمة قبل شرائها وقد يؤثر ذلك أيضًا على الميزانية أيضًا. نقطة تحقق ما سبب وجود عدة عوامل تؤثر على اختيار المكان الملائم؟ ما رد فعلك الأولي على مكان الفعاليات هذا؟ I

هدف التعلم 2.5.4 أهمية الانطباعات الأولى The Importance of First Impressions الزيارات إلى مكان ما قبل الفعالية دومًا تكون مفيدةً. من الضروري للمنظمين وضع قائمة أسئلة لطرحها عن كل مكان، بالإضافة إلى قائمة التحقق من المعايير. يعتمد معظمها على الفعالية مثل: هل هناك حاجة إلى منصة ؟ هل ستكون هناك حاجة إلى معدات الصوت؟ هل يمكن للمكان توفير هذه المتطلبات؟ يلزم قبل صدور القرار النهائي وضع قائمة مطولة Longlist بالأماكن المحتملة. تشمل القائمة المطولة كل الخيارات التي تنطبق عليها الاشتراطات الرئيسة لمراحل التخطيط. بمجرد تجميع قائمتك المطولة يجب عليك تنقيحها في قائمة مختصرة Shortlist من الخيارات المفضلة المحتمل اختيارها. الانطباعات الأولى هامة. قد يكون الانطباع الأول الذي يصل إلى المنظم هو نفسه الذي يصل إلى الزوار والضيوف. يجب على المنظمين الانتباه إلى كل حواسهم. كيف يبدو الموقع؟ • ما بيئته المحيطة؟ • هل هي . بيئة جذابة؟ . ماذا تسمع حوله؟ هل هو مكان هادئ أم صاخب أم يمر تحت مسار طيران؟ هل يتميز المكان بتصميم هندسي يساعد على انتقال الصوت بكفاءة (صفق بيديك لسماع صدى الصوت أو استمع إلى المناطق ذات الصوت المكتوم)؟ كيف تبدو رائحة المكان ؟ هل هي محايدة ؟ هل هي رائحة طعام فاسد؟ هل فيه حدائق؟ هل المراحيض نظيفة وجديدة؟ • المس المفروشات وبعض المعدات، هل تشعر أنها نظيفة؟ لا تستخلص الزيارة الأولى تفاصيل كثيرة فقد تسعى إلى اكتساب شعور مبدئي بشأن مناسبة المكان. يعتمد الانطباع الأول في الغالب على عوامل ذاتية مثل المشاعر الشخصية أو الأذواق أو الآراء .. يسمى هذا غالبًا اتخاذ القرارات بمشاعرك". هذا الأسلوب ليس مناسبًا دائمًا لاختيار مكان قد يكون ذا تبعات ممتدة. الفصل 4 التخطيط لفعالية 235

يجب دائمًا زيارة الأماكن المسجلة في القائمة المختصرة مرةً واحدةً على الأقل، إن لم يكن أكثر من مرة. تعتبر الزيارات الثانية هامة لمشاهدة الموقع بموضوعية، بدون تحيّز ، وبطريقة لا تتأثر بمشاعر أو آراء شخصية. نقطة تحقق ما أهمية الانطباعات الأولى؟ هدف التعلم 3.5.4 قوائم التحقق للأماكن Venue-finding Checklists عند العودة إلى موقع ما في زيارة ثانية يجب أن ينظر الشخص إلى المكان بموضوعية ليقرر تحقق الأهداف الأساسية والثانوية من عدمه. قد تكون قائمة التحقق المبينة في الشكل 4-16 مفيدة. قوائم التحقق تمكن المنظم من المقارنة بموضوعية بين الخيارات المختلفة لاحقًا، خاصة إذا تولى أكثر من شخص مسئولية تقييم الأماكن. ما أنواع الأماكن التي قد تكون ملائمة لفعالية مثل المبينة في ا الصورة؟ 236 ASEF I ان زوار يحضرون معرض الدفاع العالمي الأول للمملكة العربية السعودية - الرياض 2022.

الفعالية: اسم المكان: رقم الهاتف: رقم الجوال المدير العام. البريد الإلكتروني للمدير العام ما أهداف الفعالية فيما يتعلق بالمكان؟ ما العوامل الحاسمة لنجاح الفعالية فيما يتعلق بالمكان؟ ماذا تحتاج؟) التاريخ العنوان: جهة الاتصال بالفعالية البريد الإلكتروني لجهة الاتصال العامل .1 العامل .2 . العامل 3 - هل هذا المكان يحقق هذه العوامل؟ العامل 1 نعم . العامل 2: نعم لـ العامل :3 نعم لا معاينة الموقع - بيئة المكان والموقع الجغرافي البيئة العامة (مثل منطقة ريفية أو حضرية). الوصول بريا (سيارات وسيارات أجرة) على القدم بالدراجة بالحافلة بالترام بالسكك الحديدية أقرب محطة: جوا أقرب مطار. جيد مقبول سیی ☐ ☐ ☐ ☐ 30000 0 30000 التعليق حدد أي مشكلات في الوصول تتعلق بالوصول أو المغادرة أو الزائرين المعاقين في الحركة/ قيود وقوف السيارات: معاينة الموقع - تسهيلات المكان وخدماته سعة المنطقة الرئيسة. سعة مواقف السيارات المساحة (متر مربع) الرئيسة سعة مناطق الدعم سعة المطابخ مساحة (متر مربع) الدعم هل الوصول الداخلي لدخول وخروج الزائرين ووصول ومغادرة وحركة الزائرين من ذوي الإعاقة كافية؟ هل خطة مقياس المكان متاحة ؟ إذا كان الأمر كذلك ، فاحصل على واحدة. إذا لم يكن كذلك، فقس الميزات الرئيسة. ارتفاع باب الدخول . متر ارتفاع السقف عرض باب الدخول. هل المكان مجهز بالطاقة الكهربائية؟ . الإضاءة / المخفتات. هل في المكان مكيف هواء؟ كم عدد نقاط الطاقة الكهربائية؟ - هل المكان مجهز بالغاز للطاقة. هل يوجد في المكان أي نوع من أنواع التدفئة؟ أرفق بقائمة التحقق هذه نسخة من إجراءات مكافحة الحريق فيما يتعلق بحاجات فعاليتك، ما المرافق أو الخدمات المتخصصة الأخرى المتاحة ( مثل نظام الصوت ومعدات العرض التقديمي وغيرها ) أم المفقودة؟ تعليق عن انطباعك عن المكان وإدارة المكان الفصل 4 التخطيط لفعالية الشكل 4-16 قوائم التحقق للأماكن 237

238 تعد قوائم تحقق المكان غاية في الأهمية في حالة الفعاليات الكبيرة أو المرموقة حيث يمكن إجراء التحقق من المطبخ أو متعهد الطعام المقيم لقياس مدى ملاءمتهم. يجب أثناء الزيارة رؤية جميع المناطق التي سيستخدمها الزوار، ليس القاعة الرئيسة أو الموقع أو الساحة فقط، ولكن كذلك المداخل والممرات ومواقف السيارات ودورات المياه ومناطق خدمات الأغذية. هل هذه الأماكن مصانة جيدًا؟ هل هناك دليل على النشاط والنظافة والصيانة الجيدة؟ كل هذه مؤشرات على الإدارة النشطة والمتمكنة في المكان كلما زادت قدرة مهمة مدير الفعالية، زادت سهولة الفعالية وارتفعت فرص نجاحها. نقطة تحقق لماذا تُعدّ قائمة تحقق المكان مهمةً عند مشاهدة عدة خيارات مختلفة؟ مهارات إدارة الفعاليات اختيار المكان ترغب المملكة العربية السعودية في إقامة معرض عالمي لصناعة الدفاع لإبراز مستقبل الدفاع من خلال التطورات التقنية من جميع ا أنحاء العالم. ستستمر الفعالية خمسة أيام وستضم شركات الدفاع من كل قطاع ومستوى من الصناعة بهدف جذب الشخصيات الكبرى في مجال الدفاع والمسئولين الحكوميين وصناع القرار وقادة الفكر عبر جميع مستويات سلسلة التوريد. إدارة الفعاليات طور مهاراتك ضع قائمةً مطولةً وقائمةً مختصرةً بأماكن هذه الفعالية التجارية واشرح العوامل التي فكرت فيها لاختيار المكان أو الموقع الجغرافي الأنسب. اربط أسبابك بالأغراض المحتملة للفعالية.

5.4 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. أي من الجوانب الآتية لا يهم تعريفه في مراحل التخطيط المبكرة؟ أ. الموقع الجغرافي. ب الشروط المحددة للعقد. ج نطاق الأماكن. د. التسهيلات المتاحة. 2. بالنسبة لوظائف التعاقد الخارجي يجب أن: أ. تكون موثوقة في تقديم الغرض المطلوب. ب . تقدم باشتراطات وخطوط عريضة عامة. ج. يُمنح لها المواصفات الدقيقة للشراء. تخصص لها كل المبالغ الضرورية. د. التفكير الناقد 3. لماذا أن يخطط مدير الفعالية دائمًا لزيارة ثانية إلى مكان مدرج في يجب القائمة المختصرة من الزيارة الأولى؟ اذكر أكثر من . سبيا. .4 كيف تتباين متطلبات المكان تبعًا لحجم الفعالية؟ ما المكان الذي ستستخدمه لعقد مؤتمر عمل لمدة ثلاثة أيام يحضره 150 شخصًا؟ الفصل 4 التخطيط لفعالية 239