أطر إدارة الفعاليات - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

أطر إدارة الفعاليات أهداف التعلم ....... بعد الانتهاء من هذا الدرس سكون قادرا على: 1.3.4 تعريف العناصر التشغيلية في فعالية. 23.4 وصف وشرح مخطط "جان". 3.3.4 مناقشة أهمية شمول إطار عمل إدارة المشروع لمعلومات الطلب والمعلومات المالية والتسويقية. 4.3.4 شرح أطر عمل إدارة الفعاليات من حيث الوظائف الرئيسة الخمس التنظيم الفعالية. المصطلحات الرئيسة تقسيم العمل مهمة حرجة تبعيات خارجية خطط الطوارئ Work Breakdown Critical Task External Dependencies Contingency Plans Risk Assessment PERT (Program Evaluation and Review Technique) Gantt Chart Lead Time Slack Cut-off Point تقييم المخاطر بيرت (تقنية تقييم ومراجعة المشروع) مخطط "جانت" فترة الإنتاج فترة الكساد نقطة التوقف إدارة الفعاليات دراية للصلي 3.4 204

هدف التعلم 1.3.4 تعريف العناصر التشغيلية Identifying Operational Elements ركزت الفصول والدروس السابقة على مراحل التخطيط السابقة للفعالية. ينظر هذا الدرس إلى الفعالية من وجهة نظر تشغيلية، قد نواجه اللحان المنظمة أو منسقو الفعالية عند التحضير لها عدة تحديات بمستويات تعقيد متباينة. تنظيم الفعاليات الداخلية البسيطة يكون سهلا إلى حد ما الخدمات الأساسية متاحة والفعالية غالبا ما تكون مباشرة وسهلة التحضير في حدود قدرات منظمي الفعاليات المبتدئين عند تنظيم فعالية في مكان مفتوح. أو فعالية تستلزم تقديم خدمات أو معدات أو مستلزمات، سيحتاج كل من الإدارة والتشغيل بإتقان وكفاءة إلى اهتمام وثيق وتخطيط من مديري الفعاليات ذوي الخبرة المسئولين عن تجهيز الترتيبات النهائية قبل افتتاح الفعالية. ما فائدة جداول المواعيد والخطط الواضحة للفعاليات؟ 205 尖

206 الشكل 94 تقنيات إدارة المشروع الفعالية كمشروع The Event as a Project حجم نتشابه إدارة المشروعات والفعاليات بدرجة كبيرة ويكمن الاختلاف الرئيس في العملية ونطاقها، لذلك يمكن في أنواع متعددة من الفعاليات استخدام عدة تقنيات مطورة لإدارة المشروعات الإنشائية أو اللوجستية أو العامة كبيرة النطاق لتحقيق الانضباط التنظيمي. يجب على مديري الفعاليات التأكد من تنفيذ الأنشطة ومكونات الفعالية المخطط لها لتحقيق أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت للفعالية باستخدام عدد من تقنيات إدارة المشروع المبينة في الشكل 94 مشاكل تقسيم العمل تحطيط الموارد الأساليب المستخدمة لإدارة المشروعات تخطيط المشروع هياكل تقسيم العمل لقيمات المخاطر Work Breakdown Structures هيكل تقسيم العمل Work breakdown (جدول زمني يقسم المهام التي : إنجازها لاستكمال فعالية ما يقسم الفعالية بأكملها إلى أجز اللهم الفردية إدارة الفعاليات دارة التعليم

التفاصيل الدقيقة غير ضرورية أو متوقعة في المراحل الأولية: لأن تقسيم العمل هو المرحلة الأولى من دراسة ما يجب أن ينفذه شخص أو فريق معين، يشبه المخطط التنظيمي من زاوية أنه يحتوي على هيكلة: يبدأ من الأعلى بالفعالية الرئيسة ويتدفق باتجاه أسفل المخطط إلى النقطة التي يمكن فيها تخصيص مهمة لشخص معين أو فريق معين ( انظر الشكل (104) معرض تجاري منصة معرض تجاری التفاوض على الحجم والموضع التخطيط التفاوض على صفقات الرعاية الجدران الإنشاء الأرضيات الرفوف والطاولات الإضاءة التركي الداخ المعاينة الشاشات ومرافق الوسائط المتعددة ميزات الديكور الشكل 10:4 هيكل تقسيم العمل لإنشاء منصة لمعرض تجاري الفصل 4 التخطيط لفعالية 207 درارة الي

تخطيط المشروع Project Planning بمجرد إنشاء هيكل تقسيم العمل يمكن استخدامه لبدء التخطيط لكل عنصر أو نشاط في الفعالية. هناك بعض الخطط التي يجب أن تتصدر ذهن مدير الفعالية. المهام الحرجة Critical Tasks بمجرد وضع هيكل تقسيم العمل يمكن تحديد المهام الحرجة Critical Tasks ( الوظيفة التي يجب إتمامها أولا ليبدأ نشاط معين بعدها في أي سلسلة من الأنشطة) للفعالية. يساعد هذا في تركيز الانتباه على الوظائف داخل الفعالية والتي تُعد مركزية للمهمة وكذلك يضع إطارا لتحديد المواعيد النهائية لفحص تقدم تحضيرات الفعالية وذلك لأنه يجب إنجاز المهام الحرجة في الوقت المحدد تماما لتنفيذ الأنشطة اللاحقة. ما المهام الحرجة عند إنشاء جناح في معرض تجاري؟ عامل يجهز جناح المملكة العربية السعودية في معرض التجارة الدولية للسياحة - برلين .2023 208

التبعيات الخارجية External Dependencies بمجرد إنجاز المهام الحرجة يمكن الشروع في الأنشطة الثانوية وتسمى هذه المهام الثانوية التبعيات عند إدارة الفعاليات قد يوجد عدة تبعيات خارجية External Dependencies وهي مدخلات من مصدر خارجي لا يتحكم فيها فريق المشروع وهي مطلوبة قبل متابعة المهمة، وقد يتحكم فيها المقاولون أو الموردون أو مضيف الفعالية، وغالبًا في الحالة الأخيرة تأخذ هذه التبعيات شكل الموافقة. كلما زاد عدد التبعيات الخارجية لمشروع أو فعالية وكانت غير اعتيادية، ارتفعت احتمالية الفشل، يحتاج مدير المشروع إلى تتبع التبعيات الخارجية عن كتب لضمان إنجاز المشروع في الوقت المجدد، يجب عليه جدولة الأوقات والتواريخ وضمانها وكذلك مراقبة المقاولين الخارجيين وتنفيذ خطط الطوارئ Contingency Plans ( خطة توضع للتعامل مع أمر طارئ في حالة عدم قدرته على أداء واجباته. لذلك، من الضروري تحويل مستند تقسيم العمل الأولي إلى مستوى أكثر تفضيلا بحيث يوضح أيضا التسلسل الدقيق للأنشطة ومدة كل نشاط. يمكن تنفيذ ذلك. بطريقتين باستخدام برنامج من برامج الحاسوب أو باستخدام الأساليب التقليدية. استخدام برامج الحاسوب Using Computer Programs لبرامج الحاسوب وتطبيقات الجوال القابلة للتنزيل عدة فوائد يمكن تحديثها بسهولة ومشاركتها مع العديد من الأشخاص الذين يمكنهم إبداء تعليقاتهم أو الإخطار بالتأخيرات، وهي أقل عرضة للفقدان أو التلطخ أو التلف ويمكن أن تحملها معك في جميع الأوقات. استخدام الأساليب التقليدية Using Traditional Methods الفروق بين التبعيات الخارجية والمهام الحرجة في الفعاليات الصغيرة جدا قليلة إن وجدت من الأساس، ويمكن استخدام خيار الكتابة البدوية. هذه الطريقة مفيدة حيث يمكن تعليقها بشكل بارز في المكتب أو في لوحة الإعلانات، ويمكن تعديلها بسهولة إلا أنه تحدها بعض القيود . عندما ترغب في إضافة شيء أثناء التخطيط يتعين عليك إعادة رسم المخطط. يلزم تحديد المهام بوضوح بحيث تعرف ما يحدث ولكن بدون المبالغة في التفاصيل بما يمنع التفكير الحر والترابط اللازمين للإبداع. • إذا نقل المستند فقد يُفقد، وقد لا يكون خيار النسخ الاحتياطي متاحًا. الفصل 4 التخطيط لفعالية 209 حرارة التصليط

210. تقييمات المخاطر Risk Assessments تقييم المخاطر Risk Assessment هو تحليل المخاطر المحتملة وتداعيات حدوثها. هناك العديد من أنواع المخاطر المختلفة التي يجب مراعاتها عطل في التقنية والأحوال الجوية المعاكسة ومشكلات الموردين واعتبارات الصحة والسلامة. تقييمات المخاطر هامة لأنها تمكنك من تعريف المخاطر المحتملة ثم وضع خطط الطوارئ هناك عدة أسباب متباينة لضرورة إجراء تقييمات للمخاطر وخطط الطوارئ . تمكنك من الحصول على خيارات احتياطية في حالة عدم تمكن مورد الخيار الأول من تنفيذ تعاقده. . قد تكون أحد الاشتراطات القانونية للحصول على التغطيات التأمينية. . تعني الا يشعر الناس بالذعر في حالة الطوارئ، ويطمئنهم العاملون بأن لسلامتهم الأولوية القصوى تخطيط الموارد Resource Charting استخدام الرسوم البيانية هو طريقة يمكن عبرها عرض تسلسل المهام مرئيا. يشمل تخطيط الموارد ما يلي: . يستخدم تحليل المسار الحرج مخططات بيرت PERT (تقنية تقييم ومراجعة المشروع) ولكنه أكثر ملاءمة لمنظمي الفعاليات الخبراء. ه مخططات "جانت" Gantt Chart هي أسهل أنواع الرسوم البيانية المستخدمة وأكثرها قابلية للتطبيق عند التخطيط لفعالية، تظهر المهام التي ستنفذ في ترتيب متتابع زمنيا. رسم الموارد في مخطط هو طريقة ناجحة لتكثيف المعلومات التفصيلية وإنشاء وسيلة سهلة الوصول لاستخدام المعلومات لا يحتاج مديرو الفعاليات دائما إلى معرفة تفاصيل المهام التي يجب إنجازها، حيث يمتلك الخبراء المعنيون المعرفة المتنوعة الضرورية . لكنهم سيحتاجون إلى معرفة ما الذي يجب إنجازه ومتى يمكن بدء المهمة التالية. نقطة الحقيق لماذا يحتاج منظمو المالية إلى ادراك التبسات الخارجية للسمالية؟ إدارة الفعاليات ☑ درارة التعليم

هدف التعلم 2.3.4 استخدام مخططات "جانت" Using Gantt Charts الشكل 4-11 تظهر مخططات "جانت" المهام المختلفة التي يلزم تنفيذها حسب تسلسل زمني معين، وتسهل رؤية المهام المختلفة. والأهم أنها تعرض كذلك فترة الإنتاج مثال على مخطط Lead Time ) الفترة بين بدء عملية الإنتاج واكتمالها) ، حتى تعرف موعد إنجاز كل "جابت" عند إعداد مهمة وتبعات التأخير في إنجازها خاصة المهمة الحرجة). الشكل 4-11 مثال على مخطط "جانت" بسيط. فعالية: حفل تخرج سميرة المهمة الموعد النهائي : 4 يوليو 2024 يونيو سرادق 1 بدء المشروع (4) يونيو) 2 رسم حدود الموقع مع المسئول عن الحديقة 3 استلام السرادق ( مدير المشروع) 4 5 إنشاء الإطار تركيب القماش الخارجي ، التركيب ألواح الأرضية 8 9 تركيب القماش الداخلي تجهيزات الكهرباء والأضواء تجهيز الستارة والتأثيرات 10 استلام الأثاث 11 فرش الأثات 12 تزيين السرادق 13 وصول الممونين 14 طلب الزهور واستلامها 15 فرش الطاولات 16 التحقق والمعاينة 17 تبدأ الحفلة الساعة 7:00 مساء 15 14 13 12 11 10 9 الفصل 4 التخطيط لفعالية 211 درار قالي

212 تشير المربعات المعبأة إلى المهام المنجزة حتى الآن، وتوضح المربعات الفارغة المهام التي لا يزال يتعين القيام بها. يسهل هذا معرفة مدى تقدم التحضيرات، وما الذي لا يزال معلقا ، وهل توجد أي مشكلات ناجمة، وهل هناك أي فترة كساد Slack الفترات التي لا يتخللها الكثير من العمل أو النشاط) حاليا. بدأ المشروع. يوم يونيو ويعطي مثال مخطط "جانت" ملخص عن العمل يوم 14 يونيو. شهدت بداية العملية طلب وشراء وترتيب عدة عناصر مختلفة، منها المكان والسرادق والأثاث والممونون. يظهر عنصر واحد فقط طلب أثناء فترة الملخص وهو الزهور الذي تعتبر فترة إنتاجه أقل من تجهيز السرادق مثلا. هناك بعض القيود على مخطط "جانت": ه لا يظهر عادة الموارد المتاحة لتنفيذ مهمة. - لا يظهر الحالات التي يسند فيها مهام لشخص تستغرق وقتا أكبر من المتاح لها .. . يمكن أن يصبح مرهقا إذا كان هناك عدة مهام على مخطط واحد. قد يفيد عند التخطيط للفعاليات لأنه يسهل للمنظم (المنظمين) التأمل والتفكير في الخطوات اللازمة لتنفيذ المهمة يكون من الأفضل أحيانًا تطبيق أسلوب التخطيط هذا بطريقة عكسية؛ أي البدء من الموعد النهائي (النهاية) ثم العمل بترتيب عكسي لمعرفة المدة المستغرقة فعليا في التنفيذ. النشاط المهم الآخر الذي سيجبرك مخطط "جانت" على تنفيذه هو معرفة المدة الفعلية التي تستغرقها كل مهمة. يميل معظم الأشخاص غير الخيراء إلى تخمين التوقيت سيكون المخطط عديم الفائدة دون معلومات دقيقة. مثلا هل سيستغرق تركيب القماش للسرادق من الخارج يومين فعلا؟ في مثالثا نعم سيستغرق. إذا كنت قد طلبت سرادق فاسأل المتخصصين في نصب الخيام عن المدة التي سيستغرقونها فعليًّا. الفعلة لحتى لماذا يحد منظمو النعالية مخططات "حات" مجدية؟ ✓ إدارة الفعاليات حرارة الكلية

هدف التعلم 3.3.4 دمج المعلومات الأساسية في إطار إدارة الفعالية Integrating Key Information Into an Event Management Framework تتحدد فائدة أطر إدارة الفعاليات بمدى فائدة المعلومات المدخلة فيها. كلما زادت كمية المعلومات فائقة الجودة المتوفرة المدخلة في إطار العمل الإداري ارتفعت احتمالية تحسن النتائج. عرضت الدروس السابقة أنواعاً مختلفة من أطر إدارة الفعاليات وأظهرت أهمية فهم الجداول الزمنية للموردين ومدى ملاءمتها لأطر التخطيط، سيستكشف هذا الدرس أهمية دمج معلومات الطلب والمعلومات المالية والتسويقية لإنشاء إطار عمل الإدارة الفعاليات يتناسب مع الغرض. تكامل الطلب The Integration of Demand الطلب عامل هام في عملية التخطيط بالنسبة لمعظم الفعاليات حتى بالنسبة للفعاليات الشخصية كحفل الزفاف أو التخرج، يلزم معرفة العدد التقريبي للضيوف أو المدعوين لحضور فعالية ما، فقد يكون المكان ضيقًا ويجب أن يكون مقدار الغذاء ملائما. يمثل الطلب والسوق المحتملة مشكلة بالنسبة لجميع الفعاليات تقريبا . قد يصعب التخطيط للفعاليات الحكومية العامة. من المهم معرفة . ما نوع الأشخاص المهتمين؟ . كم عدد الحضور المحتمل ؟ . ما التاريخ أو الوقت المناسب لإقامة الفعالية؟ قد يصعب تقييم ذلك بإتقان وكفاءة، خاصةً إذا لم تسبقها فعاليات مماثلة، بينما توجد عدة أنواع من الفعاليات يكون العدد المحتمل لحضورها محددا بدقة أو على الأقل بما يكفي ليعرف مدير الفعالية المتطلبات. يمكن التحقق من ذلك من خلال بعض الأبحاث، إما غير الرسمية مثل "التحدث إلى السكان المحليين أو من خلال الاستطلاعات والاستبيانات الرسمية. الفصل 4 التخطيط لفعالية 213 حرارة التصليح

214 يلزم إنجاز البحث واتخاذ القرارات عند الطلب بحلول نقطة توقف Cut-off Paint معينة ( التاريخ أو الوقت المحدد الذي يجب اتخاذ القرار فيه) . يمكن إجراء الحجوزات مؤقتاً ولكنها تشترط إيداع مبلغ أولا حتى إذا كان المكان عبارة عن مركز مجتمعي محلي صغير. بالنسبة للفعاليات الممولة ذاتيا. قد ينتج عن ذلك مشكلة ما الأولوية. تأكيد المكان أم بيع التذاكر؟ يمكن حل هذه المعضلة بتحديد نقطة توقف والتي بمجرد حلولها تتأكد الفعالية ويلزم سداد قيمة المكان ببيع الحد الأدنى من عدد التذاكر في وقت مبكر. في حالة الإلغاء يمكن رد مبيعات التذاكر لمن حجز مبكرا. أمور تخطيطية الحطيف أنت تنظم حفل تخرج الجامعة. تعرف بالفعل المعلومات الأساسية المتعلقة بالسوق: . الفئة العمرية. • عدد الطلبة القادرين على الحضور ة الموضوعات المعاصرة الأمور المفضلة وغير المفضلة ومع ذلك، هناك قرارات تشغيلية يجب اتخاذها والتي ستؤثر على الطلب. ملنا يعتقد؟ ما العوامل التي قد تؤثر على الطلب؟ ما مدى دقة التنبؤ بالطلب؟ كيف يمكن أن يؤثر ذلك على إطار عمل إدارة الفعالية؟ التكامل المالي Financial Integration بعد تحديد الطلب واستكشاف وجود منافسة من عدمه، يتمكن المنظمون من قياس حجم الفعالية، وعدد الحضور المحتمل. قد يشير التعرف على فعاليات مماثلة أيضًا إلى الأسعار التي يكون الناس مستعدين الدفعها. ومع ذلك يجب عدم تحديد السعر من خلال الفعاليات الأخرى، ولكن حسب تكلفة فعاليتك وفي إطار الحاجة إلى ربحيتها من عدمه. تعتبر مسألة التسمير غاية في الأهمية حيث يقلل المنظمون محدودو الخيرة في الغالب من التكاليف المتنوعة. ومن الضروري إدراج كل العناصر المطلوبة وتكلفتها على نحو ملائم، وقد تتحول قيمة بضع بالونات" إلى ميزانية المزينة تصل إلى مئات الريالات. إدارة الفعاليات درارة للتعليم

الخطأ الجسيم الآخر هو عندما يحدد المنظمون سعر تذكرة الفعالية دون تبرير أو بحث، تفتقر هذه الطريقة إلى المنطق تماما، وتتسبب بالتأكيد في صعوبات مالية شديدة للفعالية. إذا قررت سعر التذكرة قبل معرفة مبلغ التكلفة، فقد تضطر في النهاية إلى تقليص كل العوامل التي تضمن تميز الفعالية. يجب تحديد سعر التذكرة على أساس التكاليف الدقيقة وبعدها يمكن دراسته في ضوء المنافسة وما سيدفعه السوق ( والذي ينبغي أن يعتمد على بعض البيانات الواقعية قدر الإمكان). عند دمج الشئون المالية في التخطيط يجب على المنظم إنشاء ميزانية وقائمة التدفق النقدي لحساب نقطة التعادل للفعالية والسماح بتقدير هامش الأمان. مهارات إدارة الفعاليات التكامل المالي ستقام فعالية مدرة للربح في مكان يستوعب 50 ضيفًا، من المحتمل أن تتكلف الفعالية 5,000 ريال سعودي يختلف الطلب حسب تكلفة المذكرة ويبلغ متوسط سعر التذكرة التي يرغب الضيوف في دفعها 50 ريالا سعوديا. الشرح كيف تؤثر المعلومات المالية ومعلومات الطلب على التخطيط للفعالية. تكامل التسويق Marketing Integration تحتاج جميع الفعاليات إلى التخطيط التسويقي، قد لا تبدو بعض الفعاليات الخاصة ( كحفلات الزفاف) بحاجة إلى تسويق. ومع ذلك عند إرسال الدعوات أو مناقشة الفعالية سيسلط المضيف أو مخطط الفعالية الضوء على الجوانب الرئيسة مثل جودة الأغذية أو الترفيه وشخصيات الحضور الآخرين المحتملين. الهدف من ذلك أن تبدو الفعالية جذابة قدر الإمكان حتى يحضر الناس إليها. وبذلك تحقق وظيفة التسويق. قد تكون الميزانية المتاحة بالنسبة لبعض أنواع الأنشطة مثل إطلاق المنتجات ضخمة بالفعل بالنسبة للفعاليات المجتمعية الصغيرة قد تكون الميزانية محدودة. لذلك يعتمد التسويق لها على أدوات منخفضة التكلفة مثل المنشورات المحلية أو صفحات منصات التواصل الاجتماعي كبدائل للإعلانات أو وسائل الترويج مرتفعة التكلفة. الفصل 4 التخطيط الفعالية 215 حرارة الي

216 سيتعين على منظم الفعالية عند العمل على خطة تسويق تعريف الميزانية المتاحة. وهناك طريقتان رئيستان لتنفيذ ذلك: يأخذ الدخل أو الميزانية وتخصيص مبلغ معين للتسويق. . بتعريف غايات الفعالية واحتساب ميزانية التسويق على أساس الأهداف. بمجرد تخصيص الميزانية يلزم تطوير خطة عمل التسويق. هذا هو جدول الأنشطة قبل الفعالية وأثناءها وبعدها سيحتاج فريق التسويق إلى التعرف على فترة الإنتاج الرئيسة لكل نشاط. أساس التسويق الناجح هو إتاحة الوقت الكافي ومعرفة من يصنع القرارات ذات الصلة ومتى، الأمور التي تبدو بسيطة غالبا ليست كذلك أو قد تستغرق وقتا أطول بكثير من المتوقع، لذلك يلزم دمج التسويق بالكامل في إطار إدارة الفعاليات يلزم كذلك إدارة التسويق بعناية وسائل التواصل الاجتماعي أداة رخيصة وسريعة وناجحة لتسويق فعالية وقد تلبي حاجات الفعاليات الطارئة حيث يكون الوقت غير كاف لاستخدام قنوات وسائط مختلفة، إلا أن استخدامها محفوف بعدة مخاطر تواجه مدير الفعالية ضعيف الخبرة. عندما يجري التسويق على وسائل التواصل الاجتماعي، يجب مراعاة ما يلي: لا يمكن السيطرة على المعلومات وقد يساء فهمها خاصة إذا لم تقرأ الرسالة . يمكن لأي شخص نشر تعليقات فورية ( قد تكون سلبية) مع صور قد تقوض سمعة الفعالية ومضيفها. لقبلة تحقق ما ضرورة دمج التسويق بعناية في اطار إدارة الفعالة؟ إدارة الفعاليات دارة التعليم

هدف التعلم 4.3.4 الهياكل التنظيمية للفعاليات Events Organizational Structures من النادر أن تتطابق فعاليتان في نفس الهيكل التنظيمي أو الموظفين، هناك بعض أوجه التشابه بين معظم الفعاليات، وتنظم الخدمات الأساسية في الغالب بطرائق مماثلة. التنظيم Organization تشمل أطر إدارة الفعاليات خمس وظائف رئيسة كما هو مبين في الشكل 4-12 العمليات خدمات الزوار السميات خدمات الدعم إدارة التسويق نكيم الفعالة الادارة السالمية عم الادارة الفصل 4 التخطيط لفعالية الشكل 4-12 هيكل تنظيمي ميسجل للفعاليات 217 درارة التصنيع

218 يشكل الهيكل التنظيمي لفعالية ما الإطار الذي تعمل حوله الأنشطة والخدمات المختلفة. أعضاء هذا النوع من الهيكل التنظيمي مثل الموظفين وكبار المديرين عادة ما يكونون موظفين يعملون براتب، وقد يكون بعض الموظفين الذين ينفذون العمل متطوعين، وبعضهم الآخر يتقاضون راتبهم. إذا كان مشغل الفعالية ناديًا أو جمعية فقد يكون الموظفون الرئيسون ببساطة أعضاء في اللجنة العادية للمؤسسة المشغلة. في منظمة يعمل فيها أشخاص منا للمرة الأولى، يحتاجون إلى معرفة من المسئول تحديدًا. يجب تجنب أي غموض حول سلامة الجمهور وكفاءة المؤسسة ( والتي إذا أسست لتشغيل فعالية واحدة قد تكون قصيرة العمر نسبيا ) . تمر خطوط الاتصال في مؤسسات الفعاليات إلى أعلى وإلى أسفل ومن جانب إلى آخر في هيكلة هذه المؤسسات، يعد هذا ضروريا لضمان تمرير المعلومات في المنظمة بسرعة ودون إبطاء وكاملة. الفاعلية Effectiveness تؤثر أطر إدارة الفعاليات على كفاءة المؤسسة وقدرتها على تنفيذ عملها. يجب أن تخلق أطر العمل ثقافة تمنح الوضوح والتماسك والقيادة اللازمة لضمان فاعلية الفعالية ( انظر الشكل (134). قد يجد مدير الفعالية تبعا لنوعها أنه يعمل مع مجموعة متباينة من الأشخاص المتواجدين لأسباب اجتماعية وليس لأسباب تحقيق الأهداف خلال فترة زمنية قصيرة نسبيًّا دون الاهتمام اللازم بشأن أسلوب المؤسسة التي يعملون معها. المشكلة بالنسبة لمديري الفعاليات هي كيفية تنظيم فعالية في ظل هذه الظروف الصعبة. إدارة الفعاليات حرارة الكلم

الحجم حجم الجرعة تقرير المجموعة التالي النجاح السابق لولد طاقم العمل أو توقعاته نقطة تحقق أسلوب التنظيم اللجنةار المتطوعون ما أهمية أطر إدارة الفعالياتة النوادر والرموز الدمى في السعاليات والقمصان والحكايات الشكل 4-13 ثقافة تنظيم الفعاليات القادة ول أو أسلوب الإدارة التأثير والأثر العصبة جماعة الأصدقاء طرائق المراقبة المجموعات غير الرسمية أو الأقرار الكتار الفصل 4 التخطيط لفعالية 219

220 3.4 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1 أي مما يلي ليس من تقنيات إدارة مشروع؟ ا تخطيط المشروع. ب إنشاء المحتوى ج تقييم المخاطر. د. تطوير الهدف. 2. أي من متطلبات الدعم الآتية لا يعد تبعية خارجية؟ أ- تأجير الأثاث. ب شراء الزهور. ج تكوين لجنة التسويق د. توظيف فناني الترفيه. التفكير الناقد 3. ما أهمية تعريف المهام الحرجة في هيكل تقسيم العمل؟ ما المهمة التي تعدها أكثر أهمية في التخطيط لفعالية ما؟ ما أهمية شمول إطار عمل إدارة المشروع لمعلومات الطلب والمعلومات المالية ومعلومات التسويق؟ إدارة الفعاليات دراية التعليم