مراحل تخطيط الفعاليات - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

188 2.4 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa مراحل تخطيط الفعاليات أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.2.4 تعريف وشرح عملية التخطيط لفعالية ما. 2.2.4 شرح أهمية تخطيط تنظيم فعالية. 3.2.4 مناقشة أهمية تعريف الأهداف المحتملة في بداية مراحل التخطيط للفعاليات. المصطلحات الرئيسة فرز المفاهيم خطوط عريضة لفعالية تنفيذ تصفية عوامل الإنتاج مسار حرج تعريف بالعمل علامة مرجعية إدارة الفعاليات Concept Screening Event Outlines Implementation Divestment Factors of Production Critical Path Induction Benchmark

هدف التعلم 1.2.4 عملية التخطيط The Planning Process بمجرد اتخاذ قرار بإقامة فعالية أو تنفيذها وإنشاء لجنة لإدارتها، تحتاج الفعالية إلى التخطيط. يشمل التخطيط عدة مراحل وتلبي كل مرحلة وظيفة قيمة. العصف الذهني Brainstorming ينفذ مخططو الفعاليات أسلوب العصف الذهني؛ بغرض الوصول إلى فكرة عامة، فيجتمع عدة أشخاص لاقتراح أفكار جديدة للتطوير المحتمل. يحتاج العصف الذهني إلى المساهمة المستمرة بتقديم الأفكار والحلول الإبداعية وفي هذه المرحلة "لا توجد فكرة سيئة". ليست كل الأفكار ملائمة أو ناجحة لكن أسلوب ا ، العصف الذهني في . حد ذاته يسمح بمناقشة جميع الأفكار. قد لا تكون الفكرة الأصلية ملائمةً، لكن يتمتع أحد عناصرها بميزة وعندما يُدمج مع العناصر الأخرى (انظر الشكل 4-3) من المحتمل أن يخلق نتيجةً نهائيةً مجدية. لماذا يحتاج التخطيط الناجح إلى وقت وصبر؟ 189

190 الشكل 4-3 توليد الأفكار العملية العامة كيف يمكن أن تنفذها الشركة الفكرة رفع الوعي بمنتج جديد. الطبيعة العامة للفعالية يجب ، أن تكون فعالية عامة. الغرض من الفعالية الحاجة إلى إعلام الناس بمنتج جديد وصفاته. كيف يمكن تشغيلها ؟ يجب التشغيل بسهولة قدر الإمكان. ما الفوائد التي تعود على المشاركين؟ سيحصلون على عينات مجانية من المنتج. ومع مُخرج: أفكار متنوعة شروحات للمنتج بمشاركة الحضور محاضرات الخبراء إطلاق منتج عبر الإنترنت أمسية ترفيهية ذلك يحتاج العصف الذهني إلى نهج منظم ليكون ذا فائدة وخصوصًا عندما تكون خبرة الموظفين أو تجربتهم محدودةً ، أو عندما يمارسه موظفون لا يعرفون بعضهم البعض أو لم يعملوا معًا في مشروعات أخرى من الضروري كذلك التأكد من أن معلومات الفعالية معروفة، مثلا قد تكون الفترة الزمنية قصيرة وقد تكون العمالة بالأساس من القوى العاملة أو دعم المجتمع وقد تكون الميزانية محدودة. إدارة الفعاليات

فرز المفاهيم Concept Screening يوجد في الأغلب عدد من الخيارات المحتملة التي يمكن الاختيار من بينها والتي عرفت وخضعت للتفكير العميق لتحديد الخيار الأكثر ملاءمةً، يجب فحص الخيارات النهائية عبر عملية فرز المفاهيم Concept Screening ) التقييم باستخدام قائمة موضوعية من المعايير) (انظر الشكل (44) . هناك طريقة أو أكثر للتقييم يمكن استغلالها عند فرز فعالية محتملة: . تحليل التكلفة والمنافع تقارن هذه العملية بين التكلفة المقدرة أو المتوقعة لفعالية في مقابل مخرجاتها. قد تستخدم الموارد المالية والوقت والجهد كمعيار. • التقييم الاستثماري الاقتصادي: بينما تتجاوز أحيانًا منافع الفعالية تكاليفها، قد لا تكون التكاليف عملية أو ضمن حدود الميزانية المحددة. جدولة المواعيد والجدوى التشغيلية قد تلبي الفعالية جميع الغايات والأهداف التي وضعتها المنظمة. ومع ذلك لو أقيمت خلال فترة زمنية محددة ولم يكن من الممكن الحصول على تراخيص أو موردين خلال هذا الإطار الزمني فإن الخيار غير ممكن. . الجدوى الفنية تحتاج بعض الفعاليات الملائمة نظريًّا إلى مهارات لا تمتلكها المؤسسة أو لا تستطيع تحمل تكاليفها أو كلتاهما معًا، مثل التسويق أو معيار العمليات. . عوامل الخطر: يمكن تصنيف بعض الفعاليات على أنها مرتفعة المخاطر. يشير ذلك إلى المخاطر المالية أو الشخصية المباشرة أو على السمعة. تؤدي الفعاليات التي لا يمكن التحكم فيها أو التخطيط الكامل لها إلى نتائج أقل من المثالية. "الجدوى" في الفعاليات الشخصية غالبًا لا تكون عملية رسمية، فهي أقرب إلى قرار بشأن ما سيحدث. تؤثر بعض القيود مثل الأمور المالية أو الموقع على حجم الفعالية أو فخامتها وليس على قرار استمراريتها من عدمه. في هذه الحالة تكون الفعالية محددة مسبقًا والمشكلة الحقيقية تكون في كيفية تنفيذها. غير رسمي الفصل 4 التخطيط لفعالية 191

192 العملية العامة عدة مفاهيم أو أفكار مثال الشركة شروحات المنتج | محاضرات الخبراء | إطلاق منتج عبر الإنترنت | أمسية ترفيهية الفرز الأول: التسويق الفرز الثاني: العمليات لا يمكن للمستهلكين رؤية المنتج أو تجربته على الفور في فعالية عبر الإنترنت لذلك؛ استبعد الفعالية عبر الإنترنت. الأمسية الترفيهية تحتاج إلى تنظيم معقد ويستغرق ترتيبها وقتًا طويلًا لذا فهي ليست مثالية. الفرز الثالث: المالي يطلب الخبراء أجورًا باهظة لإلقاء محاضرات. الشكل 4-4 فرز المفهوم تخطيط الفعالية Event Planning مخرج المفهوم المتبقي شروحات المنتج بمجرد التوافق على المفهوم الرئيس وإثبات تلبيته لمعايير الفرز، يمكن للفكرة أن تتقدم ويمكن تطوير وثيقة الخطوط العريضة لفعالية Event Outlines وهي مستند رئيس يوضح كل عناصر الفعالية. تشمل معظم الفعاليات أهدافًا إضافيةً مثل التثقيف أو كسب المال أو ترسيخ إرث. لإحراز تقدم في الفكرة يلزم تطوير الأهداف الأولية مع مسودة للاقتراح تحتوي على الهدف العام، ثم يُقسم الهدف العام إلى عدة أهداف تتبعه الأجزاء المكونة للفعالية. كما شرحنا في الدرس 3.2 ، حتى الفعاليات البسيطة قد تتكون من عدة أجزاء. ستبدأ المسودة في تحديد الإجابات على الأسئلة المحددة في القيم الأساسية لتصميم الفعالية في الشكل 1- الدرس 2.1) • . ما أهمية تجهيز المنصة لفعالية أو استضافتها؟ من الجمهور المستهدف؟ إدارة الفعاليات

. ما محتوى الفعالية؟ . ماذا يريد منظم الفعالية؟ • أين ستقام الفعالية؟ متى ستقام الفعالية؟ تحتاج كل هذه الأسئلة إلى إجابة. يمكن تقديم إجابات أكثر تفصيلا لاحقًا، ولكن يكفي كبداية مفيدة بضع صفحات من الملاحظات ويمكن بعد ذلك استخدام الأفكار الأولية لبناء التخطيط عملية تخطيط الفعاليات بالنسبة لمنظم عديم الخبرة أكثر أهميةً وتستهلك وقتًا أطول مقارنة بمنظم متمرس والذي يكون عمله مكرّرًا في غالبه. يمكن وضع مخطط تفصيلي انظر الشكل (4-5 من الفكرة الأساسية باستخدام الخطوات المحددة سابقًا. يمكن بعد ذلك أن تضيف اللجنة المنظمة ومستشاروها ومساعدوها إلى هذه المسودة الأساسية بعض البنود مثل العمليات والتمويل والتسويق أمور تخطيطية ما مبرر التعقيد الزائد عن الحد؟ يخطط لحفلات الزفاف في أغلب الأحوال هواة لا محترفون. وهكذا تمثل سوق التخطيط المهني لحفلات الزفاف فرصة نمو محتملة في صناعة الفعاليات على نطاق أوسع. يمكن أن تكون حفلات الزفاف فعاليات معقدة نسبيًّا بحيث تحتاج إلى تخطيط ويستغرق التخطيط لها عدة أشهر ويشمل مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة. من الجوانب التي يجب التخطيط لها: • الحفل. • الاستقبال ويشمل ذلك الأغذية والترفيه. • نطاق الموردين ( المكان والممونون وبائع الزهور وشركة السيارات وما إلى ذلك). ماذا تعتقد ؟ اشرح لماذا قد يستغرق التخطيط لحفل الزفاف عدة أشهر، وعرف بعض أصحاب المصلحة المحتمل مشاركتهم. الفصل 4 التخطيط لفعالية 193

194 الشكل 4-5 عملية التخطيط لإدارة الفعالية الأهداف ماذا نريد؟ أفكار ومقترحات الفرز، معيار الفرز. أهداف الفعالية والغايات التفصيلية. مسودة الخطوط العريضة للخطة البحث البيئي مشكلات المنافسة الفعاليات السابقة / المشابهة أصحاب المصلحة التخطيط التفصيلي المنهجي جمع المعلومات التكاليف والإيرادات التواريخ الأماكن التوظيف الخطة المالية الميزانية الرسوم / الدخل الرعاية الاستثمار الخطة التشغيلية موارد العمليات طاقم العمل / الفريق خطة التسويق البحث المكان الجغرافي / الموقع / المكان | أنشطة التسويق الأخرى اللوجستيات المعدات جدول الإنتاج الترويج والعلاقات العامة التدفق النقدي جدول التسويق الصحة والسلامة والأمن إدارة الفعاليات التفكير: مناقشة الخطط التنظيم والتحضير للفعالية أنشطة التطوير والتحضير والمواعيد النهائية تنفيذ الفعالية العمليات والمراقبة والتنفيذ سحب التصفية / الإرث الإغلاق، التقييم التغذية الراجعة والتسجيل التسليم |

التنفيذ والتصفية Implementation and Divestment على الرغم من عدم ارتباط التنفيذ والتصفية ارتباطًا وثيقًا بعملية التخطيط، ويجب وضعهما في الاعتبار عند التخطيط لفعالية. فالتنفيذ Implementation يشير إلى عملية وضع الخطة محل التنفيذ، بينما تشير التصفية Divestment إلى عملية بيع أي أصول زائدة أو نقلها أو يمكن التخلص منها لاستعادة جزء من التكاليف. سيساعد هذا على ضمان إمكانية تحقيق غايات وأهداف الفعالية، وعلى تجنب تكرار أي أخطاء أو تقصير في تكرار دورة التخطيط إذا تكررت الفعالية مستقبلًا. إذا تولى منظم لا يملك الخبرة مسئولية التخطيط لفعالية كفعالية لمرة واحدة لنفسه، فإن التصفية أو الإرث أقل أهميةً حيث لن تتكرر الفعالية. نقطة تحقق لماذا تتعدد مراحل الخطة الفعالة؟ هدف التعلم 2.2.4 أهمية التخطيط The Importance of Planning تحتاج إقامة فعالية أو استضافتها إلى ثلاثة مدخلات الوقت والأشخاص (من ذوي المهارات أو المتاحين أو كليهما ) والتمويل. هذه الموارد بالنسبة لمعظم الأشخاص والمنظمات إما محدودة أو يصعب الحصول عليها . لذلك من الضروري الاستفادة من عوامل الإنتاج Factors of Production الموارد المستخدمة لتقديم سلع وخدمات) بكفاءة. يحتاج التخطيط لفعالية صغيرة للأصدقاء والعائلة إلى قدر محدود من الموارد، والتوقعات منه ليست مرتفعة، أما الفعاليات الرئيسة أو الرسمية أو التجارية فتتميز كلها بمجموعة من التوقعات التي يجب تحقيقها، والعواقب المحتملة الطويلة المدى الأهداف. في حال عدم ن تحقيق الفصل 4 التخطيط لفعالية 195

الوقت Time الشكل 4-6 تحليل المسار الحرج قد يكون هناك مسار حرج Critical Path ) أطول سلسلة من المهام التي يجب إنجازها لإتمام المشروع ويسمح تحديده لمنظمي الفعالية بمعرفة المدة المحتملة التي تستغرقها عملية التخطيط لفعالية ما . ثم يستخدم منظمو الفعالية هذه المعلومات لتحديد إمكانية إنجاز التخطيط لفعالية ما في نطاق زمني محدد. يوضح الشكل 6-4 مثالاً لمسار حرج (مظلل باللون الأحمر حيث تمثل الأرقام عدد الساعات التي يتوقع منظمو الفعالية أن يستغرقها إنجاز كل مهمة. المهمة و 4 المهمة د 10 المهمة هـ المهمة ز المهمة ح 4 15 3 المهمة ب 8 المهمة أ المهمة ج 25 سيكون منظم الفعالية الخبير عالمًا بالأمور التي تستغرق وقتًا لتحقيقها والأمور التي يمكن منحها الأولوية. ومع ذلك بالنسبة لشخص لم ينظم فعاليةً من قبل هناك مشكلة احتمالية تجاهل شيء ما لذلك من الضروري في مراحل التخطيط الاستعانة بقائمة مراجعة أولية (انظر الشكل (4-7) لاستخدامها كأداة للتخطيط والإعداد. ما العواقب الطويلة المدى لفعالية سيئة التخطيط؟ 10 196

مهرجان ثقافي محلي مخطط ما قبل الفعالية التاريخ التواريخ) الشكل 4-7 مخطط بسيط لما قبل الفعالية نوع الفعالية: الجهة المنظمة لصالحك رقم (أرقام الهاتف: العنوان: عنوان ( عناوين البريد الإلكتروني: جهة الاتصال بنا رقم (أرقام الهاتف: الموقع / القاعة: وقت البدء عدد المشاركين الضيوف عدد الوجبات و/ أو المرطبات القائمة إيداع مبالغ الحج مخطط القاعة للفعالية لمنطقة الخدمة تزيين القاعة الموضوع عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني: طباعة البرنامج والجدول الزمني والقوائم مخطط المكان خطة طاقم العمل المرطبات الأخرى : الإضاءة نظام الألوان البنود الخاصة الترفيه قراءة الشعر زينة منصة المسرح ألعاب عروض ترفيهية حية أخرى ملاحظات حول مواقف السيارات تسدد التكلفة من قبل التصوير الفوتوغرافي / الفيديو أي ملاحظات / طلبات خاصة أخرى : الفصل 4 التخطيط لفعالية 197

198 قد يشمل الوقت توقيت فعاليات أخرى: استضافة فعاليتين في الوقت نفسه تخدمان السوق نفسها أو الجمهور نفسه قد تؤثر بالسلب على شعبية الفعالية وأهدافها التسويقية. ستكون هناك تكلفة فرصة بديلة عندما يضطر الزوار للاختيار بين خيارين مما يعني احتمالية ألا تحصل على عدد الزوار المتوقع بالإضافة إلى حقيقة احتمالية حجز الموردين بالفعل لفعاليات بديلة وأن الرعاة قد اختاروا الخيار البديل العاملون Personnel يحدد حجم الفعالية ونطاقها مستوى المهارة والخبرة المطلوب في الأشخاص اللازمين لإدارة الفعالية والعمل فيها. تحتاج الفعاليات الأكبر حجمًا إلى مقاولين أو موظفين أكثر مهارة. الطلب على المقاولين المهرة مرتفع على الأغلب، وتظل جداول عملهم محجوزة لأشهر أو حتى سنوات مقدمًا . لذلك من الضروري أن تكون لديك خطة لضمان حجز الموردين والمقاولين الأساسيين في أقرب فرصة بحيث تجد خيارًا بديلًا وتحجز خدماته إذا كان الخيار الأول غير متاح. يضمن التخطيط الفعال العثور على بديل آخر إذا تعذر العثور على بديل أول لأي . سبب من الأسباب. يجب البت في قرارات تكوين القوى العاملة للفعالية في عملية التخطيط مبكرًا قبل تعيين أفراد أو موردين معينين. وتشمل الاحتمالات: • • • • موظفين دائمين أو مؤقتين بدوام كامل وبراتب متفق عليه. الموظفين المؤقتين بأجر. موظفي وكالة. موظفي مؤسسات المقاول (نتيجة لعناصر الاستعانة بمصادر خارجية مثل التموين ) . المتطوعين. تضم القوى العاملة بالنسبة لمعظم الفعاليات العامة الرئيسة أيضًا العديد من الموظفين أصحاب المصلحة المشاركين مثل خدمات الطوارئ أو موظفي الرعاة. هؤلاء الأفراد من القوى العاملة على الرغم من عدم تعيينهم خصيصًا لمشروع الفعالية، يجب خضوعهم لعملية التعريف بالعمل Induction والهدف منه هو منحهم التدريب الضروري لأداء وظائفهم أو أدوارهم يلزم جدولة التعريف بالعمل بصورة ملائمة. وتتطلب معظم الفعاليات من هذه الطبيعة تعريفا بالصحة والسلامة في مكان العمل قبل الدخول إلى المكان وكذلك نظرة عامة على الإجراءات المخططة. إدارة الفعاليات

التمويل Finance ومع تندرج مؤسسات الفعاليات تحت فئتين ماليتين رئيستين الربحية وغير الربحية. يُخطط لفعالية ربحية مع وضع هامش ربح في الاعتبار لتحقيق عائد على الاستثمار. هذا يتعين على المؤسسة غير الربحية أن تضع ميزانيةً بعناية مثل المؤسسة الربحية حيث يجب أن تغطي جميع تكاليفها أو معظمها. يتوقع الموردون تحقيق ربح - باستثناء الفعاليات الخيرية وغيرها من الفعاليات غير الربحية حيث يوردون لها السلع والخدمات بسعر التكلفة - وتقاضي أجر وفقًا للطلب. هناك ثلاث فئات من ميزانيات الفعاليات كما هو موضح في الشكل 84 الفعاليات الموجهة للربح حيث تتجاوز الإيرادات النفقات (مثل الفعاليات ذات التذاكر الفعاليات المستضافة فئات الميزانية حيث يتحمل العميل تكلفة الفعالية (مثل إطلاق المنتج أو حفلة التخرج فعاليات التعادل حيث تتساوى الإيرادات والنفقات (مثل الفعاليات المجتمعية) الفصل 4 التخطيط لفعالية الشكل 4-8 فئات الميزانية 199

200 إدارة الفعاليات لذلك؛ يجب على لجان إدارة الفعالية عند التخطيط الإجابة على الأسئلة الآتية: 1. هل الهدف هو الربح ؟ 2. كم ستكلف الفعالية؟ 3. ما مصادر الإيرادات أو التمويل المحتملة؟ 4. هل توجد حاجة إلى التذاكر؟ وإذا كانت الإجابة نعم، فكم عددها وبأي تكلفة؟ 5. ما التدفق النقدي المتوقع ( كم النقود المتحركة الداخلة إلى الشركة أو الخارجة منها خلال مراحل العملية؟ هل لدى الشركة تحت تصرفها أموال كافية في الأوقات الحرجة مثل تواريخ استحقاق مدفوعات ما؟ 6. ما أنظمة الرقابة الضرورية لتجنب الاحتيال أو سوء الإدارة المالية؟ 7. إذا كان ذلك ذا صلة ، فمن المهنيون الذين يلزم توظيفهم لتلبية الالتزامات المالية القانونية؟ أهم جوانب مرحلة التخطيط هو استغراق الوقت الكافي لوضع الخطط التفصيلية الملائمة وكذلك لتقييم قابلية تحقيق الفعالية في الوقت المتاح وتأمين الموظفين الضروريين. لذلك من الضروري أن يتقرر مبكرًا في العملية ما الأفكار المجدية لاتخاذ قرار بشأن استحقاق فكرة الفعالية للمتابعة ؟ وهل مخاطر الفعالية مرتفعة بشدة؟ تنبع أهمية التخطيط من دوره الرئيس في المساعدة على التعامل مع حالات عدم اليقين في الفعاليات نقطة تحقق ما أهمية تخطيط فعالية؟ |

201 هدف التعلم 3.2.4 تعريف الأهداف المحتملة Identifying Potential Objectives التخطيط لمراحل الفعالية هام، لذا يصعب تنظيم فعالية وإدارتها دون خطة. ومع ذلك قبل التخطيط لتنظيم فعالية ما من الضروري تعريف الأهداف والمقاصد المحتملة. وضوح التوجيه Clarity of Direction تؤدي الأهداف إلى فهم جميع أصحاب المصلحة غرض الفعالية: قد تعمل لجان التخطيط الفرعية المختلفة - دون أهداف واضحة - ضد بعضها البعض مما يؤدي إلى ارتباك أو صراع وربما يؤدي إلى فشل الفعالية. إذا كان الهدف من الفعالية هو تعزيز صورة العلامة التجارية لمؤسسة ما فعندئذٍ : • قد لا تكون غاية الفعالية هي الربحية أو حتى تحقيق التعادل وتغطية تكاليفها يجب على اللجنة المالية فهم أن قيمة الفعالية على المدى البعيد قد لذلك تبرر التكلفة قصيرة الأجل. • يجب على لجنة الترفيه اختيار وسائل الترفيه ذات الصلة بمكانة العلامة التجارية (قد يفضل البنك مثلًا تهيئةً أكثر جدية وذات مكانة رفيعة مثل الموسيقى الكلاسيكية بدلًا من بيئة مبهجة كعرض كوميدي) . لجنة الرعاية ملزمة بضمان توافق الرعاة مع قيم العلامة التجارية (من غير الملائم مثلًا أن ترعى صناعة ملوثة للبيئة لعلامة تجارية صديقة للبيئة). وضوح التوجيه يعني أن اللجان تعمل في تناغم وتكمل بعضها البعض. ينتج عن هذا التناغم والتكامل فعالية متماسكة ومتقنة. الاستخدام الفعال للموارد Effective Utilization of Resources كما ذكرنا سابقًا ، الموارد محدودة ويجب استغلالها بإتقان وكفاءة. بالنسبة لأهداف الشركة - وبالطبع كل الأهداف في الحياة - يجب أن تكون الأهداف "سمارت" SMART (اختصار لخمس كلمات تمثل شروطًا يجب توفرها في الأهداف: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت. إطار عمل "سمارت" الفصل 4 التخطيط لفعالية

202 للتحقيق هي أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت ) هو قائمة تحقق يمكن استخدامها لضمان فهم مديري الفعاليات ماذا يجب عليهم أن يحققوه وما أهدافهم التي تقودهم إلى النجاح، ويمكن لهذه القائمة قياس تقدمهم في هذه الأهداف. المقصود من الهدف المحدد يعني أنه معرف بوضوح، والأهداف القابلة للقياس هي الأهداف التي يمكن عدها بكميات بما يساعد على تتبع التقدم. الأهداف القابلة الأهداف الواقعية التي يمكن إنجازها بالموارد المتاحة، أما الأهداف ذات الصلة فتعني الأهداف المتسقة مع الغايات الشاملة للفعالية. أخيرا، تتسم الأهداف المحددة بوقت بمواعيد نهائية واضحة يجب إنجازها بحلولها، وبالتالي ضمان سير عملية التخطيط للفعالية على الدرب الصحيح. إذا لم تكن الأهداف "سمارت" ، أي محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات ومحددة بوقت، فهي غالبًا لن تتحقق ولن تكون مجدية. تعريف وتطوير أهداف "سمارت" في وقت مبكر من مراحل التخطيط يؤدي إلى استبعاد أي أهداف معيبة تفتقر إلى هذه الصفات، وبالتالي توفير الوقت والموارد. صلة وضع العلامات المرجعية والأهداف Provide Benchmarks and Targets بينما يمكن أن تعمل جميع اللجان والأفراد معًا لتحقيق المقاصد نفسها ، فكيف يعرفون ما إذا كان تقدمهم يلبي حاجات منظم الفعالية أم لا؟ تسمح الأهداف المحددة • والقابلة للقياس والقابلة للتحقيق وذات صلة والمحددة بوقت للمسئولين عن عناصر الفعالية المتنوعة أن يكونوا على دراية بالعلامات المرجعية Benchmarks (معيار يُقاس شيء ما على أساسه). أوجه الاستفادة: مؤشرات الأداء الرئيسة التي يستخدمها المشرفون من مستويات مختلفة لرصد تقدم الأنشطة ( يجب تحديد هدف محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وذي صلة ومحدد بوقت لفترة زمنية معينة) وتضمن هذه الأهداف تحقيق كل خطوة في الوقت المحدد وستسمح بإنجاز المسار الحرج. مقاييس التغذية الراجعة والتقييم : قياس الأداء مع مرور الوقت يعني إمكانية تنفيذ العمليات بإتقان وكفاءة أكبر بعد كل تكرار. يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسة عند كتابة التقارير أو تقديم التغذية الراجعة القابلة للقياس الكمي حول جهود فرد أو مجموعة. • نقطة تحقق لماذا يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت؟ إدارة الفعاليات

2.4 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما . 1. يقيس تحليل التكلفة والمنافع أ. الوقت. ب. الجهد. ج. الأمور المالية. د. جميع ما سبق. يأتي: 2. أي من الأسئلة الآتية لا يجيب عليها التخطيط للفعالية؟ ا أ. كيفية التحضير والتنسيق للفعالية. ب. من الذي سينظم ؟ ومن المسئول عن ماذا؟ أين ستقام الفعالية؟ وهل جرى التفكير في أكثر من مكان؟ د. ما مدى استمتاع الحضور بهذه الفعالية؟ ج التفكير الناقد 3. تخيل أنك تخطط لمهرجان مدينة ما . هل تطلب التبرعات الخيرية أم الرعاية؟ إذا لم تفعل، فصف السبب. إذا كنت ترغب في ذلك، فصف ما الذي ستحتاج إليه. .4. تخيل أنك تخطط لإقامة مؤتمر لشركة عالمية في فندق هل ستستخدم الدعم الداخلي أم دعم الموردين الخارجيين؟ برر قرارك. الفصل 4 التخطيط لفعالية 203