تأسيس لجنة إدارة الفعالية - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

الاحتفال باليوم الوطني في جدة. تخطيط الفعاليات دروس الفصل 14 2.4 3:4 تأسيس لجنة إدارة الفعالية مراحل تخطيط الفعاليات أطر إدارة الفعاليات 44 54 جمع المعلومات والبحث ابوني إيجاد مكان ملائم وزارة التعلم

بمجرد اتخاذ قرار بإقامة فعالية يجب التخطيط لها - حتى لو كانت حفل عشاء صغير - بدرجة معينة لتنجح، يخطط للفعاليات الشخصية ويديرها في أغلب الأحوال شخص واحد، أما فعاليات الأعمال الكبيرة فتحتاج إلى أطر ولجان وإجراءات تضمن الفهم الواضح لتوزيع الوظائف والمسئوليات ولكيفية صنع القرارات. يعتمد مدير الفعالية الكفء على فريق من المتخصصين ذوي المعرفة والفهم الواضح لتفاصيل مجالهم. يجب أن تنظم هذه الفرق بقيادة قوية ورؤية واضحة الضمان تحقيق الهدف الأساسي للفعالية. لضمان نجاح الفعالية يلرم وضع الجداول الزمنية وتحديد الأطر واللجان والالتزام بها وجمع المعلومات عنها. ما أهمية التخطيط التفصيلي للفعاليات؟ عبارة التعليم 20173-1445 lin

176 1.4 تأسيس لجنة إدارة الفعالية أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرا على: 1.1.4 تعريف أدوار لجنة إدارة الفعالية. 21.4 شرح المناصب والهيكل داخل لجنة نموذجية لإدارة الفعالية. 14. وصف الأنشطة التي تديرها لجنة إدارة الفعالية. المصطلحات الرئيسة لجنة إدارة الفعالية فرز هيكلة لجنة تنفيذية لجنة التمويل لجنة الرعاية لجنة التسويق لجنة المرافق لجنة التموين لجنة الترفيه لجنة العمليات لوجستيات إدارة الفعاليات Event Management Committee Screening Hierarchy Executive Committee Finance Committee Sponsorship Committee Marketing Committee Facilities Committee Catering Committee Entertainment Committee Operations Committee Logistics وزارة للبليو

177 هدف التعلم 1.1.4 لجان إدارة الفعالية Event Management Committees تتولى لجنة إدارة الفعالية Event Management Committee مهام القيادة والتوجيه والمساءلة طوال الفعالية المعنية، وذلك بوضع إستراتيجية محددة مصممة لتحقيق هدف شامل أو طويل الأجل واتباعها تتكون من أصحاب المصلحة الرئيسين الذين عينوا للإشراف على المشروع بأكمله. قد تتسم عدة فعاليات بنقص في الوقت والمال والأشخاص والخبرة؛ لذا تشمل إدارة الفعالية الناجحة توظيف أفضل مجموعة ممكنة من الموارد المتاحة، ودور لجنة إدارة الفعاليات هو المساعدة على ذلك من خلال: إدارة الموارد بفعالية وكفاءة. فرز Screening ( التقييم أو البحث) الأفكار والمشكلات... ما أهمية أن يتبع مديرو الفعاليات إستراتيجية محددة؟

178 . مراقبة التقدم لضمان إدارة كل ما يخص الفعالية من أهداف ومنجزات. وجداول زمنية وتكلفة وجوانب مراقبة الجودة بإتقان وكفاءة. الموافقة على أي التزامات مالية قائمة أو إضافية. من الضروري فهم أن الهياكل التنظيمية الحالية مثل هيكلة Hirerarchy إدارة الشركة نظام) تُرتب فيه أدوار العاملين في منظمة بحسب المسئوليات الموكلة إليهم والسلطات الممنوحة لهم لاتخاذ القرارات) قد لا تلائم النشاط غير الروتيني لتنظيم وتشغيل فعالية خاصة بسبب اختلاف المهارات والقدرات المطلوبة. وهكذا يمكن تجميع دور لجنة إدارة الفعالية في أربعة مجالات رئيسة • القيادة: القدرة على اتخاذ القرارات وتوقع تنفيذ الأوامر على النحو المطلوب ة التنظيم تنظيم الموارد المناحة لزيادة فرص تحقيق الغايات والأهداف. . التفويض: تقسيم المهام الأكبر إلى أجزاء أصغر. وتكليف الأفراد بمسئولية ومنحهم الاستقلالية لتنفيذ مهمة معينة. الاتصال ضمان وجود وسائل اتصال سلسة وضمان وضوح الرسائل وفهم جميع الأطراف لها. نقطة نحقق الماذا تجتاح معظم العماليات إلى لجان إدارية ؟ هدف التعلم 2.1.4 هيكل لجنة نموذجية لإدارة الفعالية The Structure of a Typical Event Management Committee يختلف هيكل لجنة إدارة الفعالية بين فعالية وأخرى بحيث يلائم الاحتياجات النوعية للفعالية. ومع ذلك يوجد هيكل عمومي يشمل أغلب المناصب المطلوبة في لجنة إدارة الفعالية، ووصف العلاقات بين أعضائها. يوضح الشكل 4-1 هيكلا تنظيميا نموذجيا متقدما لفعالية رئيسة. إدارة الفعاليات درارة التصنيع

الجنة التمويل لجنة الرعاية لجنة التسويق اللجنة التنفيذية الجنة المرافق لجنة التموين لجنة الترقيه لجنة العمليات الشكل 14 هيكل تنظيمي نموذجي الفعالية رئيسة اللجنة التنفيذية Executive Committee تملك لجنة إدارة الفعالية في الغالب لجنة تنفيذية تشرف على تشغيل جميع عناصر الفعالية تشرف اللجنة التنفيذية Executive Committee على اللجان الأخرى وتضمن تنفيذ خطة الفعالية بنجاح وتحقيق جميع لجنة التمويل Finance Committee الأهداف. تشرف لجنة التمويل Finance Committee على جوانب التمويل كافة من التخطيط إلى وضع الموازنة وضمان الالتزام بالبروتوكولات المالية، وغالبا ما يُطلب من هذه اللجنة إصدار تقرير مالي بعد انتهاء الفعالية، تسلّط فيه الضوء على التقدم المحرز في تحقيق الغايات المرجوة وتحدّد المجالات التي لم تُخصص لها المبالغ المناسبة في الميزانية، وذلك للعودة إليها كمرجع يمكن الاستناد إليه في المستقبل. الفصل 4 التخطيط لفعالية 179 درارة الي

180 لجنة الرعاية Sponsorship Committee تقرر لجنة الرعاية Sponsorship Committee أيا هي الأنشطة أو العناصر التي نحتاج إلى تمويل إضافي، ونتواصل مع الرعاة المحتملين بهدف تأمين الرعاية اللازمة للفعالية. وهذه اللجنة مسئولة أيضًا عن الحفاظ على العلاقات القائمة مع الرعاة الحاليين والجدد. لجنة التسويق Marketing Committee مسئوليات لجنة التسويق Marketing Committee عديدة منها: التسويق للفعالية بفعالية وكفاءة. جميع الفعاليات تحتاج إلى التسويق، ويلزم الحذر لضمان استخدام ميزانيات التسويق بكفاءة، واستخدام طرائق الإعلان الملائمة، يشمل ذلك الاتصال بالرعاة الذين يسوقون للفعالية في الغالب باستخدام قنواتهم الإعلانية الخاصة الأغراضهم الخاصة، ويلزم التنسيق الدقيق لضمان بث الرسالة الملائمة من جميع الجهات المسئولة عن الدعاية. لجنة المرافق Facilities Committee تحتاج جميع الفعاليات إلى مرافق مثل أماكن إقامة الفعالية ودورات المياه ومواقف السيارات والمنصات والمعدات السمعية والبصرية لجنة المرافق Facilities Committee هي اللجنة المسئولة عن تحديد وحجز المنشآت اللازمة لفعالية والحرص على أن تكون مجهزة بطريقة مناسبة، بالإضافة إلى التنسيق مع مالك المنشأة. لجنة التموين Catering committee تشرف لجنة التموين Catering Committee على جميع جوانب تقديم الطعام، بما في ذلك اختيار الموردين وصياغة العقود. لجنة الترفيه Entertainment Committee مسئولية لجنة الترفيه Entertainment Committee هي التخطيط لجميع الأنشطة والعروض الترفيهية في الفعالية وتوفيرها . يشمل ذلك تقديم طلبات واضحة وإدارة التوقعات والتأكد من تلبية جميع الأنشطة الأولية والثانوية المحجوزة لحاجات غايات العميل والمخرجات المرجوة. إدارة الفعاليات دارة الكلم

لجنة العمليات Operations Committee مسئولية لجنة العمليات Operations Committee هي الإشراف على التشغيل السلس للفعالية. تجمع هذه اللجنة مختلف الوظائف التي تنظمها اللجان الأخرى وتقدم التوجيه والإشراف للجانب التشغيلي العام للفعالية. المناصب النموذجية ضمن لجان إدارة الفعالية Typical Positions Within Event Management Committees هناك مجموعة متنوعة من المناصب التي يجب شغلها لضمان كفاءة اللجنة، وتتباين هذه المناصب تبقا لحجم اللجنة ونطاقها . قد تشمل مناصب أعضاء اللجنة الرئيسة الرئيس والسكرتير وأمين الصندوق والموظفين المسئولين عن كل مجال وظيفي. الرئيس Chairperson دور الرئيس هو القيادة بإتقان وكفاءة وهو مسئول عن التخطيط للاجتماعات وتسهيلها والسيطرة عليها. يوضح الشكل - الكفايات الرئيسة للرئيس القوي. الشكل 24 ضمان أن جميع المناقشات ذات صلة وسماع جميع الآراء. الإدارة الوصول إلى قرارات واضحة مقبولة. متابعة الاتفاقيات والقرارات الكفايات الرئيسة للرئيس تعريف القرص والمخاطر المحتملة الحبرة الاشتراك مع أصحاب المصلحة لمناقشة الحلول. ضمان مساهمة الجميع في المناقشات والقرارات. منع الطموحات والمعتقدات الشخصية من السيطرة على التأثير المناقشات. تقبل المعارضة والمشاركة في نقاش مفتوح الحرة تقديم إرشادات واضحة لمجلس الإدارة. منع القوة والدعم للآخرين. التعامل مع الصعوبات. الحفاظ على قنوات اتصال فعالة مع أصحاب المصلحة. الاتصال شرح أسباب القرارات. الفصل 4 التخطيط لفعالية 181 درارة التي

182 السكرتير Secretary يتولى السكرتير عدة مهام رئيسة وتكون أدوارًا إدارية في الأغلب وقد تشمل: دعم الرئيس في ضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة. - الاحتفاظ بقوائم الأسماء والعناوين وتفاصيل الاتصال بأعضاء اللجنة وأصحاب المصلحة المعنيين. . الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومنظمة. - إعداد جداول أعمال الاجتماع ضمان توافق عمل اللجنة للإرشادات المتفق عليها. تسجيل محاضر الاجتماعات لحفظ السجلات بدقة، والتأكد من إمكانية اتخاذ إجراءات المتابعة اللازمة. أمين الصندوق Treasurer يتولى أمين الصندوق المسئولية النوعية عن إدارة الشئون المالية المتعلقة باللجنة. تشمل أدوار أمين الصندوق ما يلي: . الاحتفاظ بسجلات لجميع الإيرادات والنفقات. . تنفيذ المدفوعات المعتمدة وترتيب حساب الإيرادات في الفعالية. تقديم تقارير عن المراكز المالية الحالية في اجتماعات اللجنة. - العمل على الحساب المصرفي ومراقبة المفوضين بالتوقيع. . إعداد الحسابات السنوية (أو المنتظمة والتواصل مع المدققين المستقلين. الموظفون المسئولون في كل مجال وظيفي Officers Responsible for Each Functional Area قد تستعين اللجنة كذلك بممثلين من المجالات الوظيفية المختلفة الضرورية للفعالية مثل التسويق والمبيعات والعمليات وغيرها ليقدموا لها المشورة حول عناصر معينة في الفعالية ويساهموا في عملية صنع القرار بتركيز متخصص إدارة الفعاليات دارة التعليم

القطة تحيق لماذا تحتاج لجان إدارة الفعالية حاليا إلى لجان فرعية منفصلة؟ مهارات إدارة الفعاليات الإشراف التنفيذي تحتاج لجنة التمويل والرعاية قدرا معيناً من الرعاية. هذا يعني أنهم بحاجة إلى ضمان تحقيق صفقات الرعاية أهدافها المالية، أما فريق العمليات فيحتاج إلى فهم تفاصيل الرعاية لضمان عرضها بشكل بارز في الفعالية. تحتاج اللجنة التفضيدية أيضاً إلى ضمان عدم تعارض الرعاية مع معتقدات وقيم الشركة أو المؤسسة. تحقق من حيارات الرعاية المناسبة لمعانية ما وخيارات الرعاية التي لا ينبغي استخدامها في شركة أو مؤسسة من اختيارك. الفصل 4 التخطيط لفعالية FL 183 درارمان

184. هدف التعلم 3.1.4 أنشطة أخرى للجان إدارة الفعالية Other Activities of Event Management Committees تختلف الأنشطة التي قد تديرها لجنة إدارة الفعالية تبعا لنوع الفعالية المخطط لها. هناك أنشطة تشترك فيها معظم أو كل الفعاليات. ستوظف لجان إدارة الفعالية وقتها وخبراتها وعلاقاتها التجارية ومهاراتها التنظيمية لإنجاز الأنشطة الآنية اللوجستيات والنقل Logistics and Transport تدعم اللوجستيات Logistics ( عملية التخطيط والتنظيم للتأكد من تسكين الموارد في أماكن الحاجة إليها في الوقت المناسب) العديد من الأجزاء المتحركة التي غالبا ما تتسم بها الفعالية وحجز وسائل النقل ضروري لضمان توفر الموارد في مكان الحاجة إليها ووقتها. الخدمات والتجهيزات Services and Amenities عندما يحضر الناس الفعاليات يتوقعون مستوى معيّنا من الخدمة والراحة قد تشمل الخدمات والتجهيزات متطلبات تموين معينة مثل مراكز المعلومات وقاعات الصلاة. وهي مساحات يجب أخذها بالاعتبار ودمجها في الفعالية إدارة الفعاليات درارة للتعليم

الإسعافات الأولية والسلامة والأمن First Aid, Safety, and Security يلزم توفير الإسعافات الأولية والسلامة والأمن في كل فعالية وذلك لعدة أسباب: . الالتزام الأخلاقي لضمان سلامة المشاركين يجب على مدير الفعالية تقليل احتمالية الخطر الذي يتعرض له المدعوون الحضور الفعالية أو العاملون فيها. غالبا يوجد التزام قانوني بضمان مستويات معينة من سلامة الزائر وأمنه والإسعافات الأولية على حسب حجم الفعالية. . هناك أيضًا اعتبارات مرتبطة بالسمعة. إذ يمكن أن تسلط الأخبار أو وسائل التواصل الاجتماعي الضوء على أي ممارسات ضعيفة تتخللها الفعالية. التوظيف Staffing يجب أن تضمن لجان إدارة الفعالية وجود عدد كاف من الموظفين من المستوى الملائم، فقد يكون أبرز ما في الفعالية الخدمة السيئة للموظفين غير المهرة أو غير المدربين أو نقص المساعدة المتاحة، وهو ما يترك دلالات تسويقية سلبية لاحقة. إنشاء البرنامج وأنشطة المشاركين Creating the Program and Participant Activities تكلف لجان إدارة الفعالية بوضع برنامج للأنشطة. قد تكون الفعالية ذات موضوع أو نشاط رئيس مقترح بالفعل ولكن لا تحظى في الغالب الخدمات الإضافية أو الأنشطة الثانوية بالقدر الكافي من الاهتمام، لذلك يتعين على لجان إدارة الفعالية ضمان أن الأنشطة : جميع تلبي غايات الفعالية وتنجز النشاط الرئيس. الفصل 4 التخطيط لفعالية 185 حرارة البلسم

1861 إدارة العقار والمكان Property and Venue Management يجب أن تضمن لجان إدارة الفعالية ملاءمة المكان المختار للغرض وتماشيه مع صورة العلامة التجارية للمضيف. قد تحتاج أرامكو مثلًا إلى تدريب كبار الموظفين في مكان بعيد عن مكان العمل قد يكون موقع الفندق ملائما ولكن جودته ضرورية لتلبية توقعات المضيف وميزانيته. إدارة طلبات التغيير Managing Change Requests مع تقدم الخطة الأصلية بلزم التقييم الدقيق للتغيرات التي تطراً حتى لا تتجاوز التكاليف نطاق السيطرة يطلب العملاء إجراء تغييرات على جوانب في الفعالية مثل: الزينة والتموين والأنشطة وغيرها وأي طلبات إضافية مماثلة يجب حساب تكاليفها وفوترتها للعميل ليوافق عليها. لقحلة لحتى لماذا يتم مطاق الانشطة التي تديرها لجان إدارة الفعالية بالعدى المريض إدارة الفعاليات دارة التعليم

1.4 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1. أي مما يلي ليس من مسئوليات لجنة تعمل لصالح مالك خارجي للفعالية؟ أ القيادة. با التنظيم. ج التفويض. د تعريف الغاية الشاملة للفعالية. 2. يمكن إنشاء اللجان لإدارة: أن الرعاية. ت التمويل. ج الترفيه. د. جميع ما سبق. التفكير الناقد 3. لماذا يمد الرئيس الكفء ضروريا للجنة إدارة الفعالية؟ ه لماذا يجب الحذر عند اختيار أعضاء لجنة إدارة الفعالية؟ وما المشكلات التي قد تنجم عن اختيار الأعضاء غير الملائمين؟ الفصل التخطيط لفعالية 187