تعريف الموردين المؤهلين - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

140 2.3 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa تعريف الموردين المؤهلين أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.2.3 شرح دور البنية التحتية للدعم المهني. 2.2.3 تحديد أنواع المؤسسات المختلفة المتاحة للتعاون عند التخطيط لفعالية ما. 3.2.3. تحليل فوائد الاستعانة بمورد خارجي. المصطلحات الرئيسة بنية تحتية مدعومة حكوميا اعتماد فترة الدوران ملخص شركة الإنتاج مخطط الحفلات منظم فعاليات محترف داخليا كفايات تجمع مهني إدارة الفعاليات Governmental Support Infrastructure Accreditation Turnaround Period Brief Production Company Party Planner Professional Events Organizer In-house Efficiencies Trade Convention

هدف التعلم 1.2.3 البنية التحتية للدعم المهني Professional Support Infrastructure شركات الفعالية مجزأة للغاية بسبب حجم صناعة الفعاليات ونطاقها واتساعها. وهيكلية "صناعة الفعاليات" ليست متمايزةً فيما بينها، حيث يوجد العديد من الأجزاء التي يجب أن تعمل معا لإنشاء الكل. أدى ذلك إلى وجود العديد من الجهات التمثيلية المختلفة التي تمثل إمّا قطاعات محددة أو ذات غايات محددة. البنية التحتية للدعم الحكومي Governmental Support Infrastructure هناك عدة إدارات حكومية مختلفة، تضطلع كل منها بمسئولية مجال معين مثل الرياضة أو السياحة أو الثقافة أو الفنون وغيرها من بين العديد من الأدوار والمسئوليات المختلفة، تزوّد هذه الإدارات صناعة الفعاليات ببنية تحتية مدعومة حكوميًا Governmental Support Infrastructure ( نظم ومرافق مملوكة للحكومة، وهي ضرورية لدعم الأنشطة الاقتصادية). داخل وزارة السياحة، على سبيل المثال، توجد مجموعة كاملة من السلطات والمبادرات المختلفة التي تعمل معًا لضمان تحقيق الإستراتيجية الوطنية للسياحة بنجاح وكفاءة. تجمع هذه المؤسسات المعلومات وتعزز الفعاليات التي تفيد السياحة وتدعمها. الاعتماد الحكومي Government Accreditation تقدم كذلك الحكومة الاعتماد Accreditation الاعتماد الرسمي لدورة تدريبية أو برنامج دراسي وهو إقرار خارجي بتحقيق مجموعة من المعايير التي تمنح ترتيبًا أو المطلوبة لأداء نشاط يسعى الاعتماد الحكومي إلى ضمان التقييم العادل لطالب من مدرسة أو برنامج تدريبي وبالمعايير نفسها مثل أي طالب آخر يحصل على المؤهل. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 141

هدف التعلم 1.2.3 البنية التحتية للدعم المهني Professional Support Infrastructure شركات الفعالية مجزأة للغاية بسبب حجم صناعة الفعاليات ونطاقها واتساعها. وهيكلية "صناعة الفعاليات" ليست متمايزةً فيما بينها، حيث يوجد العديد من الأجزاء التي يجب أن تعمل معا لإنشاء الكل. أدى ذلك إلى وجود العديد من الجهات التمثيلية المختلفة التي تمثل إمّا قطاعات محددة أو ذات غايات محددة. البنية التحتية للدعم الحكومي Governmental Support Infrastructure هناك عدة إدارات حكومية مختلفة، تضطلع كل منها بمسئولية مجال معين مثل الرياضة أو السياحة أو الثقافة أو الفنون وغيرها من بين العديد من الأدوار والمسئوليات المختلفة، تزوّد هذه الإدارات صناعة الفعاليات ببنية تحتية مدعومة حكوميًا Governmental Support Infrastructure ( نظم ومرافق مملوكة للحكومة، وهي ضرورية لدعم الأنشطة الاقتصادية). داخل وزارة السياحة، على سبيل المثال، توجد مجموعة كاملة من السلطات والمبادرات المختلفة التي تعمل معًا لضمان تحقيق الإستراتيجية الوطنية للسياحة بنجاح وكفاءة. تجمع هذه المؤسسات المعلومات وتعزز الفعاليات التي تفيد السياحة وتدعمها. الاعتماد الحكومي Government Accreditation تقدم كذلك الحكومة الاعتماد Accreditation الاعتماد الرسمي لدورة تدريبية أو برنامج دراسي وهو إقرار خارجي بتحقيق مجموعة من المعايير التي تمنح ترتيبًا أو المطلوبة لأداء نشاط يسعى الاعتماد الحكومي إلى ضمان التقييم العادل لطالب من مدرسة أو برنامج تدريبي وبالمعايير نفسها مثل أي طالب آخر يحصل على المؤهل. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 141

هدف التعلم 1.2.3 البنية التحتية للدعم المهني Professional Support Infrastructure شركات الفعالية مجزأة للغاية بسبب حجم صناعة الفعاليات ونطاقها واتساعها. وهيكلية "صناعة الفعاليات" ليست متمايزةً فيما بينها، حيث يوجد العديد من الأجزاء التي يجب أن تعمل معا لإنشاء الكل. أدى ذلك إلى وجود العديد من الجهات التمثيلية المختلفة التي تمثل إمّا قطاعات محددة أو ذات غايات محددة. البنية التحتية للدعم الحكومي Governmental Support Infrastructure هناك عدة إدارات حكومية مختلفة، تضطلع كل منها بمسئولية مجال معين مثل الرياضة أو السياحة أو الثقافة أو الفنون وغيرها من بين العديد من الأدوار والمسئوليات المختلفة، تزوّد هذه الإدارات صناعة الفعاليات ببنية تحتية مدعومة حكوميًا Governmental Support Infrastructure ( نظم ومرافق مملوكة للحكومة، وهي ضرورية لدعم الأنشطة الاقتصادية). داخل وزارة السياحة، على سبيل المثال، توجد مجموعة كاملة من السلطات والمبادرات المختلفة التي تعمل معًا لضمان تحقيق الإستراتيجية الوطنية للسياحة بنجاح وكفاءة. تجمع هذه المؤسسات المعلومات وتعزز الفعاليات التي تفيد السياحة وتدعمها. الاعتماد الحكومي Government Accreditation تقدم كذلك الحكومة الاعتماد Accreditation الاعتماد الرسمي لدورة تدريبية أو برنامج دراسي وهو إقرار خارجي بتحقيق مجموعة من المعايير التي تمنح ترتيبًا أو المطلوبة لأداء نشاط يسعى الاعتماد الحكومي إلى ضمان التقييم العادل لطالب من مدرسة أو برنامج تدريبي وبالمعايير نفسها مثل أي طالب آخر يحصل على المؤهل. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 141

هدف التعلم 1.2.3 البنية التحتية للدعم المهني Professional Support Infrastructure شركات الفعالية مجزأة للغاية بسبب حجم صناعة الفعاليات ونطاقها واتساعها. وهيكلية "صناعة الفعاليات" ليست متمايزةً فيما بينها، حيث يوجد العديد من الأجزاء التي يجب أن تعمل معا لإنشاء الكل. أدى ذلك إلى وجود العديد من الجهات التمثيلية المختلفة التي تمثل إمّا قطاعات محددة أو ذات غايات محددة. البنية التحتية للدعم الحكومي Governmental Support Infrastructure هناك عدة إدارات حكومية مختلفة، تضطلع كل منها بمسئولية مجال معين مثل الرياضة أو السياحة أو الثقافة أو الفنون وغيرها من بين العديد من الأدوار والمسئوليات المختلفة، تزوّد هذه الإدارات صناعة الفعاليات ببنية تحتية مدعومة حكوميًا Governmental Support Infrastructure ( نظم ومرافق مملوكة للحكومة، وهي ضرورية لدعم الأنشطة الاقتصادية). داخل وزارة السياحة، على سبيل المثال، توجد مجموعة كاملة من السلطات والمبادرات المختلفة التي تعمل معًا لضمان تحقيق الإستراتيجية الوطنية للسياحة بنجاح وكفاءة. تجمع هذه المؤسسات المعلومات وتعزز الفعاليات التي تفيد السياحة وتدعمها. الاعتماد الحكومي Government Accreditation تقدم كذلك الحكومة الاعتماد Accreditation الاعتماد الرسمي لدورة تدريبية أو برنامج دراسي وهو إقرار خارجي بتحقيق مجموعة من المعايير التي تمنح ترتيبًا أو المطلوبة لأداء نشاط يسعى الاعتماد الحكومي إلى ضمان التقييم العادل لطالب من مدرسة أو برنامج تدريبي وبالمعايير نفسها مثل أي طالب آخر يحصل على المؤهل. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 141

145 • إدارة المكان، فقد ترغب المؤسسة في الحصول على مكان فريد أو غير معتاد لإقامة الفعالية وهو ما يحتاج إلى خبرة متخصصة. إدارة الجمهور في مجالات مثل: التسويق والتوزيع، وإصدار التذاكر، والإشراف، وتوفير حجز مقاعد كبار الشخصيات، أو التوزيع على أماكن الإقامة. العثور على الموارد البشرية وتوريدها، وإدارتها (بمن في ذلك الموردون) اللازمين للعمل لفعالية ما، وتحمل مسئولية الأجور والتوقيت ومواعيد العمل. الفارق الرئيس بين شركات إدارة الفعاليات وشركة الإنتاج، أن شركة الإنتاج يُستعان بها لأجزاء من الفعالية فقط، أما شركات إدارة الفعاليات فيُستعان بها لتتولى مسئولية إدارة الفعالية بالكامل. ما أنواع الفعاليات التي قد تتطلب دعما احترافيا المنصة والإضاءة والصوت؟ عرض الضوء في مهرجان جدة التاريخي. |

146 الشكل 3-2 مزايا وعيوب مختلف أوضاع التوريد وضع التوريد شركات تموين فعالية Event Catering Companies فريق التموين هو على الأرجح أحد الموردين الأكثر تعقيدًا وأهميةً للفعالية. لن يفكر الجمهور كثيرًا في نظام الصوت أو النظام السمعي البصري، ولكن سيتذكر على الأرجح جودة التموين وسيناقشها لفترة طويلة بعد الفعالية وقد تؤثر كثيرًا على سمعة المضيف. هناك ثلاث طرائق رئيسة يمكن من خلالها توفير خدمات التموين: الموظفون داخل الشركة والمقاولون والموردون المخصصون. يشرح الشكل - كل وضع من أوضاع التوريد هذه مع بيان مزايا وعيوب كل منها: المزايا العيوب الموظفون داخل الشركة عندما يكون فريق عامل دائما في المكان. يمكن الاعتماد عليهم للعمل مع قد لا يتمتعون بالمهارات الضرورية | تلك المؤسسة فقط لذلك ستختفي لمجموعة واسعة من متطلبات مشكلات التوافر. الطهي، مثل الممون الفاخر أو ممون الجملة. المقاولون سيتحملون المسئولية النهائية عن تكلفة الاحتفاظ بها قد تتجاوز ليسوا موظفين في المؤسسة المضيفة جودة الطعام وعقود عمل طاقم ولكنهم يتمتعون بعلاقة ممتدة لتوريد التموين وأي تأمين ضروري. تكلفة فريق داخلي. متطلبات التموين وإدارتها. المخصوص بإمكانهم تلبية المتطلبات اللازمة. قد لا يكونون متاحين في توقيت نادرا ما تستعين المؤسسة يمكن الاستعانة . بهم لتنفيذ متطلبات طلبهم، ، كما أن تكلفة أجرهم قد بالمتخصصين ولكنهم قادرون على معينة غير اعتيادية، مثل الممون تكون باهظة. تلبية متطلبات محددة أو لمرة واحدة أو الفاخر أو ممون الجملة. لفترة قصيرة. قد يختار مدير الفعالية أيا من الخيارات المذكورة سابقًا تبعًا لمتطلبات الفعالية المخصوصة : ما أهداف الفعالية من المشاركون؟ ما حجم الفعالية؟ ما مدى تعقيد تقديم خدمات التموين؟ أحيانًا تكون الخيارات الثلاثة مطلوبةً في وقت واحد، ولكن هذا نادر وسيتولى شخص واحد أو مؤسسة القيادة وإدارة وظيفة التموين. إدارة الفعاليات

منظمو الحفلات ومنظمو الفعاليات المحترفين Party Planners and Professional Events Organizers تركز شركات إدارة الفعاليات وشركات الإنتاج على الفعاليات الرئيسة والضخمة، وهناك مجموعة من المؤسسات الأصغر وحتى الأفراد ممن يقدمون الخدمات المتعلقة بالفعاليات. مخططو الحفلات Party Planners منظم الحفلات والفعاليات الاجتماعية للآخرين يركزون أساسًا على سوق الفعاليات الشخصية. ينظمون الحفلات الخاصة وحفلات الزفاف يستعين بهم العملاء ممن لا يعرفون الموردين أو ليس لديهم الوقت للبحث وتنظيم العناصر المختلفة أساسيات التخطيط لحفلة ما لا تكون صعبة، ولكن باستطاعة مخطط حفلات محترف أن يحول حفلةً جيدة إلى حفلة رائعة بل ويمكنه خلق مساحات للتوفير في التكاليف والعثور على موردين محددين من خلال معرفته المهنية. منظمو فعاليات محترفون Professional Events Organizers ينفذون العمل نفسه ولكنهم يستهدفون سوق الشركات. قد يتمتع هؤلاء المنظمون بخبرة في أنواع معينة من الفعاليات، مثل إطلاق المنتجات، والتي قد تحتاج إلى اتصالات مكثفة في صناعة الإعلام بهدف اكتساب التغطية والإعلان أو المسابقات الرياضية، والتي قد تحتاج إلى معرفة بمرافق التدريب، ومتطلبات غذائية محددة تؤثر على التموين وما إلى ذلك. مخططو الحفلات ومنظمو الفعاليات المحترفون معتادون على هذا العمل أكثر من الشخص العادي، الذي قد يخطط للفعاليات لمرة واحدة أو على فترات متباعدة وقد يضطر بخلاف ذلك إلى الاعتماد على الأصدقاء والعائلة للمساعدة. قد يؤدي هذا إلى عدم تحقيق أهداف الفعالية. مهارات إدارة الفعاليات الحجم تحتاج بعض الفعاليات إلى مدير واحد ليديرها بمفرده ( مع بعض المساعدين أحيانًا) ، وبعضها الآخر يحتاج إلى تنظيم أكبر بسبب حجمها ونطاقها وميزانيتها وأهميتها. طور مهاراتك حدد العوامل التي قد تدفعك إلى الاستعانة بشركة إنتاج (توفر عنصرًا واحدًا من الفعالية ) بدلاً من إدارة فعالية كاملة بنفسك أو الاستعانة بشركة إدارة فعاليات تقدم الخدمات الكاملة. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 147

148 نقطة تحقق لِمَ قد يستعين مدير الفعالية بالمؤسسات المهنية للمساعدة على التخطيط لفعالية ما ؟ هدف التعلم 3.2.3 أهمية فهم مزيج مكونات الفعاليات Benefits of External Suppliers يمكن أن يكون لشركة فعاليات موردون يعملون داخليا In-house، من توظفهم مباشرة شركة الفعالية ذاتها على سبيل المثال، يمكن لشركة فعاليات أن توظف خبير ألعاب نارية داخليًّا ، أو فريق تموين داخليا وغيرهما. ومع ذلك، في معظم الحالات، ليس من العملي لشركة فعاليات أن تحتفظ بمجموعة كبيرة من الموردين كموظفين دائمين. تشمل عيوب الفريق الداخلي ما يلي: زيادة التكاليف • راتب الفرق الداخلية منتظم، مما قد يزيد من التكاليف الثابتة. عدم المرونة تتباين الفعاليات في متطلباتها، وبالتالي قد لا تمتلك شركة إدارة الفعاليات المهارات أو الخبرة المتاحة داخليا. التوافر المحدود وجود فريق تموين في الشركة سيقلل عدد الفعاليات التي يمكن للشركة تقديمها إلى فعالية واحدة في كل مرة. إدارة الفعاليات

قد يفيد هذا مراكز المؤتمرات المتخصصة في أنواع معينة من الفعاليات ذات المتطلبات الأساسية ولكنه يمثل قيدًا رئيسًا لمدير الفعالية أو المؤسسة التي تستضيف أنواعًا متعددة من الفعاليات وأحيانًا ذات حاجات مماثلة خلال الفترة الزمنية نفسها. لذلك يُفضّل الموردون الخارجيون في هذه الحالات لأنهم يقدمون عدة كفايات Efficiencies (الإنتاج المخرجات المرغوبة بأقل هدر ) ، والتي تشمل: تكاليف أقل تكلفة الموردين الخارجيين غير متكررة ولفترة محدودة، قد تكون باهظة الثمن لكل فعالية ولكن أرخص من عقود الدوام الكامل. التخصص من الممكن توظيف الموردين الذين يستوفون المتطلبات الدقيقة للعميل بدلا من التموين العام، ويمكن اختيار مطابخ معينة. التوافر في حالة إقامة عدة فعاليات، يمكن الاستعانة بعدة موردي فعاليات لضمان تموين جميع الفعاليات. الخبرة الموردون خبراء في مجالهم الخاص ويتمكنون من تنفيذ المشروع أو الفعالية أو الخدمة بأرقى مستوى المساءلة في حالة فشل المورد في استيفاء شروط العقد، يمكن تطبيق العقوبات التي قد تقلل التكاليف المتكبدة، ويمكن العثور على موردين بدلاء بأقل قدر مطلوب من التدريب والتكلفة الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 149

150 التجمعات المهنية Trade conventions التجمع المهني Trade Convention هو معرض لصناعة معينة لا يُسوق للعامة. ينظم لتجتمع المؤسسات والشركات من مجال معين لعرض خدماتها أو منتجاتها، وعرض التطورات التقنية، ومناقشة الموضوعات المهمة في مجالها. تعد التجمعات المهنية - نظرًا لما تقدم - أماكن مثالية لمديري الفعاليات للتعرف على الموردين المحتملين للفعاليات المستقبلية أو المخطط لها. يتعرف مديرو الفعاليات على الموردين القادرين والمتوافرين في حدود ميزانيتهم ثم يقيمون علاقات تجارية داخل مجال معين. نقطة تحقق لم يقدم الموردون الخارجيون مزيدًا من المرونة لمديري الفعاليات؟ أمور تخطيطية تلبية حاجات الموردين والعارضين موردو الفعاليات والعارضون خبراء في مجالهم . يتزايد الطلب على أصحاب السمعة الممتازة. الفعاليات قد تكون المصدر الرئيس للدخل أو العرض للموردين، لذلك يكونون انتقائيين بشدة في اختيار الفعاليات التي يعملون معها. يعتمد قرار المورد بالعمل مع فعالية معينة من عدمه على أمور منها: . مستوى التنظيم والتخطيط. • مخرجات فعاليات تاريخية مماثلة. • مستوى التسويق المقترح ماذا تعتقد ؟ فكر في فعالية أُقيمت مؤخرًا. في اعتقادك، ما الذي جذب الموردين إلى العمل مع هذه الفعالية أو فيها أو منعهم من ذلك؟ إدارة الفعاليات

2.3 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1. الاعتماد الحكومي مصمم لأجل: أ. استخدامه كأداة مبيعات. ب. توليد الدخل للمؤسسات الحكومية. ج. ضمان الحفاظ على المعايير عند المستويات المتوقعة. د. تطوير العلاقات التجارية 2. أي مما يلي ليست ميزةً لشركة إنتاج؟ أ. وضع الميزانية والجدول الزمني وأنشطة ما بعد الإنتاج. ب. تصميم الخلفية والمنصة والإضاءة. ج. إدارة الجمهور. د. إدارة الفعالية بالكامل. التفكير الناقد 3. لم يستطيع الموردون المتخصصون تلبية الحاجات الدقيقة للعميل؟ 4. ما وجه استفادة مدير فعالية من حضور تجمع مهني؟ اكتب أكثر من إجابة. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 151