العوامل الجديرة بالاعتبار عند اختيار موردين - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

جناح المملكة العربية السعودية في "إكسبو 2020" في دبي. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات دروس الفصل 33 1.3 العوامل الجديرة بالاعتبار عند اختيار موردين 2.3 تعريف الموردين المؤهلين 3.3 متطلبات التخصص والمعرفة

Saul Arabia ما أنواع الموردين المطلوبين لفعالية دولية ضخمة؟ كلما كانت الفعالية أكبر وأكثر تعقيدًا، زادت الحاجة لموردين خارجيين. ستحتاج فعالية ضخمة مثل "إكسبو 2020 دبي" مثلًا إلى فرق متعددة من المهنيين لإعداد جناح كل دولة، خصوصًا في حالة جناح المملكة العربية السعودية، الذي حطم الأرقام القياسية العالمية لأطول مسطح مائي تفاعلي، وأكبر شاشة إضاءة تفاعلية، وأكبر شاشة عرض (LED). حتى الفعاليات الأصغر تحتاج إلى مدير للفعالية للتنسيق بين عدة موردين خلال العقود الثلاثة الماضية تطور قطاع صناعة الفعاليات بسرعة؛ لذا زادت الحاجة إلى مديري الفعاليات المحترفين لتنظيم الأنشطة والإشراف عليها.

128 1.3 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa العوامل الجديرة بالاعتبار عند اختيار موردين أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.1.3 تعريف متطلبات المورد المحتمل في فعالية ما. 2.1.3 شرح العوامل التي تقيد مدير فعالية في خيارات التوريد. 3.1.3 مناقشة أهمية اختيار الموردين الملائمين. المصطلحات الرئيسة ممون الجملة تزيين المكان مساعد تكلفة لكل شخص مستهلكات تكليف إدارة الفعاليات Mass Caterer Venue Dressing Ancillary Cost per Head Consumables Commissioning

129 هدف التعلم 1.1.3 تعريف متطلبات المورد Identifying Supplier Requirements تتكون الفعالية من عناصر مختلفة ومتعددة. تشترك جميع الفعاليات أو معظمها في بعض العناصر، وبعضها الآخر أكثر تخصصًا في طبيعتها، وبالتالي تُستخدم بشكل أقل انتظامًا. وحتى يتسنى لمدير الفعالية فهم الموردين الأكثر ملاءمة لفعالية ما، يلزم أولًا فهم الأنواع المختلفة من الموردين المتاحين. موردو تموين فعالية Event Catering Suppliers يُطلب من شركات التموين تقديم الأغذية والمشروبات في الفعاليات وأنواع أخرى من التجمعات، حيث تتطلب معظم الفعاليات تقديم بعض الأغذية والمشروبات للضيوف. وتختلف متطلبات التموين تبعًا لعدة عوامل، فمثلا سيؤثر طول الفعالية وتوقيتها على التموين المطلوب، وستختلف متطلبات فعاليات الإفطار عن متطلبات الفعاليات المسائية أو التي تستمر طوال اليوم. لذلك على مديري الفعالية أيضًا دراسة اعتبارات أخرى تتعلق بالفعالية مثل كونها رسمية أو غير رسمية، وهل سيقدم التموين للحضور مجانًا أم سيتحمل الحضور تكلفة كل ما يُقدم لهم. هناك العديد من الممونين المختلفين المتاحين للفعاليات، والمهمة الرئيسة لمدير الفعالية هي اختيار أفضل مورد من حيث التوافق مع متطلبات المضيف. من صور المتطلبات: • الطابع الرسمي: الممونون الرسميون أكثر تكلفة من الممونين غير الرسميين، حيث قد تكون هناك حاجة إلى موظفي خدمة، إلى جانب الأصناف والأواني عالية الجودة. . حجم الفعالية ممونو الجملة Mass Caterers شركة تؤمن الأغذية والمشروبات لعدد كبير من العملاء في الوقت نفسه) قادرون على تقديم وجبة موحدة للمئات من الناس في فترة زمنية قصيرة جدًّا. المتطلبات الغذائية المتخصصة : قد تتطلب خدمات ممون متخصص، التي تُستخدم غالبًا في الفعاليات الصغيرة وتكون أكثر تكلفةً من حيث كل صنف من الطعام المقدم. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات

130 • جودة المكونات: قد تلائم الوجبات السريعة بعض الفعاليات، أما الكثير من الفعاليات الحصرية فتتطلب مكونات مكلفة والتي يجب الاستعانة بطاقم تموين ماهر لطهيها. موردو المعارض Exhibition Suppliers تزيين المكان Venue Dressing يشير إلى طريقة ترتيب ديكور مكان ما ليلائم موضوع فعالية. قد يحمل ذلك تأثيرًا مباشرًا على الانطباعات الأولى للحاضرين. تخيل مثلًا أنك ستحضر فعاليةً بسعر تذكرة مرتفع، والحضور فيها إلزامي بالملابس الرسمية، وسيُقدم فيها طعام فاخر وعندما تدخل إلى المكان، تجد الديكور قديمًا وتبدو الطاولات والمقاعد وكأنها مُستعارة من كافيتريا المدرسة، والزهور اصطناعية. بم ستشعر ؟ ماذا سيكون انطباعك الأول عن الفعالية؟ يمكن لموردي المعارض ضبط ذوق الفعالية وأجوائها عبر تهيئة خلفية تلبي حاجات العميل لهذه الفعالية المحددة. من هم الموردون الذين قد يطلبهم مدير الفعالية للفعالية الموضحة في هذه الصورة؟ منطقة المتفرجين خلال كأس السعودية 2022 على مضمار الملك عبد العزيز في الرياض. Saudi Cup

موردو الوسائط المتعددة والأنظمة السمعية والبصرية Multimedia and Audiovisual Suppliers تتطلب معظم الفعاليات مستوى أساسيًّا على الأقل من الوسائط المتعددة أو الأنظمة السمعية والبصرية. تعتمد الحاجات الفنية الدقيقة في هذا المجال على المكان ومتطلبات الفعالية. تعتمد العديد من الأماكن على مكبرات الصوت الثابتة، والتي قد تكفي لتهيئة بيئة محيطة، وتسهيل إيصال الرسائل الهامة طيلة الفعالية هذه التجهيزات كافية لفعالية عمل لا تحتاج إلى متطلبات صوت متقدمة ولكنها لا تكفي لفعالية أكثر تعقيدًا يكون التركيز الأساسي فيها على الصوت أو المرئيات. يتخصص موردو الوسائط المتعددة والأنظمة السمعية والبصرية في مجال واحد معين، مثل وظائف الشركات أو حفلات الزفاف، حيث تتباين متطلبات الفعاليات باختلاف أنواعها تباينًا كبيرًا. موردو الترفيه Entertainment Suppliers الترفيه هو أحد العناصر الرئيسة في كثير من الفعاليات. يتأثر اختيار الترفيه المطلوب بنوع الفعالية المنظمة. وتختلف وسائل الترفيه المطلوبة للفعاليات الرسمية عن الوسائل المطلوبة لحفلة أطفال أو لتجمع كبير أو لفعالية رياضية. يعتمد اختيار وسائل الترفيه في الغالب على: . الميزانية: سيطلب فنانو الترفيه الأكثر خبرة أجورًا أكبر. . الوجاهة يختار فنانو الترفيه الفعاليات التي ستعزز سمعتهم، لذلك الاستعانة بخدمات فنان ترفيه عالي الجودة لفعالية مجتمعية أنيقة أسهل منه لحفلة أطفال حتى لو عرض منظمو حفل الأطفال أجرًا أكبر. . العملاء: تختلف أنواع الترفيه المطلوبة باختلاف أنواع الحفلات والحضور. الذوق الشخصي للمضيف: يختلف المؤدون وفنانو الترفيه في نوع ما يقدمونه، ولا يوافق المضيف عليهم جميعًا بالتأكيد ؛ لذلك يجب إدارة الاختيار بحرص. تطول قائمة الموردين المحتملين ويصعب تسميتهم أو المعرفة بهم جميعًا. يختلف الموردون في أنواع السلع أو الخدمات التي يقدمونها ، وكذلك من حيث إتاحتهم ومستوى تخصصهم. مثلا: يتوفر الكثير من الموردين من مصورين ومصوري الفيديو ومنسقي الزهور، وبينما تحتاج هذه الوظائف مستوى مهارة معين، يجد مدير الفعالية أمامه مجموعة كبيرة من الموردين المحتملين ليختار من بينهم. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 131

132 إدارة الفعاليات بينما تحتاج فعاليات أخرى إلى خدمات مهنيين متخصصين يزداد الطلب على مواهبهم. مشغلو الألعاب النارية مثلًا، المدربون تدريبًا متقدمًا ويحتاجون إلى عدة تراخيص للعمل وإلى تغطيات تأمينية لتغطية المخاطر المحتملة والتي قد تكون كبيرة في حال فشل عرض الألعاب النارية. يجب أن يكون مدير الفعالية الماهر قادرًا على فهم المتطلبات المساعدة Ancillary ) دعم إضافي مطلوب للفعالية أو الوظيفة الرئيسة) لفعالية، وفهم ما الوظائف الرئيسة لفعالية وكذلك نوع الدعم المطلوب الذي قد يحتاجه المضيف. نقطة تحقق ما أهمية معرفة الغايات النهائية لفعالية ما عند اختيار الموردين؟ |

هدف التعلم 2.1.3 العوامل التي تقيد خيارات التوريد Factors Limiting Supply Choices هناك عدة اعتبارات يجب مراعاتها قبل البحث عن موردين لفعالية ما واتخاذ قرار باختيار أحدهم، ويجب على كل مدير فعالية أن تكون لديه قائمة تحقق لما قبل الاختيار. يظهر الشكل 3-1 مثلًا عاما لقائمة تحقق لما قبل الاختيار، على الرغم من أن بعض الفعاليات النوعية قد تشترط متطلبات غير مدرجة هنا. 1. هل تكلفة المورد في حدود الميزانية؟ 2 هل يلبي المورد الاشتراطات؟ 3. هل المورد متاح في التاريخ المطلوب؟ 4. هل يتمتع المورد بالخبرة؟ 5. هل سيقدم المورد موارده الخاصة؟ 6. هل لدى المورد أي متطلبات إضافية؟ 7. هل يتمتع المورد بعلاقات أو شبكات معارف حالية مع موردین آخرین؟ 8. هل يستوعب المورد قيم الفعالية؟ 9. هل التعليقات إيجابية أم سلبية؟ متطلبات العميل Customer Requirements لا غير متاح ملحوظات يلزم أولا تحديد متطلبات العميل قبل اختيار الموردين في هذه المرحلة، يجب على مدير الفعالية تحديد حاجات العميل، وتحديد مدى واقعية متطلبات العميل المعلنة وقابلية تحقيقها في حدود ميزانيته . هذه النقطة الأخيرة مثار جدل في العادة، مثلًا، قد يطلب العميل الذي يرغب في إطلاق منتج، عرضًا تقديميًّا سمعيًّا بصريا فائق الجودة بمؤثرات خاصة مثل آلات الدخان والليزر، بالإضافة إلى مورد تموين فاخر الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات الشكل 3-1 مثال على قائمة تحقق لما قبل الاختيار 133

134 لتقديم الأغذية والمشروبات مجانًا لأكثر من 100 شخص. قد يتوقع كذلك التنفيذ في إطار زمني غير واقعي، وبميزانية أكثر ملاءمة لحفل خاص صغير. يتحتم على مدير الفعاليات الناجح أن يتمكن من تقدير التكلفة لكل شخص Cost per Head برقم تقريبي ( سعر شيء لكل شخص في فعالية ما ، ويدير توقعات العميل فيما يمكن تلبيته في حدود ميزانيته إدارة التوقعات هذه هامة للطرفين، وقبول عقد غير واقعي يعني على الأرجح التقيد في اختيار الموردين، واستياء العميل، وتشويه سمعة مدير الفعالية بسبب الاضطلاع بمسئولية فعالية لا يمكن إدارتها . الميزانية Budget يُمنح مديرو الفعاليات ميزانيةً معينةً يجب أن تغطي جميع جوانب الفعالية. تتمثل الوظيفة الرئيسة لمدير الفعالية في ترتيب أولويات المهام المطلوبة وتخصيص جزء من الميزانية الإجمالية لكل مهمة معرفة المبلغ المخصص يرشد في إيجاد الموردين الذين يمكن دراستهم للاستعانة بهم في الفعالية، ويقلل من الوقت المهدر في البحث عن موردين غير ملائمين أو غير متاحين. التوافر Availability يحجز الناس خدمات عمل الموردين المشهورين قبل الموعد بعدة أشهر أو حتى سنوات. على سبيل المثال، قد ينشغل جدول أعمال عطلات نهاية الأسبوع لفناني الترفيه المشهورين في إحياء حفلات الأطفال لمدة عام كامل مقبل، حيث إن نافذة الفرصة قصيرة عطلات نهاية الأسبوع فقط ) ، وجودة الفنان معروفة، والطلب على الفنان يعني أن الميزانية (في حدود المعقول) غير ذات صلة تقريبًا. لهذا السبب، فإن حجز الموردين مسبقًا أمر ، مهم ، ، فكلما تمّت الحجوزات مسبقًا، ارتفعت فرص توافر الموردين المفضلين لديك. الموارد Resources يحتاج مدير الفعالية عمومًا من المورد أن يشمل سعره تكلفة كل الموارد، بما في ذلك المستهلكات Consumables ) أشياء مُصممة لتُستهلك بالكامل بسرعة وتبدل باستمرار) وتكلفة استئجار أي معدات. إدارة الفعاليات

إذا قدم المورد جميع موارده الخاصة ، يعني هذا أن مهمة وضع الميزانية صارت مهمة أخف وأكثر سهولةً في إدارتها بالنسبة لمدير الفعالية. شبكات الموردين Supplier Networks شبكات الموردين القائمة قد تكون قيمةً بالنسبة لفعالية. يتمتع الموردون الذين عملوا وأسسوا علاقات معًا بطرائق فعالة للتواصل ويمكن الاعتماد عليهم لتنسيق الأنشطة فيما بينهم لزيادة كفاءة منتجهم أو خدمتهم. من الضروري ملاحظة أن هذه العلاقات الحالية قد لا تعمل لصالح مدير الفعالية وجود العلاقات القائمة والمؤسسة يعني أن مقدمي الخدمة يوصون بزملاء ليسوا الأنسب للوظيفة بالضرورة حتى لو كان عملهم مرضيا. لذلك، من المهم فهم الديناميكيات الداخلية في صناعة الموردين. ما العوامل التي قد تقيد خيارات التوريد لمهرجان الطعام الإقليمي؟ مهرجان تمور بريدة. 135

136 القيم والمعتقدات Values and Beliefs ليس كل موردي الفعاليات مناسبين لجميع الفعاليات قد لا يمتلك فنانو الترفيه ممن تستهدف أعمالهم البالغين مواد ملائمة للأطفال، ولا يعي الموردون الذين يستهدفون قطاع الأعمال متطلبات العمل في بيئة أقل رسمية. من المهم أيضًا مراعاة الرؤى الدينية أو الثقافية خصوصا في تقديم الأغذية والمشروبات والترفيه الخدمات والمنتجات الملائمة في أماكن أخرى قد لا تلائم فعاليتك التي تخطط لها. التعليقات Reviews أصبح سهلًا في السنوات الأخيرة أكثر من أي وقت مضى نشر تعليقات وإيجاد مراجعات لأي شيء تقريبًا قد تفكر فيه من المقاهي إلى شركات الطيران إلى الفعاليات كبيرة النطاق. أتاحت شبكة الإنترنت للعملاء المحتملين الاطلاع على كنز هائل من المعلومات والتوصيات والتحذيرات تمنح هذه المراجعات نظرةً ثاقبةً عن المورد المعني، إلا أنه يجب إدراك أنها كتعليقات لرأي شخص فحسب، قد تكون متحيزةً بسبب عوامل لا صلة لها بالتعليق. محتملة. نقطة تحقق ما العوامل التي قد يتعين على مدير الفعالية مراعاتها عند اختيار المورد بخلاف التوافر والميزانية؟ إدارة الفعاليات |

هدف التعلم 3.1.3 أهمية اختيار الموردين الملائمين Why It Is Important to Select Appropriate Suppliers في هذه المرحلة قد نسأل ماذا سيحدث إذا اختير مورد أو منتج أو خدمة غير ملائمة؟ ما حجم المشكلة التي ستنجم ؟ كما هو الحال مع جميع ا المشكلات، تعتمد الإجابة على تأثير المشكلة على المخرجات المتوقعة. يزداد هذا الأمر حرجًا مع الفعاليات الأكبر والأكثر تفصيلا ذات المخرجات المتقدمة والتي تحتاج إلى دعم فني متزايد قد يكون اختيار قائمة الموردين وتنظيمهم لفعالية كاملة مهمة صعبة ومعقدة ومستنزفة لوقت كبير. ظهرت العديد من الشركات لتسهيل مهام مديري الفعاليات، وتطورت هذه الشركات بحيث أصبحت تقدم حزمةً واسعةً من الخدمات. قد يكون اختيار حزمة الفعالية الملائمة للفعاليات كبيرة النطاق ذات المخرجات المتقدمة أمرًا أساسيًا. إذا كانت المخرجات المتوقعة ضعيفة، فقد لا تسبب الاختيارات غير الملائمة مشكلة. هناك تأثيرات سلبية محتملة يجب مراعاتها والتي قد تؤثر على المضيف ومنظم الفعالية على المدى القريب والبعيد. السمعة Reputation نكرر أن العمل يعتمد على السمعة . كونك معروفًا بالاحترافية والتوجه الإيجابي وتلبية المعنيين التوقعات أو تجاوزها سيفيد جميع ا • المضيف تكليف Commissioning الطلب أو التصريح بفعالية أو منتج أو خدمة) مدير فعاليات ناجح قد يعزز من سمعة المضيف. . مدير الفعالية: إدارة فعالية ناجحة قد تعزز من فرصه بالفوز بعقود أكبر أو تكليفه بإدارة المزيد من الفعاليات المرموقة. • المورد: يمكن استخدام التعليقات الإيجابية لخدمات التسويق والترويج وكذلك إمكانية لكسب عملاء متكررين. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 137

138 زيادة في إيرادات المبيعات Increase in Sales Revenues بناءً على مخرجات الفعالية، قد يحكم العملاء المحتملون على موثوقية الشركة واحترافيتها. على سبيل المثال، قد يرغب صاحب منتج في إطلاقه وتصويره على أنه يسير التكلفة وذو قيمة جيدة مقابل المال. إذا رأى العميل إنفاقًا باهظًا والقليل من الاهتمام بالميزانية، فإن ذلك قد يقلل من ثقته في قدرة الشركة على تقديم منتجات في حدود الميزانية. تقليل المخاطر Reducing Risk اختيار الموردين الملائمين الذين يمكنهم تنسيق العمل فيما بينهم بتآزر يقلل من مخاطر المشكلات السلبية التي تحدث في الفعالية. باستطاعة الموردين ذوي الخبرة والمعرفة توقع المشكلات وتنفيذ الحلول لتقليل أو استبعاد آثار الأخطاء التي حدثت. زيادة القيمة مقابل المال Increasing Value for Money قيمة المال تعني أفضل مزيج بين التكلفة والجودة لتلبية حاجات العميل، ولا ينبغي الخلط بينها وبين رخيصة" أو "منخفضة التكلفة التكلفة الرخيصة أو المنخفضة تعني بوضوح أن المنتج لا يكلف الكثير من المال وقد يؤثر ذلك على جودة المنتج أو مخرجاته أو الخدمة لأنها قد لا تفي بالمعايير المطلوبة. يمثل تحقيق القيمة مقابل المال عاملًا هاما في اختيار خدمات الموردين وقد يكون شراء منتجات منخفضة التكلفة لتمديد الميزانية إهدارًا فعليًّا للمال، وقد تتضرر سمعة . المعنيين بسبب تصورات خفض التكاليف أو قلة الجودة. جميع نقطة تحقق لماذا يجب اختيار الموردين بعناية؟ إدارة الفعاليات

1.3 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1. قد تعتمد متطلبات التموين على أ. الميزانية. ب. الفعالية. ج. متطلبات المضيف. د. جميع ما سبق. 2. أي مما يلي ليس مثالا على معلومات المراجعة المتحيزة؟ أ. تكلفة المورد. ب الخبرة. ج مستوى المتعة. د. القيمة مقابل المال. التفكير الناقد 3 برر أهمية قائمة التحقق لما قبل الاختيار عند اختيار المورد. 4. ما أكبر نفع يعود على مدير الفعالية من استخدام حزمة الفعاليات؟ صف كيف ستستخدم حزمة الفعاليات في الفعالية التي تختارها. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 139