الإغلاق والتقييم والأثر - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

457 3.8 Event Close-down Event Evaluation Legacy رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa الإغلاق والتقييم والأثر أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على 1.3.8 شرح عناصر الإغلاق الفعال للفعالية. 2.3.8 تحليل الأنشطة المتعلقة بالتقييم الفعال للفعالية. 3.3.8 مناقشة الحاجة إلى الأثر الإيجابي. المصطلحات الرئيسة الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها إغلاق الفعالية تقييم الفعالية أثر

هدف التعلم 1.3.8 الإغلاق Close-down الإغلاق Close-down يشير إغلاق الفعالية Event Close-down إلى المهام التي يجب تنفيذها في نهاية الفعالية، ويجب التعامل معها بنفس الطريقة المنظمة تمامًا مثل إعدادها . وفي نهاية الفعالية، من المهم أن تكون قادرًا على التعامل مع الإغلاق وتفريغ المكان بصورة صحيحة وحذرة. وهذا مهم بشكل خاص في حالة الفعاليات التي تنظم على نطاق واسع، مثل اجتماع الحجاج في المسجد الحرام في مكة المكرمة. ثمة عناصر عدة لإغلاق الفعالية. فإلى جانب إفراغ المكان وإغلاق الأبواب، ستكون هناك مجموعة من التفاصيل الإدارية المتعلقة بالفعالية التي ينبغي استكمالها. وتشمل ما يأتي: • إنهاء الحسابات. . سداد الفواتير النهائية للمقاولين ما العناصر التي يتوجب مراعاتها عند انتهاء الفعالية؟ 458

أنشطة التسويق النهائية، مثل البيانات الصحفية الختامية. تقديم معلومات حول الخطط المستقبلية أو فعالية العام المقبل (إن أمكن). في موسم الحج على سبيل المثال، يجتمع أكثر من مليوني حاج في المسجد الحرام خلال شهر ذي الحجة وستكون تكاليف تنظيم هذه الفعاليات الضخمة أعلى من تكاليف الفعاليات الأصغر، وستكون هناك مجموعة أكبر من المقاولين الذين لا بد من دفع مستحقاتهم المالية. في نهاية الفعالية، ستكون هناك أيضًا قضايا تتعلق بالموظفين يتعين الانتهاء منها، مثل المدفوعات النهائية لجميع الموظفين، وتحديث سجلات الموظفين للرجوع إليها مستقبلا، والحاجة إلى إجراء بعض التقييم للفعالية ( انظر الشكل 8-12) . إغلاق الفعالية الواجبات الإدارية الإغلاق المادي التقييم والتسجيل التتابع الزمني لأنشطة الإغلاق Sequencing of Close-down Activities إن أنشطة الإغلاق الأكثر وضوحًا هي الأنشطة المادية مثل التنظيف الشامل الذي يحدث بمجرد إغلاق الأبواب ومغادرة الزائر الأخير، وينبغي التعامل هذا الأمر مع . بطريقة الإعداد نفسها. ويمكن إنشاء جدول زمني لتقسيم العمل يعتمد جزئيا على الأنشطة التي سبقت الافتتاح، ولكن بصورة عكسية. يُعد فهم التتابع المطلوب للإغلاق أمرًا مهما . بنفس أهمية معرفة كيفية التجهيز للفعالية، فمن الضروري أيضًا للموظفين معرفة كيفية الإغلاق. ويمكن تقديم هذه المعلومات إما في ورقة موجزة للموظفين أثناء إقامة الفعالية أو في إحاطة ختامية تعطى مباشرة بعد ذلك. عادةً ما تنتقل عملية التنظيف الشامل من العناصر الصغيرة إلى الكبيرة. إزالة النفايات وتخزين الأشياء الثمينة الصغيرة تفكيك الأجهزة والأثاث الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها الشكل 8-12 المرحلة النهائية لأنشطة الفعالية تفكيك المسرح والبنى التحتية الرئيسة 459

460 إحاطات الموظفين Staff Briefings يجب إطلاع الموظفين بطريقة صحيحة على كل خطوة من خطوات عملية إغلاق الفعالية، وينبغي الحفاظ على السيطرة حتى النهاية لأسباب تتعلق بالسلامة وكذلك أمن البضائع والمعدات ويمكن القيام ببعض المهام بالتوازي بشرط وجود عدد كاف من الموظفين للقيام بها، كما يتعين على مختلف قادة الإدارات الاستمرار في الإشراف على هذه الأنشطة . ويلزم إعادة عناصر المخزون المراد إعادة استخدامها، مثل مخزون الأطعمة والمفروشات والمواد الاستهلاكية والمعدات الصغيرة إلى مكان تخزين مركزي قبل التجميع وبعد ذلك، يمكن إعادة هذا المخزون إلى المتاجر أو المورد أو المستودع المركزي للمقاول الخاص بك. إدارة حركة المرور والقوى العاملة Traffic and Workforce Management يمثل الازدحام مشكلة خاصةً في الفعاليات الخارجية واسعة النطاق، ويلزم التفكير بعناية في إزالة المرافق بعد انتهاء الفعالية. تذكر وجود أشخاص مسئولين عن تنظيف موقع الفعالية بعد انتهائها لذلك لا يمكن قطع التيار الكهربائي ولا يمكن إزالة المرافق الأساسية على الفور؛ لذا ينبغي وضع خطة لإزالة ما يجب إزالته بشكل فوري وما يمكن أن ينتظر أكثر. حدد بحرص . ما تحتاج توظيفه من ا أشخاص ومعدات لأداء المهمة عند التخطيط للإغلاق. وقد تعلق عمليات من هذا النوع بسبب النقص في " الفرش والمماسح والدلاء ومواد التنظيف وأكياس القمامة إن تخزين هذه العناصر المختلفة والجاهزة للتجميع في وقت محدد من قبل قادة الأقسام يعني أنه يمكن إكمال العمل بسرعة وكفاءة. أبسط المعدات، مثل فصل الموارد القابلة لإعادة الاستخدام عن إعادة التدوير Separating Reusable Resources from Recycling يمكن استرداد الكثير من المعدات والمواد والموارد المستخدمة في الفعاليات لإعادة استخدامها؛ لذا تأكد من استخدام ممارسات التخزين الفعالة والكفء لجمع وتسجيل ما تم إرجاعه إلى المخزن واحسب أي خسائر. يوفر التخزين الدقيق والقدرة على إعادة نشر المعدات والمواد الأخرى قدرًا كبيرا من المال والجهد للفعاليات المستقبلية، خاصةً الأشياء التي غالبًا ما يتم تجاهلها في مرحلة التخطيط، مثل أسلاك التمديد الكهربائية والعلامات الخاصة والمعدات الإدارية الصغيرة. إدارة الفعاليات

تنتج عن المهرجانات والمناسبات الخارجية خاصةً كميات هائلة من المخلفات والنفايات وغيرها من العناصر غير المرغوب فيها. ومع ذلك، يمكن إعادة تدوير الكثير منها حيث يمكن استخدام صناديق إعادة التدوير أو غيرها من المرافق أثناء الفعالية أو إجراء الترتيبات مع المنظمات المحلية أو البلدية التي تتعامل مع النشاط، والتي يمكنها إعادة تدوير المواد وإعادة استخدامها بطريقة مستدامة. الإعادة إلى الوضع السابق Reinstatement هذا عند الإغلاق، من المهم ترك الموقع أو المكان على الحالة التي كان عليها من قبل. ومن الممارسات الجيدة التقاط صور للموقع قبل إقامة الفعالية لضمان استبدال كل شيء بصورة صحيحة عند الانتهاء في حالة وجود منشآت قائمة، فمن الضروري أيضًا إعادة هذه المرافق إلى معاييرها الصحيحة قبل المغادرة، والتأكد من التنظيف بطريقة صحيحة، وإعادة تخزين العناصر المستهلكة ، وإصلاح أي شيء مكسور أو دفع ثمنه. وفي كثير من الحالات تُنفّذ إدارة المكان والمنظمات هذه الوظائف، ولكن إذا استخدمت فعالية موقعًا أو مكانًا حساسًا بشكل غير عادي لإجراء نشاط لمرة واحدة، فيجب توخي الحذر بشكل خاص. التقييم Evaluation إذا كانت الفعالية ستقام مرةً أخرى في المستقبل، فينبغي تقييمها على نحو صحيح لمعرفة ما يمكن تعلمه منها وما يمكن القيام به بطريقة أفضل في المرة القادمة، ليس فقط من وجهة نظر الزائر ولكن أيضًا من وجهة نظرك التنظيمية؛ وكذلك فمن المفيد تقييم النتيجة بأثر رجعي. نقطة تحقق ما أهمية وجود خطط إغلاق فعالة؟ الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 461

462 هدف التعلم 2.3.8 تقييم الفعالية Event Evaluation بعد إغلاق الفعالية، يلزم عقد اجتماع لمختلف الأطراف المهتمة (المنظمون، والعملاء، والرعاة ، وغير ذلك ) لتقييم الفعالية. تقييم الفعالية Event Evaluation هو عملية تقييم مدى تحقيق أهداف الفعالية وتحليل الدروس المستفادة. أنواع المعلومات Types of Information ينبغي أن يستخدم التقييم جميع أنواع المعلومات المختلفة المتاحة (انظر الشكل 13-8)، ويجب ألا يأخذ في الاعتبار فقط تصورات الزوار للفعالية، ولكن أيضًا تصورات المنظمين والموظفين لأنه يلزم تعلم الدروس بعد معرفة وجهات النظر. يمكن استخدام البيانات الكمية لإنشاء بيانات قابلة للمقارنة، مثل الموارد المالية والأرقام والإحصاءات. وفي الوقت نفسه، كثيرًا ما تُستخدم البيانات النوعية لتقديم أدلة لدعم النتائج الكمية. الشكل 8-13 المعلومات الكمية أنواع المعلومات بيانات الزوار والمشاركين والمبيعات. المعلومات النوعية تصورات الزوار. الخاصة بتقييم السوق المستهدفة - ملفات تعريف الزوار إعادة الاستبيانات، واستطلاعات انتهاء الفعاليات إحصائيات الحضور ومعلومات السوق الخدمة. المستهدفة. المحادثات أو المقابلات المسجلة التقارير المالية والحسابات. ( المنظمة). الميزانية العمومية المالية ملاحظات الموظفين والمتطوعين. تحليل التأثير الاقتصادي. المعلومات الإحصائية العامة. ملاحظات وتعليقات الإدارة. تحليل التأثير الاجتماعي. الميزانية العمومية للمنافع الاجتماعية. إدارة الفعاليات

الغرض من التقييم The Purpose of Evaluation يكمن الغرض من التقييم في تعرف المديرين على كيفية سير عمل الفعالية وأن يكونوا قادرين على تحسينها في المستقبل، ويمكن النظر إلى هذا "التحسين" من خلال عدة طرائق .1. الأنشطة المنفذة جيدًا ولكن يمكن تعزيزها بصورة أكبر. الأفضل . عدم تغييرها. 2. الأنشطة المنفذة على ما يرام بطريقة تجعل من | 3. الأنشطة المنفذة بطريقة سيئة وتحتاج إلى تعديل. يتعين تقييم هذه الأمور؛ حيث يتم جمع قدر ضئيل من المعلومات من خلال الاستبيانات، فربما يكون هناك الكثير من مصادر المعلومات غير المستخدمة ( انظر الشكل 8-14). الرعاة وجهات نظر الإعلان مستوى الوعي تعليقات الزائرين استبيانات وتصورات الزائرين الأمن الشرطة حول الحشود، وحركة المرور، والحوادث الموظفون والمتطوعون آراء وتعليقات وسجلات الضيوف المجهولون تعليقات المشاركين تقييم الفعالية الأخصائيون وقادة الأقسام ردود الفعل والتعليقات المنسقون الملحوظات والتعليقات والطقس السلطات المحلية الوصول إلى موقف السيارات وآراء المجتمع يلزم إجراء مراجعة لأهداف الفعالية باستخدام المعلومات المتاحة، ليس فقط لإرضاء منسق الفعالية، ولكن لتمكين أصحاب المصلحة من الاطمئنان على مدى كفاءة الفعالية. إذا وضع أصحاب المصلحة مثل السلطات الحكومية والرعاة والعملاء أموالا في الفعالية، فسوف يطلبون إثباتًا على إنفاق الأموال بطريقة جيدة، وهذا هو سبب نشر التقارير والحسابات النهائية خاصةً للفعاليات العامة الكبرى. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها الشكل 8-14 مصادر معلومات التقييم 463

قيود التقييمات الفعالة Limitations of Effective Evaluations يتمثل أحد قيود التقييم في عدم القدرة على الاستفادة من العملية، إذ يعقد العديد من منظمي الفعاليات اجتماعًا لمراجعة الفعاليات الرئيسة، ولكن ربما تنتهي العملية عند هذا الحد. لذا ينبغي جمع التعليقات أو معلومات التقييم وتنظيمها بطريقة معينة، وإلا فثمة مخاطرة بأن يعتمد التحليل على أكثر من رأي أو على بيانات سردية، وبالتالي قد لا يكون ذا فائدة كبيرة. نقطة تحقق كيف يكون تقييم الفعالية مفيدًا في المستقبل؟ ما أهمية تقييم الفعاليات؟ 464

هدف التعلم 3.3.8 أثر الفعاليات Event Legacies يتكرر الكثير من الفعاليات وبعضها لا يتكرر ، وغالبًا ما تحدث الفعاليات المتكررة مرة كل عام، وهذا هو الحال مع مؤتمر مبادرة مستقبل الاستثمار الذي يعقد في الرياض سنويًّا منذ عام 2016. ويتكرر المؤتمر بهذه الطريقة من أجل تعزيز واستدامة عمله في معالجة القضايا العالمية التي تؤثر على البشرية وإيجاد مبادرات جديدة لرأس المال الاستثماري ومشاريع أخرى للمستثمرين للمشاركة فيها، وكل هذه الجوانب ضرورية لأثر الفعالية. صممت فعاليات أخرى لغرض واحد يحدث مرة واحدة فقط". وبعض الفعاليات لا تتكرر عادةً في المكان نفسه مرتين رغم أنها تترك أثرًا كبيرًا من حيث المباني والمرافق، مثل كأس العالم لكرة القدم (FIFA) أو الألعاب الأولمبية؛ بينما لا تترك الفعاليات الأخرى سوى أثر اجتماعي . وثمة فعاليات كثيرة لا تترك أثرًا إلا السعادة ولا تحتاج إلى أكثر من ذلك. التصفية Divestment ينبغي التخطيط لعملية التصفية في البداية إذا كانت الفعالية تقام لمرة واحدة، مع أخذ التجديد أو إعادة الاستخدام للموقع بالاعتبار كأهداف. سيكون هناك موعد محدد لتسليم الموقع إلى المالكين أو المديرين الجدد، ويتعين تسليم الموقع في الحالة التي قصدتها الأهداف الأصلية أو التي حددتها الخطط (وإذا لم يتم ذلك بطريقة صحيحة، فتتكبد عقوبات مالية أو عقوبات أخرى من أجل وضع الأمور في نصابها الصحيح). تسليم الموقع أمر ضروري و يتضمن ذلك معرفة معلومات عن طبيعته والمرافق والبيئة والمشكلات والقيود. ويجب أن تكون هناك فترة تداخل بين عمل منظمي إغلاق الفعالية ومغادرتهم وبين بدء هيئة إعادة التطوير أو الجهة أو المالكين الجدد أعمالهم. وفي بعض الحالات، يعني هذا استمرار بعض الوظائف أو الأدوار بين المنظمتين ربما لوظائف مثل مدير الموقع أو مسئول التسويق؛ وسيؤدي ذلك إلى تحسين نقل المعلومات المهمة بين الجهات المعنية. الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 465

مؤتمر مبادرة مستقبل الاستثمار - الرياض 2018. ما الفعالية التي يمكنك التفكير فيها والتي تركت انطباعًا اجتماعيًا أو بيئيا أو اقتصاديا دائمًا؟ بعد الانتهاء من أعمال الفعالية، تُسلم نسخ من التقارير النهائية وملف تاريخ الفعالية (في حالة حدوث أجزاء من | الفعالية مرة أخرى أو الحاجة إلى الاتصال بموردين معينين). وفي بعض الحالات، يُقام حفل تسليم رسمي مع وجود وسائل الإعلام للتأكيد على التغيير في ظروف الموقع. المخرجات البيئية Environmental Outcomes إن إعادة استخدام المرافق تكون وفقًا للتسهيلات المقدمة في الفعالية، ففي كثيرٍ من الأحيان تُستخدم المرافق الموجودة في الموقع بدلًا من إنشاء مرافق جديدة. إن إعادة الاستخدام لا تعني في الواقع أي استخدام جديد أو نقل للملكية. وعندما تتكرر فعالية عامًا تلو الآخر، فيتعين ببساطة إعادة الموقع إلى حالته الطبيعية مثل حديقة أو مكان عام من أي نوع. ويكون الجهد المبذول أساسًا في هذه الحالات جهد ترميم وصيانة ولا يعني إعادة البناء. 466 |

الأثر Legacies ربما لا يكون الأثر Legacy أو ناتج فعالية ما بعيد المدى ماديا، وربما يكون ذاكرة إيجابية فقط. فبعض الآثار طويلة المدى ولها تأثير دائم على المجتمع أو البيئة، بينما البعض الآخر غير مباشر أو خفي ومعترف به فقط من قبل أصحاب المصلحة الرئيسين. عادةً ما يُنظر إلى أنشطة التجديد القائمة على الفعاليات على أنها مادية واقتصادية، مثل تحويل منطقة مهملة أو غير مستغلة إلى شيء قابل للاستخدام. وعادةً ما يكون هذا ممكنا فقط مع الفعاليات الضخمة التي غالبًا ما ترعاها الحكومة. من المحتمل أن لا تستهدف تأثيرات فعالية ما إعادة الاستخدام، فبعض الأهداف الاقتصادية محدودة واجتماعية بدرجة أكبر. وربما يكون الغرض منها تحسين صورة منطقة ما أو الحفاظ على السياحة من خلال زيادة الوعي بالوجهة أو تهدف ببساطة إلى تعزيز التكامل الاجتماعي وتحسين ثقة المجتمع نفسه. وتكون هذه الأهداف الاجتماعية أكثر من مجدية وتكون لها نتائج إيجابية للمجتمع أكثر من أي آثار مادية. نقطة تحقق لماذا تمثل آثار الفعالية أهمية؟ ☑ مهارات إدارة الفعاليات الإغلاق والأثر كجزء من رؤية السعودية 2030 ، اختيرت 11 مدينة لاستضافة سلسلة مهرجانات المواسم السعودية، وهي مجموعة من الفعاليات السنوية التي تسلط الضوء على الثقافة السعودية من خلال الرياضة والموسيقى وغيرها في كل مدينة. بصفتك مديرًا من كبار مديري الفعاليات في إحدى المدن المضيفة، كُلفت بتنظيم وإدارة إغلاق المواسم السعودية، وتتمثل مجالات الاهتمام الخاصة بك فيما يأتي: ضمان اتباع جميع التشريعات المتعلقة بالإغلاق وإدارة النفايات على وجه الخصوص. • التقليل من الصعوبة التشغيلية للمهام، مثل إعادة التدوير وترتيب الموقع. التأكد من أن مراجعات المدينة بعد انتهاء المواسم تركز على أثر إيجابي. • طور مهاراتك ما الخطوات التي يجب أن تتخذها ليس فقط للتخطيط ولكن لتنفيذ إغلاق فعالية تتسم بالكفاءة؟ الفصل 8 الخدمات اللوجستية للفعالية وعملياتها وتقييمها 467

468 3.8 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1. أي مما يأتي لا يمثل محورًا إداريا للإغلاق؟ أ. استكمال الحسابات. ب. طلبات التأمين. ج. تسديد الفواتير النهائية د. البيانات الصحفية الختامية. 2. أي مما يأتي يُعد مصدرًا كميا للتعليقات على الفعالية؟ أ. تصورات الزائرين. ب. ملاحظات وتعليقات الإدارة. ج التقارير والحسابات المالية. الميزانية العمومية للمنافع الاجتماعية. د. التفكير الناقد 3. لماذا يعتبر سحب الاستثمارات جزءًا مهما من إغلاق الفعاليات الضخمة؟ 4. ما مدى فائدة تقييم الفعالية؟ إدارة الفعاليات