استخدام أدوات التخطيط - مبادئ الإدارة - ثالث ثانوي

حرارة التعليم 2.2 استخدام أدوات التخطيط Using Planning Tools أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس. ستكون قادرا على: 12.2 تحديد خصائص الأهداف الفعالة. 222 وصف أدوات متعددة لتخطيط الأعمال وشرح كيفية استخدامها . www.lem المصطلحات الرئيسة الهدف Goal الميزانية Budget الجدول الزمني Schedule المعيار Standard السياسات Policies دروس من الواقع الإجراءات ما الغاية من الأهداف في مؤتمر سنوي للإدارة عقدته إحدى الجامعات المحلية في الرياض. تعرف ناصر على حالد. وهما من رواد الأعمال الشباب، وكان أحد الموضوعات الرئية للجلسة الصباحية مناقشة موضوع تحديد أهداف العمل وخلال النقاش قال ناصر أشغل منصب مدير مبتدئ في منظمة التطوير التطبيقات، والإدارة العليا مهتمة بالفعل بتحديد الأهداف. أما أنا. فهد في واحد وبسيط. وهو أن أحقق النجاح وأكسب الكثير من المال". فضحك جالد . ثم قال: "ومن منا لا يرغب في تحقيق النجاح. فهذا ليس صدقا فعليا بعد داته بالنسبة إليك، ما الغايات المجددة التي تخطط لتحقيقها لبلوغ هدفك ؟" رد ناصر: شخصيا أرى أن المبالغة في التخطيط وتحديد الأهداف تشكل عائقا بحد ذاتها. لا سيما في مجال تطوير التطبيقات المضارع. ففي مجالنا، تتغير البيئة باستمرار، وعليك بالتالي أن تبقى مستعدا للعمل وفقا للاتجاه الأحدث أو لاغتنام أي فرصة جديدة متاحة". قال خالد: لست متأكدا من أنني أوافقك الرأي بصراحة. فبالنسبة الحالات. إلي. تعد الأهداف المحددة والقابلة للقياس مهمة في جميع وذلك بغض النظر عن القطاع أو البيئة فكيف يمكنك إدارة فريق فعال دون ان تحدد أهداها مسبقة 19 ما رد فعلك؟ مع من تتفق. خالد أم ناصر ؟ وهل تعتقد أن الأهداف ضرورية فعلا ودائما في كل بيئة عمل؟ الفصل 2 التخطيط والتنظيم Procedures 78

هدف التعلم 12.2 | تحديد التوجه مع. Establishing Direction قيل إنه إذا لم تتضح وجهتك. فإنلد لن تستطيع معرفة ما إذا كنت قد وصلت إليها أم لا. وبالفعل. توجه الأهداف الأعمال ويُعرّف الهدف Goal بأنه: وصف مجدد للنتيجة التي تتوقع المنظمة تحقيقها ولذلك ينبغي لأي منظمة أن تجدد لها أهداها بغض النظر عن حجمها ونوعها والمجال الذي تعمل فيه. ويتضح مما سبق، أن الأهداف تساعد المنظمة في التركيز على المحال الذي تعتزم العمل فيه في المستقبل وعلى النتائج التي تتوقع تحقيقها. ولكن في حال لم يتم تعميم الأهداف أو توضيحها بشكل جيد ، قد يبالغ المديرون والموظفون في ردود أفعالهم على المشكلات قصيرة الأجل أو على سلوكيات المنافسين. فعلى سبيل المثال، قد يتخذ المديرون في المنظمات الكبيرة إجراءات تتعارض تلك الصادرة عن مديرين آخرين في حال لم يكونوا على دراية بالأهداف. وفيما يلي نذكر عددا من خصائص الأهداف الفعالة: 1. يجب أن تكون الأهداف محددة وذات مغزى فإذا كان الهدف هو "تحقيق الربح صعب على المعنيين فهمه. أما إذا تحدد الهدف بـ "زيادة المبيعات للعملاء الجدد بمقدار 50,000 ريال سعودي خلال الأشهر السنة المقبلة"، فإنه سيكون أكثر دقة ولذلك، يجب أن تكون الأهداف مرتبطة بنشاطات المنظمة وعملياتها، فيتضح للموظفين العلاقة بين عملهم والأهداف الموضوعة. كما أنه من الضروري أن يحدّد المديرون الأهداف بكل عناية مع مراعاة عدد من العوامل مثل: (1) الظروف الاقتصادية العامة التي تواجه المنظمة، و(2) المبيعات والأرباح السابقة، و(3) معدلات الطلب على المنتجات والخدمات. و(4) ردود فعل العملاء الحاليين والمحتملين. و (5) الموارد المتوفرة لدى المنظمة و (6) سلوك المنافسين و (7) أي عوامل أخرى يمكن أن تؤثر في تحقيق الأهداف. 2 يجب أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق. صحيح أنه من المهم أن تدفع الأهداف المنظمة نحو التقدم إلا أنها لابد أن تكون واقعية. فعلى سبيل المثال لا يصح أن تحدد المنظمة هدفًا يقضي بـ "زيادة مبيعات الوحدات بنسبة 5% إذا لم تكن قادرة على تصنيع هذا العدد الكبير، كذلك، في حال كان مندوبو مبيعات التسويق عبر الهاتف يجرون يوميا عددًا كبيرًا الدرس 2.2 استخدام أدوات التخطيط حرارة التعليم

80 .3 من المكالمات يتجاوز المتوسط السائد في القطاع، فلا يُعد هدف بلوغ يجب قدر أكبر من المكالمات دون زيادة عدد العاملين هدفًا واقعيا أن تكون الأهداف معلقة بوضوح بمعنى آخر. يجب إبلاغ جميع الموظفين بأهداف المنظمة، وذلك لأنهم مسؤولون عن تحقيقها. ويساعد إبلاغ الموظفين بأهداف المنظمة في تعزيز فهمهم بأنهم جزء من فريق يعمل بشكل جماعي لبلوغ غرض مشترك. وعادة ما يكون فهمهم الصحيح للأهداف دافعا يحفزهم على العمل بجد أكبر لتحقيقها. 4. يجب أن تكون الأهداف منسقة مع بعضها ومع أهداف المنظمة بشكل عام. فعادة ما تقوم كل إدارة من إدارات المنظمة بوضع أهدافها الخاصة، على أن تسق مع أهداف الإدارات الأخرى لنفترض مثلا أن. مدیر المبيعات حدد هدفا يقضي بزيادة المبيعات في منطقة معينة، لكن مدير الإعلانات في المقابل حدد هدها يتمثل في تقليل النفقات في المنطقة ذاتها، وذلك للاستفادة من الأموال والترويج لمنتج جديد في منطقة أخرى. إذا كان الإعلان ضروريا لدعم المبيعات، فإن هذين الهدفين يتعارضان في هذه الحالة. لذلك وجب أن يعمل مديرو الأقسام معا حتى تتكامل أهدافهم وتدعم معا أهداف المنظمة ككل. ويمكن ملاحظة أن هذه الخصائص تتشابه إلى حد كبير مع "الأهداف الذكية SMART Goals التي سبق دراستها في مقرر مقدمة في الأعمال 1-2 حيث يعبر كل حرف من المصطلح الإنجليزي عن خاصية لابد من توفرها في الهدف الفعال. والتي تظهر كالتالي: S ( محدّدة Specific) و M (قابلة للقياس ذات مغزی Meaningful / Measurable و A (قابلة للتحقيق Achievable) و R ( ذات صلة Relevant) و T مقيدة بفترة محددة Time-Bound). اختبر معلوماتك ما خصائص الأهداف الفعالة الأربع؟ الفصل 2 التخطيط والتنظيم وزارة التعليم T145

جداارة التعليم Al< TL-45 برأيك ما أهمية إعداد المنظمات السيراميل بالنية الملك هل تلجا الى وضع ميداليات في حياتك الشخصية Planning Tools هدف التعلم 2.2.2 | أدوات التخطيط بطبيعة الحال، يجب أن يتحلى المديرون بمهارات عالية وفعالة في التخطيط؛ خاصة وأنه يتوفر في متناول أيديهم عدد من أدوات التخطيط التي تساعدهم على تأدية عملهم، كالميزانيات والجداول الزمنية والمعايير والسياسات والإجراءات والبحوث. ومن شأن كل ذلك أن يحسن نتائج التخطيط. الميزانيات Budgets تعد الميزانية Budget من أكثر أدوات التخطيط استخداما. وهي عبارة عن خطة مالية مكتوبة تفضل العمليات التجارية المراد تنفيذها خلال فترة محددة. وتساعد الميزانيات المالية المديرين في تحديد كيفية استخدام الأموال المتاحة بالطريقة المثلى بغية تحقيق الأهداف الموضوعة . وبالعودة إلى إبراهيم، ستطلب منه موظفة المصرف أن يُعد ميزانية لتوسيع نطاق مبيعاته عبر الإنترنت. وذلك كجزء من خطة عمله. فهذه الميزانية ستساعد كلا من موظفة المصرف وإبراهيم في تحديد مبلغ المال اللازم له ومعرفة ما إذا كان المشروع الجديد مربعا أم لا، وما الوقت الذي سيبدأ فيه بجني الأرباح. ويعمد المديرون إلى إعداد ميزانيات لإداراتهم المختلفة في المنظمة في إطار التخطيط التشغيلي. وغالبا ما تكون هذه الميزانيات مخصصة لنفقات الموظفين والمعدات وتكاليف المواد واللوازم والمبيعات وغيرها. BUDGET UX 0x AC 789 2 3 الدرس 2.2 استخدام أدوات التخطيط + الحكة www TURY LIB INCA 0.00 100

82 الجداول الزمنية Schedules تماما كما تساعد الميزانيات في التخطيط المالي، تكتسب الجداول الزمنية هو قيمة عالية في التخطيط لاستخدام الوقت بأقصى فعالية، وغالبا يستعان بها المعظم أغراض العمل فالجدول الزمني Schedule خطة زمنية تحدد الوقت المطلوب لتحقيق الأهداف، وتحدّد الجداول الزمنية المهام المطلوب تنفيذها، وتسلسل المهام ذات الصلة، كما تحدد الوقت المخصص لتنفيذ كل مهمة. ويمكن للمشرف وضع جدول زمني لتنظيم العمل الذي يقوم به كل موظف لمدة يوم أو أسبوع مثلا ( انظر الشكل 2-3 في المقابل، يستخدم مديرو الإنتاج الجداول الزمنية لجدولة إكمال الطلبات وشحنها فيما يلجأ إليها مندوبو المبيعات للتخطيط لإجراء مكالمات المبيعات بكفاءة كذلك، يستخدمها موظفو الإعلانات لضمان إطلاق الإعلانات في الوقت المناسب وعبر الوسائط الملائمة. وأخيرا. يحتاج المديرون التنظيميون إلى جدولة إعداد المراسلات والتقارير وطباعتها. وذلك للتأكد من اكتمالها في الوقت المحدد. قسم الطلبات الخاصة التاريخ 27 يوليو الموظف الطلبات الاب اسم الرف الطلب 532 الطلب 533 الطلب 534 الطلب 535 الطلب 536 عبد الله فيصل سعاد عمر على نورة ✓ 50531 ✓ 50540 ✓ 20896 ✓ 10765 50592 10573 50243 الشكل 2-3 الجدول الزمني لعمل القسم يعد الجدول الزمني العمل أداة تخطيط مهمة للمشرفين والموظفين على حد سواء. المعايير Standards المعايير Standards هي مقاييس محدّدة معتمدة لتقييم ما ينبغي أن يكون عليه الشيء، فهي أيضًا من أدوات التخطيط التي يستخدمها المديرون. وتضع المنظمات معايير جودة للمنتجات والخدمات التي تقدمها، لتنتقل بعدها إلى المفصل 2 التخطيط والتنظيم جرارد التعليم حمد

تقييم جودة المنتجات المكتملة مقارنة بها، وذلك مسائل في الإدارة للتأكد من مطابقتها للمعايير أم لا، كذلك، تضع رصد الاتجاهات المنظمات معايير زمنية لتحديد مقدار الوقت المطلوب لإنجاز مهمة ما ، فعلى سبيل المثال. قد يضع يمكن تعريف الاتجاه بأنه نمط تفضيل حالي أحد مطاعم الوجبات السريعة معيارا يقضي بتقديم قد يؤثر بشكل كبير على سلوكيات الأفراد والمنظمات. وبعد رصد الاتجاهات نشاطًا جديدا الطعام للعملاء في غضون ثلاث دقائق من الطلب. ففي حال تبين للمديرين أن العملاء لا يحصلون على التخطيط الأعمال إذ يحلّل عددا من مصادر طعامهم سوى بعد خمس دقائق من الطلب يكون الأعمال لتحديد الاتجاهات الناشئة، وتستخدم المنظمات المعلومات المستخلصة من رصد وقت الخدمة غير مطابق لمعايير المنظمة وبالتالي غير مقبول. بالإضافة إلى ذلك، قد تضع المنظمات الاتجاهات لتخطيط منتجات جديدة والغاء معايير ذات صلة بعدد المنتجات المعيبة المسموح أخرى قديمة وإيجاد طرائق لربط المنتجات بها في خط التجميع أو عدد المكالمات الواجب على الحالية بالاتجاهات الناشئة من أجل جذب مندوب المبيعات إجراؤها يوميا. اهتمام العملاء واثارة فضولهم وغالبا ما يراقب وعادة يتحمل المديرون مسؤولية وضع معايير الباحثون المختصون برصد الاتجاهات وسائل واقعية واستخدامها للحكم على الأداء. ومن التواصل الاجتماعي عن كتب من أجل تحديد الضروري أيضا أن يكونوا قادرين على تحديد الوقت الاتجاهات الخارجية التي قد تتبع للمنظمات اللازم لمراجعة المعايير القديمة أي قرص، وذلك بحكم اهتمامهم بما ينفله قادة الرأي عبر هذه الوسائل بشأن كل ما هو جديد أو ما ينصب عليه الاهتمام أو كل ما لم يعد رائحا . السياسات Policies في إطار عملية التخطيط، يضع المديرون السياسات ما رأيك؟ بانتظام. وتعرّف السياسات Policies على أنها اذكر بعضا من المزايا التي تستفيد منها الإرشادات المعتمدة في اتخاذ القرارات ذات الصلة المنظمات في حال اعتمدت على رصد الاتجاهات يمواقف محدّدة ومتكرّرة. وغالبا ما تكون السياسة أثناء عملية التخطيط والمشكلات المحتملة التي عبارة عن قاعدة عامة تعتمدها المنظمة ككل، أو قد نواجهها وما بعض الاتجاهات الحالية التي بعض من إداراتها أحيانًا، ونذكر منها على سبيل يجب على المنظمات أن "ترصدها" برأيك؟ المثال قواعد العمل. وقد تنص السياسة العامة على وجوب تقييم أداء كل موظف مرتين في السنة على الأقل، وذلك وفقا لإجراءات تقييم الأداء التي وضعتها المنظمة وعليه تقرض هذه السياسة تقييم أداء الموظف حتى ولو مضت 10 أعوام على عمله في المنظمة. وتسمح السياسات بالحد من سوء الفهم وتشجع على اتخاذ المديرين والموظفين قرارات متسقة في كثير من المواقف المتكررة التي يعايشونها. الدرس 2.2 استخدام أدوات التخطيط جزارة التعليم 1171 TL45

84 الزائر Procedures الإجراءات تعرف الإجراءات Procedures ببساطة على أنها سلسلة من الخطوات الواجب اتباعها لأداء مهمة محددة. فمن أجل تنفيذ السياسات التي سبق وتطرقنا إليها في الفقرة السابقة، ينبغي أن تعد المنظمة إجراء محددا لتقييم الأداء. وسواء أعدت الإجراءات للمهام الروتينية أم المعقدة التي ينفذها موظفون كثيرون، فهي تسهم في تحسين كفاءة العمل وتساعد الموظفين الذين يقومون بعمل جديد بشكل خاص، ويوضح الشكل - الإجراءات التي تساعد موظف الأمن في المنظمة في استقبال الموظفين أو الزوار والسماح لهم بدخول مقر المنظمة. كما يمكن للموظفين المتمرسين مساندة المديرين في تصميم إجراءات جديدة وتحسين الإجراءات الحالية. كلا الموظف كلا السيد كاد كلا الراهنة نعم سواري عم الشكل 42 اجراءات استقبال الموظفين والزوار يمكن استخدام مخطط انسيابي لإظهار ترتيب الخطوات في إجراء العمل، ففي هذا المثال، يمثل المربع الأخطر الأحداث ويمثل المعين الأرجواني الفحوصات الأمنية التي يجب التحقق منها بحب كل حدث، أما المستطيل الأزرق، فيمثل إجراء يجب إكماله بحسب الفحوصات الأمنية المفصل 2 التخطيط والتنظيم حرارة التعليم T145 الف

حرارة التعليم 191 745 Research البحوث إن نجاح عملية التخطيط يرتبط بحصول المديرين على قدر كبير من المعلومات من أجل إعداد الميزانيات يجب أن يكون المديرون على اطلاع على مصروفات المنظمة خلال السنوات الماضية وعلى تكاليف بعض المهام وكيفية إنفاق المنافسين لأموالهم. وعلى نحو آخر، يمكن للمديرين تحسين الجداول الزمنية في حال تبينت لهم المدة المطلوبة لإنجاز بعض المهام، ويمكنهم أيضا وضع معايير وإجراءات أفضل من خلال تحليل المعلومات التي تم جمعها بعناية حول طريقة أداء الوظائف وانطلاقا من هذا يبرز دور البحوث في جمع البيانات للمديرين وتزويدهم بالمعلومات اللازمة لتحسين قرارات التخطيط التي يتخذونها. اختبر معلوماتك ما الفرق بين المعيار والسياسة؟ الدرس 2.2 استخدام أدوات التخطيط S

86 2.2 أسئلة التقييم فهم مبادئ الإدارة اختر الإجابة الأفضل لكل مما يلي: 1 إلى أي خاصية من خصائص الأهداف الفعالة يشير هدف "زيادة متوسط إنتاجية جميع فرق العمل بنسبة 3% في غضون ستة أشهر "؟ هدف محدد ودو مغزی هدف قابل للتحقيق. هدف واضح. اب هدف مشق مع أهداف الإدارات الأخرى. 2 تعرف الإرشادات المعتمدة في اتخاذ القرارات ذات الصلة بمواقف محددة ومتكررة .. ا المعايير ب السياسات ج الإجراءات د. الأهداف التفكير الناقد أجب عن السؤالين الآتيين يشكل مفصل قدر المستطاع. كيف يزيد تحديد أهداف فعّالة من احتمالية نجاح خطط الأعمال؟ ناقش أهمية كل خاصية من خصائص الأهداف الفعالة. كيف يمكن للمنظمات الاستفادة من المعلومات المستخلصة من المنافسين والعملاء عند وضع معايير الجودة لمنتجاتها وخدماتها ؟ الفصل 2 التخطيط والتنظيم حرارة التعليم الف