متطلبات التخصص والمعرفة - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

152 3.3 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa متطلبات التخصص والمعرفة أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.3.3 تعريف فوائد توظيف الخبراء للفعاليات. 2.3.3 شرح الدعم المحدد المطلوب لإقامة فعالية ناجحة. 3.3.3 شرح فوائد الاستعانة بخبراء عند التخطيط لفعالية ما. المصطلحات الرئيسة ترویج شهادة نقطة السعر كفايات الوقت أصول ثابتة كفايات التكلفة إدارة الفعاليات Promotion Testimonial Price Point Time Efficiencies Fixed Assets Cost Efficiencies

هدف التعلم 1.3.3 لم نوظف الخبراء؟ Why Hire Experts? عندما تصبح الفعالية أكبر وأكثر تعقيدًا؛ تزداد الحاجة إلى الخبراء. تُستخدم معظم الفعاليات لتحقيق هدف محدد ويؤثر تنفيذ الفعالية تأثيرًا مباشرًا على سمعة مضيفها. ومع ذلك لا تتقيد الحاجة إلى خبراء بالفعاليات الكبيرة والمعقدة فقط. تخيّل حفلةً للاحتفال بمولود جديد. هناك عناصر يستطيع الآباء معالجتها مثل إعداد الأغذية وتزيين المكان وتحديد موضوع الحفل وهي مجالات لا تحتاج خدمات خبير. أما الترفيه فيحتاج في الأغلب إلى تخصيص ميزانية، حيث يكون الجزء الأساسي في الفعالية. الخبرة Experience يتوقع من الخبير الخبرة والتخصص في مجاله الخاص . كلما زادت خبرة الشخص، ارتفع أجره مقابل منتجاته أو خدماته؛ لذلك يبدأ المبتدئون بفعاليات أصغر (مثل الفعاليات الشخصية)، حيث المتطلبات ليست مرتفعة والميزانية لتعيين خبير منخفضة نسبيًّا. من الخبراء الذين ربما شاركوا في تنظيم الفعالية المعروضة؟ كأس الدرعية للتنس 2022، الرياض. 153

154 بمجرد اكتساب المهارات والخبرة، تشيع سمعة المنتج أو مزود الخدمة ويمكنه رفع أجره. يحظى الخبراء ذوو السمعة الممتازة بطلب أعلى بكثير من المبتدئين. تتراكم الخبرة من تنفيذ عمل عدة مرات. يتمتع مقدم الخدمة أو المنتج الخبير بفهم واضح للمطلوب ومعرفة المشكلات التي قد تنشأ ، وكيف يمكن التعامل مع هذه المشكلات بطريقة لا تقلل من النتيجة النهائية المعرفة Knowledge المعرفة والخبرة ليستا الشيء نفسه هناك فرق مميز بينهما. يكتسب الناس المعرفة من الخبرة، ويكتسبون كذلك المعرفة الأساسية في كثير من الأحيان من التعليم أو الدراسة. يتمتع الخبراء بمعرفة أحدث الموضوعات والأدوات والسيناريوهات المحتملة المتوقعة في فعالية ما تساعد هذه المعرفة على التأكد من شمولية التخطيط لفعالية قدر الإمكان لتقليل فرص فشل الفعالية. المعرفة دون خبرة يمكن أن تكون أحادية البعد، لأن المعرفة المكتسبة من خلال التعليم أو الدراسة نظرية للغاية ولا تراعي بعض العوامل الخارجية أو كلها التي قد تؤثر على سلاسة تشغيل الفعالية. لماذا لا تختار خريجا حديثًا كمورد في فعالية مرموقة رفيعة المستوى؟

جهات الاتصال Contacts يتمتع الخبراء والمتخصصون ممن يعملون في مجالهم عدة سنوات بمجموعة واسعة من المعارف والعلاقات التي عملوا معها أو سمعوا عنها. كمدير فعالية، يلزم ضمان أن يكون الموردون المختارون ممتازين وجديرين بالاعتماد وقادرين على تنفيذ العمل في حدود الميزانية. الطريقة الوحيدة للحصول على هذا الضمان هو الحكم على ردود أفعال الخبراء الذين تعرفهم بالفعل. إذا تردد الخبير في العمل مع مورد آخر، فهذا مؤشر على وجود مشكلة ما. قد تكون المشكلة شخصية أو مهنية مما يعني الحاجة إلى مزيد من البحث. كمدير فعالية قد تكون عملت بالفعل مع خبير معين وتثق به، يمكنه التوصية بالآخرين الذين يثق بهم وقد يساعدك أيضًا على إقناع مورد آخر بالعمل لفعاليتك بسبب علاقتهم الحالية. ما أهمية الحصول على عدد كبير من العلاقات مع الموردين؟ 155

156 الترويج Promotion يتمتع الخبراء بقنواتهم الخاصة على منصات التواصل الاجتماعي التي يستخدمونها للترويج لأنفسهم، وزيادة التعريف بمهاراتهم وخبراتهم، وزيادة الوعي بالسوق في هذه الحالة. عند الاستعانة بخبراء وبخاصة للفعاليات الأكبر والأكثر فخامة فإنهم يستخدمون الحجوزات كوسيلة ترويج Promotion (الأساليب المستخدمة والمعلومات التي تعمم لتشجيع العملاء على شراء المنتجات والخدمات، وكي يكونوا راضين أكثر عن عملية الشراء). قد يجمع الخبير الشهادات Testimonials (تصريح رسمي مكتوب عن نوعيات منتج أو خدمة) من الفعاليات، أو يكتب مدونات أو تغريدات أو منشورات عن فعاليات مقبلة، والتي يمكن استخدامها كوسائل مجانية فعالة للترويج لمدير الفعالية. أمور تخطيطية اختيار المورد الملائم عند التخطيط للفعاليات، يجب على المنظمين والمديرين التأكد من أن المنتجات والخدمات المتاحة تلبي متطلبات مضيفي الفعالية والحضور فيها أيضًا. تتباين المتطلبات، وقد تعتمد على: . ميزانية مضيف الفعالية. • توقعات الحضور • فعاليات مماثلة وتوقعات عامة. يجب ، أن يوازن مدير الفعالية الكفء بين التوقعات المتباينة ويلبي متطلبات جميع أصحاب المصلحة. ماذا تعتقد ؟ هل يجب أن يركز المدير على إرضاء الأغلبية أو تلبية التوقعات الكاملة لأصحاب المصلحة الرئيسين؟ نقطة تحقق لماذا لا يعمل مديرو الفعاليات مع مورد خبير واحد فقط بصفة مستديمة؟ إدارة الفعاليات |

هدف التعلم 2.3.3 مجالات الدعم الرئيسة Key Support Areas تتباين الفعاليات ومتطلباتها ولكن هناك عدة مجالات دعم مطلوبة لإنجاح الفعالية (انظر الشكل (3-3). الطهي تقنية دعم المكان الفعالية الوسائط المتعددة الدعم الفني الإضاءة والتأثيرات الصوت Technical Support موقع الفعالية ونوعها يحددان الدعم الفني المطلوب حتى الحفلة البسيطة التي تعقد في مركز مجتمعي تحتاج إلى دعم فني مثل إرشاد شخص ما لكيفية استخدام نظام السماعات، أما الفعاليات الأكبر نطاقًا فتتميز بمتطلبات أكثر شمولية وأشد تعقيدًا. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات الشكل 3-3 خدمات دعم الفعاليات النموذجية 157

158 الدعم الفني هو نوع من التأمين، فأنت كمدير للفعالية تريد ضمان أن كل شيء يسير بسلاسة، ستجد دومًا سوء فهم واستفسارات سيرد فريق الدعم الفني الكفء على الاستفسارات ويكتشف أي مشكلات محتملة ويحلها قبل أن تصبح مشكلة فعلية. جميع دعم الطهي Culinary Support تقدم المرطبات للفعاليات لخلق تجربة إيجابية للحضور. قد تكون المرطبات مجانية أو مدفوعة الثمن. يتوقع حضور المناسبات الشخصية الصغيرة أو إطلاق المنتجات أو فعاليات الشركات تلقي مرطبات مجانية، حيث تلقوا دعوة صريحة أو يتوقعون المعاملة الطيبة. قد تتوفر بعض المرطبات في الفعاليات العامة مثل المؤتمرات أو المهرجانات لكن من المتوقع أن يدفع الحضور مقابل ما يطلبونه. هذا يعني أن المضيف يجب أن يضمن وجود مجموعة من المرطبات ومجموعة من نقاط السعر Price Points ( سعر بيع منتج) . دعم الوسائط المتعددة Multimedia Support تحتاج معظم الفعاليات إلى معرفة يسيرة بالوسائط المتعددة وحتى عرض الفيديو السهل يتطلب استخدام شاشة. تُعد خدمات دعم الوسائط المتعددة ضرورية للفعاليات، فالبشر بصريون ويعتمدون على الصور لدعم فهمهم للمعلومات. تحتاج الفعاليات الأكبر إلى عدة أنظمة تشغيل وبرامج مختلفة ( برامج الكمبيوتر) ومدخلات الأجهزة (المكونات المادية، وكلها ذات حاجات فردية ومعينة، وتحتاج إلى خبير قادر على الجمع بين جميع العوامل لضمان عرض جميع الأعمال عند الحاجة. دعم الصوت Audio Support الحاجة إلى دعم صوتي محدد مطلوبة لتوفير نظام الصوت اللازم لجميع الحضور ليتمكنوا من سماع الإرشادات أو المعلومات. تتوافر في السوق مجموعة أجهزة صوت متنوعة للاستخدام في المناسبات، مثل: مكبرات الصوت السلكية وسماعات الرأس اللاسلكية . على حسب حجم ا الفعالية قد تتضمن المتطلبات عناصر من تقنية الصوت السلكية واللاسلكية. إدارة الفعاليات

أي نوع من الدعم قد يكون مطلوبًا لإعداد منتدى مسك العالمي وإقامته؟ منتدى مسك العالمي – الرياض، 2016. دعم الإضاءة والمؤثرات الخاصة Lighting and Special Effects Support تُستخدم الإضاءة والتأثيرات في الفعاليات لضبط جو الفعاليات وبيئتها، ويلزم فهم متطلبات الفعاليات الأكبر حجمًا: هل يجب أن تكون الإضاءة ساطعةً أو خافتةً أو قابلةً للتخفيت؟ هل هناك حاجة إلى المؤثرات الخاصة مثل الليزر والأضواء الوامضة، وإذا كان الأمر كذلك، فهل من المطلوب التحكم فيها يدويا أو وفقًا لإشارات صوتية أو مرئية معينة؟ كما ناقشنا في أقسام طرائق الدعم الأخرى، يحتاج مستوى التفاصيل المطلوبة للفعاليات الأكبر خبراء يفهمون المتطلبات الفنية وكذلك قيود الأماكن المختلفة والطرائق التي يمكن من خلالها إدارة جو الفعالية وبيئتها. 159

160 دعم المكان Venue Support كل مكان من أماكن الفعاليات فريد من نوعه ويحتاج إلى أشخاص ملمين بالمهام والإجراءات اللازمة لتشغيل العناصر الروتينية. عند الاستعانة بأماكن جديدة، قد تكون المهام اليسيرة كتشغيل الإضاءة الداخلية وموقع واستخدام لوحات التحكم الأساسية والتنقل في المكان عقبات في طريق إنجاز المهام. يساعد دعم المكان في الوظائف الروتينية اللازمة لتشغيل الفعالية، قد يوفر مشغل المكان كجزء من تكلفة استئجاره أدوات التنظيف والعمالة والأدوات والمواد العامة ( الطاولات والكراسي المطلوبة. نقطة تحقق لماذا يحتاج مديرو الفعاليات إلى وظائف الدعم في الفعاليات؟ هدف التعلم 3.3.3 منافع الاستعانة بالخبراء Benefits of Using Experts ✓ الاستعانة بالخبراء مكلفة، ويؤثر ذلك على الجانب المالي في الفعالية. إدارة جميع جوانب الفعالية بنفسك بناءً على ما تقدم ستكون أقل في التكاليف بالنسبة لمضيف الفعالية وستمثل زيادةً في ربحك بصفتك مدير الفعالية. فلماذا الاستعانة بالخبراء ولماذا يسعد مديرو الفعاليات بدفع أجور كبيرة للخبراء المشهورين، وغالبًا ما يدفعون علاوة على حجز أشهر الخبراء مقدمًا قبل الفعالية بسنوات؟ الإجابة هي أن الخبراء ينتجون عدة كفايات. كفايات الوقت Time Efficiencies تتمثل مهارات مدير الفعالية في تنسيق وإدارة الموارد؛ وبالتالي سيكون مبتدئًا في مختلف التخصصات اللازمة للفعالية. لذلك سيحتاج إلى الكثير من الوقت للبحث إدارة الفعاليات

في الخيارات ومعرفة مواقع الموارد والتأكد من أن كل شيء على ما يرام ويعمل بشكل ملائم إذا نفذ مدير الفعالية ذلك بنفسه. بالإضافة إلى ما تقدم، لن يجد مدير الفعالية الوقت الكافي للعناية بجميع أنشطة الدعم اللازمة لفعالية من أي حجم. لا يتمتع جميع الخبراء بالخبرة في جميع جوانب مجالهم، ولكنهم يتمتعون بالتأكيد بمعرفة عملية ونظرية واسعة بمجالهم المتخصص ما يؤدي إلى كفايات الوقت Time Efficiencies ) تحقيق النتائج المرغوبة بأقل قدر من الوقت المهدر). الخبير لديه بالفعل المعدات المتخصصة التي يحتاج إليها لتقديم خدماته أو منتجاته ويستطيع إعدادها وتقديمها في أقل وقت ممكن دون الحاجة إلى تعلم مهارات جديدة. كفايات التكلفة Cost Efficiencies كما ذكرنا سابقًا، يمتلك الخبراء جميع الموارد المحددة المطلوبة لإنجاز مهامهم. تتوقع الفعاليات الحديثة الحصول على أحدث التقنيات واستغلال أفضل الخيارات بالنسبة لميزانيتها المخصوصة يمتلك الخبراء الذين يقدمون بانتظام دعم الوسائط المتعددة أو الصوت هذه التقنية أو يمكنهم تدبيرها. هذا يعني أن تكلفة الاستعانة بخبير تشمل جزءًا فقط من تكلفة التقنية المستخدمة. استئجار قطعة تقنية أو شراؤها لفعالية واحدة فقط فكرة مكلفة للغاية؛ وتقسيم التكلفة على عدة فعاليات يعني ارتفاع تكلفة الأصول الثابتة Fixed Assets ( الأصول الملموسة طويلة الأجل مثل المعدات، مما يؤدي إلى كفايات التكلفة Cost Efficiencies (إستراتيجيات الشركة لتقليل تكلفة أداء نشاط بالنسبة لمدير الفعالية. عروض الرعاية Sponsorship Proposals يتمتع خبراء الرعاية بالخبرة والتجربة في مجال تطوير عروض رعاية الفعاليات. إنهم يعرفون ما الشركات والمؤسسات التي قد يهمها رعاية أنواع معينة من الفعاليات، وما المبالغ المعقولة التي يمكن توقعها من هؤلاء الرعاة وما يجب على منظمي الفعالية تقديمه لهم مقابل الرعاية المقدمة ستساعد هذه المعرفة منظمي الفعالية في الحصول على المبلغ الأمثل لرعاية فعاليتهم، وبالتالي ضمان أن لديهم الأموال الكافية المتاحة للفعالية. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 161

162 شبكات المعارف Networks يعمل الخبراء مع خبراء آخرين ويقيمون شبكات معارف وعلاقات مع بعضهم البعض. قد تتطور هذه العلاقات في الغالب إلى علاقات عمل، حيث يمكن للخبراء تقديم حزم عروض ( شبيهة بشركات الإنتاج وتشمل الحزمة عقدًا واحدا يغطي النظام السمعي البصري والفني والإضاءة. يؤدي ذلك إلى تقليل فرص الإرباك، حيث ستكون قنوات الاتصال فعالة علاقات العمل الإيجابية. ينتج عن ذلك تأثير نهائي هو تيسير التخطيط لفعالية وتقليل المجهود الضاغط بالنسبة لمدير الفعالية، والذي سيتمكن بعد ذلك من التركيز على العناصر الأخرى التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام. الأفكار المبدعة بسبب Creative Ideas يعني إبداع بعض المتخصصين وخبرتهم وقدرتهم على ابتكار أفكار أصلية ومثيرة للمساعدة على ترسيخ الفعالية في ذاكرة الحضور. قد يقترح خبير ما مثلًا موضوعًا معينًا مثيرًا للاهتمام لفعالية لم يفكر فيه منظمو الفعالية. يمكن لمديري الفعالية بعد ذلك استخدام خبرتهم في التخطيط للفعاليات لتجميع العناصر المختلفة كالأغذية والديكورات والترفيه ذات صلة بالموضوع المختار أو مستوحاة منه. نقطة تحقق لماذا يُستعان بالخبراء؟ إدارة الفعاليات

3.3 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. أي مما يلي ليس من فوائد توظيف خبراء؟ أ. الخبرة. ب المعرفة. العلاقات. ج. د. التكلفة. 2. قد يعتمد اختيار المورد على أ. الميزانية. ب. التكلفة. ج. التوقعات. د. جميع ما سبق. التفكير الناقد 3. لماذا يُعد دعم المكان الفعال ضروريًا لتسيير فعالية بسلاسة؟ 4. لماذا قد يرغب الخبراء في تطوير علاقات عمل مع خبراء آخرين في مجالات مختلفة؟ أعط مثالا عن كيفية إفادة هذا النوع من العلاقات لمدير الفعالية. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 163