سمات الفعالية كخدمة - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa سمات الفعاليات كخدمة أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على 1.3.1 وصف سمات الفعاليات كخدمة. 2.3.1 شرح أهمية الجو المحيط بالفعالية. 3.3.1 وصف الخدمات التي ينفذها مدير الفعالية. المصطلحات الرئيسة قابلة للتلف سعة ملموس غير ملموس كثيف العمالة تعهيد خارجي إنهاء الأعمال جو محيط مصفوفة أيزنهاور Perishable Capacity Tangible Intangible Labor-intensive Outsource Break Down Ambience Eisenhower Matrix الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 3.1 41

22 42 الشكل 1-9 اعتبارات الفعاليات كخدمة هدف التعلم 1.3.1 الفعاليات كخدمة Events as a Service الفعاليات الخاصة تُصمم لغرض معين وفيها يقدم المضيف خدمةً إلى المستخدم النهائي، ويلزم تفصيل هذه الفعاليات تمامًا حسب المتطلبات النوعية والتي يجب أن تلبي الهدف الشامل للفعالية. أن يجب يفهم مدير الفعالية خصائص الخدمة المُقدمة ويضع في حسبانه الاعتبارات المبينة في الشكل 1-9 إدارة الفعاليات التفرد القابلية للتلف المواعيد الثابتة اعتبارات الفعالية كثافة العمالة الاتصال والتفاعل عدم القابلية للمس الشخصي

التفرد Uniqueness تتمايز كل فعالية فردية عن جميع الفعاليات الأخرى. بينما تتشابه الفعاليات من النوع نفسه في تكرار إقامتها، إلا أنّ ما يميزها لدرجة التفرد هو المشاركون، أو البيئة المحيطة، أو الجمهور، أو أي عدد من المتغيّرات الأخرى. قد تتكرر الفعاليات (تحدث عدة مرات ، ومن المحتمل أن تتباين فيما بينها في صيغتها وتوقيتها. حفلات الزفاف Weddings الفعاليات الصغيرة التي تنعقد كثيرًا كحفلات الزفاف، هي فريدة من نوعها؛ لذلك رغم احتفاظ مدير الفعالية بقائمة قياسية لواجبات التخطيط لحفل زفاف ووظائفه، يجب عليه مراعاة المتطلبات الفردية للمضيف. وتظهر الاختلافات من خيارات الموقع، والمدعوين، والتوقيت، والطعام المقدم، والترفيه وغيرها. الألعاب الأولمبية The Olympic Games تقام الألعاب الأولمبية الصيفية الحديثة منذ عام 1896، وتكررت 28 مرة فقط، حيث تقام كل 4 سنوات. تتطلب الألعاب الأولمبية قدرًا هائلًا من التخطيط، وتحتاج غالبًا إلى عدد كبير من مديري الفعاليات، بل إن كل منطقة قد تحتاج إلى أكثر من مدير للفعالية ما يمنح كل دورة أولمبية تفردها هو اختلاف المشاركين فيها، وكذلك المنظمين والجمهور، والموقع. القابلية للتلف Perishability لا يتماثل حفلا تخرج مختلفان في الموقع وعدد الحضور ، فكل فعالية قابلة للتلف Perishable لا يمكن تكرارها بالطريقة نفسها تمامًا ) . حتى عند توفر مستوى معين من التوحيد بينها كالندوات التدريبية مثلا ، ستتمايز فيما بينها وستتوقف بشدة على الوقت. إنها موجودة لفترة وجيزة ولا يمكن تكرارها بالطريقة نفسها بالضبط. تتعلق قابلية التلف أيضًا باستخدام المنشآت للفعاليات. على سبيل المثال، يمكن استخدام كامل سعة Capacity مكان الفعاليات ( عدد الأفراد الإجمالي الذي يمكن استيعابه) فقط في عطلة نهاية الأسبوع لحفلات الزفاف، مما أنه لبقية الأسبوع، لا يُستفاد بالكامل من قدرته على توليد الإيرادات. الفصل 1 يعني وعدم بالنسبة تشغيل مقدمة في إدارة الفعاليات 43

ما التذكارات التي يمكن استخدامها لجعل مؤتمر غير ملموس أكثر واقعية؟ القاعة ليوم واحد في الأسبوع، يعني أن إمكانات توليد الدخل في هذا اليوم ضاعت للأبد، فهي قابلة للتلف. يمكن استخدام القاعة في يوم مختلف، ولكن لا يمكن استعادة واستخدام القاعة في اليوم الذي لم تُؤجر فيه. عدم القابلية للمس Intangibility عندما يشتري المستهلك شيئًا ملموسًا Tangible ، يمكنه حمله و/ أو لمسه. الفعاليات غالبًا غير ملموسة Intangible) لا يمكن حملها أو لمسها لأنها خدمة. فسيختبر الحضور في مهرجان ما الأنشطة، وسيستمتعون ويتذكرون الفعالية، ولكن لن يخرجوا منها بأي غرض ملموس سوى - على سبيل المثال - هدية تذكارية، أو صور فوتوغرافية، أو مقطع فيديو للفعالية. يجب أن يدرك مديرو الفعاليات أن أي عنصر ملموس - ولو كان صغيرًا – سيعزز إدراك مدى جودة الفعالية تساعد البرامج والبطاقات البريدية والشوكولاتة الصغيرة المغلفة باسم الضيوف والأكواب المزودة بشارات أو الكتيبات التذكارية على جعل الأشياء غير الملموسة أكثر واقعية. 44 إدارة الفعاليات

الاتصال والتفاعل الشخصي Personal Contact and Interaction الفعاليات هي المناسبات التي يتواصل فيها الحضور بدرجة قليلة مع بعضهم البعض على أساس منتظم وكي تُعد الفعالية ناجحة يجب أن توفّر فرصة لنشر جو إيجابي عبر تفاعل الحاضرين. لذلك عند التخطيط لفعالية ما ، يجب أن يدرك المديرون أن الجو يعتمد على تصرفات الحضور وردود فعلهم . من الممكن أن تتكرر الفعالية نفسها، مثل: بناء فريق أو موكب في مناسبتين منفصلتين، وتحقق إحداهما نجاحًا كبيرًا بينما تفشل الأخرى فشلا ذريعا بسبب ردود فعل الجمهور أو تفاعلاته أو خلفياته. لذلك من الضروري أن يفهم مديرو الفعاليات خصائص الحضور ودوافعهم فهما عميقًا. كثافة العمالة Labor-Intensiveness الفعاليات كثيفة العمالة Labor-intensive هي التي تحتاج إلى عدد كبير من الموظفين لضمان تسييرها بسلاسة وكفاءة. كلما زاد تعقيد الفعالية وتفردها، ترسخت فيها صفة كثافة العمالة من حيث التنظيم والتشغيل. تستعين الفعاليات الأكبر حجمًا بالتعهيد الخارجي Outsource إبرام تعاقد مع شركة أخرى لتقديم منتج أو خدمة معينة مثل التموين والترفيه اللذين يتطلبان عددًا كبيرًا من الموظفين المؤقتين وخبرات محددة. إذا لم تستعن بمقاولين خارجيين لعنصر تشغيلي، فقد تحتاج إلى موظفين ذوي كفاءة احترافية لضمان تنفيذ الفعالية بكفاءة . فمأدبة لـ 300 شخص ستحتاج إلى عاملين في الأغذية والمشروبات، والمطبخ، والإدارة، وإلى موظفي دعم أيضًا، مثل: عمال نظافة، وموظفين لإنهاء الأعمال Break Down أداء أنشطة إنهاء الأعمال، مثل: تنظيف الموقع وتفكيك البنية التحتية) . لا يمكن التنبؤ بكثافة العمالة للفعاليات الخاصة؛ لأنها تعتمد كليًّا على نوع الفعالية وعدة عوامل كعدد الضيوف ونوعية الموظفين. الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 45 445

46 المواعيد الثابتة Fixed Timescales بخلاف الأنشطة الروتينية التي قد تستمر لأجل غير مسمى، تتسم الفعاليات الخاصة بمواعيد ثابتة: أي أنها تحدث في فترات زمنية محددة جيّدًا. قد تكون مدة الفعالية قصيرة للغاية، مثل: حفل افتتاح طريق جديد، أو طويلة للغاية، مثل: المعرض العالمي (إكسبو) والتي قد يستغرق التخطيط لها حتى 10 سنوات. وتتكون عدة فعاليات خاصة من سلسلة أنشطة قصيرة ، بفترات توقف أو فواصل بينها، حيث قد تتسبب سلسلة ثابتة من الاحتفالات بالتعب والملل. بالنسبة لمخططي الفعاليات الخاصة يجب مراعاة مسألة التوقيت، يحتاج نجاح الفعالية المدوي إلى جذب انتباه الناس واهتمامهم والأفضل تقسيمها إلى أقسام بدلًا من تنفيذها كلها مرة واحدة، دون فترة راحة. لا تعني المواعيد "ثابتة" أنه لا يمكن تغييرها. • الاحتفال الشخصي ذو الجو الرائع حيث يستمتع كل شخص بنفسه لفترة أطول من المخطط له. . قد يتسبب عارض مفاجئ بتمديد الفعالية بطريقة مخططة، مثل استرداد التكاليف أو معالجة طلب إضافي. قد تختزل المواعيد الثابتة بسبب ضعف الاهتمام. نقطة تحقق ما العوامل التي تجعل من نسخ متكررة من فعالية تختلف عن بعضها ؟ هدف التعلم 2.3.1 خلق الجو المحيط المناسب Creating the Right Ambience يمكن لفعالية بجو محيط Ambience مناسب شعور أو مزاج مرتبط بمكان أو شخص أو شيء معين أن تحقق نجاحًا باهرًا. وقد تلقى فعالية بجو محيط غير مؤاتٍ فشلًا ذريعا . ففي فعالية شخصية، كحفل تخرج يسهل تهيئة الأجواء بفعل الحضور دون الحاجة إلى أي شيء آخر، فالصحبة الجيدة بين الأصدقاء يمكن أن تشكل فعالية ممتازة (انظر الشكل (1-10). إدارة الفعاليات

دعوة الضيوف إعداد الأغذية والمشروبات تزيين القاعة الاندماج والتواصل الاجتماعي إثارة المحادثة وصول تقديم القهوة الضيوف بث الحماس للمشروع تقديم الطعام يجب إدراك أن وجود هذه العناصر لا يعني حتمية نجاح الفعالية: قد تكون البيئة رائعة والديكور فاخرًا ومكلفا ، والطعام والشراب بكمية وجودة ممتازة، ولا تحظى الفعالية بالنجاح. لا يمكن إجبار الناس على الاستمتاع فيما بينهم إذا مروا بيوم سيئ أو شعروا بالغضب، فقد تحسن فعالية جيدة التنظيم مزاجهم، أو العكس. نقطة تحقق ما أهمية التفكير في الجو المحيط بالفعالية في مراحل التخطيط؟ هدف التعلم 3.3.1 المهارات المناسبة للوظيفة The Right Skills for the Job مع اكتساب مديري الفعاليات المزيد من الخبرة في إدارة الفعاليات، يتحسن فهمهم للمتطلبات وقدرتهم على إدارة سمات فعالية ما يجب أن يتمكن مديرو الفعاليات من تحديد أولويات المهام ويمكنهم استخدام مصفوفات مثل: مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix (انظر الشكل (111) وهي إطار عمل للإنتاجية، وترتيب الأولويات، وإدارة الوقت للحكم على مدى أهمية المهمة والتوظيف الأفضل لوقتهم. يسهل ذلك لمدير الفعالية التركيز على النجاح الشامل للفعالية كخدمة. الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات الشكل 1-10 عناصر الجو المحيط بالفعالية وخدمتها 47

48 الشكل 1-11 مصفوفة أيزنهاور لماذا قد يفوض مدير الفعالية مهمة إلى شخص آخر لينجزها؟ قرر جدولة المهمة في وقت لاحق مهم للتنفيذ نفذ فورا ليس عاجلا إلغاء استبعد المهمة الفاعلية والكفاءة غير هام Effectiveness and Efficiency فوض أسند المهمة إلى شخص آخر عاجل تتمثل إحدى الخدمات الرئيسة التي يقدمها مدير الفعالية في قياس مدى إمكانية استخدام المرافق والموارد والخدمات بكفاءة، نظرًا لتفرد استخدامها أو عدم انتظامها ( أو ندرتها ) . قد تكون هذه الجوانب باهظة التكلفة تبعًا لندرة الفعاليات. سيتعين إنتاج العديد من العناصر لمرة واحدة ولا يمكن استخدامها مرة أخرى. على سبيل المثال، قد يكون إعلان اللافتة المخصص عنصرًا فريدًا، وبالتالي يكون باهظ التكلفة ( نسبيًّا ) . ورغم ذلك يمكن استخدام لافتة تحتوي على رسالة عامة عدة مرات ويمكن تخزينها لإعادة استخدامها، مما يقلل التكلفة. مسألة القابلية للتلف أيضًا اضطرار مديري مكان الفعالية إلى استخدام مجموعة متنوعة من التكتيكات مثل التسعير التفاضلي، لمحاولة تشجيع الأنشطة خلال الفترات الهادئة التي قد لا تبيع فيها منشأة أو خدمة معروضة بالقدر نفسه، ومن الأمثلة على ذلك: إبراز السعر المخفض لخدمة التموين، على سبيل المثال، يوم الثلاثاء مقارنة بعطلة نهاية الأسبوع أو فترة الذروة حيث يرتفع الطلب على الخدمات. يبرز هذا الجانب مسألة القابلية للتلف وإذا لم تُحجز خدمة التموين في إحدى ليالي الأسبوع، فسيخسر مقدم الخدمة إيرادات تلك الليلة للأبد. تعني إدارة الفعاليات

الاتصال Communication بغض النظر عما إذا كان المضيف/ العميل يدير كل المهام بنفسه أو يستعين بمتعهدين خارجيين، يجب على مديري الفعاليات ضمان مستوى عال من الاتصال الذي يحتاج إلى الوقت والجهد حتى في بيئة معروفة. التنبؤ Forecasting يجب أن يكون مديرو الفعاليات قادرين على التنبؤ بمتطلباتها مثل: التوظيف، والتكاليف، والحجم، والنطاق لجميع أنواع الفعاليات وهذه التنبؤات ستكون بناءً على خبرتهم، وعلى ما يضعه المنظم للفعالية من أهداف وحاجات، وعلى خبرة قادة الإدارات وتوقعاتهم. تشمل العوامل التي تؤثر على التنبؤ : عدد الضيوف، وأنواع الخدمة، وخبرة الموظفين وجودتهم، والوقت اللازم لإنجاز الخدمة والمخطط الهندسي للمكان. الانتباه إلى تفاصيل Attention to Detail يتمثل أحد أدوار مدير الفعالية في ضمان نجاحها في الاهتمام الدقيق بالتفاصيل وتشجيع النتيجة المرجوة من خلال فهم حاجات العميل والحضور. من خلال فهم جميع المتطلبات، حتى غير المذكورة تحديدًا ، سيتمكن مدير الفعالية الناجح من اكتشاف أي أخطاء في تجهيز الفعالية. نقطة تحقق لماذا يجب أن يكون مديرو الفعالية متعددي المهارات؟ الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 49 49

50 3.1 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. أي مما يلي ليس من سمات الفعالية؟ أ. التفرد. ب. القابلية للتلف. الكفاءة. ج د. المواعيد الثابتة. 2. أي مما يلي عنصر غير ملموس للفعالية؟ أ. الكتيب. ب. الجو المحيط. ج. كوب تذكاري. د. صور جماعية. التفكير الناقد 3. أخبرك صديق لك حضر فعاليةً أن الجو المحيط كان سيئًا. قيم إذا ما زال بإمكانك وصف هذه الفعالية بالناجحة . برر إجابتك. 4. ما فوائد استخدام أداة تخطيط مثل مصفوفة أيزنهاور؟ إدارة الفعاليات