التعامل مع تعدد المهام - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الثاني التعامل مع تعدد المهام الأهداف أذكر مفهوم تعدد المهام. 142 مصافيع الدرين أفرق بين المهام العاجلة والأعمال اليومية المعتادة. ه تعدد المعلام ( MURS) www.mm.edu.sa أبين إستراتيجيات إدارة المهام. يحتاج السكرتير الذي يتميز بكثرة مهامه وتعدد حواليا ومجالاتها إلى إنجاز أقصى حد من المتطلبات الإدارية والكتابية يوميا مما يشكل تحديا كبيرا، وهذا يتطلب توفر عدد من المهارات لدى السكرتير المتعامل مع هذا الكم الهائل من المهام. مفهوم مهاره التعامل مع تحدد العيام. القدرة على توزيع التركيز بين أكثر من مهمة وإنجازها في الوقت نفسه. مهارة التعامل مع المهام المتعددة أولا: فرز الأعمال: . جدول الأعمال الثابتة: تضع فيه جميع الأعمال والمهام التي لابد أن تقوم بها بشكل دوري وثابت ويقسم إلى: الأعمال اليومية الثابتة. ة الأعمال الأسبوعية الثابتة ة الأعمال الشهرية الثابتة ه الأعمال السنوية الثابتة. وزارة التعليم 3145

. جدول الأعمال العام المتجدد: تضع فيه جميع الأعمال التي تطلب منك. وتستحدث باستمرار وغير موجودة في الأعمال الثابتة من خلال مراجعة البريد الإلكتروني والمهام التي تصل في البريد الورقي. وعن طريق الهاتف ومن الحطة الإجرائية الموضوعة وتقسمه إلى: أ. المهمات الملحة، وهي المهام التي لابد من إنجازها خلال اليومين القادمين كحد أقصى. ب المهمات الآنية: وهي المهام أو الأعمال التي يجب إنجازها خلال أسبوع كحد أعلى. ج. المهمات القادمة وهي المهام والأعمال التي يمكن إنجازها بعد أسبوع فأكثر. ثانيا: مراجعة الجدول اليومي في بداية كل يوم عمل عد إلى جدول الأعمال الثابتة لترى ماذا عليك أن تنجز من أعمال في هذا اليوم: لتضعها في جدول أعمالك اليومي: وكذلك الرجوع لجدول الأعمال العام المتجده لترى ماذا يجب عليك أن تنجره اليوم وتضعه في الجدول اليومي أيضا، وبعد وضع جدول أعمال اليوم أبدأ بإنجازة ستجد بالتأكيد أعمالاً جديدة. هنا تضعها على جدول الأعمال العام المتجدد، وتصنفها حسب الأقسام الثلاثة المهمات الالية الملحة المهمات الانية المهمات القادمة)، أما إذا كانت مستعجلة أو إنجازها لا يحتاج لأكثر من 10 دقائق الضعها في جدول أعمال اليوم لإنجازها حالا مع مراعاة ألا يتكرر ذللك أكثر من مرة خلال اليوم. وهذا الجدول يفضل أن يحدث كل نهاية أسبوع عمل لتبقى على سيطرة كاملة على هذه المهام. وتنجزها في الوقت المحدد. لساحل 1 قم بإعادة الجدولة وفقاً للمستجدات. الأعمال المحلم الله الأعمال المستجدة ه اجتماع اسبوعي للمدير مع رؤساء أقسام . شخصية مهمة للإدارة طلبت مقابلة الجدول اليومي للأعمال المثانة المشتريات والمبيعات وخطوط الإنتاج الرد على البريد الإلكتروني كتابة خطابات رسمية. تتعليم دخول المراجعين. ه تنظیم استقبالها من المطار. قيامه بجولة في الإدارة. ثالثا: مراجعة الجدول الأسبوعي والشهري جمع المهام المعلقة والمتلاحقة وغير المنجزة كافة وضعها أمامك ودونها على أجدد تلك، أو قائدة الحمام بناء تطبيق Google Keep، أو غيره، أو ملف خاص بالمتابعات. وزارة الصل 143

144 حدد التزاماتك. وقرر ما يجب عليك إتمامه أولا. . سجل جدول بأعمالك بتوقيت زمني ورتب الأعمال حسب الأولويات، ثم ابدأ بالعمل من جديد. راجع جدول الأعمال العام المتجدد كاملا في نهاية كل أسبوع للتحديث، وحذف المهام المنجزة. راجع جدول الأعمال الثابتة بشكل متقطع كل ثلاثة شهور فيمكن حذف مهام أو إضافة مهام، أو تعديل وقت إنجاز میام حسب المتغيرات. . ألوم نفسك بإنجاز جدول أعمال اليوم الذي وضعته ولا تسمح للمقاطعات وكن حازما في قول "لا يوجد لدي متسع في جدول أعمالي اليوم". استعمال التطبيقات والتخزين السحابي للحفظ، والمشاركة في الملفات التي يحتاجها الجميع 2 ابحث عن تطبيقات جديدة تسهم في التخفيف من أعباء عمل السكرتير، واكتبها المر في تحقيق الهدف الكبير هو تحقيق الهدف الصغير. وسر النهاية هو الداية، وسر البداية هو تجرته المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة. تم العمل على أصغرها وأسهلها وأولها يج أن تبدأ لكي ننجر! وزارة التعليم

) ) ) ( ) وزارة التعليم 145 التقويم 1. ضع علامة صح () أمام العبارة الصحيحة وعلامة (x) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي: أ مهارة تعدد المهام هي القدرة على توزيع التركيز بين أكثر من مهمة وإنجازها في الوقت نفسه. في أن أكون مشغولاً دائما هذا يعني أني ذو إنتاجية عالية ج لابد من إنهاء الأعمال المجدولة اليومية قبل النظر إلى الأعمال المستحدة. 2 فرق بين الأعمال الملحة والأعمال الآنية والأعمال القادمة.