عوامل تميز السكرتير - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الخامس عوامل تميز السكرتير الأهداف 160 ا أوضح أساليب الأداء المتميز للسكرتير .. أصنف العوامل التي تميز السكرتير. المدرس الشمير (onellanen) الأداء (performance. www.imm.edu. تحث المنظمات في الوقت الحالي عن المتفوقين في قدراتهم الشخصية والمهارية بشكل عام حيث لا يتوقف الأمر عند من يؤدي المهام المطلوبة منه فقط. وإنما يتعداها إلى تقديم أداء يفوق التوقعات مما يتطلب من الموظف الاستكار والتصير في الأداء. التميز في أداء السكرتير التحقيق التميز لابد للسكرتير قبل البدء بالعمل . ومن أول يوم أن يعقد لقاء مع الرئيس المباشر للتعرف عليه شخصيا، واستكشاف طريقة العمل والتعامل التي بعضله ومن أهم الأمور التي لابد أن تكون لدى السكرتير معرفة بها ما يأتي: - معرفة تفصيلات المدير المباشر وفهمها بتوزيع وقت العمل والاتفاق على ذلك. التعرف على أولويات المدير المباشر سواء بالموضوعات أم اليات العمل: مثلا قد تكون أولوياته الجوانب الشكلية للمعاملات، أو يكون مهتما بالجوانب الإنسانية لها. إدراك طبيعة عمل مديره المباشر. ومعرفته هل هو عمل ميداني؟ أم تخطيطي؟ وهل عمله يسير ؟ أم معقد؟ تصنيف من يتعامل المدير معهم هل هم أفراد مستفيدون من حارج المنظمة ؟ أم هم مرؤوسون؟ أم زملاء في العمل؟ ام افراد رسميون من جهات أخرى؟ التعرف على المنظمات : سواء الحكومية، أم غير حكومية، ويتطلب عمل المدير التعامل معها. وطريقة التعامل؛ مثلا: هل هناك اجتماعات أو لقاءات تعقد معها؟ وهل لها وقت محدد؟ أو هي فقط مراسلات كتابية؟ أو هناك زيارات متبادلة؟ التواصل مع المدير ومعرفة آلية اعداد المراسلات سواء الورقية أم الإلكترونية من حيث الترحيبية، والجتامية وتفضيلاته بصياعة التوقيع عليها وكذلك عناصر التقارير التي تطلب عادة ومواعيدها. وزارة التعليم

والجهات التي تطلبها وإذا توجد تقارير خاصة بعمل مكتب السكرتارية تقدم للمدير: متى؟ وكيف؟ الاتفاق مع المدير على الية إنهاء اللقاءات معه التي قد تطول عن الزمن المحدد لها ، وكذلك آلية التعامل مع الزائرين غير المرغوب بهم من قبل المدير أو الزائرين بلا موعد. ه يفترض بالسكرتير حذف جملة "لا أعرف" من قاموس مفرداته. 1 يوجد في المجتمع بعض الشخصيات التي تعرفها، وكان لهم أثر إيجابي وبصمة تميز في أعمالهم ومجتمعهم اكتب عن إحدى هذه الشخصيات، ولماذا اخترتها؟ وبماذا تميزت ؟ سمات وممارسات التميز في السكرتارية دقة المواعيد: يحرص السكرتير المتميز على أن يكون ملتزما ودقيقا في أعماله ومواعيده فهو يدرك أهمية الوقت ويعرف أن جدول العمل غالبا ما يكون ملينا بالنشاطات والمواعيد وأن أي تقصير سيؤثر على سير العمل. الإنجاز الفردي وهي قدرة السكرتير على أداء عمله وإكماله بمفرده دون طلب مساعدة من أحد بالإضافة إلى القدرة على إيجاد الحلول للمشكلات، لذلك على من يرغب بالتميز في عمله الانتباه جيدا في فترة التجربة وكتابة الملحوظات المهمة، فالإنجاز الفردي يثير إعجاب الرؤساء في العمل. التأقلم بسرعة تحدث أحيانا بعض التغيرات في العمل؛ مثل التغيرات في نظام العمل وسياساته، أو استعمال نظام حاسوب جديد. ويأتي التميز من خلال التأقلم مع التغيير بأسرع ما يمكن وتعلم كل ما هو جديد، وفهم سير الأمور. ا المعمل تمر هنة. ا مارادا 163

162 التركيز على العمل إن بذل الجهد والطاقة في العمل من أهم الصفات التي تمير السكرتير في عمله، حيث إن لذلك أثر كبير في تقوية علاقة الشخص برئيسه التنظيم: يعد السكرتير المنظم شخصا فعالا في عمله، خاصة أنه يخطط لعمله، والمواعيد التسليم لديه، كما للتنظيم دور في التزام الشخص بالجداول الزمية خاصته. مما يسمح له بالرد على البريد الشبكي أو المكالمات. قوة الملاحظة: تمنح قوة الملاحظة الشخص القدرة على التركيز في عمله، والانتباه إلى تفاصيله كلها، وعدم التشتت في أداء المهام، بالإضافة إلى دورها في معرفة الكثير عن العملاء والأمور المفصلة لديهم. الشغف بالعمل يحب ألا يكون الحماس للعمل مؤقتا أو غير حقيقي. فعلى من يرغب بالتميز في عمله الشعور الحقيقي بالشغف والنشاط لأداء مهام عمله، فالشخص الممير بأخذ عملة على محمل الحد. التفكير المبدع: يتمتع السكرتير المتميز في عمله بالقدرة على حل المشكلات بطريقة مبدعة ويمتلك أفكارا جديدة دائما، وخارجة من الصندوق. المبادرة في العمل: وهي نقيض التردد في تحمل المسؤولية وتعني الاندفاع بشكل ذاتي إلى تحقيق الأهداف، وإيجاد حلول للمشكلات التي تظهر في العمل ليكون بذلك كرتيرا مصيرا تحت المنظمات عنه لاستقطابة مما يفتح له فرص عمل أكبر. الإيجابية في العمل وهو شعور السكرتير بالتفاؤل والتفكير بطريقة إيجابية، حيث إن التفاؤل له تأثير على زملاء العمل، ومكان العمل تضيه فتلك الطاقة الإيجابية تولد أفكارا جديدة. النزاهلة: يتصف السكرتير الذي يرعب بالتميز في عمله بالصدق والنزاهة خاصة في تصرفاته مع المستفيدين الداخليين والخارجيين الأمر الذي يجعله جاذبا لهم مما يعود بالازدهار على العمل. وزارة التعليم

تقبل النقد: العمل على تحسين عمله، وأخذ النقد بموضوعية وجدية. اتباع قواعد المنظمة وسياساتها: عملية اتباع الأنظمة واللوائح لها أثر كبير على تميز السكرتير. المظهر من خلال الاهتمام بالملابس وسائر المظهر الخارجي لكن دون مبالغة ليظهر الشخص بهيئة محترفة ومهنية ناجحة، فالمظهر تلعب دورا مهما عندما يكون السكرتير ممثلا وواجهة للمنظمة التي يعمل فيها. ويكون ذلك بالاهتمام بالمظهر الخارجي الأنيق والجذاب، بارتداء الملابس المناسبة. العمل الجماعي: قد يحتاج أداء بعض المهام إلى العمل ضمن فريق ، ولكي يتحقق التميز للسكرتير عليه أن يكون شخصا فعالا ويقدم المساعدة لزملائه كما يسعى لتكوين علاقة صداقة معهم. التواضع ويكون عادة واضحا من خلال تصرفات السكرتير في مكان العمل إذ يعمل بجودة عالية. وهدوة. تعلم مهارات جديدة نعيش في عالم متغير في الأعمال مما يتطلب تعلم مهارات جديدة باستمرار : فلكي يتمير السكرتير و يحصل على فرص عمل أخرى أعلى لأيد من الاهتمام بتعلم كل ما هو جديد في عالم الأعمال فيكون مطلعا على أي تطورات تخص عمله، ويهتم بأخذ دورات تدريبية تحسن من مهاراته وتطورها لتحقيق أفضل النتائج. تحمل المسؤوليات خاصة عند مواجهة عوائق في سير العمل، بالإضافة إلى البحث عن فرص قيادية، حتى إن لم يكن هناك عرض لمنصب قيادي فمن الممكن التطوع لذلك من خلال مشروع صغير، أو تدريب الموظفين الجدد، واستقلال أي فرصة للقيادة في مكان العمل، ويمكن الاعتماد عليه في الظروف السيئة والأوقات الصعبة والموظف المتميز هو الذي يعرف كيف يتصرف في مثل هذه المواقف امتلاك علاقات جيدة يكون علاقات مع كافة الاشخاص في العمل من الرئيس إلى أصغر موظف فذلك يخلق الحلفاء الجيدين في مكان العمل، وذلك من خلال منح الآخرين الانتباه، والاهتمام، والاستماع ورارة الجلد 13 163

التعامل بمهنية في العمل من خلال تسليم العمل في وقته المحدد، والرد على البريد الشبكي وعدم التحدث بالسوء عن زملاء العمل ويحترم الزملاء ، ويحرص أن يكون صادقا في تعامله معهم ويرفض أن يشترك في النقاشات السلبية والإشاعات، فهو يسعى أن يحافظ على مهنته ويفكر فيما يقول ويتصرف أثناء وجوده في العمل، ويمتنع عن القاء النكات والقصص غير اللائقة. طموح بعد أمرا عظيما يجعل من السكرتير موظفا مميرا، وعضوا فعالا ومجتهدا في المنظمة، كما أن اكتساب المعرفة والمهارات الجديدة يعد بحد ذاته قيمة ومكسبا جوهريا يعود عليه بالفائدة الكبيرة ويجعله شخصا مختلفاء فالمثابرة والاجتهاد في سبيل النجاح وتحقيق الطموحات يرتبط بالتميز. تجنب الشكوى والتذمر من البقية على السكرنير التوقف عن ذلك خاصة المكرر والدائم والاستعاضة عنه بالصبر والعمل والإرادة التي تساعده على تخطي الصعوبات، والنجاح في حياته. محاولة ترك انطباع جيد ولطيف خاصة لدى الأشخاص عند اللقاء الأول بهم، والذي يجعلهم يتذكرونه، ويصفون بالجذاب والمميز بـ شخصيته المتفردة، واسلوبه اللائق والمهذب 164 تاط 2 تفاجئ أحمد الذي يعمل سكرتيرا في إحدى المنظمات بأن تقييمه السنوي جيد (5/3) على الرغم بأنه يقوم بكافة الأعمال المطلوبة منه، وضُح الأحمد عوامل الحصول على درجة التميز (5/5). وزارة التعليم 3145

السمات والممارسات التي تعيق التميز في السكرتارية الحداء: إن إظهار العداء للآخرين والمجاهرة به يسبب تعطل مسيرة تقدم السكرتير وقد يكون العداء بإظهار الغضب في موقف معين. الملل قد يكون سببا لتأخر الأعمال، أو عدم أدائها بجدية وإعطائها الحد الأدنى من الأهمية. الإفراط في المثالية يعمد السكرتير إلى التميز والبحث عن الكمال في جميع أعماله التي قد لا تتحقق لأي سبب من الأسباب " فيصاب بالإحباط والتوقف عن ا الأداء الجيد لاعتقاده أنه خبر في معركة العمل: ففي العمل سيواجه السكرتير الكثير من المحيطات من خميع الجهات ودورد أن يتعامل معها بإيجابية وحسن تصرف. التسويف وتعني تأخير العمل إلى آخر لحظة من الوقت المقرر لإنجاز العمل. وهذا قد يجعله لا يستطيع إنجاز أو إكمال العمل في وقته لأي ظرف يطرأ عليه، إضافة إلى أنه يسبب صغط عمل غير طبيعي عليه، العوامل التنظيمية التي تساعد السكرتير على التميز: لكل منظمة ثقافة خاصة بها. وأنظمة وسياسات داخلية تميزها عن بقية المنظمات بجميع أنواعها، وتختلف عنها في الإيجابيات والسلبيات، فبعض الجهات وبعض الرؤساء قد يكونون عوامل جذب للموظفين المتميزين وغيرهم، ولديهم من الأنظمة ما تساعدهم على بقاء الموظفين ورفع درجة الأداء لديهم، والنقيص صحيح ومن العوامل التنظيمية التي قد تساعد السكرتير على التميز: نظام حوافر امتلالك المنظمة لنظام حوافز يساعد السكرتير على تحقيق التميز من خلال الأداء الجيد العملة. معايير الأداء ومؤشراته إن وضع معايير للأداء ومؤشرات له يسهم في حث السكرتير وغيره من الموظفين على الأداء وفق هذه المعايير التي تسهم في تحقيق أهداف المنظمة، وتصنيف الموظفين. 165 3

166 أدلة تنظيم العمل مثل المدليل التنظيمي، ودليل تقويض الصلاحيات ودليل إجراءات العمل. الحوكمة وثيقة الحوكمة للمنظمة تسهم في التأكد من أداء الأعمال على الوجه المطلوب، والطريقة الصحيحة محققا بذلك الشفافية والشرافة في الأعمال. الهيكل التنظيمي وهو الذي تحدد اليه خطوط السلطة والمسؤولية وحطوط الاتصال الرسمي، والعلاقات بين شاغلي الوظائف داخله الموارد البشرية تدعم أنظمة الموارد البشرية اختيار الأشخاص المنانسين للعمل في الأماكن المناسبة وافق مؤهلاتهم وقدراتهم. وبناء مارات وظيفية لهم تحقق طموحاتهم مع تدريبهم وتمكينهم للعمل. تقديم تأمين صحي لهم ولعائلاتهم. أنظمة عمل مرقة وتناسب الراتي مع حجم العمل الذي يؤديه. ناط مع مجموعتك ابحث في مصادر التعلم عن عوامل تنظيمية أخرى غير ما ذكر أعلاه. وزارة التعليم

التقويم 1. ابحث في مصادر التعلم عن الصعوبات التي تواجه السكرتير لتحقيق التميز. وسبل التغلب عليها. 2 قارون بين السكرتير العادي والسكرتير المتميز ف لتحقيق التميز هنالك العديد من السبات والصفات التي لابد أن يمارسها السكرتير، وضحها. ورارت است ليد 167