مهارة إدارة الوقت - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الثالث مهارة إدارة الوقت www.m.edu.sa الأهداف أعراف مفهوم إدارة الوقت. أستنتج مشتتات الوقت المختلفة. آميز بين أولويات المهام في العمل. أقارن بين المهام العاجلة والمهام المهمة. أطبق إستراتيجيات إدارة الوقت أستنتج فوائد خرائط جانت. مصاميم الفرس مفهوم ادارة الوقت (Tline management إدارة العام والأولويات uses management 90 يعتمد النجاح والتميز في إدارة الأعمال على الاستفادة القصوى من الوقت. فالجميع دون استناء بديد 24 ساعة وهو زمن إذا ماع أو انتهي لا يمكن تعويضه أو تخزينه أو شراؤه، لذلك يعتمد السجاج على استغلال دقائقه وساساته وأيامه بما يفيد ويتمع 70 مفهوم الوقت يمكن تعريف الوقت بأنه مصطلح يعبر عن الفترة الزمنية القابلة للقياس، بينما يمكن تعريفه علميا على أنه مقياس لتطور الأحداث بدءًا من الماضي. ومرورا بالحاضر نحو المستقبل. وبالترتيب تتابعيا، ونظام ثابت وباتجاه واحد دون عودة للماضي والوراء، بالإضافة إلى عدم القدرة على تمسه 1 . أو رؤيته، أو تخزينه مفهوم ادارد الوقت تحديد زمن محدد لإنجاز المهام المجدولة وفقا لأهميتها، وأولوية إنجازها، وسرعته، وبأقل جهد وكلمة ممكنة، دون مماطلة أو تريف، أو إهمال. وزارة التعليم

ناقش زملاءك حول معنى العبارة الآتية: كونك مشغولاً لا يعني أنك فعال. فأحيانا ترى أشخاصًا يظهر عليهم الانشغال ولكن إنجازاتهم قليلة جدا. مشتتات الوقت في كل ما تهواه النفس ولا يدخل في صميم العمل، ومتطلباته، ولا يضيف لك تطورا في مجال العمل، وللمشتتات دور كبير في إضاعة وقتنا الثمين ومن هذه المشتتات 1 صراع عوامل الجذب هناك عوامل جذب تشد السكرتير في اتجاهين متضادين وعليه أن يعي ما عليه من متطلبات، وعدم تركب نفسه فريسة لعوامل الجذب المشتتة لعمله وأهدافه، والمضيعة لأوقاته. 2 المشتتات الداخلية والمشتتات الخارجية المشتتات الداخلية: وهي إشعارات داخلية تشغله عن التركيز في العمل، ويشعر السكرتير معدم الراحة إلى أن تزول أو أن يتكيف حمها مثل الجوع أو الإرهاق أو القلق من أمر ما المشتقات الخارجية: وهي إشارات تبعث من البيئة الخارجية المحيطة مثل الصوضاء أو الأجهزة الإلكترونية وتطبيقاتها ووسائل التواصل الاجتماعي والألعاب والتحدث مع الزملاء والمقاطعات التي تأتي من وتين الهاتف أو الزيارت المكتية وغيرها. 3. التأجيل والتسويف: قد يضيع الوقت في التركيز على المهام المحببة لنا، وتأجيل بعض المهام التي لا نشعر بالاستمتاع أثناء أداتها أنها قد تكون مهمة ala اصلية

92 إستراتيجيات إدارة الوقت تاعد عملية ترتيب الأولويات على التركيز على المهمات الأكثر أهمية الإنجارها وعدم هدر الوقت في المهمات غير الضرورية. أما إذا كانت جميع المهمات ضرورية فمن الممكن تحديد الأولويات بحسب الموعد النهائي لكل مهمة. ويمكن تصنيف المهمات التي ينفي القيام بها إلى عدد أنواع الكالاتي 1 تحديد الأولويات . مهمات يمكن التخلص منها، لأنها غير ضرورية مما يساعد على الحفاظ على الوقت، وعدم إهداره في أمر غير ضروري مهمات يمكن توكيلها لشخص آخر لإنجازها. . مهمات مستعجلة يجب البدء بها حالا لأن تأجيلها قد يسبب إثارة مشاعر القلق والتوتر. مهمات تحتاج إلى وقت طويل لكنها غير مستعجلة 2 مصفوفة المهام تعتمد مصفوفة المهام على مربع مجزا أربعة أجزاء، وفي كل جزء من هذه الأجزاء يمكننا وضع بعض المهام والمسؤوليات بحسب أولوية المهمة تشمل المهم والعاجل المهم وغير العاجل غير المهم والعاجل غير المهم وغير العاجل وهنا شرح للمربعات الأربعة التي تحتويها المصفوفة، وكيف يمكن بناء عليها ترتيب الأولويات، وتنظيم الوقت لدينا. مهمة وعاجلة عاجلة وغير مهمة مهمة وغير عاجلة غير عاجلة رغير مهمة ميم شكل (5) وزارة التعليم

المربع الأول المهم والعاجل المربع الأول من المصفوفة مخصص للأمور المهمة والعاجلة، الأشياء التي يجب أن مطعلها الآن ولا مجال لتأجيلها بنانا مثل التحصير المؤتمر قرب الموعد، أو عمل ما تجاهلناه في السابق وحان وقته الآن، أو اجتماع مهم أو اتصال يعميل اقد تخسره في حال لم تتصل به الآن. وأية مهام أخرى لا تحتمل التأجيل. ومن الضروري تنفيذها الآن. المربع الثاني المهم وغير العاجل إن كنت تدير وقتلك بالطريقة الصحيحة فإنه يجب عليك قضاء القسم الأكبر من وقتك في هذا المربع هذا المربع يشكل أمورا مهمة ولكنها غير عاجلة مثل العمل على التقارير التي تحتاج إلى وقت في تجميع بياناتها التخطيط الحيد للمقابلات الرسمية والاجتماعات المهمة المستقلية، وأمور أخرى مهمة ولكنها غير ملحة، وكلما قضينا وقتا أكثر في المربع الثاني كان السلك أفضل وقلعتا من المهام المربع الأول وبقية المربعات وبالتالي إدارة الوقت بفعالية والتخفيف من الضغوط على صعيد الوقت. المربع الثالث غير المهم والعاجل: هي الأشياء غير المهمة لكنها تكون عاجلة، وتأتي في أوقات حرجة: مثل المكالمات الهاتفية التي تتقاطع مع مهامنا الأخرى الرد على التعاميم والخطابات الاجتماعات العاجلة، الدعوات الاجتماعية تصفح الإنترنت، وما إلى ذلك من الأمور غير المهمة، أي نقدها بسرعة وتخلص منها بأقل وقت ممكن. المربع الرابع غير المهم وغير العاجل هي الأمور غير المهمة على الإطلاق، ولا تعود عليا بأي نفع، أي باختصار الأمور التي يمكننا الاستغناء عنها تماما، ودون أي يكون لذلك أي تأثير علينا، أو على أي من جوانب حياتنا. هي هذا المربع أمور من قبيل مشاهدة التلفاز استعمال وسائل التواصل الاجتماعي المحادثات على برامج التواصل دون هده. وغير ذللك من الأمور التي تضيع الوقت دون فائدة تلكر. هي 2 لديك هذه المهام: صنفها، وضعها في المربع المناسب من مصفوفة المهام: . تنظيم الملفات. إعادة ترتيب مكتبك. تقرير لابد من تسليمه بعد شهر من الآن. . توزيع دعوات الاجتماع بعد يومين من الآن. تنسيق مقابلة المدير مع وقد إحدى الشركات غداء . مكالمة صديق. متابعة تطبيقات التواصل الاجتماعي. تصفح الإنترنت. الرد على البريد الإلكتروني. وزارة الا 93 3

94 3 استعمال خرائط جانت خريطة الجدول الزمني هي رسم بياني يوضح الجدول الزمني العمل ما مثل مشروع إنشائي أو عملية صيانة أو عملية تطوير. أو مشروع تطوير منتج جديد وتصنيعه وتسويقه. هذه الخريطة تستعمل الخطوط العرضية Bar لتوضح الزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات المشروع ومتى تبدأ ومتى تنتهي وهذه الخريطة تساعدنا على التخطيط للمشروع، وعلى نقل هذا التخطيط المديرينا وزملائنا، وكل من له علاقة بالمشروع. ذه الخريطة تعد وسيلة جيدة جدا هي متابعة تطور الأعمال. وعرض هذه المتابعة بشكل يسهل استيعابه بسرعة. فيمكننا أن يستعمل خطوطا أفقية أخرى لتحديد الوقت الفعلي لتنفيذ الأعمال: بمعنى أن الخريطة يظهر عليها الزمن المخطط والفعلي. هذه الخريطة منسوبة إلى Henery Gantt والذي ابتدعها في عام 1917م، ومازالت مستعمله حتى الآن، بل هي أشهر وسيلة مستعملة في عرض الحداول الزمنية. مثال على خرائط جانت السلام تحضير اجتماع رؤساء الأقسام. استقبال عملاء جدد. توزيع الدعوات لحضور الاجتماع الشهر المقبل. تحضير استقبال وفد إحدى الشركات. كتابة تقرير المبيعات تسليم تقرير هذا الشهر. الأول الثاني الثالث الرابع فوائد خرائط جانت ، إذا كان لديك مهمات متابعة يعتمد كل منها على انتهاء المهمة السابقة فإن خرائط جانت تعد من الأدوات المفيدة في التخطيط لإنجازها. تساعد على تنفيذ المهام المتعددة. والمحددة بوقت معين للتعليم. ه تساعد على متابعة الأعمال المتأخرة، وتحديد سب التأخير والشخص المسؤول عن التأخير. ة تساعد على التذكير يقرب تسليم المهام. وزارة التعليم

3 لديك تقرير ختامي لمبيعات المنتجات سيلم بعد شهرين، ويحتاج منك إلى: جمع الإحصائيات من الأقسام. كتابة مقدمة التقرير من قبل المدير العام كتابة التقرير من قبلك بصفتك الكرتير. طباعة التقرير. . تعليق التقرير. رفع التقرير. بالتعاون مع زملائك ضع المهام أعلاه في خريطة جانت، موضحًا فيها التوزيع المناسب لهذه الأعمال خلال الشهرين الباقين. اساییع شهر سار اسوج تراير الأول النامي الثالث الرابع الأول الثاني الثالث الرابع كلمات وجمل لا يستعملها السكرتير الناجح كلمة "لا": يظل مديرك يطالبك بأعمال ومهمات قد تثقل كاهلك، أو تتعارض مع مهام قد طلبها منك مسبقا، أو تتعارض مع تخطيطاتك لإنهاء بعض الهام العاجلة، وهنا يجب ألا تعارض مديرك أو ترفض المهام الزائدة بحجة الانشغال، وأيضا لابد أن تنقل له وضعك مع المهام الأخرى، وأنك تنجز مهاما كلفت بها سابقا، وعليه أن يحتار أن تكملها، أو أن توقفها وتؤدي المهام الجديدة، لذلك لابد أن تلم بمهارات نقل وجهة نظرك مدعمة بالحقائق والإثباتات التي قد تؤخر إنجاز بعض الأعمال دون أن تنطق بكلمة "لا" . لا أستطيع": لا تقل المديرك : " لا استطيع": لأن هذه الجملة تنقل المديرك بعض السمات السلبية عنك، إنها تعني أنك شخص لا يمتلك الثقة والعزيمة ولا يمكنك تحمل المسؤولية. هذا لبس عملي : يحتاج العمل إلى بعض المرونة، لهذا قد يلجأ المدير لتكليفك ببعض الأعمال في هذه الحالة ) يحب أن تقول: "إن هذا العمل ليس من اختصاصي" لأن هذا يعني أنك شخص غير متعاون في الجاز العمل. وزارة الصلية 13 95

96 "لا أعرف من الطبيعي أنك لا تمتلك الأجوبة لكافة الأسئلة التي يطرحها عليك المدير، ومن الطبيعي أيضا أن المدير لا يحب سماع جملة "لا أعرف. فكيف يكون التصرف الصحيح في حال توجيه سؤال لا تعرف إجابته إليك؟ يجب أن تظهر لمديرك رضتك في الوصول إلى الإجابة وسعيك للحصول عليها في أقرب فرصة. "هذا ما سمعته " هذه الكلمة من أسوأ الكلمات التي يمكنك أن تستعملها في حوارك مع مديرك لأنها تعطي المدير انطباعا سينا عن شخصيتك، فهي تعني أنك تعتمد في قراراتك على ما تسمعه لا ما تعلمها عما يعطي انطباعا عن تردد لك وتدعو مديرك إلى عدم الوثوق بلك . لقد جربت ذلك من قبل هذه الجملة تعطي للمدير انطباعا بأنك موظف كسول أو متكاسل، وتجربتك السابقة لطريقة العمل لا تعني أنه لا يجب إعادة التجربة فالمدير يضع عددا كبيرا من البدائل. ويفاضل بينها، وقد يحتم الموقف أو القرارات شنيا ما قد جربته سابقا. "أنا أنمذها بهذه الطريقة عندما بوجهلك المدير إلى تنفيذ أمر ما بطريقة محددة لا تقل له: "أنا أتصدة بهذه الطريقة"، ويمكن أن تنقل له نفس المعنى باستعمال جمل أخرى لا توحي بأنك تعترض على الطريقة التي يطلبها المدير. هذا ليس خطأيا هذا خطأ زميلي فلان لا تلق باللوم على الأخرين، ولا تلق بأخطائك على الآخرين لأنك بذلك تعطي انطباعا بأنك موظف يتهرب من المسؤولية، وأنك إنسان تحمل الكثير من الضغائن تجاه زملاتك. "لن أعمل مع هذا الشخص يجب الا تتعارض الأمور الشخصية مع العمل. المدير السابق كان يفعل كذا وكذا: لا تتكلم عن طريقة عمل المدير السابق مع مديرك الحالي، ولا تقارن بينهما لأن ذلك يعطي للمدير صورة بأنه في موضع مقارنة مع سلفه، ولا تعاند طريقته في العمل بالانتقال إلى طريقة المدير السابق، وكن على علم بأن المدير الجديد دائما ما يشعر بأنه أفضل من القديم. "ليس لدي حل": لا تعرض المشكلات على مديرك دون أن تعرض معها الحل. فالحكمة تقول: "أن القادة يتكلمون عن الحلول. بينما يتكلم التابعون عن المشكلات فكن من القادة لا من التابعين. هل يمكنني الانصراف مبكرا فليس الذي عمل أزدية": وضح له حاجتك في الانصراف ميكرا؛ لكن لا تقل: "ليس لدي عمل أؤديه ". خدا مستحيل : لا يرغب مديرك في سماع كلمات سلبية أو محيطة. وكلمة "المستحيل" كلمة معبودة في العمل الإداري، وتعطي انطباعا بأنك شخص غير ابتكاري. وتقليدي غير متطور. وزارة التعليم

التقويم 1. ضع علامة صح (۷) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (ع) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي: أ. إذا كان لديك مهمات متتابعة يعتمد كل منها على انتهاء المهمة السابقة : فإن حرائط جانت تعد من الأدوات العقيدة في التخطيط لإنجازها، ( ) ب. خرائط جانت تساعد على تقسيم المهام إلى أربعة أجزاء توضح المهام والمسؤوليات تحب الأولوية. ) ج. إدارة الوقت هي تحديد زمن محدد الإنجاز المهام المجدولة وفقا لأهميتها، وأولوية إنجازها، وسرعته، وبأقل جهد. وكلفة ممكنة دون مماطلة، أو تسويف أو إهمال. 2 قارن بين المشتتات الداخلية والخارجية مع ذكر أمثلة. ( ) 3 ارسم مصفوفة المهام مع الأمثلة لكل مربع في المصفوفة. وزاره العليم 97 243