المهام الكتابية الكتابة الإدارية - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الخامس المهام الكتابية (الكتابة الإدارية) www.icm.edu.sa الأهداف أستنتج مفهوم الكتابة الإدارية. أحدد متطلبات الكتابة الإدارية. آميز بين أنواع الكتابة الإدارية أصبغ الخطابات الرسمية بطريقة صحيحة. أوضح خصائص الكتابة الإدارية الرسمية. الكتابة الإدارية (Administration writing) الخطابات الرية (follicial comeandarmer التعاملات الرسمية في المنظمات تكون عبر المكاتبات ذات الصبغة الادارية وفق نمادج وأساليب محددة لكل مكعة توضح وتوثق العمل والتعاملات الداخلية والخارجة، وتحده المسؤوليات المطلوبة وتنظم العمل بين الجهات ومن خلالها يتم تحديد الموضوع والهدف منه والمسؤول والجهة المرسل لها الخطاب أو الوثيقة وترسل الخطابات أو المكاتمات الرسمية أما المناولة أو عن طريق البريد الإلكتروني أو غيره؛ لتصبح وثائق يعتد بها. مفهوم الكتابة الإدارية وأهميها يقصد بالكتابة الإدارية كافة المكاتبات من الخطابات الرسمية والتقارير المتنوعة، سواء ما يتداول منها بين الإدارات المختلفة للمنظمة الواحدة، أم تلك التي تتلقاها المنظمة أو تصدرها للعملاء والجهات، والمنظمات الخارجية متطلبات كتابة الرسالة الإدارية أو الخطاب الإداري، وقراء لهما: تهيئة الظروف المادية المناسبة للقراءة والكتابة في المكتب مثل الإضاءة المكافية والتهوية الجيدة. والهدوء اللازم. القراءة السريعة للمادة المكتوبة ففي كثير من الأحيان يستطيع السكرتير صاحب الخبرة فهم محتوى الرسالة وهدفها بمجرد إلقاء نظرة سريعة عليها. التركيز أثناء القراءة والكتابة وهذا يقتضي الحد من تدخل العوامل التي يمكن أن تؤدي إلى شرود الذهب: مثل الأصوات العالية سواء الصادرة من الأشخاص أو من التجهيزات أو من حركة صاحبة خارج تقيم ه التلخيص وكتابة الملاحظات وهي من مهارات القراءة: حيث يعمد المسؤول عند قراءة الجملة إلى تلخيص فكرتها 59

في ورقة خارجية أو هامش من الورقة. . الالتزام بالصفات الشكلية للكتابة عامة ولكل منظمة أسلوب خاص في إحراج مراسلاتها الكتابية الجوانب الشكلية للكتابة الإدارية الرسمية هناك العديد من الجوانب الشكلية للكتابة الإدارية منها: الاهتمام بالورق المستعمل في الرسالة أو الخطاب فمثلا في المراسلات الرسمية يفضل استعمال الورق الأبيض في المقاس (A4)، ومن النوع الجيد والنظيف. في المراسلات الداخلية بين إدارات المنظمة نضها أقد يستعمل الورق الأقل جودة. إرشادات عامة 1 هوامش الكتابة في كل الاتجاهات 2.0.15 سم) ما عدا الهامش الأيمن 3.0.2.5 سم) لإعطاء مسافة كافية للتجليد أو التخريم. 2 في أعلى الصفحة (الترويسة) تتوازى أفضيا في الكتابة كل من: المملكة مع الرقم الوزارة مع التاريخ، واسم الجهة المعدة مع المرافقات. 3 لا يتجاوز حجم شعار الوزارة بحديه العلوي والسفلي حدود الترويسة ويكون في الوسط بمسافة متساوية من الجانبين الأيس والأيسر 4 تشق كتابة المملكة مع الوزارة مع اسم الجهة المعدة بالتوسيط 5 تكون بداية ونهاية كتابة الرقم والتاريخ والمرفقات واحدة. ثم مسافة ثم التقطتان الرأسيتان (:) يستبعد وضع أي شعار كخلفية سائدة للورقة. 7. تكتب كلمة (الموضوع) بعد ترك مسافة 2 سم) إلى الأسفل في الجهة اليرى ابتداء من وسط الصفحة باتجاه اليسار ثم مسافة ثم النقطتان الرأسيتان (3) يليها كتابة موضوع الرسالة باختصار. 8 نص الخطاب يكون به حجم الخط (15 (18) حسب الخط (المهند). و يكون حجم الخط المرسل إليه واسم المرسل واحد. 10. يجب . التأكد من صحة اسم وظيفة الفرسل إليه وحقه، فإذا كان في مرتبة وزير أو المرتبة الممتازة ومن في حكمهما يستخدم لقب «معالي ولقب «سعادة للوكلاء ومديري العموم ومن في حكمهم. وزارة التعليم

المسافات إن الاهتمام بالمسافات داخل الورقة يعطيها مظهراً جميلاً ومتناقل ويعمل على توزيع أجزائها بشكل مشق يساعد على القراءة السريعة وفهم موضوعها وتنقسم المسافات إلى قسمين هي: المسافة السطرية وتكون بين سطرين متتالين في الفقرة الواحدة ويجب أن تكون المسافة بين السطور متساوية بحدود 6 نقاط (1.15) مسافة بداية الفقرة: وضي المسافة التي يتم تركها في بداية السطر الأول لكل فقرة جديدة في حدود 7.5 ملم). علامات الترقيم هناك بعض العلامات الرمزية التي تستعمل في كتابة الرسالة التي يكون لكل منها هدف محدد يجب مراعاتها؛ ومنها: أشهر استخدامات علامات الترقيم العلامة ر استحل اماك النقطة بعد نهاية الجملة التامة المعنى بعد نهاية الفقرة الفاصلة بين عبارات كاملة المعنى النقطتان الرأسيتان قبل كلام منقول بقصد أو معداة بين أجزاء الشي قبل أجزاء مضرة لما قبلها. تحد كلمة أو كلمات معترضة من بعد رمز الفقرة الشرطة بين تاريخين مرتبطين بعضهما الجهتين المرقومة التنصيص توضع بينهما العبارات المكتبة يتمها ما بينهما قرآن أو حديث ما بينهما مصطلح علمي أو فني الحصر الاستفهام التعجب الحذف 0 حضر محسن عام سابق عليها الإشارة إلى مرجع في وسط الكلام للدلالة على السؤال أو التساؤل ! بعد تعبير عن إعجاب أو فرج أو حزن بعد استقالة أو تهديد للدلالة على الإيجاز والاختصار 61

52 حال 1 اكتب خمسة أسطر عن عن أحد برامج ومشاريع رؤية المملكة العربية السعودية 2030 مستعملا فيه علامات الترقيم استعمالا صحيحا. أنواع الكتابة الإدارية: تتخذ الكتابة الإدارية عدة أنواع وأشكال، ويتصرف الوقت الأكثر من عمل السكرتارية في تحرير المادة المكتوبة سواء في مرحلتها الأولية المتمثلة بمسودة المادة المكتوبة أم في مرحلة المراجعة أم التحرير النهائي، ومن أنواع الكتابة الإدارية - الرسالة الإدارية (الحطاب الإداري). القرار الإداري. ه التقرير الإداري. الخطابات الإدارية: الخطاب الإداري الرسمي هو عرض معلوماتي المواصفات معينة يتسق مع الهدف من ذلك الرسالة، أو الخطاب. وتختلف الرسائل الإدارية عن بعضها حسب الهدف منها: فمثلا هناك رسالة إدارية هدفها تقبل معلومة أو حبر لأعضاء الجهاز الإداري, كما في حالة بعض التعاميم الإدارية الصادرة عن المنظمة. وهنالك رسالة إدارية أخرى هدفها الاطلاع على بعض التقارير عن سير عمل المنظمة كما في حالة الدعوة لعقد اجتماع بفريق العمل، كما يمكن أن يكون رسائل طويلة وأخرى قصيرة هناك وزارة التعليم

مكونات الخطاب الإداري الرسمي تتكون الخطابات الرسمية من عدد من العناصر الأساسية التي لابد من وجودها في الخطاب عند كتابته من قبل السكرتير، وهي: الجهة المصدرة للخطات وهي الجهة التي حررت الخطاب وتتصح من جلال الجزء العلوي من النتائج المطبوعة والجاهزة لدى الجهة (وهي ما يعرف بالترويسة) التي ينصح فيها اسم الجهة: الشعار الخاص بها الموضوع: هو عدد محدود من الكلمات (نصف عطر تقريباً) نصف باختصار فحوى الخطاب، بحيث يستطيع القارئ معرفة المضمون العام للرسالة. ويقع تحت الترويسة بالضط. الجهة المرسل إليها الخطاف ويصغي أن يستعمل اللقب الوظيفي لممثل تلك الجهة، وليس الاسم الشخصي لصاحب المنصب الوظيفي، وتختلف المصطلحات المستعملة لمخاطبة الجهات بحبها فمثلا اذا كانت الشخصية المخاطية بمرتبة وزير فيستعمل مصطلح معالي ونحوه. أما إذا كانت الشخصية بمرتبة مدير إدارة ميستعمل مصطلح سعادة مدير إدارة ونحوه، أما إذا كانت الشخصية المخاطية تمثل شحصها ليس أكثر : فيستعمل مصطلح المكرم وهكذا تحية الافتتاح وأفضل هذه التحايا. في قول: "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، فهي التحية المستعملة في المجتمعات المسلمة، وبعض التحايا المغايرة مثل تحية طيبة. متن الخطاب هو العرض التفصيلي لمحتوى للخطاب. ومكوناته الموضوعية، ومتن الخطاب يختلف من خطاب لآخر من حيث طوله وحدقة وطريقة عرض معلوماته وفقا لظروف كل خطاب. تحية الختام وهي جملة تتم عن التقدير والاحترام للجهة التي سيرسل لها الخطاب، وهذه التحية تختلف من جهة الأخرى فبعض الجهات تستعمل مصطلح وتقبلوا خالص التقدير والاحترام". وجهات أخرى تستعمل مصطلح وتفضلوا بقبول وافر التقدير والاحترام. وينبغي أن تكون تحية الختام معتدلة، ليس فيها مالغة. 3 63

54 اللقب الوظيفي لمسؤول المنظمة (المدير) المرسلة مثل مدير عام أو المشرف العام أو رئيس قسم، وهكذا. . توقيع مسؤول الجهة مرسلة الخطاب لأن التوقيع مهم ويصمي قدرا من الرسمية على المادة المكتوبة فتصبح أكثر الزاهية في التعامل معها. الاسم الشخصي: لمسؤول الجهة مرسلة الخطاب. . رقم الخطاب: وهو رقم تسلسلي يعطي للمعاملات والمكانات الإدارية التي ترسل إلى الجهات المختلفة داخليا أو خارجيا. تاريخ الرسالة أو الخطاب: وهو تاريخ فعلي تسلسلي للمكاتبات الإدارية فيما بين الحبات المختلفة. المرفقات وهي كل ما يمكن أن يرفق مع الخطاب المرسل إلى جهة معينة، وهذه المرفقات قد تكون أوراقا إضافية، أو ملما أو مواد أخرى. عنوان الجهة المرسلة للخطاب ويشمل المدينة التي توجد بها منظمة إنشاء الرسالة أو الحطاب، وكذلك الصندوق البريدي الخاص بها، وأرقام الهواتف وأرقام الماكس والبريد الالكتروني email ، وموقع الجهة في الإنترنت. ويكون عادة في ذيل الصفحة. وزارة التعليم

نموذج خطاب رسمي 1.5 المملكة العربية السعودية وزارة التعليم الحية المعدة للخطاب 25 ستعادة (صفة المرسل إليه) السلام عليكم ورحمة الله وبركاته الرقم دارة الكلية التاريخ الموضوع المرفقات وتقبلوا تحياتي الرمز: مسمى الوظيفة (رسم التوقيع) الاسم: الصورة لاط 2 1.5 كلم وفقه الله حدود المرقة اكتب خطايا رسميا بصيغة إدارية صحيحة إلى مدير مدرستك، أو معلملك مسترشدا بالنموذج أعلام 65 13

66 القرار الإداري: هو رسالة كتابية تصدر من صاحب الصلاحية بمقتضى الأنظمة واللوائح والتعليمات بهدف المصلحة العامة: اليكون مرتكزا نظاميا لممارسة صلاحيات محددة بالنظام. ويكون القرار الإداري وفقا للنموذج الاتي: نموذج قرار إداري 15 المملكة العربية السعودية وزارة التعليم 280 الجهة المعدة للقرار aزارة التعليم الرقم: التاريخ 25 سم قرار وزاري (إداري) إن وزير (مدير) بناء على الصلاحيات الممنوحة له: وبناء على ما تقتضيه مصلحة العمل. وبعد الاطلاع على: يقرر ما يلي: أولا: ثانيا: الرمز: الصورة المرفقات والله ولي التوفيق.. وزير (مدیر) ارسم التوقيع) الاسم: خدود الورقة 1.5 كاسم وزارة التعليم

خصائص الكتابة الإدارية الرسمية الكتابة الإدارية تتطلب توفر الجصائص اللازمة لها ومنها: الوضوح يمحتى أن تكون الجمل المكتوبة تعني نفس المعنى المقصود دون زيادة أو نقصان: فوضوح الكتابة يتطلب فهم الموضوع، واستيعابه من مختلف جوانبه واستعمال الكلمات والجمل المفهومة والمألوفة، والمتداولة بعيدا عن الجمل الصفية، أو الركيكة. واستعمال الجمل القصيرة لأن ذلك يساعد على فهم الرسالة المكتوبة. الاختصار: يجب أن تكون الرسالة المكتوبة محققة لهدف الاتصال بأقل عدد من الكلمات والجمل: مع الانتباه إلى أن الاختصار لا يعني الإخلال بالمعنى المطلوب بدعوى الاختصار. الخلو من الأخطاء الرسالة التي يكثر فيها الخطأ في جوانبها الموضوعية أم الجواب الإملائية، أم الدعوية، أو تتعارض مع التعليمات والأنظمة المعمول بها تبعث على عدم الاهتمام بها لدى المتلقي، كما يجب التأكد من اكتمال البيانات والمعلومات في الرسالة المكتوبة وذلك بمراجعتها، وتصحيحها قبل إرسالها إلى المستقبل. اللطاقة في التعبير: حيث ان الرسالة التي تفتقد هذا الجانب تقلل من تأثر متلقيها مثلا نجب مخاطبة الموظف مستوى وظيفته (معالي سعادة ....). وكذلك فإن جملا مثل: نشكركم على تقدر لكم.... ونحوها تعطي شعور إيجابيا يسهم في تفهم الرسالة. الابتعاد عن الجمل الانتقادية الرسالة التي تحوي جملا انتقادية للطرف الآخر) قد تهمل، ولا يعيرها القارئ أي اهتمام، وهناك العديد من الحمل والكلمات التي يجب تجنبها في الكتابة الإدارية: منها: . وقد اكتشفنا إهمالكم لرسالتها المرسلة بوونا ردكم غير المسبوع ... . فقد أخفقتم في : تحقيق.... . وعليه فلن تتعامل معكم في المرات القادمة. تماشيا مع رؤية 2030، فإن التحول الرقمي للحكومة السعودية بعد استراتيجية متكاملة وحاسمة وعملية تهدف إلى تمكين وتسريع التحول الحكومي بكفاءة وفعالية لتحسين إجراءات العمل وتعبير التحول الرقمي في كافة الأعمال والأنشطة ليواكب توجهات الرؤية وإيجاد بيئة مثالية بلا ورق 67 3

وزارة التعليم ( ) ( ) التقويم 1. ضع علامة صح (۷) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (1) امام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي: أ. كلما زاد عدد صفحات التقرير كان أفضل ب. يمكن فهم الكلام في الحطابات والتقارير مع غياب علامات الترقيم ج الكتابة الإدارية تحتاج متخصصا باللغة العربية. د. تختلف الكتابة الرسمية عن الكتابة الشخصية. 2. ضع دائرة حول الإجابة الصحيحة فيما يأتي: 1 من خصائص الكتابة الإدارية: أ. كتابة اسم السكرتير أسفل الخطاب في الإطالة والإسهاب في الشرح والتوضيح ج. البعد من الانتقادات المباشرة د. كتابة الموضوع مباشرة بعد التحية 2 عند كتابة الخطاب الإداري يتطلب هذا معرفة ما يلي: أن شخصية المرسل إليه الحطاب في سياسات المنظمة ولوالجهاء ج توجهات المدير المستقبلية د. علاقة المرسل إليه بالمدير. .3 لكتابة الخطاب الرسمي خصائص عديدة. اذكرها، وناقش أهميتها. 58