تنظيم الاجتماعات - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الثالث تنظيم الاجتماعات الأهداف استنتج مفهوم الاجتماعات أوضح العناصر الأساسية للاجتماعات. . احدد شروط نجاح الاجتماعات. آميز بين أنواع الاجتماعات الخص أهم القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات أطبق دور السكرتير في الاجتماعات. ساعة الدرس الاجتماعات naas www.len.edu sa تحتاج عمليات اتخاذ القرار، وتسيير الأعمال وحل المشكلات إلى عقد اجتماعات دورية، ولتحقق هذه الاجتماعات أهدافيا لابد أن تنظم بشكل جيد من حيث المكان، والوقت والمستلزمات العادية وهذا من صميم عمل السكرتير. مفهوم الاجتماعات هو النقاء عدد من الأشخاص في مكان محدد، وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة تختص بأهداف محددة. وتعقد الاجتماعات مادة في جميع مستويات المنظمة ولها أهمية عالية في دراسة ومناقشة الكثير من القضايا والمواضيع التي تهم المنظمة. العناصر الأساسية للاجتماع، هي: الأشخاص لا يقل عددهم عن اثنين على أن يتولى أحدهم قيادة الاجتماع. الزمان يحدد تاريخ الاجتماع واليوم والساعة التي سيعقد فيها الاجتماع. المكان: يُحدد المكان المناسب لعقد الاجتماع، وفي حالة الاجتماع عن بعد يحدد البرنامج الذي سيجتمعون من خلاله. الأهداف: يجب تحديد الغاية من الاجتماع، والأهداف المرجو تحقيقها من عقده. جدول الأعمال: أي الموضوعات التي ستناقش أثناء الاجتماع، وتتداول (أحمدة الاجتماع بين المدعوين للاجتماع). شروط نجاح الاجتماعات لنجاح أي اجتماع لا بد أن يتوفر فيه ما يأتي: وجود سلطة لعقد الاجتماع المتمثلة في رئيس الاجتماع، بصرف النظر عن مستواه الوظيفي.

. أن يتوفر العدد القانوني لعقد الاجتماع المتمثل في عدد الأعضاء، أو ثلث عدد الأعضاء وذللك . نظام المنظمة فيما يتعلق بهذا الخصوص. أن تتوفر في رئيس الاجتماع المهارات الإدارية لعقد الاجتماعات والقدرة على إدارة الحاضرين بفاعلية. . أن يكون للاجتماع هدف يسعى لتحقيقه. أن تتوفر للاجتماع الوسائل المادية المناسبة: لتسهم في إنجاحه. . الاستعداد المسبق للاجتماع والتنسيق مع الأشخاص المعسيين به. القدرات والمهارات اللازمة لتنظيم الاجتماعات: المعرفة التامة بالاجتماعات وجوانبها الشكلية ومتطلباتها المختلفة. الفهم الدقيق لسلطة عقد الاجتماعات و القدرة على التنسيق الفعال بين المعنيين الحضور الاجتماع. و حسن الإصغاء لتدوين المداولات التي تتم في الاجتماعات. . القدرة على استعمال بعض التجهيزات المكتبية التي تساعد في تنظيم الاجتماعات. . القدرة على التعامل مع المدعوين بمختلف مستوياتهم الإدارية. . إتقان التحدث بلغة أجنبية أو أكثر. أنواع الاجتماعات الاجتماعات الدورية: هي تلك الاجتماعات التي تعقد على فترات زمنية منتظمة لمناقشة موضوعات محددة بصفة مستمرة في المنظمة أو الإدارة مثل أعمال اللجان المختلفة داخل المنظمة. الاجتماعات الطارئة هي: تلك الاجتماعات التي تعقد في حالات الطوارئ وغالبا يكون الاستعداد لها مماجنا، ويجب على السكرتير أن تكون لديه خطة مسقة تمكنه من الترتب للاجتماع الطارئ. الاجتماعات الدولية أو الإقليمية: هي تلك الاجتماعات التي تعقد على مستوى عال كاجتماعات رؤساء الحكومات. اجتماعات المديرين التنفيذيين الشركات عالمية أو المروع المنظمة. الاجتماعات السرية بعض الاجتماعات تأخذ الطابع السري ولا تعلن نتائجها إلا لأعضائها لأساب وزارة التعليم 13 1 44

1 ارسم خريطة مفاهيم عن تنظيم الاجتماعات ثم اعرضها على زملاء الصف وتناقش معهم حولها على أن تشمل الخريطة العناصر الآتية عناصر الاجتماعات شروط نجاح الاجتماعات - أنواع الاجتماعات مهام السكرتير وواجباته في الاجتماعات للسكرتير مهام معينة، وواجيات محددة في الاجتماعات لابد أن يؤديها بكفاءة عالية للمساهمة في إنجاح الاجتماع، وعليه أن يكون على علم كاف. ومعرفة عملية بمهامه وواجباته قبل الاجتماع، وأثناء وبعد الاجتماع. قبل الاجتماع الماء الاجتماع سعد الاجتماع حجز القاعة التي تقرر الاجتماع الجلوس في مكان مناسب . مرافقة الضيوف الذين حضروا | يمكنه من الاستماع إلى ما يقال الاجتماع إلى مدخل المؤسسة فيها وتسجيل كافة وقائع الاجتماع القيام بالاجراءات اللازمة لتوجيه - تمرير سجل الحضور على عدم ترك أي ورقة على طاولة الدعوة إلى المشاركين في الاجتماع المشاركين والتأكد من أن الجميع الاجتماعات بما مناورة لحضورد. قد وقع عليه. وزارة اصلية 45 13 100

46 النساء الاجتماع بعد الاجتماع اقبل الاجتماع م إعداد كافة الملفات المتعلقة . تدوين اسم كل شخص حضر جمع الملفات والوثائق ومحصر بالموضوعات المدرجة في جدول الاجتماع، ووظيفته الاجتماع وسجل الحضور الأعمال. وحفظها في مكان آمن. تذكير المشاركين بموعد الاجتماع - تدوين أسماء الأشخاص الدين الطلب إلى عامل النظافة بعد وذلك قبل يوم من انعقاده. تغبوا عن حضور الاجتماع مغادرة الجميع تنظيف عرفة مع ذكر اعداد هذا التغيب (إن) الاجتماع والتأكد من إنجازه التنظيف على أكمل وجه. وجدت). التأكد من نظافة القاعة التي - توزيع كافة المستندات والوثائق إعداد محضر الاجتماع النهائي سيعقد فيها الاجتماع. اللازمة على المشاركين، وذلك والحصول على توقيع رئيس ليستعملوها لدى مناقشة الاجتماع عليه، وتصوير نسخ منه الموضوعات المرتبطة بها. لتوزيعها على الأشخاص المعنيين. - تجهيز القاعة بالأدوات المساعدة الاستماع جيدا إلى ما يجري من إعداد المراسلات التي اتفق على مناقشات والستيعابها جيدا للتبكي إعدادها خلال الاجتماع. اللازمة. من تسحيلها تسجيلا صحيحا تصميم المقاعد، وتوزيعها في - تدوين وقائع الاجتماع باختصار تسجيل أي موعد الاجتماعات قادمة حددت خلال الاجتماع قاعة الاجتماع. لا يخل باكتمال الموضوع وذلك في كل من مفكرته ومفكرة رئيس الاجتماع، بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل إذا ما حدد وضع اسم المشترك أمام المكان الإشراف على تقديم الضيافة • فتح ملف للاجتماع المقبل، والبدء | الذي سيجلس فيه على الطاولة. للمشاركين أثناء فترة الراحة القاعة تعمل جيدا بإعداد جدول أعماله. التأكد من أن أجهزة التكييف في . تسجيل كافة المقترحات التي تنكير الأشخاص الذين كلفوا قدمها المشاركون خلال الاجتماع بمسؤولية إنجاز بعض المهام أو وتحديد ما إذا رفضت أو اعتمدت متابعة تنفيذ بعض القرارات أو تحلت والتحقق دوري وفقا لما هو مقرر. ورة التعليم 2003 1445

امناء الاحتماع الفصل الاجتماع وضح أوراق تنظيعة واقلام تدوين القرارات الأساسية المتحدة للكتابة على الطاولة أمام كل حرفيا كما وردت خلال المناقشات مقعد من المقاعد إعداد سجل الحضور. تسجيل أسماء المشاركين الدين صوتوا مع أو ضد أي قرار الحد. أو أي اقتراح قدم وكذلك أسماء الذين استنجحوا عن التصويت وذلك وفقا للأنظمة المتبعة في هذا المجال. تامين الماء والمرطبات والأكواب. تدوين أسماء المشاركين الذين لصق ورقة على باب قاعة الاجتماع مكتوب عليها جملة اجتماع الرجاء عدم الإرضاج". إعطاء التعليمات بعدم تحويل أوكل الهم انجاز مهام معينة بعد الاجتماع، وتدوين هذه المهاج لدقة ووضوح الاتصالات الواردة إلى المشاركين اثناء انعقاد الاجتماع إلا عند الضرورة القصوى استقبال وتوجيه المشاركين لدى حضورهم إلى مكان الاجتماع. بعد الاجتماع 47

48 مصطلحات خاصة بالاجتماعات التصويت يحدد النظام الداخلي للجهة طريقة التصويت اللازمة لاتخاذ القرارات، وقد تكون إحدى الطرق الاتية . اتحاد القرارات بالإجماع. . اتحاد القرارات بالأعلية إذا تحاور التصويت ثلثي عدد الأعضاء. . اتحاد القرار بالأغلبية المطلعة (النصح والدا واحدا . اتحاد القرارات بأغلبية إذا تعادل عدد الأعضاء المؤيدين أو غير المؤيدين للقرار فيرجح الرأي الذي يصوت له الرئيس (في حالة تعادل الأصوات). سلطة عقد الاجتماع تتمثل سلطة الدعوة إلى عقد الاجتماع في الشخص ذي الصلاحية وعادة ما يص على ذلك في النظام الداخلي للمنظمة. ويتقيد صاحب السلطة بالنظام الأساسي الذي غالبا ما ينص اليد على عدد مرات الاحتماع التي قد تكون أسوعية أو شهرية أو سوية. إضافة إلى الاجتماعات المطارنة الأخرى. النصاب القانوني للاجتماع المقصود بالنصاب القانوني للاجتماع ذلك العدد من الأعضاء الفارم حضوره لحظة عقد الاجتماع بوصفه الحد الأدنى لصحة الجلسات وحتى تكون نتائج الاجتماع من قرارات وتوصيات نظامية وقاموسية صحيحة. رئيس الاجتماع وهو أحد الأعضاء المجتمعين يمين مسبقا نظاميا أو يختاره الأعضاء أنفسهم. ويتولى إدارة الاجتماع، وتوجيه المناقشات خلال الجلسات والإشراف على ضباعة وإعداد القرارات والمحاضر الناتجة عن الجلسات. سكرتير الاجتماع، ويكون شخصا متخصصا في أعمال السكرتارية أو أحد الأعضاء المجتمعين وعادة ما يتم اختيار السكرتير وتجديده بشكل نظامي أو يقوم رئيس الاجتماع بتجديده وزارة التعليم

Z بالتعاون مع مجموع وعنك خطط لعقد اجتماع، ثم وزع الأدوار بينكم لمناقشة موضوع من اختياركم، على أن يكون أحدكم الرئيس والآخر السكرتير، وبقية المجموعة أعضاء الاجتماع، لم مثلوا الأدوار أمام الجميع على أن يتم تطبيق عناصر الاجتماع الجيد. نموذج دعوة للاجتماع المملكة العربية السعودية (اسم المنشاة) السيد (المسمى الوظيفي) الموضوع: دعوة لحضور الاجتماع السنوي بسم الله الرحمن الرحيم التاريخ السلام عليكم ورحمة الله وبركاته بداية نهديكم أطيب الأمنيات ونرجو أن تصلكم دعوتنا هذه وأنتم بأحسن حال. إشارة إلى توجيهات رئيس مجلس الإدارة تقرر عقد الاجتماع الموضحة في جدول الأعمال، وذلك بترم الموافق والنصف مساء في قاعة تأمل الحضور في الموعد المحدد. المرفقات جدول أعمال وتفضلوا بقبول فائق احترامنا وتقديرنا المحترم المناقشة الموسوعات في تمام الساعة الثامنة المدير ala "صلية 13 49

50 نموذج مقترح لجدول الأعمال سم الله الرحمن الرحيم (اسم المنشأة والشعار الخاص بالمنشأة) جدول أعمال الاجتماع اليوم من الساعة التاريخ إلى الموضوع 1 كلمة ترحيبية من رئيس مجلس الإدارة 2 قراءة محضر الاجتماع السابق 3. مناقشة احتياجات المنشأة 4. تحديد الاجتماعات الدورية للسنة القادمة .5 8:30 الى 8:40 8:40 إلى 8:50 8:50 الى 9:35 9:35 الى 19:45 وزارة التعليم

نموذج المحضر اجتماع محضر اجتماع مكان الاجتماع: المشاركون محاور الاجتماع قرارات الاجتماع وتوصيانة. ملحوظات معد المحضر وقت انتهاء الاجتماع 1 3 4 5 6 7 91 I 2 1 2 3 1 2 تاريخ الاجتماع: الاسم موضوع الاحتفاع وقت بداية الاجتماع الوطيعه تاريخ إعداد المحصر: تاريخ الاجتماع التالي: التوقيع واره عليم 13 51 40

التقويم ضع علامة صح (( أمام العبارة الصحيحة وعلامة (x) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي: أن عناصر الاجتماع هي الأشخاص والزمان والمكان والأهدافيا وأجندة الاجتماع ب ليس من شروط نجاح الاجتماع أن يكون للاجتماع رئيس. ج يعد السكرتير عنصرا مهما في تنظيم الاجتماعات. د. يعتمد نجاح الاجتماعات على قوة شخصية السكرتير. هـ تختلف أنواع الاجتماعات وفق أهدافها. ( ) ( ) ( ) ( ) 2 صمم خريطة ذهنية مبتكرة بسهل نقلها وحملها بحيث تساعد السكرتير على معرفة مهامه (قبل وبعد وأثناء الاجتماعات) 3 صمم دعوة لحضور اجتماع فريق العمل التطوعي بحضور رائد النشاط. 52 وزارة التعليم