كتابة التقارير والمقترحات المهنية - صناعة القرار في الأعمال - ثاني ثانوي

270 الدرس 5 الفصل 8 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa كتابة التقارير والمقترحات المهنية 1-5 التواصل المكتوب Written communication صُمّم التواصل المكتوب لتقديم معلومات حول موضوع معيّن، وعادةً ما يكون ذلك بتفاصيل أكثر مما يمكن للتواصل اللفظي تقديمه. ثمة نوعان من المستندات المهمة للمديرين وهما التقارير والمقترحات Reports and proposals. غالبًا ما تُكتب التقارير بشكل موضوعي كونها قد تتضمن تحليلًا أو توصيات. في المقابل، يقدّم المقترح معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ما ويحاول إقناع القارئ باختيار الحلّ الموصى به. تعريفان التقرير :Report : مستند مكتوب مصمَّم لتقديم معلومات حول موضوع معيّن. تُكتب التقارير بشكل موضوعي حتى لو أن بعضها يشتمل على تحليل أو توصيات. المقترح proposal : مستند مكتوب مصمَّم للإقناع والإعلام، يقدّم معلومات حول منتج أو خدمة أو فكرة ما ويحاول إقناع القارئ بتبنّي الحلّ المُقترح. الفارق الأساسي بين التقارير والمقترحات هو وقت كتابتها عادةً ما يُعد المقترح في وقت مبكر من عملية صنع القرار عندما يكون قادرًا على التأثير في القرارات. في حين يكتب التقرير بعد اتخاذ بعض الإجراءات، إذ توثّق بعض التقارير حالة النشاط أو المشروع عند حدوثه، كما تُكتب تقارير أخرى في ختام النشاط أو المشروع. الفصل 8 5- اختيار نوع التواصل Choosing the form of communication قبل اتخاذ قرار حول ما إذا كنت ستكتب تقريرًا أم مقترحًا ، من المهم فهم مختلف أنواع التقارير والمقترحات التي يمكن استخدامها ، كما هو موضح في الشكل "8-11". ستساعد الأسئلة التالية في تحديد الخيار الأنسب وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

الشكل "8-11" : أنواع التقارير والمقترحات المقترحات الداخلية لگا تقدّم حلا للجمهور من داخل المنظمة المقترحات الخارجية لگ تقدّم حلا للجمهور من خارج القرار أو الإجراء المنظمة التقرير الإعلامي التقرير التحليلي لمحة سريعة تكمن الأهداف يلخص موضوعا ما يقدّم البدائل والتوصيات العامة للتقارير والمقترحات .1. ما هدفك من الكتابة؟ في الإجابة عن What is your purpose for writing? 3 الأسئلة وحل المشكلات. الخطوة الأولى في كتابة التقرير هي تحديد هدفك بوضوح. ابدأ بتحليل ما تريد تحقيقه. هل هدفك هو الإعلام بالمستجدات أو التحليل أو الإقناع؟ سيساعدك هدفك على تحديد التنسيق الذي يجب استخدامه. لمحة سريعة 2 من هم القراء؟ غالبًا ما يكون القارئ الأساسي هو صانع القرار. Who are your readers? ماذا كما هي الحال الحال مع أنواع المستندات الأخرى، لا بد من تحديد القراء قبل كتابة التقرير أو المقترح. وتلبيةً لاحتياجات القراء على أنسب وجه، يجب إدراك مدى فهمهم لموضوعك. يريدون أن يعرفوا من قراءة تقريرك أو مقترحك ؟ كيف يمكن أن يتفاعل القراء مع المستند؟ ما الأسلوب الذي يجب اتباعه لجعل المعلومات واضحة ومفهومة للقراء؟ كذلك لا بد من حرصك على مراعاة القارئ الأولي ( الأساسي) والقارئ الثانوي، والذي يشمل أي فرد آخر قد يقرأ المستند. .3. هل يجب كتابة تقرير أم مقترح؟ Should you write a report or a proposal? الهدف من كتابة التقارير هو مشاركة المعلومات مع فرد آخر ، في حين يكمن الهدف من كتابة المقترحات في إقناع القراء بتبني فكرتك أو منتجك أو حلّك . تشبه المقترحات التقارير التحليلية إلى حد كبير، باستثناء انتهاء المقترحات بتقديم توصية واحدة فحسب. يوضح الجدول 8-4 الحالات المقترحة لكتابة تقرير أو مقترح التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 271 Ministry of Education 2024-1446

272 الفصل 8 4. هل سيقدّم تقريرك معلومات أو سيحلل موضوعًا معيّنا؟ Will your report present information or analyze a topic? تنقسم التقارير إلى نوعين حيث تقدّم التقارير الإعلامية Informational reports المعلومات بصيغة واضحة وموضوعية، وتكون مناسبة عندما تريد تقديم ملخص مكتوب حول موضوع معين للقارئ، ولا تتضمن الآراء والتوصيات. في المقابل، تقدّم التقارير التحليلية Analytical reports عادة البيانات والتحليلات والاستنتاجات، وغالبًا ما تستعرض خيارات مختلفة، وتحدد إيجابيات البدائل وسلبياتها ، وتتضمن توصيات محددة. تعريفان التقارير الإعلامية Informational reports نوع من التقارير يقدّم معلومات بصيغة واضحة وموضوعية، ويكون مناسبًا عندما تريد تقديم ملخص مكتوب حول موضوع ما للقارئ. التقارير التحليلية Analytical reports نوع من التقارير يقدّم البيانات والتحليلات والاستنتاجات من خلال توفير خيارات مختلفة، وتحديد إيجابيات البدائل وسلبياتها، بما في ذلك توصيات محددة. 5. هل يستهدف مقترحك جمهورا داخليا أم خارجيًا ؟ Is your proposal for an internal or external audience? تنقسم المقترحات - أيضًا - إلى نوعين. إذ توصي المقترحات الداخلية Internal proposals بكيفية حلّ المشكلات داخل المنظمة، مثل تغيير إجراء ما أو استخدام البائعين منتجات أو خدمات مختلفة، في حين صُمّمت المقترحات الخارجية External proposals لبيع المنتجات أو الخدمات للعملاء، وعادةً ما تكتب استجابةً لطلب ما . تساعدك الإجابات عن الأسئلة السابقة في تحديد المدة التي يجب أن يستغرقها تقريرك والمعلومات التي يجب تضمينها ، ودرجة الإجراءات الرسمية المناسبة لها. تعريفان المقترحات الداخلية Internal proposals نوع من المقترحات يوصي بكيفية حل المشكلات داخل المنظمة. المقترحات الخارجية External proposals مقترح مكتوب يستهدف جمهورًا من خارج المنظمة. : يوضح الجدول 8-4" السيناريوهات المختلفة التي تستدعي كتابة تقرير أو مقترح أو استخدام قناة مختلفة مناسبة. وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

الجدول 8-4 : متى تكتب تقريرًا أو مقترحًا السيناريو تقرير مقترح غيره حضرت معرضًا تجاريًا وترغب في إبلاغ الآخرين بمنتج ✓ منافسيك . تحتاج إلى توثيق إجراءات الشركة. تحلل ما إذا كنت تريد شراء معدات حاسوب جديدة أو صيانة معداتك الحالية. تقترح شراء معدات حاسوب جديدة. تقترح أسلوب جديد لجدولة موارد الموظفين. تقدّم خدمات شركتك إلى شخص أو شركة أخرى. تلخص الملحوظات التي استخلصتها في مؤتمر، وذلك بهدف استخدامها كمراجع في المستقبل. تروّج لخدمات شركتك للجمهور العام. تصف منتجات شركتك وتقدّم أمثلة للعملاء المحتملين. 5- إعداد التقارير والمقترحات الفعّالة ✓ Developing effective reports and proposals ملحوظات أو ملخصات غير رسمية إعلان عرض تقديمي تتطلب كتابة تقارير ومقترحات فعّالة الكثير من التدريب. حيث يمكنك تطوير مهارات الكتابة وتحسينها باتباع الإرشادات التالية: 1. احترم القارئ Respect the reader وقت القارئ ثمين؛ لا تضيعه في مذكرة أو رسالة إلكترونية : غير واضحة، تستلزم القراءة عدة مرات لفهمها، احرص على القواعد النحوية والإملائية السليمة تدل الكتابة ذات الأسلوب الركيك على منحك أهمية لوقتك على حساب وقت قرائك ما يجعلك تفقد اهتمامهم واحترامهم. 2. اعرف وجهة نظرك وكيفية توضيحها Know your point and get to it ما المعلومة الأساسية التي تريد للقارئ تذكّرها؟ غالبًا ما يبدأ الأفراد بالكتابة غافلين عن توضيح ما في أذهانهم أو ما يحاولون قوله لكي تكتب بشكل فعّال، لا بد من إدراكك لوجهة نظرك والكتابة لدعمها. التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 273 لي Ministry of Education 2024-1446

274 بنفسك الفصل 8 3. اكتب بوضوح Write clearly اكتب بوضوح وليس بشكل مؤثر، لا تستخدم لغة معقدة وتجنب المصطلحات المتخصصة. هدف الكتابة الجيدة هو فهم القارئ من المرة الأولى. لذلك، حاول توضيح وجهة نظرك بأكبر قدر ممكن من البساطة. .4 استعن بالأقران لمراجعة كتابتك Peer review the message احصل على رأي ثان عندما يكون المستند مهما للغاية، مثل إرسال مذكرة رسمية إلى القسم أو المنظمة، اطلب من فرد تراه كاتبًا جيدًا قراءة كتابتك قبل إرسالها. يحتوي برنامج مايكروسوفت وورد على نماذج معدة مسبقًا للتقارير والمقترحات. افتح البرنامج، وانقر "ملف" ثم "جديد". بعد ذلك، يمكنك البحث عن نماذج عبر الإنترنت في شريط البحث مثلًا: باستخدام كلمة "تقرير" أو "مقترح". تدرب على كتابة التقارير الفعّالة. أكمل الخطوات التالية: الجزء 1: تدرب على كتابة الافتتاحيات من خلال مراجعة مقدمة أحد التقارير. .1. راجع مقدمة التقرير التالية المقدمة يستعرض هذا التقرير الفرص المتاحة أمام وكالة السفر والسياحة لتوسيع عروض وجهاتها ونشاطاتها السياحية كما يقارن المعلومات التالية حول الوجهات والنشاطات السياحية التي يقدمها منافسو الوكالة. يوضح هذا التقرير تقديم وكالة (تي جيه ترافل) خمس جولات إلى وجهات في أمريكا وثلاث جولات إلى وجهات في آسيا أكثر من وكالة السفر والسياحة. كما تقدّم هذه الوكالة أيضًا نوعين من النشاطات في الموقع لا تقدمها وكالة السفر والسياحة. كذلك يظهر التقرير أن وكالة الجولات العالمية تقدّم سبع جولات إلى وجهات في أوروبا ، وست جولات أكثر من وكالة السفر والسياحة إلى وجهات في منطقة البحر الكاريبي، وأربع جولات أخرى إلى وجهات في أميركا أكثر مما تقدمه وكالة السفر والسياحة. كما تقدّم هذه الشركة أيضًا خمسة أنواع من النشاطات في المواقع التي لا تقدمها وكالة السفر والسياحة. 2. في دفترك، راجع المواد المذكورة سابقًا لجعلها واضحة وجذابة ومناسبة لمقدمة التقرير. وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

الجزء 2 تدرب على كتابة صلب موضوع أحد التقارير. 1. راجع نص التقرير التالي، ثم استخدم العصف الذهني للتوصل إلى أربع أو خمس توصيات يمكنك تضمينها في التقرير. المزايا التنافسية تتفرّد وكالة السفر والسياحة عن غيرها من منظمي الرحلات بجولاتها المتمحورة حول المغامرة والثقافة والتعليم، إذ يستمتع المسافرون الذين يلجؤون إلى وكالة السفر والسياحة بالنشاطات التي تتراوح بين المشي لمسافات طويلة والطيران الشراعي أثناء التعرف على ثقافة المنطقة والتلذذ بمأكولاتها والتواصل مع سكانها وفهم تاريخها. تظهر استطلاعات العملاء الأخيرة تفضيل الجمهور المستهدف للوكالة السياحة الثقافية، ما يعني الجولات التي تأخذ المسافرين إلى قلب المنطقة التي يزورونها وتنطوي على مجموعة واسعة من الجسدية والثقافية. لم يعد المسافرون يريدون الجلوس في حافلة سياحية تشعرهم بأنهم سائحون، فقد باتوا يفضلون أسلوب السفر الصديق للبيئة الذي يغمرهم بأجواء المنطقة التي يزورونها عوضًا عن تركهم مجرد متفرجين على الهامش. 2. اكتب قائمة من التوصيات في دفترك، وابدأ ملحوظاتك بـ: لتلبية هذه الحاجة، يمكن لوكالة السفر والسياحة القيام بما يلي: النشاطات التواصل التنظيمي وصنع القرارات الـ 275 ليم Ministry of Education 2024-1446

276 أسئلة مراجعة اختر الإجابة الصحيحة : .1 يُسمّى الاجتماع الذي تتاح فيه الفرصة للمشاركين للإبلاغ عن تقدمهم في المهام المعينة بـ: أ. اجتماع الإبلاغ. ب اجتماع المشاركة الكاملة. ج. اجتماع التغذية الراجعة. د. الاجتماع التطلعي. 2. ما نوع المستند المفصّل الذي يقدّم معلومات بصيغة واضحة وموضوعية؟ أ. الملحوظات الإلكترونية. ب. التقرير التحليلي. ج. التقرير الإعلامي. د. المقابلة. 3. ما نوع المستند المفصّل الذي غالبًا ما يوفر خيارات مختلفة، ويحدد إيجابيات البدائل وسلبياتها، ويتضمن توصيات محددة؟ أ. التقرير التحليلي. ب التقرير الإعلامي. ج. المقترح الإعلامي. د. الاقتباس. 4. ما الذي يمكنك القيام به لإعداد تقارير فعّالة؟ أ. طلب من فرد آخر كتابتها. ب. نسخ مستند جاهز ج طلب من فرد ما التحقق من التقرير. د. طلب التحسينات من المرسل إليه. الفصل 8 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446