محتوى الرسالة الإدارية - الكتابة الوظيفية والإبداعية - ثالث ثانوي

رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa محتوى الرسالة الإدارية Contents of formal letter Contents of formal letter Paragraph 2-1-2 الفكرة المحورية تنظيم محتوى الرسالة الإدارية. المفاهيم الرئيسة محتوى الرسالة الإدارية الفقرة الشَّكل الخارجي للفقرة Paragraph structure الأهداف يتوقع بعد نهاية الموضوع أن يكون الطلبة قادرين على: .1. التَّعرُّف على محتوى الرسالة الإدارية. .2. تعريف مفهوم الفقرة. 3 تنسيق فقرات محتوى الرسالة الإدارية. الهدف الأول - التَّعرُّف على محتوى الرسالة الإدارية. محتوى الرسالة الإدارية: يتكون محتوى الرسالة الإدارية من فقرات وهذه الفقرات قد تحتاج إلى ترقيم، وأحيانًا إلى تعداد رقمي داخل الفقرة، وقد يتطلب التَّعدَاد الرقمي تفصيلًا أكثر بوضع تَعْدَاد نُقَطِي، ولا يخلو محتوى الرسالة غالبًا من أرقام، أو تواريخ باللُّغة العربية، أو باللُّغة الأجنبية، وتطبيق ذلك يساعد على تنظيم محتوى الرسالة الإدارية. وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446 86

نشاط تطبيقي: أُعيد كتابة التّرويسة بالشَّكل الصحيح، ثم أقارن ذلك مع زملائي: المرحلة الثانوية المملكة العربية السعودية الله الصف الثالث الثانوي شعار الرقم: التاريخ الهدف الثاني تعريف مفهوم الفقرة. مفهوم الفقرة: مجموعة من الجمل المترابطة تدور حول فكرة واحدة متناسقة بأسلوب لغوي سليم. الهدف الثالث تنسيق فقرات محتوى الرسالة الإدارية. تنسيق الشكل الخارجي للفقرة: يبدأ السطر الأول في الفقرة بترك مسافة بادئة بمعدل (1.50) سم تقريبًا، أو كلمة إلى كلمة ونصف. وتنتهي بنقطة في آخرها، وتكون بداية الأسطر التي تتبع السطر الأول ونهايتها بمحاذاة واحدة مضبوطة. .1 الشكل السليم للفقرة محتوى الرسالة الإدارية يتكون من فقرات عادة، وربما أتت داخل الفقرة عدة نقاط تحتاج إلى تقسيم، وقد يتطلب الأمر تفصيلا أكثر. ولا يخلو محتوى الرسالة غالبًا من أرقام، وتواريخ باللُّغة العربية، أو باللغة الأجنبية. ذكر له ضوابط سنتعلمها في هذا الدرس. وجميع ما محتوى الرسالة الإدارية يتكون من فقرات عادة، وربما أتى داخل الفقرة عدة نقاط تحتاج إلى تقسيم، وقد يتطلب الأمر تفصيلا أكثر. ولا يخلو محتوى .2 الشكل الخاطئ للفقرة الرسالة غالبًا من أرقام، وتواريخ باللُّغة العربية، أو باللغة الأجنبية. وجميع ما ذكر له ضوابط سنتعلمها في هذا الدرس. 87 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446 نشاط تطبيقي: لماذا الفقرة في الشكل (2) خاطئة؟ 88 88

خصائص الفقرة الجيدة: 1. الالتزام ببناء الفقرة وشكلها الخارجي. .2 أن تتضمن فكرةً رئيسةً واحدة. .3 خلوها من الاستطراد والتكرار غير المفيد. .4 وضوحها وخلوها من التَّعقيد أو الغموض. .5 سلامة المفردات والجمل من الأخطاء الإملائية، والصَّرفية، والنحوية، والدلالية. 6 تماسك الجمل وترابطها، وتسلسل معانيها بحسب حاجة الفكرة وتطورها. .7 التَّنوع في أسلوب الصّياغة اللُّغوية، وطرائق عرض الفكرة. 8 ترابط الفقرات، وانسيابية الانتقال من فقرة إلى أخرى لاحقة. الله التقسيم داخل الفقرة عند كتابة فقرة فيها تقسيم أو تعداد، فإنَّها تبدأ بذكر الشَّيء العام، ثُمَّ تنتقل إلى تقسيمه أو تعداد أجزائه، باستعمال الألفاظ، أو الحروف أو الأرقام أو الرموز، كما في الجدول الآتي: النوع التَّعداد اللفظي التعداد الحرفي (الأبجدي) التعداد الحرفي (الألفبائي) التَّعداد الرقمي (عربي) الهيئة أولًا، ثانيًا.... ، الأول، الثَّاني...، ، أحدهما، آخرهما...، الأول، الآخر. أ، ب، ج، د، ه ، و ، ز ، ح، ط، ي .. ه، و، ز، أ ب، ت، ث، ج، ح، خ، د، ذ، ر .. 987654321 ,XII, XI, X, IX, VIII, VII, VI, V, IV, III, II, I ... التعداد الرقمي (الروماني) التَّعدَادِ الرَّمزي (النُّقطي) باستخدام بعض الرموز المُتعارف عليها ) - .(- كتابة التاريخ: تُكتب الشُّهور بالحروف وليس بالأرقام وفق التَّقويم الرسمي للمملكة العربية السعودية، وهو التقويم الهجري (تقويم أم القرى)، ويُذكر اليوم ثم الشَّهر ثم السَّنة مثال: (9محرم1446هـ). 89 69 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

وفي المكاتبات والتَّقارير الرسمية يُذكر التاريخ الهجري أولا تتبعه كلمة (الموافق) ثمَّ التَّاريخ الميلادي، مثال: (9 محرم 1446هـ الموافق 15 يوليو (2024م ، أما في المطبوعات الأخرى، مثل: الصُّحف والمجلات فيكتفى بوضع التاريخ الميلادي بين قوسين مثال : 9 محرم 1446هـ (15 يوليو 2024م). تكتب الشهور بالحروف في المكاتبات والتقارير الرسمية في 21 ربيع الأول 1439 هـ 12 ربيع الأول 1439هـ الصحف والمجلات 12 ربيع الأول 1436 هـ الموافق 9 ديسمبر 2017 م (3) يناير 2017م) نشاط تطبيقي: أعيد كتابة التَّواريخ بالطريقة التي تعلمتها: تكتب الشهور بالحروف في المكاتبات والتقارير الرسمية في الصحف والمجلات كتابة الشهور: -1446-3-1 _1446-4-1 _1446-5-1 الشُّهور: تُكتب أسماء الشُّهور الهجرية بالعربية، وقد تُكتب معها أسماء الشُّهور الميلادية. أسماء الشهور الهجرية -محرم-صفر - ربيع الأول - ربيع الآخر - جمادى الأولى -جمادى الآخرة-رجب-شعبان-رمضان-شوال-ذو القعدة- ذو الحجة. أسماء الشهور الميلادية يناير - فبراير -مارس-أبريل-مايو-يونيو-يوليو - أغسطس - سبتمبر - أكتوبر-نوفمبر-ديسمبر. كتابة التاريخ الهجري: يفضل كتابته في سطر واحد. التاريخ: 18 ذي الحجة 1439 هـ 90 06 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

كتابة الوقت يفضل كتابة الوقت بالحروف، وفي حال الاضطرار إلى كتابة الوقت بالأرقام، تُستخدم النُّقطتان للفصل بين الساعات والدَّقائق والثَّواني، مع ملاحظة أن الوقت هنا يُقرأ من اليسار إلى اليمين. وتستخدم (ص) اختصارًا لـ (صباحًا) و (م) اختصارًا لـ(مساء). يكتب الوقت بالأحرف بدأت الجلسة الساعة في حال الاضطرار إلى كتابة الوقت بالأرقام 10:30:15 العاشرة والنصف صباحًا إثراء ص (أي: العاشرة وثلاثون دقيقة و 15 ثانية صباحًا الجمل الجاهزة في الرسالة الإدارية: هي صياغة للكلام بأسلوب غير مباشر للطلب أو إعطاء الأمر، بحيث تكون أكثر تهذيبا ولباقة، مثل: الجمل الجاهزة (غير المباشرة) الجمل الجاهزة (المباشرة) للاطلاع وإكمال اللازم يشرفني أن أحيطكم علما أود أن ألفت انتباهكم إلى ب يطيب لي أن أطلعكم على أرجو أن تتفضلوا بتلبية طلبي وعليه نأمل موافاتنا بـ نرجو التكرم بالموافقة على اطلعوا وأكملوا اللازم اعلموا بـ أنبهكم إلى اطلعوا على لبوا طلبي وافونا بـ وافقوا على ويمكن تصنيف الجمل الجاهزة بحسب موقعها من الرسالة الإدارية، إلى (المقدمة - العرض الخاتمة)، كما يأتي: أولا الجمل التي ترد في المقدمة: وهي التي تستهل بها الرِّسالة الإدارية، وتنقسم إلى: 1. جمل مع وجود مرجع وتستعمل في مقدمة الرسالة، وتذكر المرجع المستند إليه، مثل: إشارة إلى رسالتكم - ردًا على رسالتكم...-إجابة على استفساركم...- إلحاقا لـ...-تبعًا لـ...-استنادًا إلى...-تذكيرًا بـ...-وفقًا لـ...-بناءً على...- في إطار التعاون الخاص بـ... 91 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

92 92 2 جمل دون الرجوع إلى مرجع: ويكون موضوعها من دون سند معتمد، مثل: يشرفني أن أحيطكم علما بـ ... يسعدني أن أتقدم إلى سعادتكم... - يسرني أن أرفع إلى شخصكم الكريم... - أتشرف بإبلاغكم بأن ... أود أن ألفت انتباهكم إلى...- يطيب لي أن أطلعكم على... ثانيًا: الجمل التي ترد في العرض وهي جمل تأتي صلب الرسالة الإدارية، ومن أمثلتها: لذا ينبغي -... وعليه فإنه تقرر ...-وفي هذا الصدد -... ولهذا الغرض ...- ونتيجة لذلك ولا يفوتني أن .... أذكركم ب...- وبالرجوع إلى النظام... وبالإضافة إلى ذلك...- أو إضافة إلى ثالثا: الجمل التي ترد في الخاتمة: ومن أمثلتها: وتقبلوا تحياتي... وأخيرًا -... وختامًا...- أو وفي الختام...- ونتيجة لذلك...- أرجو أن تتفضلوا بتلبية طلبي...- وعليه نأمل موافاتنا ....- وتقبلوا فائق الاحترام والتقدير. نشاط إثرائي مواضع علامة الترقيم: النقطتان (:) الموضع بعد عنوان الموضوع المثال الشيب الموضوع: جائزة الموظف المتميز جاء بعدها شرح للموضوع بعد الرَّقم، والتاريخ، والمرفقات في الترويسة الرقم: التاريخ: المرفقات جاء بعدها شرح للموضوع السلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد كلمة: (وبعد) في التَّحية جاء بعدها شرح للموضوع بعد: أولا وثانيًا: بعد الوقت الساعة والدقيقة وبعد: أولا: حسن التعامل... ثانيا: إتقان العمل... للفصل بين الساعة، والدقيقة جاء بعدها تعداد (تقسيم) والثانية تقسيم الوقت الساعة 8:30:253 ص وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

المملكة العربية السعودية شركة التميز الموارد البشرية المكرمون موظفو الشركة جميعهم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد: شعار الرق التاريخ: المرفقات الموضوع: جائزة الموظف المتميز حفظهم الله ستقوم الشركة باختيار الموظفين المتميزين بتاريخ 1 ذي الحجة 1446هـ، الساعة 8:30:25 ص، وقد وضعت الشَّركة مجموعة من المعايير والشُّروط للاختيار، هي: أولا: حسن التعامل مع المرؤوسين والزملاء اء والمراجعين، والتمتع بدماثة الأخلاق، وخلو سجل الانضباط الوظيفي من أي ملحوظات ثانيًا: إتقان العمل، وتميزه فيه، وقد وضعت الشركة مجموعة من المواصفات للموظف المتقن للعمل، هي: .1 الالتزام بالحضور والانصراف في الوقت المحدد. 2 تنفيذ العمل بجودة عالية، وهذه الجودة تعني تنفيذ العمل من أول مرة وفي كل مرة بلا أخطاء. الإبداع والتميز، والإتيان بالجديد. نأمل من الموظفين الحضور. وتقبلوا تحياتي. رئيس قسم الموارد البشرية التوقيع م خالد ... 93 33 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

56 94 نشاط تطبيقي: بالتعاون مع زملائي أعيد كتابة الرسالة الإدارية الآتية، مراعيًا تنظيم محتوى الرسالة الإدارية: سعادة/ المكرم/ السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،، المحترم المحترم نظرا لما لوحظ في الآونة الأخيرة من عدم التقيد بالفترة المحددة لرفع مسوغات ترقية الإداريين التي حددت من مقام الوزارة بمحضرين في كل سنة يتم إغلاقهما في 1/29 وفي 7/29 على التوالي وتحديد فترة الرفع لمن يكمل المدة النظامية بثلاثة أشهر قبل إغلاق كل محضر وليس كما هو معمول به في السابق والتي كانت فترة الرفع قبل إكمال المدة النظامية للموظف طالب الترقية بثلاثة أشهر. عليه نهيب بالجميع التقيد بالفترة المحددة وعدم الرفع إلا للموظفين المكملين مدتهم النظامية مع مراعاة استيفاء مسوغات الترقية المطلوبة للإداريين. وتقبلو أطيب تحياتنا ،،،، وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

نشاط تطبيقي: أعيد كتابة الخطاب كتابة سليمة، مع الاهتمام بعلامات الترقيم. سعادة/ المكرم/ السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،، المحترم المحترم إشارة إلى التوجيهات الواردة إلى المديرية والتي تنظم آلية تسليم المعاملات الخاصة بالمراجعين لجميع الإدارات والأقسام والقطاعات التابعة للشئون الصحية. ونظرا لما يردنا من ملاحظات تتعلق بهذا الجانب حول قيام بعض الموظفين تسليم المعاملات لذوي الشأن بصفة مباشرة دون اتباع التعليمات الرسميه المنظمه لهذه الوقائع. عليه نأمل توجيه منسوبيكم بالالتزام بعد تسليم املعاملات مباشرة إلى المراجعين وإرسال المعاملات بالطرق الرسمية مع الاحتفاظ بحق المراجع في أخذ رقم وتاريخ الصادر لتسهيل مابعة معاملته لدى الجهات الأخرى. ولكم أطيب تحياتنا ،،،، 95 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

التقويم أكتب خطابًا يحتوي على فقرات، وتقسيمات، وتعداد رقمي، وتعداد نقطي: وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446 96 96

إثراء الخلو من الأخطاء: التأكد من صحة يجب أن تُكتب الرسالة بعبارات سليمة خالية من الأخطاء اللُّغوية وأخطاء الرسم، كما ينبغي المعلومات والبيانات التي تتضمنها الرَّسالة بمراجعتها أكثر من مرة، أو عرضها على أحد المختصين. من الملحوظات على الصياغة الأصوب أبعث إلى معاليكم برفقه أرفق لمعاليكم رقم... تاريخ البريد الإلكتروني التواصل على الجوال رقم الواضح في التقرير أرفق لكم نسخة... بطيه نسخة... إشارة إلى استُخْدِمَ أدعو وأرجو الله أن رسم -رفع مساحي كتبت التقرير في الصفحة نفسها شهد الوزير أثناء جولته التفقدية... لن أذهب نقرر الآتي هذا المشروع الجديد، الذي يهدف إلى... لمعرفة المعوقات ومناقشة سبل تذليلها رفع التقرير لذلك سنعتمد إلحاقا بكتابي العبارة أبعث لمعاليكم مرفقه ذو رقم... وذو تاريخ الإيميل للتواصل جوال الواضح من خلال التقرير أرفق لكم بإشارة طيه نسخة إشارة لـ تم استخدام أدعو الله وأرجوه أن كروكي كتبت التقرير في نفس الصفحة أثناء جولته التفقدية، شهد الوزير... سوف لن أذهب نقرر التالي هذا المشروع الجديد، والذي يهدف إلى... لمناقشة ومعرفة المعوقات رفع التقرير وبالتالي سنعتمد إلحاقا لكتابي 97 وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446

من الأخطاء اللغوية الشائعة الصواب ما عدا بناء - رجاء إن شاء الله شيء نرجو-ندعو الخطأ ما عدى بدءً بناءا - رجاءا إنشاء الله شيئ نرجوا ندعوا اللازم منسوبو المدرسة - معلمو الفصل - معدو التقرير يحيى (اسم) رسالة الرد الإدارية سوى الازم منسوبوا المدرسة - معلموا الفصل - معدوا التقرير يحي سوا هي رسالة إدارية (خطاب الرَّد) يُرَدُّ فيها على رسالة إدارية سابقة، وتلتزم بخصائص الرسالة الإدارية، وتستعمل فيها عبارة (إشارة إلى كتابكم أو رسالتكم، أو خطابكم مع ذكر رقم الرَّسالة السَّابقة، وتاريخها وموضوعها. الرسالة الإدارية الإلحاقية والهدف منها: متابعة رسالة إدارية سابقة لمعرفة ما اتخذ بشأنها من إجراء، أو لتوضيح أمر ما، أو لتصحيح وتستعمل فيها عبارة: إلحاقًا لكتابكم - أو رسالتكم أو خطابكم). 98 86 خطأ، وزارة التعليم Ministry of Education 2024-1446