تصنيف السجلات وحفظها وأرشفتها - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الثاني تصنيف السجلات وحفظها، وأرشفتها www.icm.edu.sa الأهداف استنتج مفهوم السجلات الإدارية أصنف أنواع السجلات الإدارية. أقارن بين أنواع المحفوظات. أعدد مراحل التنظيم الفني للمحفوظات. استنتج العلاقة بين الحفظ والفهرسة للوثائق الدرس النحلات الإدارية Administrative Theortal الوثائق أdircuments) الأرقعة (archives) الإخلاف (Adestruction الفهرسة (lindexing يعتمد عمل السكرتير على تنظيم العمل في سجلات وملفات مصنفة ومحددة بالإضافة إلى تقنيات الأرشفة والحفظ التي تساعد على الحصول على المعلومات اللازمة في الوقت المحدد. مفهوم السجلات الإدارية السجلات الإدارية هي مجموعة من المستندات والوثائق غير المتداولة التي تخص المنظمة، أو المكتب وتستعمل عاليا- عند عمليات اتخاذ القرار. كما تجمع السجلات الإدارية لأغراض تنظيمية مختلفة، وتختلف السجلات شكلا وحجما وفق كل منظمة أو مكتب وترتبط بالموضوع، أو نوع المستندات والوثائق. أنواع السجلات الإدارية للسجلات الإدارية عدة أنواع مختلفة يمكن تصنيفها أقساما وفق طبيعة المستندات ونوعها ومنها السجلات الآتية: سجلات اللوائح والسياسات تحوي الأنظمة واللوائح والسياسات والخطط وإجراءات العمل المعتمدة في المنظمة التي تنقذ من خلالها مسؤولياتها ووظائفها. كما تشمل التعاميم والتعليمات. سجلات التقارير: تحوي جميع أنواع التقارير التي تصدرها المنظمة أو المكتب مثل التقرير السنوي، وتقرير الأداء، والتقارير الدورية، وتقارير المشاريع، وغيرها من التقارير. سجلات الصادر والوارد: تحوي المراسلات الواردة. أو الصادرة من المنظمة أو المكتب. وتكون وفق التوجيهات المعتمدة في المنظمة أو المكتب وزارة اصلية 37 M

38 السجلات السرية تحوي مستندا يحمل خاصية السرية التي لا يسمح بالاطلاع عليها إلا لأشخاص محددين. وتعتمد درجات السرية المطلوبة للحفاظ على أمن المعلومات في السجل. وسلامتها. سجلات المشاريع تتضمن جميع المستندات الخاصة بالمشاريع التي تقوم بها المنظمة أو المكتب، ويمكن تقسيمها وفق نوع المشروع . السجلات المحاسبية: تحوي على المستندات الخاصة بالأمور المالية من مشتريات أو تعويضات. أو مستحقات للموظفين والمديونيات والقوائم المالية والميزانيات وغيرها من الأمور المالية. السجلات الإلكترونية: وهي السجلات التي تنشأ عن طريق الوسائل الإلكترونية، بما في ذللك الفاكس والبريد الإلكتروني والرسائل عبر الإنترنت والرسائل الإلكترومية المرسلة أو المستلمة. سجلات متنوعة وهي السجلات التي لا تغطيها أنواع السجلات الأخرى، وليس لها تصنيف ضمن قائمة بعينها، 1 ابحث مع مجموعتك عن أنواع أخرى من السجلات مع ذكر نوع الوثائق والمستندات التي تتضمتها. المحفوظات: الحفظ هو ترتيب الأوراق والمستندات والسجلات الأصلية، أو صور مها، وتخريتها في أماكن خاصة، وبطريقة معينة: للمحافظة على سلامتها من أجل سهولة الرجوع إليها بسرعة عند الحاجة سواء حفظها ورقبا، أم الكترونيا. الدلك يجب وضع نظام حفظ حزن ليتناسب مع أي تغير في الظروف، بحيث يسهل معرفة أماكن الملفات، وإعادتها إلى أماكنها بعد الاطلاع عليها. أنواع المحفوظات: محفوظات نشطة: هي الوثائق المتداولة التي يرجع اليها باستمرار لإنجاز المهام، وتكون تحت تصرف الموظفين مهامهم وتحصصاتهم الوظيفية وموجودة غالبا في كل إدارة. وزارة التعليم

محفوظات متوسطة النشاط هي السجلات والمستندات التي يرجع إليها في فترات متباعدة حسب طبيعة العمل. محفوظات غير نشطة هي السجلات والمستندات التي انتهى العمل بها، ولا يرجع إليها؛ إما لعدم الحاجة إليها، أو المرور سنوات طويلة عليها. ويمكن تقسيمها إلى قسمين: و مستديمة هي الوثائق التي انتهت إجراء انها لكن يحتمل الرجوع إليها مستقبلا مثل الوثائق التاريخية والوثائق التي تحمى حقوق المنظمة والعاملين بها. . منتهية هي التي لا يرجع إليها إطلاقا، ولابد من إتلافها نشاط 2 اذكر مثالين لكل نوع من أنواع المحفوظات وفق الجدول التالي: محمم كان الطم محدد ملات موك الان محمد كات من اسفله التنظيم الفني للمحفوظات: تنظيم المحفوظات في أي منظمة له ثلاث مراحل رئيسة هي: ا التصنيف: يقصد بالتصنيف تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وذلك للتعرف عليها، وتمييرها بسهولة عند الحاجة إليها. وتصنف بعدة طرق منها: التصنيف الموضوعي : أي تصنيف الملفات وفق موضوع محددا مثل الصادر الموارد التقارير وهكذا. التصنيف الجغرافي أي تصنيف الملغات وفق المناطق التي بها فروع للمنظمة سواء داخل المدينة الواحدة أم في مناطق ودول مختلفة. التصنيف الزمني: أي تصيف الأوراق أو الملفات وفق التاريخ والتسلسل الزمني مثلا بالشهر والبنية أو ريح سنوية، ونختص عادة بالأمور المالية مثل الإيرادات، أو المصروفات والميزانيات. وكذلك الخطط التشغيلية وزارة الوصل 39 13

40 التصنيف الأسمي: أي تصيف الأوراق والمستندات وفق الأسماء سواء لأشخاص، أم شركات، أم مشاريع. 2 الترقيم (الترميز) وتأتي هدي المرحلة بين التصنيف وإعداد الفهارس فهي مهمة في ترتيب الوثائق تبعا لترقيمها الذي سيكون أساسيا في إعداد المهارس لتلك الوثائق، ويعرف الترقيم (الترميز) بأنه وصنع رمور للوثائق، سواء بالأرقام الحسابية أم بالحروف الهجائية أم بالاثنين معا 3 إعداد الفهارس: عملية إعداد الفهارس هي المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات، وهي المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز. ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت وأقل جهد ومنها على سبيل المثال: فهرس السجل وهو دفتر مجلد أو أوراقى سائية - يسجل فيه السكرتير المسؤول عن الحفظ أسماء الملفات التي لديه وأرقامها، وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ، إلا أنه له بعض العيوب الواضحة عند استعماله: وهي صعوبة الإضافة إليه، أو الحذف منه، وكذلك تعرضها للتلف السريع، وقدم محافظته على سرية المعلومات: لأنه مكشوف الفهرس الآلي أو المحوسب عبارة عن فهرسة الملفات عن طريق الحاسب الآلي من خلال برامج خاصة، بإدخال البيانات. وتظهر البيانات للمستفيد على الشاشة. 3 اقترح تصميما لحفظ الملفات في مكتب مدير المدرسة أو الوكيل من خلال دراسة الحالة. قواعد عامة لحفظ الملفات والوثائق والمستندات وأرشفتها يرتبط جزء كبير من عمل السكرتير بالوثائق والمستندات والسجلات. وحفظها لذا يجب أن تكون لديه القدرة الكافية والمعرفة التامة بعملية الحفظ، وهناك عدد من القواعد الأساسية التي عليه الالتزام بها ومنها: . إجراء عملية الحفظ المرتب من خلال التقسيم الصحيح، والتصنيف الجيد الجميع الوثائق الواردة قبل الحفظ التأكد من أن الأوراق موضوعة في الملف الصحيح. وضع الأوراق في الملفات حب التعاقب الصحيح للتواريخ بحيث يكون المستند الأقرب عهدا فوق الأوراق كلها. وزارة التعليم . تجنب الملفات الكبيرة التي لا تصلح في الوقت الحاضر. d3 145

. ألا تستخرج أوراق تتخصية من أي ملف. وإن كانت هناك ضرورة فإنه يجب وضع ورقة في أول الملف وبدون بها بيانات الأوراق التي استخرجت. . القيام بالحفظ يوميا حتى يكون نظام الحفظ حديثا دائما. و عند حفظ الوثيقة يجب تحديد تاريخ ترحيلها وإتلافها لتسهيل عمليات الفرز والترحيل، والإتلاف. استعمال البرامج والتطبيقات الرقمية في عمليات الحفظ والأرشفة العلاقة بين الحفظ والفهرسة إن العلاقة بين الحفظ والفهرسة وثيقة فيما مكملان لبعضهما لأن الاختبار الحقيقي لأي نظام حفظ هو الوصول للأوراق والملفات في أسرع وقت ولأن عملية الوصول إلى هذه الأوراق والملفات هي آخر عملية من عمليات الحفظ والوظيفة الأساسية العملية الفهرسة في حصر الوثائق والمستندات الموجودة في المنظمة، أو المكتب، والفهرسة الصحيحة هي مفتاح الوصول إلى مكان الأوراق فالهدف الأساسي لعملية الفهرسة هو تسهيل البحث عن المعلومات. الأرشفة وإدارة الوثائق عملية الأرشفة توفر للمنظمة قاعدة بيانات كاملة ومعلومات شاملة تسهم في دقة اتحاذ القرارات وسرعتها وهي عملية تحزين البيانات والمعلومات التي تحد جزءا مهما من نظم المعلومات الإدارية، وهي أساس لإدارة المعرفة في المنظمة. ويتوفر حاليا عدد من برامج الأرشفة الإلكترونية وكذلك الأرشفة والتخزين السحابي. مفهوم الاتلاف هو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها. وأصبحت عينا ثقيلا على جهاز الحفظ. وتتلف الوثائق للأسباب الآتية: . عدم اهميه المعلومات التي تحويها الأوراق بالنسبة لأعمال المنظمة أو المكتب. أن تكون المعلومات التي تحويها الأوراق تعليمات قد العيت من مدة طويلة. . محددة بسترة زمنية حسب أهميتها. 4 نعيش الآن في عصر المعلومات استنتج من خلال البحث أنواع المعلومات الموجودة في المنظمات.

التقويم اكتب إيجابيات وسلبيات كلا من: فهرس السجل والفهرس الآلي المحوسب فهرس السجل الفهرس الآلي المحوسب الألماني له 2 من خلال اطلاعك والتعرف على السجلات الإدارية والمحفوظات والأرشفة، تقمص شخصية السكرتير. واكتب أهم السجلات موضحا أسماءها، والية حفظها، ومكانها). 42 وزارة التعليم