البيئة المكتبية - السكرتارية والإدارة المكتبية - ثالث ثانوي

الدرس الثاني البيئة المكتبية www.in.ed الأهداف أعرف البيئة المكتبية. أوضح التطور التاريخي للبيئة المكتبية. أمير البينات المكتبية النموذجية أحدد مواصفات البيئة المكتبية للسكرتارية. أعدد محتويات البيئة المكتبية. تقيم الدرس البيئة المكتبة office emiranpool) تعد البيئة المكتبية أساسا لنجاح سير الأعمال في المنظمات: حيث تنعكس جودتها وتكاملها على جودة أداء السكرتير لأن أعمال السكرتارية أصبحت فرعا من علم الإدارة. مفهوم البسة المكتبية هي مكان أداء الأعمال بما في ذلك المساحات المكتبية التقليدية، والمساحات المكتبية غير التقليدية، وكل ما يحيط بالموظف من عوامل سادية داخل المكتب يركز برنامج الملك سلمان لتنمية الموارد البشرية على البيئة المكتبية ونص في أحد أهدالله على تطوير بيئة العمل: تحقيقا لرؤية المملكة في هدفها العام تحسين جودة الحياة، لأن إتاحة بيئة العمل الملائمة للإنسان، وتطويعها لحاجاته وطاقاته وقدراته من أهم روافد جودة الأداء والقدرات التنافسية للمؤسسات والجهات المختلفة وتعتمد معظم الدول على ما يعرف بـ "الهندسة البترية"، أو "الإرجونوميكس" (Ergonomics), أو هندسة العوامل البشرية. أو البيانات الحيوية، وهو علم يهتم بتصميم المنتجات والالات والملابس والأشياء التي يتعامل معها البشر بما يحقق لهم الراحة والأمان، كما أنها تمارس بناء الآلات وتصميمها وتوزيعها في مكان العمل التلائم الجسم البشري، ولتكفل أداءه لعمله بأقل جهد. ولتوفر الله أكبر قدر من الأمان والراحة في الاستعمال: بما يحقق كفاءة العمل وفاعليته. تطور بيئة المكاتب يرتبط الأداء والإنتاجية ارتباطا ماشرا بيلة المكتب وتصميمه، فعندما يرتب المكتب ترتيا صحيحا فإنه - ف الواقع يعمل على إلهام الموظفين، ويأخذهم إلى مستويات جديدة من الإبداع والابتكار. كما تضمن المعلمات متنوعة في بيئة مكاتبها لتحسين طريقة عمل موظفيها، وتطوير العمل الذي يؤدوته أيضا. bila 15

16 كانت بدايات المكاتب مكونة من غرف ذات جدوان ممتدة من الأرض إلى السقف مرتبة لإنشاء مكاتب فردية فكل مكتب منها باب خاص به. وكلها منفصلة عن بعضها. وبعد ذللك رأى المصممون وأصحاب العمل فوائد حفص تلك الجدران الممتدة من الأرض إلى السقف، وأصبحت مقصورات تم فصل أعضاء فريق العمل (الموظفين) من ثلاث جهات بحدرات ذات ارتفاع متوسط : فتوفر الانفتاح على المكتب الرئيس، مما سمح للمدير أو الرئيس بمتابعة الموظفين مع توفير الخصوصية الفردية. وفي التسعينيات انهارت الخدران تماما وظهر مفهوم المكتب المفتوح وترتبت المكاتب في غرفة واحدة كبيرة وتوزعت بطريقة تعزز العمل الجماعي والتعاون، وكان لهذا التغيير أثر على الموظفين إذ استمتعوا بهذا الانفتاح الجديد كذلك رأي المديرون والمالكون فوائد في توفير التكاليف، والمرونة في المكتب المفتوح ساحل 1 ما المقصود بالهندسة البشرية؟ وما علاقتها بالبيئة المكتبية ؟ بيئة المكاتب النموذجية تعد البيئة المكتبية من أكبر المحفزات على العمل وزيادة الإنتاجية وسرعة أداء الأعمال ودقتها، ومن أهم ملامح هذه السلة المكتبة ما يلي: 1. توفير وصول سهل لجميع أجزاء المكتب: إذا كانت البيئة المكتبية مكونة من مساحة كبيرة ومفتوحة فمرت المكاتب أو الطاولات في مجموعات صغيرة مع وجود مساحة على كلا الجانبين؛ ليكون التنقل في المكتب أكثر سهولة 2. تقليل الضوضاء والحركة تؤثر الضوضاء والحركة. خاصة في المساحات الكبيرة - على تركيز الموظف، وإنتاجيته: لذا فإنه لابد أن تمارس آداب المكتب مثل احترام الخصوصية وإعطاء الأولوية للتنظيم، وهما أمران بالغا الأهمية لنجاح العمل, كما يمكن التقليل من تأثيرات الضوضاء والحركة عن طريق فصل المساحات الواسعة المفتوحة بالخزائن، أو النباتات أو الأرفف التوفير المساحة بين المكاتب. كما يمكن دعم الشعور بالخصوصية عن طريق فصل مناطق العمل الأثاث مثل خزائى الملفات أو خزانات التخزين. .. وزارة التعليم

3. خلو البيئة المكتبية من الفوضى يجب أن تكون السيئة المكتبية نظيفة ومنظمة إذ توتر البيئة المكتبية الفوضوية على سعادة الموظفين وإنتاجيتهم وكذلك تعطي انطباعا سلبيا لدى العملاء والمستفيدين والزائرين عن المنظمة ويمكن تنظيم المكتب بطرق سهلة وميسرة مثل تنظيم أسلاك الكهرباء والتوصيلات واستعمال الأجهزة اللاسلكية قدر الأمكان واستثمار حلول التخزين وتقليل العناصر الموجودة في المكتب وأن يكون لكل موظف مساحة تخزين خاصة به ومتابعة النظافة أسواء كان من يقوم بها شركة متعاقد معها، أم موظفون من نفس المنظمة) نشاط 2 ابحث عن طرق إبداعية للحفاظ على بيئة مكتب خالية من الفوضى. ثم وضح بأسلوبك كيفية تطبيقها 4 إنشاء مناطق المتواصل بين الموظفين العلاقات الاجتماعية عامل رئيس للإبداع في العمل، ويمكن تخصيص مساحة أو منطقة في البيئة المكتبة تمكن الموظمين من التحدث مع بعضهم والتعاون في مناقشة موضوع مستجد، أو أفكار جديدة، أو البحث عن حلول لبعض التحديات التي تواجههم في العمل مما يساعد في زيادة الإنتاجية وتحسين الأداء، ويمكن أن يكون تصميم المساحة مرنا كان يستعمل للقاء (4) موظفين للعمل معا. ويمكن إضافة مساحات لأداء الصلاة و التشارك بالأفكار والتعارف وزيادة الألفة بين الموظفين 5 خيارات الجلوس في أماكن العمل: مع انتشار التكنولوجيا سواء في الهواتف، أو في الأجهرة الذكية الأخرى كالجهاز اللوحي (Ipad)، والحاسوب المحمول (Laptop) وممارسة العمل عن بعد: لم يعد الموظفون مرتبطين بمكاتبهم ويؤدون بعض أعمالهم من مكان آخر غير المكتب إن مجرد التغير من الجلوس إلى الوقوف يساعد على زيادة مستويات طاقة الموظفين. ويمكن تجهيز البيئة المكتبية بمجموعة متنوعة من أماكن العمل، وخيارات المقاعد للموظفين: مما يمنح الموظفين المرونة التي يحتاجون إليها من خلال دمج مكاتب ذات ارتفاع قابل للتعديل، وطاولات متعددة الأشخاص، ومقاعد، و مجموعة متنوعة من خيارات الجلوس الأخرى في بيئة المكتب. باط 3 يتطلب عمل السكرتير الجلوس لفترات طويلة على كرسي المكتب، والعمل أمام جهاز الحاسب الآلي. ابحث في مصادر التعلم عن مواصفات كرسي المكتب، وطريقة الجلوس الصحي أثناء العمل وشاركهة رملا 1 13 17

18 الإضاءة والألوان. تلعب الإضاءة دورا حيويا في أداء الموظفين لأعمالهم. وسلوكهم.. فالمكاتب الحديثة معظمها تحتوي على نواد كبيرة تساعد في دخول ضوء الشمس وإذا لم يكن من الممكن دمج الإضاءة الطبيعية عبر النوافذ؛ فهناك خيارات أخرى باستعمال التقنيات الجديدة في الإضاءة التي تسمح لإضاءة المكتب بتقليد الضوء الطبيعي: إذ تتغير الإضاءة التكيفية تلقائيا وفقا للوقت من اليوم. إن الألوان إضافة مهمة لأي بيئة مكتبية، وتؤدي دورا مهما في الحفاظ على نشاط الموظفين وإنتاجيتهم؛ لذا يفضل أن تكون هناك مناطق بالمكتب ذات ألوان زاهية. البيئة المكتبية للسكرتارية للبيئة المكتبية والمكتب الخاص بعمل السكرتارية أهمية بالغة، فلابد من تصميمه وفق معايير للتميز في سرعة سير العمل، وتسهيل التركيز على إيجاد الحلول وإنجاز الأمور. إن البيئة المكتبة الإيجابية المسكرتارية تسهم في رفع معنويات العاملين والاحتفاظ بهم وزيادة إنتاجيتهم، كما أن لها تأثيرات هائلة على العلاقات بين السكرتارية والمديرين، وتسهم في تحقيرهم ؛ مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي لهم، وتعرز ولاءهم، وتقلل نسبة الغياب وات يمكن إدراك إمكانية العمل بفعالية من أي مكان، فيما تحتاج بعض المهام إلى وجود الموظفين في مكان العمل بصورة منتظمة. تتمثل العناصر الأساسية للمكتب في الموارد البشرية والأدوات المكتبية اليدوية والتكنولوجيا الإدارية مثل الحواسيب والبرمجيات ومعدات أخرى كالطابعات والماسح الضوئي والهاتف، والفاكس، إضافة إلى البيانات والمعلومات كالوثائق والمعاملات الواردة والصادرة، وعمليات المعالجة والتشغيل التي يقصد بها الإجراءات التي تعتمد على الدراسة والتحليل والتوثيق والتصنيف، والتسجيل والأرشفة الورقية، أو الإلكترونية، وترز، هنا أهمية ترتيب مكتب السكرتارية، وتنظيمه، إذ أن المكتب المنظم يشعرهم بالراحة والألفة؛ مما يؤدي إلى تحسين أداء السكرتير. فحين تكون الأدوات المكتبية مرتبة والمعاملات والوثائق مصنفة، يقل التوتر لدى السكرتير ويشعر بالاطمئنان ويسهل عليه الوصول إلى أي أداة أو معاملة. 4 اهتمت المملكة العربية السعودية من خلال رؤيتها 2030 محودة الحياة وما يتصل بها كبيئة العمل. حيي أصدرت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لائحة التنظيم الموحد لبيئة العمل في منشآت القطاع. الخاص من خلال الاطلاع على اللائحة والبحث في مصادر التعلم اذكر أبرز مكونات بيئة العمل النموذجية وزارة التعليم 231445

التقويم 1 ضع علامة صح (( أمام العبارة الصحيحة وعلامة (x) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي: أن تعطي الصورة العامة للبيئة المكتبة انطباعا عن مستوى اهتمام الجهة بموظفيها. ي ترتبط إنتاجية السكرتير بكبر مساحة مكتبه ج تعتمد المنظمات في تنظيم بيئة العمل على الطريقة التي تناسب إمكانات موظفيها د هناك علاقة طردية بين ارتفاع مستوى الإيجار وتوفر بيئة مكتبية مناسبة للعمل، ( ) ) ( ) ) 2 اكتب المفهوم المناسب لما يأتي: الحال الذي تعرفي الحصاد بايد الي والسعات والحراني وكلك والمحر تحسم أساسا، الله والسيريل المال كل الخل تعارف واسه من مفردات الله الطلابية 3. تحتوي البيئة المكتبية على مجموعة عناصر ناقش أهمية هذه العناصر. 190