تعريف الموردين المؤهلين - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

تعريف الموردين المؤهلين أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرا على: 1.2.3 شرح دور البنية التحتية للدعم المهبي 223 تحديد أنواع المؤسسات المختلفة المتاحة المتعاون عمد التخطيط لفعالية ما 3.23. تحليل قوائد الاستعانة بمورد خارجي Governmental Support Infrastructure Accreditation Turnaround Period Brief Production Company Party Planner Professional Events Organizer In-house Efficiencies Trade Convention المصطلحات الرئيسة بنية تحتية مدعومة حكوميا اعتماد فترة الدوران ملخص شركة الإنتاج مخطط الحفلات منظم فعاليات محترف داخليا كفايات تجمع مهني إدارة الفعاليات مرارة للسلطة 2.3 140

هدف التعلم 1.2.3 البنية التحتية للدعم المهني Professional Support Infrastructure شركات الفعالية مجزأة للغاية بسبب حجم صناعة الفعاليات ونطاقها واتساعها. وهيكلية "صناعة الفعاليات" ليست متمايزة فيما بينها، حيث يوجد العديد من الأجزاء التي يجب أن تعمل معا لإنشاء الكل، أدى ذلك إلى وجود العديد من الجهات التمثيلية المختلفة التي تمثل إما قطاعات محددة أو ذات غايات محددة. البنية التحتية للدعم الحكومي Governmental Support Infrastructure هناك عدة إدارات حكومية مختلفة، تضطلع كل منها بمسئولية مجال معين مثل الرياضة أو السياحة أو الثقافة أو الفنون وغيرها من بين العديد من الأدوار والمسئوليات المختلفة، تزوّد هذه الإدارات صناعة الفعاليات بينية تحتية مدعومة حكوميا Governmental Support Infrastructure ( نظم ومرافق مملوكة للحكومة. وهي ضرورية لدعم الأنشطة الاقتصادية. داخل وزارة السياحة، على سبيل المثال، توجد مجموعة كاملة من السلطات والمبادرات المختلفة التي تعمل منا لضمان تحقيق الإستراتيجية الوطنية للسياحة بنجاح وكفاءة. تجمع هذه المؤسسات المعلومات وتعزز الفعاليات التي تقيد السياحة وتدعمها . الاعتماد الحكومي Government Accreditation تقدم كذلك الحكومة الاعتماد Accreditation (الاعتماد الرسمي لدورة تدريبية أو برنامج دراسي وهو إقرار خارجي بتحقيق مجموعة من المعايير التي تمنح ترتيبا أو المطلوبة لأداء نشاط. يسعى الاعتماد الحكومي إلى ضمان التقييم العادل لطالب من مدرسة أو برنامج تدريبي وبالمعايير نفسها مثل أي طالب آخر يحصل على المؤهل. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 141 alya التصليح

142 يساعد الاعتماد الحكومي مدير الفعالية على تحديد المستوى التعليمي المحتمل لمورد محتمل المورد الحاصل على دبلوم المدرسة الثانوية مثلا، معرفته على الأرجح مختلفة عن معرفة المورد الحاصل على درجة الماجستير، ما يشير إلى مستوي القدرة التي يمكن توقعها . الروابط المهنية Trade Associations الرابطة المهنية مؤسسة غير ربحية تتألف من مجموعة من الشركات أو الأفراد أو كليهما معا ممن تجمعهم اهتمامات مهنية مشتركة. يمكن أن تكون إقليمية ( مثل غرفة الرياض التجارية)، أو وطنية (مثل الهيئة العامة السعودية للمعارض والمؤتمرات)، أو حتى دولية على حسب حجم الرابطة ونطاقها، تسمح هذه الروابط للمؤسسات التي تكمل بعضها البعض بمشاركة جهات الاتصال التجارية وتطوير علاقات العمل في الحالات التي تتطلب تخصصات متعددة. على سبيل المثال، داخل الغرفة التجارية في الرياض، سيتمكن أخصائي الصوت الذي يحتاج إلى مساعدة فني بصري لإنشاء منتج وسائط متعددة من العثور على زميل موثوق بكل سهولة. تسمح الغرفة بإجراء الاتصالات وتبادل السمعة. الجهات المهنية Professional Bodies الجهات المهنية هي الاتحادات المهنية والجمعيات العلمية والمنظمات للمحترفين ذوي المهارات أو المؤهلات الخاصة. تختلف عن الروابط المهنية في أن العضوية تقتصر على تخصص معين من الأمثلة على الجهات المهنية في المملكة العربية السعودية، الهيئة السعودية للمهندسين التي تعمل على النهوض بمهنة الهندسة. تضع الجهات المهنية معايير الكفاءة المهنية التي يجب على الأعضاء الوفاء بها للاحتفاظ بالعضوية. يمكن الاحتفاظ بهذه المعايير من خلال تحقيق مؤهلات محددة، والتي تميز المتدربين عن الخبراء، وكذلك من خلال التعليقات الواردة من أرباب العمل السابقين وقبول قواعد سلوك محددة. يحصل الأعضاء نظير الحفاظ على المعايير وتلبية المتطلبات على مزايا مثل الترويج لتخصصهم أو لأنفسهم على موقع (مواقع) الجهة المهنية. يساعد التسويق على هذا النحو في وظائف المتخصصين ويسهل على مديري الفعاليات إيجاد مجموعات المهارات المحددة المطلوبة مع توصية بالكفاءة. إدارة الفعاليات حرارة للكلية

مهارات إدارة الفعاليات الاختيار يضطر مديرو الفعاليات دوما إلى الاختيار بين الموردين المختلفين الذين يقدمون منتجات وخدمات مماثلة. كيف يقرر مدير المعالية الخبار الأكثر ملاءمة؟ ما معايير الاختيار الأكثر أهمية؟ هل معايير الاختيار هذه ثابتة أم متغيرة حسب المخرجات النهائية المطلوبة؟ نقطة تحلق الشرح معايير الاختيار التي ستستخدمها لتحديد الموردين الإطلاق منتج العلامة تجارية كيري. لماذا وجد انواع مختلفة من السي المحتياء للدعم المهنية هدف التعلم 2.2.3 المؤسسات التي يمكن أن تساعد على التخطيط للفعالية Organizations That Can Help with Event Planning تطورت المؤسسات مع نمو صناعة الفعاليات لتلبية الحاجات المتنوعة لمخططي الفعاليات ومديريها. لا تحتاج الفعاليات الصغيرة أو الداخلية للشركات مجموعة متنوعة من الموردين والمهارات، أما الفعاليات الأكبر والأكثر تعقيدا فقد تحتاج قدرا كبيرا من الإدارة والخبرة قد يحتاج مدير الفعالية إلى طلب المساعدة الخارجية من الموردين مثل: . شركات إدارة الفعاليات. . شركات الإنتاج. شركات تموين الفعاليات . منظمي الحفلات ومنظمي الفعاليات المحترفين. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 143 حرارة البصلية

144 شركات إدارة فعالية Event Management Companies تنمو شركات إدارة الفعاليات من مقدمي الخدمات ذوي الصلة الذين تطوروا إلى تقديم فعالية كاملة. يُستعان بشركات إدارة الفعاليات عندما يكون لدى المنظمين متطلبات الفعاليات رئيسة أو لفعاليات ضخمة أو لإطلاق منتج يتطلب تصميم متخصصين وابتكارهم تتمثل فائدة وجود شركات إدارة الفعاليات في مجموعة الخبرات والأفكار والتجارب التي يمكن الاعتماد عليها لتوفير الوقت في البحث عن العناصر الفردية وتنظيمها. يفيد هذا الأمر في حالة محدودية فترة الدوران Turmaround Period الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية). وارتفاع التوقعات. قد تشمل الفعاليات التي يُطلب فيها موضوعات محددة مجموعات متخصصة، وأزياء للمشاركين ومجموعة من متطلبات الدعم للترفيه من مؤثرات خاصة وإضاءة. إنشاء فعاليات خاصة من هذا النوع أمر مكلف وشديد التعقيد ويتطلب تخطيطا بالغ الدقة. سيضطلع مدير الفعالية الذي تستعين به شركة كبيرة بمسئولية تقديم ملخص Brief (مستند) أو مواصفة يعدها العميل ويذكر فيها اشتراطاته لفعالية وضمان الالتزام بها بدلا من تنظيم الفعالية بنفسه. شركات الإنتاج Production Companies قد تنشأ عن الفعاليات الرئيسة الراقية عدة مشكلات فريدة تتجاوز مهارات مدير فعاليات عام، والذي قد يديرها بالتفويض أو حتى تطوعا . شركات الإنتاج Production Companies هي شركات استشارية خارجية تدير تنفيذ جانب مادي معين لفعالية وتقديمه، كما أنها قادرة على تجميع حلول واسعة النطاق من الدعم الفني لفعالية في حزمة واحدة بإنجاز مهام مثل: . إنتاج الفعالية، ويشمل إعداد الميزانية والجدول الزمني وأنشطة ما بعد الإنتاج. . توفير المنصة والإضاءة ونطاق النظام السمعي البصري اللازمين للإنتاج والفعاليات فائقة الجودة. إدارة الفعاليات درارة التعليم

إدارة المكان. فقد ترغب المؤسسة في الحصول على مكان فريد أو غير معتاد الإقامة الفعالية وهو ما يحتاج إلى خبرة متخصصة. - إدارة الجمهور في مجالات مثل التسويق والتوزيع، وإصدار التذاكر والإشراف، وتوفير حجز مقاعد كبار الشخصيات، أو التوزيع على أماكن الإقامة. العثور على الموارد البشرية وتوريدها، وإدارتها ( بمن في ذلك الموردون) اللازمين للعمل لفعالية ما، وتحمل مسئولية الأجور والتوقيت ومواعيد العمل. الفارق الرئيس بين شركات إدارة الفعاليات وشركة الإنتاج أن شركة الإنتاج يُستعان بها لأجزاء من الفعالية فقط، أما شركات إدارة الفعاليات فيستعان بها لتتولى مسئولية إدارة الفعالية بالكامل. ما أنواع الفعاليات التي قد تتطلب دعماً احترافيا في المنصة والإضاءة والصوت؟ عرض الضوء في مهرجان جدة التاريخي. ليم 7073

146 الشكل 3-2 مزايا وعيون مختلف أوضاع التوريد وضع التوريد الموظفون داخل الشركة شركات تموين فعالية Event Catering Companies طريق التموين هو على الأرجح أحد الموردين الأكثر تعقيدا وأهمية الشمالية. لن يفكر الجمهور كثيراً في نظام الصوت أو النظام السمعي البصري، ولكن سيتذكر على الأرجح جودة التموين وسيناقشها لفترة طويلة بعد الفعالية وقد تؤثر كثيرا على سمعة المضيف. هناك ثلاث طرائق رئيسة يمكن من خلالها توفير خدمات التموين: الموظفون داخل الشركة والمقاولون والموردون المخصصون يشرح الشكل - كل وضع من أوضاع التوريد هذه مع بيان مزايا وعيوب كل منها : عندما يكون فريق عامل دائما في المكان. المقاولون المزايا العيود يمكن الاعتماد عليهم للعمل مع قد لا يتمتعون بالمهارات الضرورية تلك المؤسسة فقط لذلك ستختفي المجموعة واسعة من متطلبات مشكلات التوافر . الطهي. مثل الممون الفاخر أو ممون الجملة. سيتحملون المسئولية النهائية عن تكلفة الاحتفاظ بها قد تتجاوز ليسوا موظفين في المؤسسة المضيفة جودة الطعام وعقود عمل طاقم ولكنهم يتمتعون بعلاقة ممتدة لتوريد التموين وأي تأمين ضروري متطلبات التموين وإدارتها المخصوص نادرا ما تستعين المؤسسة تكلفة فريق داخلي. بامكانهم تلبية المتطلبات اللازمة. قد لا يكونون متاحين في توقيت يمكن الاستعانة بهم لتنفيذ متطلبات طلبهم، كما أن تكلفة أجرهم قد بالمتخصصين ولكنهم قادرون على معينة غير اعتيادية، مثل الممون تلبية متطلبات محددة أو لمرة واحدة أو الفاخر أو ممون الجملة. تكون باهظة. الفترة قصيرة قد يختار مدير الفعالية أيا من الخيارات المذكورة سابقًا تبعا لمتطلبات الفعالية المخصوصة : ما أهداف الفعالية من المشاركون؟ ما حجم الفعالية؟ ما مدى تعقيد تقديم خدمات التموين؟ أحيانا تكون الخيارات الثلاثة مطلوبة في وقت واحد. ولكن هذا نادر وسيتولى شخص واحد أو مؤسسة القيادة وإدارة وظيفة التموين إدارة الفعاليات حرارة التصليح

منظمو الحفلات ومنظمو الفعاليات المحترفين Party Planners and Professional Events Organizers تركز شركات إدارة الفعاليات وشركات الإنتاج على الفعاليات الرئيسة والضخمة وهناك مجموعة من المؤسسات الأصغر وحتى الأفراد ممن يقدمون الخدمات المتعلقة بالفعاليات. مخططو الحفلات Party Planners منظم الحفلات والفعاليات الاجتماعية للآخرين) يركزون أساسا على سوق الفعاليات الشخصية. ينظمون الحفلات الخاصة وحفلات الزفاف. يستعين بهم العملاء ممن لا يعرفون الموردين أو ليس لديهم الوقت للبحث وتنظيم العناصر المختلفة. أساسيات التخطيط لحفلة ما لا تكون صعبة، ولكن باستطاعة مخطط حفلات محترف أن يحول حفلة جيدة إلى حفلة رائعة بل ويمكنه خلق مساحات للتوفير في التكاليف والعثور على موردين محددين من خلال معرفته المهنية. منظمو فعاليات محترفون Professional Events Organizers ينفذون العمل نفسه ولكنهم يستهدفون سوق الشركات. قد يتمتع هؤلاء المنظمون بخبرة في أنواع معينة من الفعاليات مثل إطلاق المنتجات والتي قد تحتاج إلى اتصالات مكثفة في صناعة الإعلام بهدف اكتساب التغطية والإعلان أو المسابقات الرياضية. والتي قد تحتاج إلى معرفة بمرافق التدريب ومتطلبات غذائية محددة تؤثر على التموين وما إلى ذلك. مخططو الحفلات ومنظمو الفعاليات المحترفون معتادون على هذا العمل أكثر من الشخص العادي، الذي قد يخطط للفعاليات لمرة واحدة أو على فترات متباعدة وقد يضطر بخلاف ذلك إلى الاعتماد على الأصدقاء والعائلة للمساعدة. قد يؤدي هذا إلى عدم تحقيق أهداف الفعالية. مهارات إدارة الفعاليات الحجم تجاج بعض الفعاليات إلى مدير واحد البديرها بمفرده (مع بعض المساعدين أحيانا ) . وبعضها الآخر يحتاج إلى تنظيم أكبر بب حجمها ونطاقها وميزانيتها وأهميتها. حدد العوامل التي قد تدفعك إلى الاستعانة شركة إنتاج ( توفر عنصراً واحدا من الفعالية بدلاً من إدارة فعالية كاملة بنفسك أو الاستعانة شركة إدارة فعاليات تقدم الخدمات الكاملة. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 147 درار مالي

148 نقطة لحقل لم قد يستعين مدير الفعالية بالمؤات المهنية للمساعدة على التخطيط الفعالية عا؟ هدف التعلم 3.2.3 أهمية فهم مزيج مكونات الفعاليات Benefits of External Suppliers يمكن أن يكون لشركة فعاليات موردون يعملون داخليا In-house، من توظفهم مباشرة شركة الفعالية ذاتها على سبيل المثال. يمكن لشركة فعاليات أن توظف خبير ألعاب نارية داخليا، أو فريق تموين داخليا وغيرهما، ومع ذلك، في معظم الحالات، ليس من العملي لشركة فعاليات أن تحتفظ بمجموعة كبيرة من الموردين كموظفين دائمين. تشمل عيوب الفريق الداخلي ما يلي: زيادة التكاليف راتب الفرق الداخلية منتظم، مما قد يزيد من التكاليف الثابتة. عدم المرونة تباين الفعاليات في متطلباتها، وبالتالي قد لا تمتلك شركة إدارة الفعاليات المهارات أو الخيرة المتاحة داخليا. التوافر المحدود وجود فريق تموين هي الشركة سيقلل عدد الفعاليات التي يمكن للشركة تقديمها إلى فعالية واحدة في كل مرة. إدارة الفعاليات درارة الكليم

قد يفيد هذا مراكز المؤتمرات المتخصصة في أنواع معينة من الفعاليات ذات المتطلبات الأساسية ولكنه يمثل قيدا رئيسا لمدير الفعالية أو المؤسسة التي تستضيف أنواعًا متعددة من الفعاليات وأحيانا ذات حاجات مماثلة خلال الفترة الزمنية نفسها. لذلك يُفضّل الموردون الخارجيون في هذه الحالات لأنهم يقدمون عدة كفايات Efficiencies (الإنتاج المخرجات المرغوبة بأقل هدر)، والتي تشمل: تكاليتا أقل تكلفة الموردين الخارجيين غير متكررة ولفترة محدودة قد تكون باهظة الثمن لكل فعالية ولكن أرخص من عقود الدوام الكامل. التخصص من الممكن توظيف الموردين الذين يستوفون المتطلبات الدقيقة للعميل بدلا من التموين العام. ويمكن اختيار مطابخ معينة. التوافر في حالة إقامة عدة فعاليات يمكن الاستعانة بعدة موردي فعاليات لضمان تموين جميع الفعاليات. الخبرة الموردون خبراء في محالهم الخاص ويتمكنون من تنفيذ المشروع أو الفعالية أو الخدمة بأرقى مستوى. المساءلة في حالة فشل المورد في استيقاء شروط العقد . يمكن تطبيق العقوبات التي قد تقلل التكاليف المتكبدة. ويمكن العثور على موردين بدلا - بأقل قدر مطلوب من التدريب والتكلفة. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 149 درارة اليلي

150 التجمعات المهنية Trade conventions التجمع المهني Trade Convention هو معرض لصناعة معينة لا يسوق للعامة ينظم لتجتمع المؤسسات والشركات من مجال معين لعرض خدماتها أو منتجاتها وعرض التطورات التقنية ومناقشة الموضوعات المهمة في مجالها. تقد التجمعات المهنية - نظرا لما تقدم - أماكن مثالية لمديري الفعاليات للتعرف على الموردين المحتملين للفعاليات المستقبلية أو المخطط لها. يتعرف مديرو الفعاليات على الموردين القادرين والمتوافرين في حدود ميزانيتهم ثم يقيمون علاقات تجارية داخل مجال معين نقطة نحقق لم يقدم الموردون الجارحيون مزيدا من المعروبة لمديري المماليات؟ ..... أمور تخطيطية المبية حاجات الموردين والعارضين موردو الفعاليات والعارضون خبراء في مجالهم، يتزايد الطلب على أصحاب السمعة الممتازة. الفعاليات قد تكون المصدر الرئيس للدخل أو العرض الموردين، لذلك يكونون انتقائيين بشدة في اختيار الفعاليات التي يعملون معها. يعتمد قرار المورد بالعمل مع فعالية معينة من عدمه على أمور منها: مستوى التنظيم والتخطيط. ه مخرجات فعاليات تاريخية ممائلة. مستوى التسويق المقترح ماذا تعتق؟ فكر في فعالية أقيمت مؤخرا في اعتقادك ما الذي جذب الموردين إلى العمل مع هذه الفعالية أو فيها أو منعهم من ذلك؟ إدارة الفعاليات حرارة التعليم

2.3 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1 الاعتماد الحكومي مصمم لأجل ل استخدامه كاداة مبيعات. ب توليد الدخل للمؤسسات الحكومية. ح ضمان الحفاظ على المعايير عند المستويات المتوقعة. د. تطوير العلاقات التجارية 2 أي مما يلي لميست ميزة الشركة إنتاج ؟ وضع الميزانية والجدول الزمني وأنشطة ما بعد الإنتاج. ب تصميم الخلفية والمنصة والإضاءة. ج إدارة الجمهور. د. إدارة الفعالية بالكامل. التفكير الناقد لم يستطيع الموردون المتخصصون تلبية الحاجات الدقيقة للعميل ؟ 4 ما وجه استفادة مدير فعالية من حضور تجمع مهني؟ اكتب أكثر من إجابة. الفصل 3 الموردون في صناعة الفعاليات 151 درار مالي