إعداد الميزانيات - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa إعداد الميزانيات أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.2.6 شرح أهمية الميزانية لأغراض تخطيط الفعاليات. 2.2.6 وصف مشكلات الميزانية التي يمكن أن تؤثر على الفعالية. 3.2.6 مناقشة أهمية الميزانيات الفعالة وإدارة التدفق المالي للفعاليات. Quote Margin of Safety Cost-benefit Analysis Panic Payment Cash Surplus Deficit Contingency Fund المصطلحات الرئيسة عرض السعر هامش الأمان تحليل التكلفة والفائدة مدفوعات بسبب الهلع نقدية فائضة عجز تمويل الطوارئ إدارة الفعاليات 2.6 328

329 هدف التعلم 1.2.6 أهمية ميزانيات الفعاليات The Importance of Event Budgets التخطيط المالي Financial Planning يُعد التخطيط المالي والرقابة المالية الجيدة من الجوانب المهمة في عملية إدارة الفعالية، إذ يحتاج المنظم إلى معرفة المبلغ الذي يمكن إنفاقه حتى عند تنظيم فعالية شخصية صغيرة. فالرقابة المالية الجيدة مهمة لنجاح الفعالية، حتى تلك التي لا تهدف إلى تحقيق الربح. تركز الفعاليات المخططة على مجالين من مجالات الميزانية والتي تكون موجهة نحو التكلفة أو الإيرادات، وعادةً ما تتطلب الفعاليات هذين الأمرين مع إجراء تقييم دقيق للدخل والنفقات والأرباح المحتملة، بالإضافة إلى تحقيق فائض مستهدف أو نقطة تعادل اعتمادًا على نوع الفعالية. التخطيط والإعداد Planning and Preparation تتطلب الميزانيات جمع قدر كبير من المعلومات وتعلم التقنيات الجديدة والتي لا تكون واضحة في البداية. ومع ذلك الميزانية مهمة للغاية لنجاح الفعالية، وينبغي تخصيص الوقت والجهد في الإعداد الدقيق لها. ويمكن أن يساعد ذلك على تجنب الأخطاء الشائعة التي يرتكبها مديرو الفعاليات عديمو الخبرة (انظر الشكل 6-2 . تجاهل أهداف الفعالية وطلب السلع غير الصحيحة تحديد أسعار التذاكر والبيع المباشر دون حساب التكاليف عدم تحديد النطاق الكامل للتكاليف، بما في ذلك السلامة أو الأمن أو الضرائب نقص رأس المال أو إنفاق الأموال مع عدم أموال التمويل الأولي الحصول على الإيصالات أو التدفقات النقدية أو الفواتير، مما يؤدي إلى عدم وجود دليل على الإنفاق والتكاليف اللازمة لمراحل التخطيط والإعداد الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات الشكل 6-2 أخطاء إعداد الميزانيات الشائعة

330 تحقيق الأهداف المالية Meeting Financial Objectives ربما تكون الميزانية المخصصة لإحدى الفعاليات بسيطة مثل قائمة الإيرادات والتكاليف أو ربما تكون معقدة للغاية، وينبغي تحديدها في كلتا الحالتين مع وضع أهداف الفعالية في الاعتبار. فليس من المناسب إنشاء ميزانية يُتوقع فيها ربح كبير إذا كانت الفعالية لأجل الترفيه العام وتهدف فقط إلى توليد فائض صغير أو نقطة تعادل لأن تحقيق ربح كبير يؤدي إلى الاضطرار وفرض سعر تذكرة مرتفع للغاية. لذا ينبغي لمديري الفعاليات طرح الأسئلة الآتية على أنفسهم: . ما الهدف المالي؟ هل الهدف من الفعالية هو كسب المال أم مجرد تغطية تكاليفها ؟ إذا كان الهدف هو تغطية التكاليف، فما المبلغ الإجمالي الذي يمكن إنفاقه، سواء من قبل العملاء أو اللجنة المنظمة؟ اتخاذ قرارات التسعير Making Pricing Decisions في الفعاليات المدفوعة، تُعدّ مشكلة تحديد سعر التذكرة مصدرًا متكررا للنقاش، وقد يتم أحيانًا قبل إجراء أي محاولة لتحديد التكاليف. وهذا خطأ شائع جدًّا، ويرجع جزئيًّا إلى أن المنظمين يخطئون في اعتباره الأكثر أهمية. إن جعل سعر التذكرة رخيصًا لا يضمن توافد الزوار لشرائها، وغالبًا ما يستند هذا القرار إلى رأي غير مطلع، إذ لا يعتمد على تقدير دقيق للتكاليف الواردة في الميزانية، ولا يعكس بالضرورة ما ستكون السوق المستهدفة مستعدة لدفعه. لذا ينبغي إدراج التكاليف أولاً وبدقة، ويمكن القيام بذلك عن طريق الحصول على عروض أسعار مقدرة وذلك لأكبر. عدد ممكن من أنشطة الفعالية إذ إنه يصعب الوصول إلى السعر الفعلي. عرض السعر Quote هو مستند يصدر من شركة إلى عميل يقدر سعر البيع قبل التزام العميل بالشراء، وغالبًا ما يكون الحصول على أكثر من عرض سعر خيارًا جيدًا. ويلزم تحديد المعايير بحيث يمكن إعداد الأسعار على أساسها ، ويشمل ذلك تحديد، على سبيل المثال، ما إذا كان من المهم الحصول على أرخص الأسعار أو أفضل جودة للسلع أو الخدمات. وبناءً عليه، يمكن تقييم النفقات، وعندها يمكن تقدير سعر التذكرة مع مراعاة أعداد عروض الحضور المتوقعة. إدارة الفعاليات

نقطة التعادل Breaking Even مع أن نقطة التعادل مسألة أساسية إلا أنها لا تفهم جيدًا أحيانًا. على سبيل المثال، لنفترض أن التكاليف الإجمالية لفعالية ما تصل إلى 5,000 ريال سعودي وسيستوعب المكان 100 شخص. إذا بيعت 100 تذكرة بسعر 50 ريالا سعوديا فيمكن تغطية التكاليف من الناحية النظرية، لكن في حالة 99 تذكرة فقط من أصل 100 بيع تذكرة، فستحدث خسارة . لذا يلزم مراعاة نقطة التعادل الواقعية بهامش أمان Margin of Safety معقول قيمة مبيعات الشركة التي تتجاوز نقطة التعادل). في المثال المذكور أعلاه يكون هامش الأمان الواقعي 1,000 ريال سعودي، الأمر الذي يتطلب بيع | التذاكر بسعر 60 ريالاً سعوديا وليس 50 ريالا سعوديًا. وبهذه الطريقة، يتعين بيع 84 تذكرة فقط حتى تصل الفعالية إلى نقطة التعادل، وفي حال بيع جميع التذاكر فسيحقق منظمو الفعالية ربحًا قدره 1,000 ريال سعودي. يمكن استخدام مخطط نقطة التعادل للمساعدة على حساب ربحية الفعالية، ويوضح الشكل - مثالاً على مخطط نقطة التعادل. مخطط نقطة التعادل (الربحية) الدخل. إجمالي الربح التكاليف التكاليف المتغيرة التكاليف الثابتة هامش الأمان نقطة التعادل الخسارة 2,500 7.2,000 - 1,500- 1,000- 500 0 T 10 20 30 50 40 60 70 80 90 110 100 120 مراعاة التكاليف الإضافية Considering Ancillary Costs عدد الحضور التكاليف / الدخل (ريال سعودي) غالبًا ما يفشل مديرو الفعالية ممن لا يمتلكون الخبرة في مراعاة التكاليف الإضافية مثل التأمين أو الضرائب. وعادةً ، عندما يتحقق ربح في إحدى الفعاليات فيلزم فرض ضرائب عليه؛ لذا من المهم مراجعة هيئة الزكاة والضرائب والجمارك المعرفة الضرائب الواجب مراعاتها . الشكل 6-3 مخطط نقطة التعادل الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 331

332 وثمة حاجة إلى التأمين في الحالات التي يتحمل فيها منظم الفعالية مسئولية حادث أو إصابة، وبموجب قانون العمل السعودي يتحمل كل صاحب عمل مسئولية موظفيه والحوادث التي تحدث أثناء العمل. ويحدد القانون مقدار التعويض الواجب في كل حالة على حده، ويتمثل دور بوليصة التأمين ضد إصابات العمل في دفعه تغطية هذا الالتزام المالي. الميزانيات الأولية Preliminary Budgets يمكن إنشاء ميزانية أولية باستخدام نموذج الميزانية العامة (انظر الشكل 6-4)، والتي تساعد مخطط الفعالية على فهم المطلوب ضمن الميزانية ومعرفة المعلومات الناقصة أو غير الكاملة. بخصوص الفعاليات المدرة للربح، قد تُظهر الميزانية الأولية بعد تحديد جميع التكاليف أن رسم الدخول الأولي أو عرض سعر التذكرة غير كافٍ، والأهم من ذلك أن الميزانية الأولية سوف تسلط الضوء على هامش الأمان، ويمكن استخدام ذلك لقياس مستوى المخاطر في الفعالية المقترحة. ومن الضروري حساب كل تكلفة عند حساب إجمالي التكاليف، ومن المهم التأكد من فحص جميع التكاليف واكتمال القائمة بالفعل. هو الميزانيات التفصيلية Detailed Budgets مصطلح "التحكم في الميزانية" هو مصطلح شائع الاستخدام لكن غالبًا لا يُستخدم في الفعاليات، ويركز هذا المصطلح تركيزًا محدودًا على التكاليف أو النفقات، بينما يعتبر لتوليد الإيرادات ورؤية الصورة كاملة أهمية مماثلة في إدارة الفعاليات. وإذا كان الهدف من الفعالية هو التركيز على تقديم الجودة وليس تحقيق الربحية، فقد يؤدي التركيز على الحد من التكاليف إلى إلحاق الضرر بنجاح الفعالية فمثلًا ، لوقام مدير هذه الفعالية بشراء مواد رخيصة بدلا من المواد عالية الجودة فهو سيضر الفعالية . لذا فإن هناك أنواعًا معينة من الفعاليات تحكمها الإيرادات لا التكلفة. والميزانيات أداة إدارية يمكن من خلالها تحديد المسئولية عن الأنشطة المختلفة (مثل المبيعات أو التحكم في التكاليف) ؛ فهي طريقة للتحكم في النفقات والتكاليف لأنها تساعد على توضيح حدود للمسئولية فيما يتعلق بمن يمكنه إنفاق الأموال أو لا يمكنه ذلك. الميزانية عبارة عن تحديد لما يُتوقع حدوثه وسجل لما يحدث ( أو لما حدث بعد الفعالية) فهي وسيلة لمقارنة التوقعات بالواقع كما تضع أهدافًا يمكن للمنظمين السعي نحو تحقيقها ( انظر الشكل 6-4 ) . إدارة الفعاليات

( ملخص ) ميزانية الفعالية الفعالية تاريخ الفعالية المصور الطرف القائمون بالدفع) المدخل الإيرادات تاريخ هذه الميزانية الفعلي الميزانية بالريال السم اللي المبلغ المطلي بالم بال السهم في جمالي المخيل ريال سعودي ريال سعودي الستان / الزي الرسمي / الشارع المركز الاسر العمانية ال المناك والقرطاسية و السلوانة الدينية إجمالي التكاليف ريال سعودي ريال سعودي الفائض (المربح) / المجز (الخسارة)) ريال سعودي ريال سعودي الميزانية عبارة عن توقع مفصل لما يجب أن يحدث ماليًّا، وبالتالي فهي تساعد على التخطيط، لكن ينبغي ألا تكون الميزانية هي العامل المسيطر الوحيد فهي دليل مالي وليست تحديدًا صارمًا . فينبغي أن تؤدي الميزانية إلى تنسيق أفضل بين منظمي الفعالية وأن تقلل من فرص زيادة الإنفاق. غالبًا ما يكون التنبؤ بميزانية الفعاليات أمرًا صعبًا بسبب طبيعتها الفريدة، وربما يكون مجرد تقدير تقريبي. لكن من ناحية أخرى، إن أقيمت بعض الفعاليات من قبل في ظروف مماثلة، فيمكن إنشاء ميزانية جديدة مع إجراء تعديلات طفيفة على ميزانية الفعالية الأخيرة. نقطة تحقق لماذا تعتبر الميزانيات وثائق مهمة لمخططي الفعاليات؟ الفصل 6 تمويل الفعاليات، وإعداد الميزانيات، وتعظيم الإيرادات الشكل 6-4 نموذج الميزانية العامة 333

هدف التعلم 2.2.6 مشكلات الميزانية التي تؤثر على الفعاليات Budgetary Issues That Impact Events القيود المالية Financial Limitations المال ليس موردا غير محدود ، إذ تشتمل الفعالية على عدد من المكونات المختلفة التي يتطلب كل منها تمويلا ؛ مما قد يؤدي إلى أرقام لا يمكن تحملها. فلهذا السبب تحدد الميزانيات حجم الفعالية ونطاقها ومقدار أرباحها. تحدد الميزانيات بصورة عامة من خلال عاملين مقدار رأس المال أو الاستثمار المتاح للتخطيط والاستعداد لفعالية ما، ومقدار العائد المتوقع في حالة الفعالية المدرة للربح. كيف يمكن أن تؤثر الميزانية الخاضعة للرقابة عن كثب على مستوى وجودة الترفيه في فعالية ما؟ 1000 334

335 تقدم الرعاية لمعظم الفعاليات غير الربحية، وتقدم السلطات المحلية المساعدة المالية للفعاليات الثقافية أو تلك المصممة لتسليط الضوء على المجتمع وتحقيق فوائد طويلة الأجل للمجتمع. كما يمكن استخدام عمليات الرعاية المدفوعة من قبل الشركات لتكملة دخل الفعالية، لكن يعتمد مقدار الرعاية على حجم الفعالية والوصول التسويقي إن إعداد الميزانية هو وسيلة للتحكم في النفقات والتكاليف بحيث لا يكون هناك إنفاق مفرط، وإكمال تحليل التكلفة والفائدة Cost-benefit Analysis ( أداة لاتخاذ القرارات تساعد على البت في أي الإجراءات أولى بالاتباع) يكون من أجل تقييم مضاعف العائد لإجمالي مشروع الفعالية. إذ من الممكن أن تفشل في استغلال فرصة لكسب المال أو تحقيق إيرادات من بعض جوانب الفعالية عند عدم وضع ميزانية دقيقة مبنية على الخبرة حجز التذاكر والتسعير Ticketing and Pricing بخصوص الفعاليات المصممة لتكون ذاتية التمويل أو لتحقق الربح من خلال بيع التذاكر والترويج؛ فيجب ألا تغطي أسعار التذاكر المحددة التكاليف فحسب، بل ينبغي أن توفر هامش الأمان المطلوب. من المهم أن تستند أسعار التذاكر إلى بحث دقيق ومُحدّث قدر الإمكان، ويلزم اتخاذ قرار بشأن السعر الذي يمكن تحصيله في وقت مبكر نسبيًّا من العملية، حيث ينبغي أن تتضمن الأنشطة التسويقية سعر التذكرة سيكون لمعظم الفعاليات حد أقصى لعدد الزوار المسموح به حيث تُحدد الأماكن حدا طبيعيًّا لعدد الأشخاص الذين تستوعبهم مع ضمان سلامة . جميع القيود التسويقية والترويجية الحاضرين. Marketing and Promotional Restrictions من الأساليب الشائعة للترويج للفعاليات استخدام الشخصيات الشهيرة مثل الرياضيين أو المؤثرين على وسائل التواصل الاجتماعي. فربما يُطلب من أحد المشاهير افتتاح مهرجان أو تقديم جوائز للفائزين في مسابقة رياضية، لكن يتقاضى معظم المشاهير رسومًا باهظة مقابل الظهور . وإذا لم يكن هذا مدرجًا في الميزانية فربما يؤدي إلى خسارة الفعالية التي كان من المفترض أن تكون مربحة. ولأسباب تتعلق بالتكلفة أصبحت الأنشطة الترويجية عبر الإنترنت أكثر شيوعًا من أي وقت مضى. وغالبًا ما تكون مواقع التواصل الاجتماعي والمواقع السياحية والتجارية والمنتديات عبر الإنترنت غير مكلفة، وتسمح للمسوقين باستهداف جمهور العملاء المحدد. الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات

336 على الرغم من انخفاض تكلفة استخدام مواقع الويب، إلا أن تصميم مواد تسويقية وإنشاءها يظل مكلفا . وتنخفض التكاليف في هذا المجال اعتمادًا على حالة الفعالية حيث يمكن استخدام أدوات تقنية المعلومات الشائعة لإنشاء مواد ترويجية إلا أنها فرصة جيدة لانخفاض جودة المواد التي تعكس أهداف ومقاصد الفعالية ما لم يتم العثور على متطوعين مهرة. قيود الترفيه Entertainment Restrictions عندما يُطلب من الموردين تقديم منتجات أو خدمات فغالبًا ما يقدمون عرض أسعار أو تقديرًا لكل ما يقومون بتوفيره، وفي فعاليات الترفيه كلما زادت شعبية الفنان زادت التكلفة التي يحتمل أن يتقاضاها. لهذا السبب، يتعين على فعاليات عديدة حساب تكاليف الفرصة البديلة بعناية ( القيمة أو الفائدة للخيار المتنازل عنه ) لكل مورد ترفيهي. • . هل يستحق الفنان المبلغ المدفوع له نسبيًّا ؟ كم عدد الفنانين أو الأنشطة المتوقعة؟ كيف تُحسب القيمة؟ وعليه يُطلب عرض الأسعار من موردين مختلفين لضمان الحصول على أفضل قيمة أو عائد من ميزانية الترفيه المحدودة، وينبغي لمخططي الفعاليات حساب تكلفة الفرصة البديلة لكل فنان مختار، وهذا يعني أنه ينبغي لهم تقدير قيمة أفضل خيار بديل. قيود التدفقات النقدية Cash Flow Restrictions تحسب الميزانيات الموارد المالية المتاحة في كل مرحلة، وسيطالب الموردون في كثير من الأحيان بوديعة غير قابلة للاسترداد لتأمين خدماتهم. وبينما يؤمن هذا الإيداع حضور المورد إلا أنه يقلل من حجم السيولة المتاحة للاستخدام. كما ذكرنا في الدروس السابقة، غالبًا ما يكون للفعاليات تدفق نقدي ضعيف حيث يتدفق معظم الدخل إلى الفعالية في تاريخ الفعالية نفسها أو في تاريخ قريب جدًّا منها. ويمكن أن يؤثر ذلك على الفعالية المخطط لها من خلال تصعيب الأمر على منظم الفعالية عند دفع الودائع اللازمة لحجز المكان، وتأمين خدمات الموردين، وما إلى ذلك. إدارة الفعاليات

عدم اليقين المرتبط بالتكلفة Cost Uncertainty بالرغم من أنه عادة ما يخطط لفعاليات ستحدث في المستقبل، إلا أن تحديد ميزانية الفعالية يحدث في بداية عملية التخطيط لها . وربما يتم تخصيص التمويل بناءً على عروض الأسعار المجمعة في بداية العملية. وغالبًا ما تكون عروض الأسعار مضمونة أو صالحة لفترات قصيرة فقط حيث تتغير الأسعار. وتؤدي العوامل الخارجية، مثل الندرة أو التضخم إلى زيادة أسعار المورد ، ولهذا السبب تصبح الخيارات التي كانت مدروسة جيدًا ومدرجة في الميزانية في بداية عملية التخطيط للفعالية غير متاحة في الميزانية بحلول وقت إقامة الفعالية. ويمكن أن يؤثر ذلك على الفعالية حيث يتعين اختيار أي من البدائل أو تقليل التمويل للجوانب الأخرى من الفعالية أو جمع المزيد من الدخل أو تحقيقه. ورغم أن الميزانية توقف المدفوعات بسبب الهلع Panic Payment دفعات غير محسوبة في التكلفة وأكبر من اللازم أو سعر مميز خارج المبالغ الموضوعة في الميزانية، إلا أن تكلفة . عدم القدرة على تحمل عنصر رئيس في إحدى الفعاليات لها عواقب بعيدة المدى. نقطة تحقق ما أهمية التخطيط المالي لحالات الطوارئ؟ هدف التعلم 3.2.6 إدارة الميزانيات الفعالة والتدفقات النقدية Effective Budgets and Cash Flow Management الميزانيات الفعالة Effective Budgets تسمح الميزانيات الفعالة بإدارة الإيرادات والمصروفات بكفاءة. فهي تساعد على خلق الاستقرار المالي من خلال تتبع الخطة النفقات ووضع التي تضمن دفع الفواتير في الوقت المحدد وبقاء التدفق النقدي إيجابيًا، وتلبية الفعالية للأهداف والغايات التنظيمية الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 337

من المقرر أن تتولى الميزانيات الفعالة تحديد رأس المال المتاح، ومصدره، وموعد إتاحته؛ بالإضافة إلى تقدير النفقات وتوقع الإيرادات، وتقديم مجموعة من الخيارات من أسوأ السيناريوهات إلى أفضلها. كلما كان الحدث أكبر ازدادت الميزانية المحتملة المطلوبة. إضافة إلى ذلك، قد توفّر الأحداث الكبيرة أيضًا فرصًا أكثر لتوليد الإيرادات. مثل بطولة كرة القدم التي أقيمت في موسم الرياض وأطلق عليها اسم "كأس موسم الرياض". هذه البطولة التي أقيمت من مباراة واحدة عام 2022 شارك فيها نادي باريس سان جيرمان الفرنسي، أحد أفضل أندية العالم. إنّ استضافة الأحداث الرياضية على هذا المستوى من الطموح مكلفة جدًّا، ولكن بإمكانها أيضًا خلق فرص رائعة من ناحية توليد الإيرادات، وذلك من خلال بيع التذاكر، والسلع، والطعام. خطط الإنفاق Spending Plans هي تمثل الميزانيات الفعالة أمرًا ضروريًا لأسباب عديدة؛ فالميزانيات ضرورية في المقام الأول للحد من الإنفاق المالي المفرط. والميزانيات الواقعية أداة رئيسة لتوجيه الفعالية لأنها توفر معلومات أساسية للعمل ضمن المعايير المالية وإدارة التحديات غير المتوقعة، وتحقيق الربح إذا لزم الأمر ) . ولا تُعد الميزانيات الفعالة وثائق ثابتة، ولكن ينبغي أن تكون ديناميكية ومرنة وقادرة على الاستجابة والتكيف مع التغيّرات في الخطط الداخلية والبيئة الخارجية الأوسع. Riyadh Season Beyond Ngination موسم الرياض 2022 كيف يمكن للميزانيات الفعالة أن تساعد على ضمان نجاح الفعاليات؟ حفل توزيع جوائز كأس موسم الرياض في عام 2022. 338

التدفق النقدي Cash Flow تتعلق الميزانية النقدية بمصادر الأموال واستخدامها على أساس شهري، ويُعد الرصيد الختامي للبنك لشهر واحد هو الرصيد الافتتاحي للشهر التالي؛ حيث يشير رصيد البنك الافتتاحي بالإضافة إلى جميع ا الإيصالات النقدية ( التدفقات الداخلة) إلى النقد المتاح للفعالية في نهاية كل شهر. تُسدد المدفوعات من النقد المتاح، إذ تضع معظم الفعاليات سياسة للحفاظ على مستوى معين من النقدية الفائضة Cash Surplus السيولة النقدية التي تتجاوز السيولة المطلوبة) في البنك. فهي تتطلع عمومًا إلى تجنب العجز Deficit وهو خسارة تحدث عندما تكون المبالغ المنفقة أقل من الواردة. حل المشكلات Problem Solving تمكّن الميزانيات مديري الفعاليات من تنفيذ أنشطة حل المشكلات مثل: . تحديد الاستخدامات البديلة للأموال الفائضة. البحث عن سبب العجز النقدي (مثل بطء مبيعات التذاكر). البحث عن طرائق جديدة لتدبير الأموال من خلال الأنشطة التجارية المختلفة. تنظيم تسهيلات السحب على المكشوف لمساعدة الفعالية خلال فترات العجز وذلك عند إنفاق أموال أكثر من الأموال الواردة. تمثل الميزانية وثيقة عمل ، وعند مقارنتها بالأرقام الفعلية فهي توفر بيانات موضوعية للإدارة من أجل اتخاذ القرار فهي مشابهة لما يحدث على المستوى الفردي حيث يراقب الأشخاص أرصدتهم المصرفية وينظرون إلى الأموال الواردة والصادرة في شكل مدفوعات مختلفة؛ مما يخلف فائضًا أو عجزا. الحالات الطارئة Contingencies دائمًا ما تتضمن أي ميزانية فعالة تمويلا للطوارئ Contigency Fund (مبلغ من المال يُخصص للاستخدام في الطوارئ أو لتغطية مصروفات غير متوقعة)، حيث تتمتع الفعاليات بطبيعتها بمستوى عالٍ من عدم اليقين في التكاليف والجداول الزمنية المخطط لها مسبقًا. كما يلزم مراعاة المخاطر غير المتوقعة مثل كيفية تأثير الطقس على الفعالية والخيارات الأخرى المتاحة في الوقت نفسه، وما إذا كانت الفعالية تحظى بشعبية أم لا. الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 339

340 يضمن تمويل الطوارئ وجود مبلغ غير مخصص من رأس المال متاحًا لتصحيح المواقف التي حدثت بصورة خاطئة ومساعدة الفعاليات على العمل بسلاسة. فهو يساعد على تجنب تعرض الفعالية للديون أو اقتراض الأموال بمعدلات فائدة عالية لمواجهة النفقات غير المتوقعة، ويُعد هذا ضروريًا لإدارة التدفق النقدي ويضمن تغطية أي نفقات غير متوقعة. المراقبة الفعلية مقابل الأنشطة المالية المدرجة في الميزانية Monitoring Actual Against Budgeted Financial Activities حفظ السجلات المالية هو أساس مراقبة الأنشطة المالية، وتُعد السجلات المالية ضرورية للعمل بحيث يمكن إدارة التدفق النقدي؛ وهي ضرورية للتعرف على كيفية أداء العمل أيضًا. كما تُعد معايير المقارنات طريقة قيّمة لمراقبة الشئون المالية لمشروع فعالية ما. أمور تخطيطية إعداد الميزانيات إعداد الميزانيات هو أداة تعليمية فعالة للفعاليات المتكررة، وتسمح الميزانيات باستخدام البيانات التاريخية عند تخطيط أو اختيار الفعاليات المستقبلية التي ينبغي إدارتها. طلب منك تقديم عرض أسعار لمناسبة احتفالية للموظفين والموردين والعملاء في إحدى المؤسسات الكُبرى والتي ستعقد . في. غضون ثمانية أشهر. وتشمل العوامل الرئيسة التي ينبغي مراعاتها في عرضك ما يأتي: • تحديد مكان لاستيعاب 500 ضيف. . متطلبات الأطعمة والمشروبات المحلية. • الترفيه كعنصر مهم وأساسي. ماذا تعتقد ؟ ما العوامل الداخلية والخارجية التي ينبغي مراعاتها عند إنشاء الميزانية التي يمكن استخدامها لكتابة عرض الأسعار ؟ نقطة تحقق لماذا تعد الميزانية الفعالة مهمة للفعاليات؟ إدارة الفعاليات

2.6 تقييم الدرس التعرف على مفاهيم إدارة الفعالية اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1. تعتبر ميزانيات الفعاليات مفيدة لما يأتي: أ. اتخاذ قرارات التسعير. ب. اختيار موضوعات الألوان. ج ضمان الزائرين أو الضيوف. د. التأكد من مناسبة الترفيه. 2. أي مما يأتي لا يتأثر بأمور الميزانية؟ أ. قرارات التسعير. ب القرارات الترويجية. ج القرارات الترفيهية. د. الأهداف التنظيمية. التفكير الناقد 3. لماذا يتعين إنشاء ميزانية أولية قبل إعداد الميزانية التفصيلية؟ 4. لماذا يجب أن تخطط ميزانيات الفعاليات للأسوأ، مع الأمل بتحقيق أفضل النتائج؟ الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 341