تمويل الفعاليات - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

مؤتمر "ليب" التقني 2023 في الرياض، المملكة العربية السعودية. الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات لدروس الفصل 1.6 26 تمويل الفعاليات إعداد الميزانيات 3.6 تعظيم الإيرادات

لتكون الفعاليات محدية من الناحية المالية ينبغي إجراء بحث تفصيلي على النفقات المتعلقة والمتعاقد والتعيين داخل المكان بالإضافة إلى العائد المحصل من مصادر مختلفة، مثل مبيعات التذاكر والرعاية. وينبغي أن يكون هذا البحث مكثفا خاصةً في حالة الفعاليات الدولية واسعة النطاق مثل مؤتمر "لي" التسي المنعقد سنويا في الرياض والذي يسقط حوالي 100,000 مشارك كما يجمع المات من العارضين والمتحدثين الدوليين إلى جانب حوالي 1,500 شركة ناشئة. غالبا ما يمثل التدفق النقدي في إحدى الفعاليات مصدرا للقلق ويلزم معالجته في مرحلة التخطيط، وسواء كان الهدف المرجو هو الوصول إلى نقطة التعادل أو الربح فإن الإدارة المالية الحيدة ستصمن استدامة الفعالية مع مرور الوقت. وعندما تفشل الفعاليات فغالبا ما تكون الأسباب مالية. كيف يمكن لفعالية تركز على التقنية أن تمول احتياجاتها التقنية؟ يرة التعليم 11173 AAS

تمويل الفعاليات أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس سيكون قادرا على: 1.1.6 شرح الأهداف المالية للفعاليات. 21.5 تحليل الطرائق التي يمكن من خلالها تمويل الفعاليات. 3.1.6 تحليل العوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على شروط تمويل الفعالية. 4.1.6 مناقشة أهمية الاحتفاظ بسجلات دقيقة التمويل الفعاليات Profit Margin Markup Inaugural Event Breakeven Merchandizing المصطلحات الرئيسة هامش الربح هامش الربح المضاف فعالية افتتاحية نقطة التعادل بيع مباشر إدارة الفعاليات دراية للتسليط T 1.6 312

هدف التعلم 1.1.6 الأهداف المالية للفعالية Event Financial Objectives تعتمد فعاليات وطنية عديدة على التمويل من الجهات الحكومية مصدرا رئيسا للدخل. على سبيل المثال تبلغ تكلفة سباق جائزة السعودية الكبرى للفورمولا 1، 55 مليون دولار أمريكي (206.25 مليون ريال سعودي ) سنويا لاستضافة الفعالية، وهو مبلغ من غير المرجح أن تجمعه المؤسسات الخاصة. كما هو موضح في الجزء الأول، تُصنف المنظمات التي تتولى إقامة الفعاليات في فئتين رئيستين: المنظمات الربحية وغير الربحية ويمكن التخطيط لإقامة فعالية ربحية بهامش ربح Profit Margin متوقع إيراد المبيعات مخصومة منه تكلفة المبيعات لتحقيق عائد على الاستثمار. ويتعين على المنظمة غير الربحية أن تخطط لميزانيتها بدقة مثل المنظمة الريحية، حيث إنه من الضروري تغطية جميع تكاليفها أو معظمها . هناك أيضًا أهداف مالية غير مباشرة يلزم على أصحاب المصلحة في الفعالية مراعاتها على سبيل المثال يتوقع الموردون تحقيق هامش ربح مضاف Markup ( وهو المبلغ المضاف فوق سعر التكلفة لتحديد سعر البيع، على الرغم من أنهم قد يزودون الفعاليات الخيرية وغيرها من الفعاليات غير الربحية بالسلع والخدمات بسعر التكلفة. لذلك هناك عدد من الأهداف المالية التي يمكن استخدامها للفعالية. لماذا يمول الأفراد والشركات والحكومات الفعاليات؟ 313 درارة الجسم

314 الهدف المالي تحقيق الربح Financial Objective: Profit غالبا ما يؤثر نوع الفعالية المخطط له على أهدافها المالية. وعلى الرغم من توقع بعض الفعاليات تحقيق ربح في الفعالية الحقيقية، إلا أن فعاليات أخرى تصمم فقط لإنشاء قيمة مستقبلية للمؤسسة. وبعض الفعاليات لا تخطط أبدا لتحقيق ربح على الإطلاق. الربح قصير الأجل Short-term Profit إذا كان الهدف من إقامة الفعالية هو تحقيق ربح، فيجب تحديد الهدف وينبغي حساب كل من النفقات والدخل بطريقة صحيحة للوصول إلى الهامش المتوقع. وغالبًا ما تعتمد الفعاليات المصممة لتحقيق ربح قصير الأجل على إنفاق الزائرين لأموالهم على مناطق الجذب وغيرها من المنتجات والخدمات المدفوعة الأجر في المكان. ورغم أن الربح قصير الأجل ربما يكون هدفًا رئيسا . إلا أن الأهداف الثانوية تؤثر على مستوى الربح المحقق مما يعني أن التركيز فقط على الربح يضر بالعلامة التجارية أو تكون له نتائج سلبية أخرى. الربح طويل الأجل Long-term Profit الفعاليات التي تتمتع بدوافع ربح طويلة الأجل - مثل إطلاق منتج أو فعالية افتتاحية Inaugural Event ( الفعالية الأولى في سلسلة متوقعة) - في تلك الفعاليات التي تكون فيها تكاليف الضيافة الأولية وتكلفة الفعالية أعلى بكثير من إيراداتها. في هذه الحالة يتعين إدارة التكاليف بعناية لتقليل فرص الإنفاق الزائد. ولكن تسليط الضوء على العلامة التجارية له أولوية قصوى في هذه الفترة ومن المتوقع أن تغطي العوائد المالية على المدى الطويل التكاليف قصيرة الأجل. نقطة التعادل Breakeven قد لا يعتبر تحقيق الأرباح الهدف الأساسي، ولكن ذلك لا يعني أن الميزانيات ليست ضرورية، بل إذا أمكن القول فهي تعتبر الأكثر أهمية. ويُعد التقدير الدقيق للتكاليف أمرا هاما لضمان الوصول إلى أقصى قيمة ممكنة من كل وحدة إدخال، مع اعتماد جميع النفقات وتوثيقها. إدارة الفعاليات حرارة الكلم

نقطة التعادل Breakeven هي النقطة التي تتساوى فيها التكلفة الإجمالية مع الإيرادات الإجمالية، وبالتالي لا يوجد ربح أو خسارة، ومن المحتمل أن تنظم مثل هذه الفعاليات من قبل المجالس أو الحكومات التي ترغب في الترويج لمنطقة أو فعالية ضمن نطاق سلطتها. الربح السلبي Negative Profit بعض الفعاليات لاسيما الفعاليات أو الاحتفالات المجتمعية (مثل الاحتفاء بإنجازات معينة أو تقديم مكافأة للموظفين) ليست مصممة لتحقيق أي ربح . على الإطلاق. ورغم أن الربح السلبي ليس هدفًا لتحقيق الربح على وجه التحديد، إلا أنه من المهم فهم أن تقليل الربح السلبي ( التكلفة) ربما يكون هدفًا. الهدف المالي: الايرادات Financial Objective: Revenue غالبًا ما تُستخدم أهداف الإيرادات مقياسًا للنجاح، حيث إن الرقم غالبا ما يكون مرتفعًا ويمكن استخدامه لأغراض التسويق ومقياسًا للشهرة. وتشير الإيرادات إلى المبلغ الإجمالي للمبيعات أو موارد الدخل الأخرى مع عدم حساب التكاليف، وهناك هدفان رئيسان للإيرادات زيادة الإيرادات Revenue Growth كما هو واضح من الاسم، فهو يعني زيادة الإيرادات على مدى فترة زمنية وغالبا ما يستخدم علامة للدلالة على النجاح النسبي لفعالية متكررة. وتتطلب معظم الفعاليات أن تكون زيادة الإيرادات إيجابية (أي زيادة مقدار الأموال الواردة سنويا ) . حيث تشير زيادة الإيرادات إلى الشعبية النسبية أو أهمية إستراتيجيات التسويق؛ إذ غالباً ما يُنظر إلى الفعاليات ذات النمو المرتفع في الإيرادات على أنها ناجحة. تعظيم الإيرادات Revenue Maximization يعد تعظيم الإيرادات هدفًا ماليا يركز على زيادة مقدار الأموال الواردة إلى الشركات، بغض النظر عما إذا كانت الشركة تحقق ربحًا. ويمكن أن يكون هذا هدفا ماليا لأنواع معينة من الفعاليات التي ترغب في تعظيم تأثيرها . ولكن بدون أن يكون الربح دافعا رئيسا لها. العصرة تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 315 دارة البصلة

316 الهدف المالي: التكاليف Financial Objective: Costs إن وجود هدف مالي من "التكاليف" لا يعني ببساطة إبقاء تكلفة الفعالية منخفضة قدر الإمكان؛ إذ يشير استخدام خيارات أقل تكلفة إلى ارتفاع هامش الربح المضاف لكن يجب أن يعتمد هذا النهج على مدى تأثر جودة المنتج أو الخدمة. عندما يتعلق الأمر بالحصول على قائمة جرد لإحدى الفعاليات، فإن تقليل التكاليف عن طريق شراء كميات أكبر يمكن أن يؤدي إلى زيادة التكلفة الأولية للشراء. ولكن الشراء بالجملة سيقلل من تكلفة الوحدة. وهذا لا يؤثر بدوره على جودة المنتج أو الخدمة وهو خيار جيد طالما سيتم بيع جميع الوحدات أو استخدامها. كما يؤدي تقليل التكاليف عن طريق شراء الخيار الأقل تكلفة إلى تقليل التكلفة الأولية للشراء، ولكن إذا كان المستهلكون غير راغبين في شراء المنتج عند نقطة سعر معينة قسيتعين تقليل الهامش وتكبد الخسائر مما يؤدي إلى خفض الأرباح بدرجة أكبر. الهدف المالي: التدفق النقدي Financial Objective: Cash Flow بشير التدفق النقدي (النقد المحصل مخصوما منه المدفوعات النقدية في فترة زمنية معينة إلى مقدار النقد أو الأموال المتاحة لاستخدامها في إدارة الفعالية وربما تحتاج الفعالية إلى استثمار كبير في مراحل الإعداد، وهو التدفق النقدي الخارج: ويقابل ذلك لاحقا تدفقات نقدية داخلة كبيرة من مبيعات التذاكر والبيع المباشر ونظرا لعدم توفر إيرادات من المبيعات خلال مراحل الاستثمار، سيكون الهدف المالي وقتها هو ضمان توفر نقود كافية لتلبية احتياجات التشغيل اليومية للفعالية. نقطة لحقق الماذا من المهم مراقبة تكاليف الفعاليات عن كلب ؟ إدارة الفعاليات درارة التعليم

هدف التعلم 2.1.6 تمويل الفعاليات Event Financing مصادر التمويل Sources of Finance لكل الفعاليات تكاليف تجهيز، ويمكن أن تكون هذه التكاليف ضئيلة مثل: تكلفة تقديم بعض الوجبات الخفيفة لمجموعة من الأصدقاء ، أو ضخمة مثل: فعالية تجارية متعددة الجنسيات تتضمن تكاليف المتحدثين المحترفين ومقدمي الطعام والفنانين. وينبغي اتخاذ القرارات بشأن كيفية دفع تكاليف الفعاليات، والأهم من ذلك. تحديد المسئول عن دفع كل فاتورة وغالبًا ما يعتمد هذا على نوع الفعالية وربما أيضًا على المكون المطلوب. على سبيل المثال، من المرجح أن يدفع الحاضرون في أحد المهرجانات مقابل وجباتهم الخاصة، بينما يتوقع الحاضرون في حفل الزفاف توفير الطعام مجاناً. فيمد حفل الزفاف مناسبة خاصة بعائلة الزوجين وأصدقائهما، وسيكون لذلك تأثير مباشر على مصادر تمويل الفعالية والمسئول عن الدفع ( أو عدمه) لمكان الفعالية والمرافق الغذائية والترفيهية غالبا ما تمثل الفعاليات الكبرى التي تتطلب استثمارات كبيرة مخاطرة كبيرة منشؤها أمور يصعب توقعها على سبيل المثال، إذا كان من المقرر إقامة الفعالية في الهواء الطلق، فكيف سيؤثر الطقس على الطلب؟ هل يهتم الحاضرون المحتملون بالفعالية، وهل سيكونون قادرين على تحمل تكاليف التذاكرة فينبغي التفكير بعناية في تمويل الفعالية نظرا لوجود تلك المخاطر. ما مصادر تمويل حفل الزفاف؟ 317

318 المدخرات أو الأرباح المحتفظ بها Savings or Retained Profits إن المصدر الداخلي الأكثر شيوعًا للتمويل هو الأموال المكتسبة والمدخرة من خلال الأنشطة التجارية السابقة مثل مبيعات التذاكر أو البيع المباشر Merchandizing عرض سلع للبيع في منفذ بيع بالتجزئة). أما مصدر التمويل للأفراد فهو المال الذي يمكن ادخاره من الأجور أو البدلات بما أن المال المدخر موجود داخل الشركة فلا حاجة إلى الاقتراض، وهذا يعني أنه لا توجد تكاليف قروض متكبدة؛ مما يعني تقليل الضغط إذ لا حاجة إلى السداد للبنك أو لأحد المقرضين. ونظرًا لامتلاك الشركة للأموال فيمكنها أيضًا فعل ما تريده إذ لا حاجة إلى وجود موافقة والتزامات قانونية بشأن كيفية إنفاق الأموال. إن العقبة الرئيسة أمام التمويل من خلال المدخرات والأرباح المحتفظ بها هي أنه غالبا ما يكون هناك قدر محدود من الأرباح المحتفظ بها مما يحد من فرص الفعالية المخطط لها وحجمها ونطاقها. الاستثمارات Investments ربما يكون مالك شركة إدارة الفعاليات قادرًا على الحصول على تمويل من خلال بيع جزء من الشركة إلى مستثمر أو مستثمرين. وطالما أن المالك الأصلي يحتفظ بأكثر من 50% من حقوق الملكية ( حصة الملكية في الشركة ) . فيمكنه الإبقاء على سيطرته الكاملة على الشركة. مثل هذه الاستثمارات مفيدة لأنها تقلل التكاليف قصيرة الأجل والضغوط المالية على الشركة، حيث لا يوجد التزام بسداد الأموال في غضون فترة زمنية معينة. ولكن لها تكاليف طويلة الأجل. إذ ينبغي مشاركة أي أرباح مستقبلية مع مالكي الشركات الآخرين مما يقلل من إمكانية تحقيق الأرباح في المستقبل. الرعاية Sponsorship الرعاية طريقة شائعة لتمويل الفعاليات وتؤثر شعبية الفعالية وإمكانية التغطية الإعلامية على مستوى الرعاية المتاحة. حيث تُشاهد الفعاليات كبيرة الحجم مثل: قمة الرياض أو الفعاليات الرياضية مثل: سباقات الفورمولا 1 على مستوى العالم. وترعاها المنظمات متعددة الجنسيات التي تود الارتباط بفعالية معينة تستهدف جمهورًا معينا. على سبيل المثال، يُعد الراعي الرئيس للفورمولا 1 في المملكة العربية السعودية شركة أرامكو. والتي تستخدم هذه الفعاليات للارتقاء بمكانة علامتها التجارية الدولية. إدارة الفعاليات حرارة للتصنيع

لكن الرعاية تعتمد على مكانة العلامة التجارية ونزاهة الفعالية المعنية. فأي تلميح لوجود فضيحة أو مخالفة محتملة، سيدفع الرعاة لإلغاء رعايتهم لأنهم يسعون الحماية سمعتهم لذا يمكن اعتبار الرعاية وسيلة محفوفة بالمخاطر. الودائع Deposits الطريقة الشائعة لتمويل الفعاليات هي تأمين الودائع من الحضور. فإذا تمت جدولة فعالية ما في غضون عام فيمكن طلب ودائع صغيرة كافية عند إضافتها معا لتغطية التكاليف الثابتة لإحدى الفعاليات. وإذا لم تحصل الودائع الكافية في نقطة توقف معينة. وعادةً هي الوقت الذي يتعين فيه سداد المدفوعات للموردين. فيمكن عندئذ رد الودائع وبهذا تقل المخاطرة التي يتحملها منظم الفعالية، وغالبا ما يُحقق الربح إذا تم سداد دفعة التكاليف. القروض المصرفية Bank Loans يمكن للبنوك توفير الأموال للمقترضين الذين يمكنهم تقديم خطط مفصلة حول كيفية استخدام الأموال، وكيفية سداد القرض المصرفي وموعده، وغالبًا ما تستخدم هذه الأموال في المشاريع متوسطة الأجل مثل الفعاليات، حيث سيظل منظم الفعالية محتفظًا بالسيطرة الكاملة على الفعالية وسيكون بإمكانه الوصول إلى الأموال التي لن تكون متاحة بخلاف ذلك. ومع ذلك، ثمة ضغط إضافي تمارسه القروض المصرفية حيث يطلب البنك سداد أقساط منتظمة والتي ينبغي أخذها في الاعتبار عند طلب القرض لأن الفعاليات في كثير من الأحيان لا تحقق دخلا حتى اليوم الفعلي لإقامتها. نقطة تحتف لماذا استخدم الفعاليات المحلية السالي تحويل منوعة الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 319 حرارة اليسلم السلام

هدف التعلم 3.1.6 العوامل المؤثرة على مستلزمات تمويل الفعالية Factors Affecting Event Financing Requirements تخطيط متطلبات تمويل الفعاليات Planning Event Financing Requirements إن مراعاة العوامل الداخلية والخارجية مهمة أثناء مناقشة الميزانية الأولية وتوضيحها عند التخطيط لتمويل الفعالية، وتُعد تلبية الأهداف التنظيمية ومتطلبات الموارد البشرية للفعاليات الكبرى عملية معقدة ويلزم أن تبدأ قبل عام من الفعالية على الأقل. وتعتمد الفعاليات غير الربحية بصورة كبيرة على المتطوعين، مع وجود عدد قليل من الموظفين يعملون مديرين للفعالية. وربما تكون هناك حاجة إلى مئات المتطوعين المجتمعيين لجميع جوانب الفعالية بما في ذلك التركيبات الفنية والديكور، وإدارة ورش العمل والجولات العامة، ودعم عروض المواهب المباشرة. ربما تكون استضافة حفل زفاف أكثر تكلفة، وغالبا ما يدفع الأشخاص الذين سيتزوجون قريبا قسطا مقابل مكان إقامة حفل الزفاف والخدمات المقدمة. وفي كثير من الحالات تتقاضى الأماكن رسومًا أكبر بكثير مقابل إقامة حفل الزفاف مقارنة بأي نوع آخر من الفعاليات. لماذا تتقاضى أماكن عديدة رسوما لحفلات الزفاف أكثر من الفعاليات الأخرى؟ 320

يوضح الشكل - بعض العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على متطلبات التمويل. العوامل الخارجية القوانين اللوائح التصاريح المطلوبة المواقع الخاصة بالسوطميرة العوامل الداخلية الموردون الستارمات على النوافرة تعليلت السمرة الأعبارات الاقتصادية التأثير على التكاليف ؟ ن المراد من الرافع 9 الرضي أهداف الفعالية الصورة المرسومة؟ ربحية أو غير ربحية؟ نطاق التعالية كثير أم صغيرة المصروفات مقابل المخاطر ؟ المموارد البشرية عريق العمل الكبير أو المعلمة الداتية؟ فريق البعم ؟ الشكل 6-1 العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على متطلبات التمويل اعتبارات المكان صال الشعر والسحرة الخيارات الساسة للفعالية الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 321 حرارة التي

322 العوامل الداخلية Internal factors تشمل العوامل الداخلية التي تؤثر على متطلبات التمويل الآتي: . أهداف المنظمة الفعالية يعتمد التأثير على التمويل على نوع الصورة الواجب رسمها حيث تتطلب الصور المتميزة تكاليف متميزة. إذا لم تكن الفعالية مربحة فستكون خيارات التمويل مقيدة بسبب نقص العائد. نطاق الفعالية تتطلب الفعاليات الأكبر حجما نفقات رأسمالية أكبر وتشمل مخاطر مالية متزايدة ولكنها تستفيد من اقتصاديات الحجم (سيتم شرح ذلك بالتفصيل في الدرس 3.6.) . متطلبات الموارد البشرية على سبيل المثال إذا اعتمدت الفعالية على الخدمة الذاتية فسوف تتطلب حدا أدنى من الموظفين، أما اعتماد خدمة النادل فسيزيد من تكاليف التوظيف. كما يتعين على مدير الفعالية مراعاة الحاجة إلى أنواع أخرى من موظفي الدعم مثل الفنانين وما إلى ذلك. العوامل الخارجية External factors: تشمل العوامل الخارجية التي تؤثر على متطلبات التمويل الآتي: القوانين أو اللوائح قد تتطلب القوانين واللوائح الحصول على تصاريح باهظة الثمن. كما قد تفرض أيضًا مستويات معينة من الموظفين مما يزيد من النفقات ة التغيير في الظروف الاقتصادية، إن تحسن الظروف الاقتصادية يعني زيادة التوقعات وبالتالي التكاليف وليس بالضرورة أن يكون العكس صحيحا، حيث تعتبر الفعاليات فرضا للهروب من الواقع أحيانًا. . توفر الموردين والمستلزمات والتكلفة غالبا ما يكون الموردون المشهورون قادرين على اكتساب رسوم أعلى بسبب زيادة المنافسة للحصول على خدماتهم في أوقات معينة، فتوفر المواد الخام قد يشهد تغيرات حسب الموسم وربما يؤدي ذلك إلى زيادة المتطلبات المالية. ة توفر المكان والتكلفة قد تكون الأماكن المناسبة محدودة وربما لا تكون متاحة في الأوقات المطلوبة على غرار توفر الموردين: مما يؤدي إلى زيادة الضغوط المالية. إدارة الفعاليات درارة للتعليم

الرسوم الإدارية Management Fees لا يعمل مديرو الفعاليات مجاناً، بل يتقاضى مدير الفعالية المحترف المعين الإدارة فعالية أو تولي وظيفة معينة في المنطقة حوالي 10-15% من إجمالي تكاليف التخطيط والإشراف على الفعالية. ومع ذلك، يتولى مديرو الفعاليات إدارة المهام المعنية. وتخصيص الأدوار وتحديد معدلات الأجور والتي من المحتمل أن تكون أكثر دقة من تقديرات الهواة لها. حتى وإن كانت بعض الفعاليات ذات ميزانية منخفضة، فهي لا تزال تتطلب وقتا وجهدًا كبيرين من حيث التنظيم ولن يغطي الحد الأدنى من النطاق ( البالغ 10%) تكاليف الإدارة ولن تكون الفعالية مربحة. وفي هذه الحالة أو في حالة المشاريع الصغيرة يمكن محاسبة العملاء بالساعة، وفي البيئات شديدة المنافسة، ربما تكون هناك مواقف ينظر فيها مخطط الفعالية إلى العمل باعتباره فرصة قصيرة الأجل ذات مكاسب طويلة الأجل. عند تحصيل الرسوم الإدارية يظل العميل مسئولاً عن جميع مدفوعات ما قبل الفعالية حتى الأماكن والمقاولين من الباطن. ونظرًا لتحمل العملاء الذين يمولون الفعالية مسئولية جميع العقود في نهاية المطاف، فمن الضروري توضيح العلاقات والمسئوليات التعاقدية في جميع مراحل التخطيط للفعالية. الحالات الطارئة Contingencies تتضمن معظم ميزانيات الفعاليات مخصصات طارئة للنفقات غير المتوقعة ويمكن أن يتراوح هذا من 5% من التكاليف إذا كان منظم الفعالية واثقا من إمكانية التحكم في التكاليف) إلى 10% (في حال وجود عدد من المتغيرات غير المعروفة أو كانت التكاليف غير مؤكدة) أو أكثر. وعلى الرغم من عدم تخصيص هذه الحالات الطارئة، إلا أنه من الضروري توفيرها؛ حيث إن عددا قليلا جدا من المشاريع يتم تشغيلها بسلاسة ووفقا للخطة الأصلية. نقطة تحلق لماذا يعتبر التخطيط لمتطلبات تحويل المعاليات صعباة ☑ الفصل 6 تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 323 حرارة البليط

هدف التعلم 4.1.6 الاحتفاظ بالسجلات المالية Maintaining Financial Records إدارة التدفقات النقدية Cash Flow Management بمقدور معظم الناس ممارسة مستوى معين من السيطرة على حياتهم اليومية. فالمال معرض للزيادة والنقصان وإدارة التدفق النقدي مفهوم بسيط إذ يضع الناس ميزانية للتأكد من عدم تجاوز النفقات للدخل، وتمثل الإدارة الفعالة للتدفقات النقدية أهمية لضمان توفر الأموال الكافية دائما لدفع الفواتير الكبيرة غير المتكررة مثل تلك الخاصة بالإصلاحات العاجلة التي تكون مطلوبة لسيارة أو حاسوب. إن إدارة فعالية تجارية بنجاح من الناحية المالية ليس بالأمر السهل نظرا للتحديات المتزايدة باستمرار في بيئة الأعمال الحالية، والتي تشمل المنافسة وعدم اليقين الاقتصادي وزيادة التنظيم الحكومي والتغيير المستمر. وتعني هذه التحديات ضرورة أن يكون مديرو الفعاليات قادرين على الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة لضمان الجدوى المالية والتي تُعد مفتاح نجاح أي عمل واستمراريته. أهمية التخطيط المالي The Importance of Financial Planning يتعين على جميع المنظمات الربحية وغير الربحية تسجيل المعلومات المالية، وتتوقع المنظمات الربحية أن يتجاوز الدخل النفقات لتحقيق الربح . وعادة ما يكون هذا هو المقياس الأساسي لنجاح الفعالية. أما المنظمات غير الربحية فغالبا ما تهدف إلى تحقيق التعادل أو ببساطة تغطية النفقات. من المهم تسجيل البيانات المالية لعدة أسباب. مراقبة تكاليف الفعاليات Monitoring Event Costs: من المهم تقدير تكلفة الفعالية وكذلك تتبع النفقات الفعلية المتكبدة، وينبغي توثيق تداول الأموال لكل فعالية بطريقة صحيحة، وتدقيق السجلات المالية (الفحص المالي الرسمي) في معظم الحالات، وتشمل النفقات الرسوم وتكاليف التوظيف والإعلان والتأمين وما إلى ذلك. إدارة الفعاليات درارة للتصليح 324

مراقبة تدفقات الإيرادات Monitoring Revenue Streams يمكن زيادة الإيرادات عن طريق بيع التذاكر أو فرض رسوم القبول أو التسجيل، كما تساهم المبيعات المباشرة للبضائع في تحقيق الإيرادات فيمكن لمنظم الفعالية بيع عناصر تجارية مثل الملابس والأطعمة والمشروبات، مباشرة أو بموجب ترتيب مع تجار التجزئة حيث يحصل منظم الفعالية على نسبة مئوية من المبيعات. حساب مبيعات التذاكر والبيع المباشر Calculating Ticket and Merchandizing Sales يرتبط هذا الأمر باختيار مكان كبير وجمهور كبير وسعر منخفض، أو باختيار مكان صغير وجمهور صغير وسعر مرتفع وسيسمح هذا لمدير الفعالية يفهم تحقيق نقطة التعادل، كما سيمكنه من اتخاذ قرار بشأن مستقبل الفعالية. مراقبة التدفق النقدي Monitoring Cash Flow يعد تخطيط التدفق النقدي جزءًا أساسيا من عملية التخطيط للفعالية من أجل ضمان توفر النقد اللازم لتلبية احتياجات الفعالية، وتعتبر الفعاليات فريدة نسبيا حيث يمكن تحقيق الإيرادات بالنسبة للكثيرين في يوم إقامة الفعالية أو في وقت قريب من إقامتها. وهذا يعني أنه ينبغي سداد جميع التكاليف مثل الرواتب ونفقات المكتب والرسوم مقدما من الأموال الموجودة. وتطرح الحفلات الموسيقية الكبرى والفعاليات الشعبية التذاكر قبل وقت طويل من إقامة الفعالية، وهذا يجعل الشركة في وضع جيد حيث يمكنها دفع نفقاتها من الإيرادات مع كسب العائد أيضًا على هذه الأموال حتى تصبح الفواتير المتبقية مستحقة، ولا يتحقق هذا الأمر إلا مع عدد قليل جدا من الفعاليات. تطبيق أنظمة التحكم ومكافحة الاحتيال Implementing Fraud and Control Systems تخضع جميع الشركات للمساءلة وينبغي وضع أنظمة لضمان المساءلة عن الأموال. فثمة حاجة إلى وجود أنظمة وإجراءات لتسجيل جميع المعاملات والموافقة على جميع النفقات، بما في ذلك دفع الفواتير والمدفوعات النقدية والضرائب وغيرها قد تغيب أنظمة الإدارة المالية في يوم إقامة الفعالية، فيصبح مألوفا يومها أن تترك السجلات مفتوحة، وأن يأخذ الموظفون نقودا دون أن يتركوا ملحوظات عن قيامهم بذلك. وأن تترك حقائب النقود في مواقع غير آمنة. وبالتالي، فإن أنظمة الإدارة والتحكم ليست فقط لمكافحة الاحتيال بل هي أيضا أنظمة إدارة روتينية. الفصل ة تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 325 حرارة التصليح

326 الوفاء بالالتزامات القانونية والزكوية والضريبية Meeting Legal, Zakat, and Tax Obligations يساهم وجود المحاسب المؤهل في احتفاظ الفعالية أو المنظمة بسجلات دقيقة والوفاء بالتزاماتها القانونية، وهذا يقلل من مخاطر الغرامات والمسائل القانونية المستقبلية الناشئة عن سوء الإدارة المالية نقطة تحتر لماذا ينبغي المخططي الفعاليات التأكد من وجود سياسات للإدارة المالية المحالة؟ مهارات إدارة الفعاليات التخطيط العالي من المقرر إقامة الفعالية ثقافية كبرى في الهواء الطلق في شهر شوال، ومن المتوقع أن يزور المنطقة 150,000 ضيف على مدار أسبوعين على أن تكون الأنشطة والفعاليات في حيم خارجية أو مفتوحة قد تكون عرضة للرياح والمطر. أثير القلق حول إقامة هذه الفعالية في موسم الأمطار في المملكة العربية السعودية، واستلزم الأمر اتخاذ الإجراءات اللازمة وتوفير أغطية المطر والمظلات في حالات الطوارئ لحماية الحضور. وسبق أن بيعت الأغطية والمظلات في الفعاليات السابقة وكانت هوامش البيع مرتفعة، بينما ركزت المراجعات السلبية للفعاليات على نقص لوازم الحماية من الطقس الممطر . الشرح كيف ستقرر مقدار مخصصات أغطية المطر والمطلات في حالات الطوارئ التي ينبغي تضمينها في الميزانية كيف سيتم التعامل مع المحرون غير المباعة إدارة الفعاليات حرارة المكلس

1.6 تقييم الدرس التعرف على مفاهيم إدارة الفعالية اختر الإجابة الأكثر ملاءمة مما يأتي: 1 أي مما يأتي ليس هدفا ماليا ؟ الأرباح. ب الإيرادات. ج التدفق النقدي د اللوائح. 2. أحد الأمثلة على العوامل الداخلية التي تؤثر على متطلبات التمويل هو: ا الظروف الاقتصادية. ب متطلبات الموارد البشرية ج توفر الموردين. د تكلفة المكان. التفكير الناقد 3. لماذا يعد وجود صندوق طوارئ أمرًا ضروريا لمدير الفعالية؟ كيف تساعد مراقبة التدفق النقدي على التخطيط المالي للفعالية ؟ الفصل ة تمويل الفعاليات وإعداد الميزانيات وتعظيم الإيرادات 327 حرارة اليليط